Formation Microsoft® Office [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office   [Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives. Étant donné que cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement de ce modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement à propos des informations personnelles. À moins que vous ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne concerne pas cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 1

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Sommaire du cours Vue d'ensemble : un nouveau look pour des programmes familiers Leçon 1 : Une nouvelle version d'Office conçue pour vous Leçon 2 : Réponses à vos questions Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 2

Vue d'ensemble : un nouveau look pour des programmes familiers En ouvrant un programme Microsoft Office System 2007, vous ne serez pas en terre inconnue, mais vous découvrirez aussi quelque chose de neuf dans la partie supérieure de la fenêtre. Les menus et barres d'outils ont été remplacés par le ruban, qui contient des onglets sur lesquels vous cliquez pour accéder aux commandes. Cette présentation vous fait découvrir le ruban ainsi que d'autres moyens de produire de meilleurs documents, plus vite. Remarques : Les programmes Microsoft Office décrits dans cette formation comprennent Microsoft Office Word 2007, Office Excel® 2007, Office PowerPoint® 2007, Office Access 2007 et Office Outlook® 2007. Le ruban a été développé pour répondre à une demande faite par les utilisateurs d'Office (peut-être vous) : des programmes plus simples à utiliser, avec des commandes plus faciles à trouver. Le ruban est nouveau, mais avec un peu de temps et de pratique, vous verrez qu'il est à votre service, pas le contraire. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 3

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Objectifs du cours Découvrez en quoi Microsoft Office System 2007 a changé, et pourquoi. Utilisez le ruban pour réaliser vos tâches habituelles. Découvrez les nouveaux formats de fichiers et ce qu'ils impliquent pour vous. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 4

Une nouvelle version d'Office conçue pour vous Leçon 1 Une nouvelle version d'Office conçue pour vous 5

Une nouvelle version d'Office conçue pour vous Oui, beaucoup de choses ont changé dans les programmes Microsoft Office . Mais pour la bonne cause ! Avec le ruban, les commandes et autres outils dont vous avez besoin sont maintenant exposés et plus directement accessibles. Au lieu de 30 barres d'outils masquées et de commandes enfouies dans des menus, vous disposez à présent d'un centre de contrôle qui rassemble les options essentielles et les rend très visibles. En outre, une fois que vous aurez appris à utiliser le ruban dans un programme (l'image illustre ici Word 2007), vous saurez également l'utiliser dans d'autres programmes. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 6

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Que contient le ruban ? Le ruban se compose detrois parties : des onglets, des groupes et des commandes. Les onglets se trouvent le long de la partie supérieure du ruban. Chaque onglet représente les tâches principales que vous effectuez dans un programme donné. Les groupes sont des ensembles de commandes connexes. Comme ils sont toujours affichés et facilement accessibles, ils vous sont d'une très grande aide. Les commandes sont organisées en groupes. Une commande peut être un bouton, un menu ou une zone où vous entrez des informations. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 7

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Que contient le ruban ? Comment démarrer ? Commençez par le premier onglet. Dans Word 2007, par exemple, il s'agit de l'onglet Accueil . Il contient les commandes que les utilisateurs utilisent le plus fréquemment pour rédiger des documents, à savoir des commandes de mise en forme de police (groupe Police ), options de paragraphe (groupe Paragraphe ) et styles de texte (groupe Style ). La même organisation s'applique aux autres programmes d'Office System 2007 : le premier onglet contient toujours les commandes pour effectuer les tâches principales. Le premier onglet d'Excel, de PowerPoint et d'Access est également appelé Accueil . Dans Outlook, il s'agit de l'onglet Message . Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 8

Organisation des commandes Les commandes sont organisées en fonction de l'utilisation que vous en faites. Les principales commandes fréquemment utilisées n'ont plus à partager l'espace avec une série de commandes vaguement apparentées au sein d'un menu ou d'une barre d'outils. Puisqu'elles sont celles qui sont utilisées, elles occupent désormais une position prééminente. Prenons la commande Coller par exemple. L'une des commandes les plus fréquemment utilisées. Pourquoi ne pas lui donner le maximum de visibilité dans la fenêtre, avec les commandes qui lui sont associées, Couper et Copier ? Dans Word et Excel, ces commandes apparaissent toutes sous l'onglet Accueil . Les commandes moins fréquemment utilisées sont moins visibles dans le ruban. Par exemple, la plupart des gens utilisent la commande Collage spécial moins souvent que la commande Coller. Ainsi, pour accéder à Collage spécial, vous cliquez d'abord sur la flèche Coller. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 9

Davantage de commandes, uniquement quand vous en avez besoin Les commandes que vous utilisez le plus sont disponibles en permanence sur le ruban . D'autres n'apparaissent que lorsque vous en avez besoin, en réponse à une de vos actions. Par exemple, les Outils Image de Word apparaissent sur le ruban lorsque vous insérez une image, et disparaissent lorsque vous avez terminé. Le ruban répond à votre action. Par conséquent, ne vous inquiétez pas si toutes les commandes n'apparaissent pas systématiquement. Commencez votre tâche, les commandes dont vous avez besoin se feront alors disponibles. Si votre document Word ne contient aucune image, les commandes permettant de travailler sur les images ne vous sont d'aucune utilité. Mais une fois que vous insérez une image dans Word, les Outils Image apparaissent sous l'onglet Format qui contient les commandes dont vous avez besoin pour travailler sur l'image. Lorsque vous avez terminé de travailler sur l'image, les Outils Image disparaissent. Si vous souhaitez retravailler sur l'image, cliquez dessus pour afficher de nouveau l'onglet avec toutes les commandes nécessaires. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 10

Des options supplémentaires, si vous en avez besoin Parfois, une flèche appelée Lanceur de boîte de dialogue, apparaît dans le coin inférieur droit d'un groupe. Sa présence signifie que le groupe dispose d'options supplémentaires. Par exemple, pour accéder à une option de police moins fréquente dans PowerPoint® 2007 : Dans PowerPoint, l'exemple décrit ici, le groupe Police de l'onglet Accueil contient toutes les commandes qui sont utilisées le plus fréquemment pour apporter des modifications telles que changer le type ou la taille de la police, ou appliquer le style gras, italique ou souligné. Cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue vous permet d'accéder à toutes les autres options moins fréquemment utilisées telles que l'exposant. Sous l'onglet Accueil , cliquez sur la flèche     dans le groupe Police . La boîte de dialogue Police s'affiche, avec toute la palette des commandes de police. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 11

Afficher un aperçu avant de procéder à une sélection Connaissez-vous le cycle essai-annulation- essai ? Vous faites une modification, vous n'en êtes pas satisfait, vous l'annulez et continuez ainsi jusqu'à ce que vous parveniez à ce que vous aviez en tête. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Essai-Annulation-Essai. Lorsque vous sélectionnez une police, une couleur de police, un style ou lorsque vous apportez des modifications à une image, il peut arriver que l'option que vous avez choisie ne donne pas les résultats escomptés et que vous soyez obligé de tout annuler, pour tout recommencer, et ce à plusieurs reprises. Pour utiliser l'aperçu instantané, placez le pointeur sur une option. Votre document change alors pour montrer l'aspect qu'il aurait si vous choisissiez cette option. Si l'aperçu répond à vos besoins, vous pouvez ensuite cliquer sur l'option pour la sélectionner. Cliquez sur Lire pour voir le processus de vérification du résultat de différents styles de soulignement avant d'en sélectionner un. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'affichage de l'animation, consultez les notes de la dernière diapositive de cette présentation sur la façon de lire une animation Macromedia Flash. Si vous rencontrez toujours des problèmes, la diapositive qui suit celle-ci est une copie de celle-ci avec des images statiques. Supprimez cette diapositive ou la suivante avant d'utiliser cette présentation.] Vous pouvez à présent obtenir un aperçu instantané d'une option avant de la sélectionner. Cela vous permet d'obtenir plus rapidement un meilleur résultat. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 12

Afficher un aperçu avant de procéder à une sélection Connaissez-vous le cycle essai-annulation- essai ? Vous faites une modification, vous n'en êtes pas satisfait, vous l'annulez et continuez ainsi jusqu'à ce que vous parveniez à ce que vous aviez en tête. Vous pouvez à présent obtenir un aperçu instantané d'une option avant de la sélectionner. Cela vous permet d'obtenir plus rapidement un meilleur résultat. Essai-Annulation-Essai. Lorsque vous sélectionnez une police, une couleur de police, un style ou lorsque vous apportez des modifications à une image, il peut arriver que l'option que vous avez choisie ne donne pas les résultats escomptés et que vous soyez obligé de tout annuler, pour tout recommencer, et ce à plusieurs reprises. Pour utiliser l'aperçu instantané, placez le pointeur sur une option. Comme l'illustre l'image, votre document change alors pour montrer l'aspect qu'il aurait si vous choisissiez cette option. Si l'aperçu répond à vos besoins, vous pouvez ensuite cliquer sur l'option pour la sélectionner. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 13

Ajouter des commandes à la barre d'outils Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Si vous utilisez par exemple quotidiennement la commande Suivi des modifications dans Word ou Excel pour afficher les marques de révision et que vous ne voulez pas avoir à cliquer chaque fois sur l'onglet Révision pour y accéder, vous pouvez ajouter la commande Suivi des modifications dans la barre d'outils Accès rapide. Pour effectuer cette opération, cliquez avec le bouton droit sur Suivi des modifications sous l'onglet Révision , puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour supprimer un bouton, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide. Cliquez sur Lire pour voir ces deux processus en action. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'affichage de l'animation, consultez les notes de la dernière diapositive de cette présentation sur la façon de lire une animation Macromedia Flash. Si vous rencontrez toujours des problèmes, la diapositive qui suit celle-ci est une copie de celle-ci avec des images statiques. Supprimez cette diapositive ou la suivante avant d'utiliser cette présentation.] Au-dessus du ruban, lorsque vous démarrez votre programme Microsoft Office pour la première fois, la barre d'outils Accès rapide place les commandes où elles sont toujours visibles et à portée de main. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 14

Ajouter des commandes à la barre d'outils Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Au-dessus du ruban, lorsque vous démarrez votre programme Microsoft Office pour la première fois, la barre d'outils Accès rapide place les commandes où elles sont toujours visibles et à portée de main. Si vous utilisez par exemple quotidiennement la commande Suivi des modifications dans Word ou Excel pour afficher les marques de révision et que vous ne voulez pas avoir à cliquer chaque fois sur l'onglet Révision pour y accéder, vous pouvez ajouter la commande Suivi des modifications dans la barre d'outils Accès rapide. Pour effectuer cette opération, cliquez avec le bouton droit sur Suivi des modifications sous l'onglet Révision , puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour supprimer un bouton, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 15

Utiliser différentes résolutions d'écran Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre du programme est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Comment ? Comme ceci : Plus d'informations sur la basse résolution : Par exemple, dans Word, avec une résolution plus élevée, vous voyez toutes les commandes du groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage , tandis qu'en résolution 800x600, vous ne voyez que le bouton Afficher/Masquer , pas les commandes du groupe. Si tel est le cas, vous devez cliquer sur la flèche du bouton Afficher/Masquer pour afficher les commandes du groupe. Les groupes dont seul le nom est affiché avec une faible résolution sont généralement ceux dont les commandes sont le moins fréquemment utilisées. Basse résolution : Si votre écran est défini en basse résolution, quelques groupes du ruban afficheront uniquement le nom du groupe, pas les commandes qu'ils contiennent. Cliquez sur la flèche sur le bouton du groupe pour afficher les commandes. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 16

Utiliser différentes résolutions d'écran Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre du programme est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Comment ? Comme ceci : Plus d'informations sur les fenêtres plus petites : Quelle que soit la résolution utilisée, il existe une taille de fenêtre où seuls les noms de certains groupes seront affichés. Ainsi, si vous travaillez dans une fenêtre de programme qui n'est pas agrandie, vous devrez peut-être cliquer sur la flèche du bouton du groupe pour afficher les commandes. Plus d'informations sur les Tablet PC : Si votre Tablet PC est équipé d'un écran plus grand, la taille du ruban s'ajuste pour afficher des versions plus grandes des onglets et des groupes. Écran réduit : certains groupes n'affichent que les noms de groupe. Tablet PC : Sur les PC dotés d'écrans plus petits, le ruban s'adapte pour afficher des versions réduites des onglets et des groupes. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 17

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Exercices pratiques Ajouter une liste à puces dans Word. Appliquer des styles d'en-tête dans Word. Insérer une image dans un document Word. Mettre en forme le texte dans Word à l'aide de la mini-barre d'outils. Ajouter un bouton dans la barre d'outils Accès rapide dans Excel®, puis en supprimer un. Trouver des options Excel supplémentaires. [Note à l'attention de l'instructeur : si Word 2007 ou Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Word ou Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Word 2007 ou Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Word 2007 et Excel 2007 requis, qui appartiennent à Microsoft Office System 2007) Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 18

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Test 1, question 1 Où apparaissent les commandes Coller, Couper et Copier sur le ruban ? (Une réponse possible.) Sous le dernier onglet. Sous le premier onglet. Dans la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 19

Test 1, question 1 : Réponse Sous le premier onglet. Ces commandes étant fréquemment utilisées, elles figurent en toute logique sous le premier onglet du ruban. Vous pouvez bien entendu les ajouter à la barre d'outils Accès rapide si vous le souhaitez. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 20

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Test 1, question 2 Vous passez d'un ordinateur à haute résolution d'écran à un ordinateur à basse résolution. Vous ne voyez pas les commandes dans un groupe. Que faites-vous ? (Une réponse possible.) Cliquer sur l'onglet Affichage . Cliquer sur la barre d'outils Affichage . Cliquer sur la flèche du bouton du groupe. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 21

Test 1, question 2 : Réponse Cliquer sur la flèche du bouton du groupe. Si les commandes ne sont pas affichées, pour cause de basse résolution ou de réduction de la fenêtre du programme, vous pouvez afficher les commandes d'un groupe en cliquant sur la flèche du bouton du groupe. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 22

Réponses à vos questions Leçon 2 Réponses à vos questions 23

Réponses à vos questions Il est temps à présent de regarder au-delà du ruban et de découvrir les autres nouveautés. Le bouton Microsoft Office en fait partie, tout comme de nouveaux raccourcis clavier et de nouveaux formats de fichiers pour Word, Excel, PowerPoint et Access 2007. Le bouton Microsoft Office remplace le menu Fichier dans de nombreux programmes Office. Il offre davantage d'options regroupées de façon plus pratique. Dans cette leçon, vous apprendrez également quelle procédure suivre si vous ne parvenez pas à trouver la commande dont vous avez besoin et comment les personnes qui n'ont pas effectué une mise à niveau vers Word, Excel ou PowerPoint 2007 peuvent ouvrir vos fichiers et les utiliser. Dans cette leçon, vous allez apprendre à utiliser certaines des nouvelles options.  Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 24

Qu'est-il arrivé au menu Fichier ? Le bouton Microsoft Office      apparaît dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de plusieurs programmes Microsoft Office, tels que Word et Excel. Ce bouton permet toutefois d'accéder à davantage de commandes que le menu Fichier . À partir de ce bouton, vous pouvez par exemple vérifier que les fichiers Word, Excel et PowerPoint ne contiennent aucune information confidentielle ou aucun commentaire. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 25

Qu'est-il arrivé au menu Fichier ? Le bouton Microsoft Office vous conduit également aux paramètres du programme qui contrôlent des éléments tels que vos préférences en matière de correction d'orthographe. Dans les versions précédentes des programmes Office, vous pouviez définir des options dans la boîte de dialogue Options que vous ouvriez à partir du menu Outils . Vous accédez désormais à nombre de ces options en cliquant sur le bouton Microsoft Office. Disposer d'options de programme plus accessibles via le bouton Microsoft Office les rend plus visibles et plus rapidement disponibles lorsque vous commencez à travailler dans d'anciens ou de nouveaux fichiers. Cliquez sur Options Excel, Options Word, etc., en bas du menu, puis sur une catégorie dans la liste située à gauche de la boîte de dialogue. Par exemple, dans Excel, cliquez sur Formules pour activer ou désactiver le style de référence L1C1. Dans Word, cliquez sur Vérification pour activer ou désactiver l'option qui permet de vérifier l'orthographe au cours de la frappe. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 26

Où puis-je ouvrir un document vierge ? Lorsque vous créez un document, un classeur, une présentation ou une base de données, vous disposez d'une fenêtre entière et colorée pour vous aider à commencer. Vous pouvez commencer avec un fichier vide ou existant, comme vous le faites d'habitude. Ou bien, pour commencer sans attendre votre travail, regardez sur la gauche. Sous Microsoft Office Online, cliquez sur Proposéet choisissez dans le catalogue de liens les modèles en ligne et les cours de formation. Pour accéder à la nouvelle fenêtre, commencez par cliquer sur le bouton Microsoft Office dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Cliquez ensuite sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre Nouveau document dans Word, la fenêtre Nouveau classeur dans Excel, la fenêtre Nouvelle présentation dans PowerPoint ou la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access dans Access. L'image illustre la fenêtre Nouvelle présentation dans PowerPoint. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 27

Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Si vous utilisez davantage le clavier que la souris, il devrait vous intéresser de savoir que le ruban propose de nouveaux raccourcis. Cette modification engendre deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes des programmes Office : Chaque bouton est associé à un raccourci dans le ruban. Les raccourcis nécessitent souvent moins de touches. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 28

Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. L'image illustre un exemple d'utilisation de touches accélératrices pour supprimer un style d'en-tête dans Word. Appuyez sur ALT pour faire apparaître les touches accélératrices. Appuyez sur L pour sélectionner l'onglet Accueil . Appuyez sur O pour sélectionner le bouton Effacer la mise en forme dans le groupe Police pour supprimer le style d'en-tête. Plus d'informations sur l'utilisation des nouveaux raccourcis En appuyant sur ALT, vous verrez que des touches accélératrices existent pour tous les onglets du ruban, toutes les commandes de tous les onglets, la barre d'outils Accès rapide et le bouton Microsoft Office. Appuyez sur la touche correspondant à l'onglet que vous désirez afficher. Cette action a pour effet d'afficher toutes les touches accélératrices de cet onglet. Ensuite, appuyez sur la touche correspondant à la fonction souhaitée. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 29

Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ? Les anciens raccourcis clavier associés à la touche CTRL sont encore actifs et vous pouvez les utiliser comme vous l'avez toujours fait. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des éléments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des éléments à partir du Presse-papiers. Pour plus d'informations sur les raccourcis clavier, consultez l'aide-mémoire, à la fin de cette présentation. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 30

Que faire si je ne trouve pas une commande ? [Auteur : un fichier .swf doit être inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Si vous ne trouvez pas la commande dont vous avez besoin, vous disposez d'aide. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. L'animation montre comment utiliser le guide interactif : Vous devez pointer sur une commande d'un programme Office 2003 pour découvrir où elle se trouve dans le nouveau programme. Pour trouver par exemple la commande Insérer un tableau dans Word, placez le pointeur sur la commande Insérer de Word 2003. Cliquez pour afficher une animation de l'emplacement de la commande dans Word 2007. (Elle se trouve sous l'onglet Insertion dans le groupe Tableaux ). En plus de vous offrir une aide immédiate, ce guide vous permet d'apprendre où se trouvent des commandes spécifiques. L'aide-mémoire, proposé à la fin de ce cours, contient les liens vers ces guides. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'affichage de l'animation, consultez les notes de la dernière diapositive de cette présentation sur la façon de lire une animation Macromedia Flash. Si vous rencontrez toujours des problèmes, la diapositive qui suit celle-ci est une copie de celle-ci avec des images statiques. Supprimez cette diapositive ou la suivante avant d'utiliser cette présentation.] Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007 contiennent un guide de référence interactif qui vous permet de trouver rapidement les commandes et les options dont vous avez besoin. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 31

Que faire si je ne trouve pas une commande ? Si vous ne trouvez pas la commande dont vous avez besoin, vous disposez d'aide. Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007 contiennent un guide de référence interactif qui vous permet de trouver rapidement les commandes et les options dont vous avez besoin. L'image illustre comment utiliser le guide interactif : Vous devez pointer sur une commande d'un programme Office 2003 pour découvrir où elle se trouve dans le nouveau programme. Pour trouver par exemple la commande Insérer un tableau dans Word, placez le pointeur sur la commande Insérer de Word 2003. Cliquez pour afficher une animation de l'emplacement de la commande dans Word 2007. (Elle se trouve sous l'onglet Insertion dans le groupe Tableaux ). En plus de vous offrir une aide immédiate, ce guide vous permet d'apprendre où se trouvent des commandes spécifiques. L'aide-mémoire, proposé à la fin de ce cours, contient les liens vers ces guides. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 32

Quelles sont les caractéristiques des nouveaux formats de fichiers ? Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007 utilisent de nouveaux formats de fichiers. Ces changements sont motivés par d'excellentes raisons : Et si les détails techniques vous intéressent, les nouveaux formats de fichiers sont basés sur le langage XML (Extensible Markup Language) et sont conformes aux formats XML ouverts de Microsoft Office. Sécurité accrue de vos fichiers et risque réduit d'altération de vos fichiers. Fichiers moins volumineux. Nouvelles fonctionnalités. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 33

Qu'en est-il des nouveaux formats de fichiers ? Plus d'informations sur le nouveau format dans Word, Excel et PowerPoint : L'extension de nom de fichier par défaut des documents, des classeurs et des présentations comporte à présent un « x » à la fin qui représente le format XML. Par exemple, un document est désormais enregistré par défaut avec l'extension .docx au lieu de .doc. Il en est de même si vous enregistrez le fichier comme modèle : un « x » est ajouté à la fin de l'ancienne extension du modèle (.dotx dans Word, par exemple). Si votre fichier contient du code ou des macros, vous devrez l'enregistrer dans le nouveau format de fichier avec macro. Pour un document Word, cela donne .docm ; pour un modèle Word, .dotm. Remarque : Access contient également un nouveau format de fichier dont les caractéristiques sont différentes. Cette présentation abordera ce point. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 34

Utilisation de fichiers des versions précédentes Vous pouvez être le premier de votre groupe à passer à Microsoft Office System 2007. Vous pouvez aussi travailler avec des départements qui doivent utiliser des documents Office enregistrés dans des anciens formats. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours partager des documents entre Microsoft Office System 2007 et les versions antérieures des programmes Office. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 35

Utilisation de fichiers des versions précédentes Voici comment procéder : Vous pouvez ouvrir un fichier créé dans les versions précédentes d'Office, allant d'Office 95 à Office 2003. Pour ce faire, il vous suffit de procéder comme d'habitude. Après avoir travaillé avec ce fichier dans la version 2007, vous devez l'enregistrer. Par défaut,la boîte de dialogue Enregistrer sous enregistre le fichier dans la version dans laquelle il a été créé. Lors de l'enregistrement, un vérificateur de compatibilité vous signale si les nouvelles fonctionnalités ajoutées au fichier risquent d'être désactivées ou si des correspondances sont appliquées. Remarque : Si vous ouvrez une présentation créée dans PowerPoint 95, PowerPoint propose de l'enregistrer par défaut au format 2007. Vous pouvez toutefois choisir d'enregistrer le fichier au format 97-2003. Si vous voulez enregistrer un fichier au format 2007, sélectionnez Document Word, Classeur Excel ou Présentation PowerPoint dans la zone Type de fichier . Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 36

Utilisation de fichiers des versions précédentes Voici comment procéder : Vos collègues qui utilisent les versions 2000 à 2003 de Word, d'Excel ou de PowerPoint (et les correctifs et Service Packs les plus récents) pourront utiliser ce fichier. Lorsqu'ils ouvriront votre document, un message leur demandera s'ils veulent télécharger un convertisseur qui leur permettra d'ouvrir le document. Vous pouvez obtenir d'autres informations relatives au nouveau format de fichier dans les cours spécifiques à Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007. L'aide-mémoire, proposé à la fin de cette présentation, contient les pointeurs vers ces cours. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 37

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Quelles sont les caractéristiques du nouveau format de fichier dans Access ? Le nouveau format de fichier d'Access 2007, .accdb, prend en charge les nouvelles fonctionnalités du produit. Par exemple, Access prend en charge le type de données de pièce jointe, qui vous permet de stocker les documents et les fichiers sous forme de pièces jointes compressées dans votre base de données, et les champs à plusieurs valeurs. Le nouveau format de fichier permet en outre d'améliorer le chiffrement pour renforcer la sécurité et protéger les informations confidentielles. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 38

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Quelles sont les caractéristiques du nouveau format de fichier dans Access ? Compatibilité des versions Lorsque vous créez une base de données dans Access 2007, elle utilise automatiquement le nouveau format .accdb. Les versions antérieures d'Access utilisaient le format de fichier .mdb. Vous pouvez ouvrir et utiliser des fichiers .mdb dans Access 2007, si ces derniers ont été enregistrés dans Access 2003, Access 2002 ou Access 2000. Les nouvelles fonctionnalités d'Access 2007 ne pourront pas toutefois être utilisées avec les fichiers .mdb. Si vous souhaitez les utiliser, vous devez utiliser la commande Enregistrer sous pour convertir la base de données au format .accdb. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 39

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Quelles sont les caractéristiques du nouveau format de fichier dans Access ? Compatibilité des versions Lorsque vous utilisez Access 2007 pour ouvrir une base de données enregistrée dans Access 95 ou Access 97, Access 2007 vous propose de la convertir au format .accdb. Si vous n'envisagez pas de réutiliser la base de données dans des versions antérieures d'Access (et si vous n'avez pas recours à la réplication ou à la sécurité de niveau utilisateur), vous devez mettre à niveau la base de données. Important : Vous ne pouvez pas ouvrir les fichiers au format .accdb dans les versions d'Access antérieures à Access 2007. L'aide-mémoire, proposé à la fin de cette présentation, contient les pointeurs vers des informations supplémentaires sur le nouveau format de fichier Access. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 40

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Exercices pratiques Créer un document dans Word. Supprimer des informations confidentielles et des commentaires dans un document. Enregistrer un fichier dans une autre version. Vérifier vos options dans Excel. Utiliser un raccourci clavier dans Excel. [Note à l'attention de l'instructeur : si Word 2007 ou Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Word ou Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Word 2007 ou Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Word 2007 et Excel 2007 requis, qui appartiennent à Microsoft Office System 2007) Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 41

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Test 2, question 1 Où se trouve le premier bouton sur lequel vous cliquez pour accéder aux commandes d'ouverture et d'enregistrement de vos fichiers ? (Une réponse possible.) Sous le premier onglet. Dans le coin supérieur gauche. En bas du ruban. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 42

Test 2, question 1 : Réponse Dans le coin supérieur gauche. Il s'agit du bouton Microsoft Office      . Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 43

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Test 2, question 2 Pour utiliser un raccourci clavier afin de sélectionner un onglet du ruban, sur quelle touche du clavier devez-vous appuyer en premier ? (Une réponse possible.) ALT. MAJ. CTRL. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 44

Test 2, question 2 : Réponse ALT. Appuyer sur cette touche entraîne l'affichage de badges montrant sur quelle touche appuyer pour accéder à chaque onglet. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 45

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Test 2, question 3 Vos collègues qui ne disposent pas de Microsoft Office System 2007 peuvent ouvrir vos fichiers Word, Excel et PowerPoint 2007. (Une réponse possible.) Vrai. Faux. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 46

Test 2, question 3 : Réponse Vrai. Microsoft Office System 2007 offre de nombreux moyens pour vous permettre de partager vos documents avec les utilisateurs de versions antérieures des programmes Office. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 47

Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l' aide-mémoire. Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 48

UTILISATION DE CE MODÈLE Ce modèle Microsoft Office PowerPoint inclut un cours de formation à la nouvelle interface de Microsoft Office System 2007, ainsi qu'à ses nouveaux outils et avantages. Il est conçu pour être présenté à un groupe et personnalisé selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Devenir un pro de Microsoft Office System 2007 ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : Sur la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace réservé. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations : Des effets d'animation personnalisés sont appliqués d'un bout à l'autre de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Ces effets fonctionnent dans toute version antérieure de Microsoft PowerPoint, jusqu'à PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d'animation, ouvrez le menu Diaporama , cliquez sur Personnaliser l'animation, et utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : Pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : La transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, et utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Word 2007 ou Excel 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Word 2007 ou Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage ). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menuAffichage ) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 49