L’encadrement des étudiants au Cégep@distance

L’équipe d’encadrement Le Cégep@distance à mis en place une équipe qui est à l’écoute des étudiantes et des étudiants pour les aider dans leur cheminement. 140 tutrices et tuteurs 29 employés à temps plein dont 9 personnes affectées au cheminement scolaire 4 aides pédagogiques 4 techniciennes et techniciens en information 1 responsable de l’encadrement des tuteurs

Les types d’encadrement Relié au cheminement scolaire, à l’organisation et à la gestion du temps API et techniciens en information M O T I V A N B R I S E I S O L E M N T Système informatique Relié à l’apprentissage Par un système informatique adapté aux besoins du CCFD, qui fait les rappels nécessaires aux moments opportuns, Dans tous les cas, ces ressources aide à maintenir la motivation des élèves. Tutrices et tuteurs Tutorat-matière

Aide au cheminement scolaire

Aide au cheminement scolaire Aide préalable à l’inscription Information sur les programmes et les cours, sur les conditions d’admission et les préalables. Analyse du dossier scolaire. Application du règlement sur le maintien à l’admission. Identification des étudiants à risques et des mesures de suivi particulier. Étude des équivalences et de la reconnaissance des acquis.

Aide au cheminement scolaire Aide pendant le cheminement scolaire Soutien auprès des étudiants à temps complet Soutien aux élèves nécessitant un suivi particulier (élèves à risque) Relance téléphonique auprès des élèves qui tardent à remettre un premier devoir Lettres de rappel

Rôle des tutrices et des tuteurs

Rôle des tuteurs et des tutrices Aide à l’apprentissage Répondre aux questions des élèves par écrit (devoir, messagerie, forums) ou de vive voix (téléphone) Corriger et annoter les évaluations à l’aide des guides de correction Assurer les heures de disponibilité et communiquer avec les élèves ayant laissé un message Accompagner et aider adéquatement les élèves à préparer l’examen final Identifier les difficultés fréquemment rencontrées par les élèves et faire des recommandations appropriées

Rôle des tuteurs et des tutrices Motivation Effectuer la relance téléphonique auprès des élèves Corriger dans les délais prévus les devoirs et les examens Mettre en valeur les performances des élèves Appliquer des mesures préventives visant à réduire les risques d’abandon ou d’échec Enrichir le contexte d’apprentissage par des suggestions personnalisées : lectures, exercices supplémentaires

Rôle des tuteurs-matière et des tutrices-matière Offrir une intervention éducative ponctuelle auprès des élèves qui réclament de l’aide pour leur cours. Répondre aux questions sur le contenu du cours. Conseiller ou donner des moyens pour aider l’élève à résoudre un problème ou faire un devoir. Aider à préparer l’examen. Objectif : - Réduire le décrochage scolaire - Favoriser la réussite

Portrait des tutrices et des tuteurs

Portrait des tuteurs et des tutrices Scolarité requise pour enseigner au collégial dans la discipline concernée. Trois ans d'expérience en enseignement avec obligatoirement une expérience d'enseignement au collégial. Habileté en communications écrites et verbales. en relation d'aide auprès des élèves en formation à distance. à utiliser les TIC

Portrait des tuteurs et des tutrices Femmes : 35 % Hommes : 65 %

Portrait des tuteurs et des tutrices Répartition géographique

Recrutement des tutrices et des tuteurs

Étapes préparatoires 1- Identifier les nouveaux cours 2- Évaluer le concepteur 3- Vérifier l’intérêt du concepteur 4- Processus de sélection pour le concepteur 5- Si les étapes précédentes sont non concluantes, pouvons-nous combler nos besoins par l’intérieur ? 6- Si non, appel d ’offres

L’appel d’offres Contenu de l ’appel d ’offres Description du mandat Profil recherché Conditions Distribution de l ’appel d ’offres Réseau des collèges et cégeps Organisations professionnelles Sites Internet http://www.cegepadistance.ca/apropos/offres_d_emploi.asp

La pré-sélection Scolarité Expérience de l ’enseignement régulier Expérience aux adultes et connexe Expérience, enseignement à distance Expérience de la matière enseignée Lettre manuscrite

Évaluation d’un devoir fictif, non relié à la matière enseignée Test écrit Évaluation d’un devoir fictif, non relié à la matière enseignée Consigne : évaluer le devoir d ’une façon formative Évaluation : Habiletés en français Communication Évaluation formative Calligraphie

Évaluation de l’entrevue Communication orale Qualité du message oral Intervention auprès des élèves Correction des devoirs

Accueil des candidates et des candidats 1er contact Documentation fournie Guide du tutorat Contrat Système de messagerie vocale Gestionnaire d’évaluation Matériel pédagogique Grilles de correction

Animation des tutrices et des tuteurs

Audioconférences Regroupe les tutrices et les tuteurs d’une même discipline Sujets abordés : Accueil des étudiantes et des étudiants Les éléments d’une bonne communication Les taux de réussite par cours, par discipline et par devoir L’amélioration du matériel de cours Participation de tous les services du Cégep@distance 2003-2004 : 18 rencontres, taux de participation 79 % 2004-2005 : 21 rencontres, taux de participation 82 %

Rencontres Regroupe toutes les tutrices et tous les tuteurs du Cégep@distance Une rencontre à Québec et une rencontre à Montréal

Rencontres 1999 : L’implantation des boîtes vocales La relance des élèves Les cours dans Internet 2002 : Le Gestionnaire d’évaluations Le Guide du tutorat Le Tutorat-matière

Rencontres 2004 Enquête sur la satisfaction des élèves du Cégep@distance (Questionnaire envoyé avec le matériel de cours) Sources de satisfaction des élèves (Questionnaire produit dans le cadre du Bilan du plan de réussite 2000-2003) Le nouvel « Accueil et directives » Le plan d’aide à la réussite

Rencontres-programme Lors de l’implantation d’un nouveau programme, le Cégep@distance organise une rencontre à l’intention des tutrices et des tuteurs. Rencontre sur place et par audioconférence appuyée d’Internet. Présenter les compétences visées, les activités d’apprentissage et les approches adoptées. Permettre l’appropriation et l’adhésion au programme de la part des tutrices et des tuteurs.

Évaluation des tutrices et des tuteurs

Évaluation des tutrices et des tuteurs Cette évaluation se fait en colligeant l’information sur : Commentaires de la part des élèves; Indice de disponibilité calculé à partir des données du système téléphonique du Cégep@ distance; Temps de correction des devoirs et des examens; Taux de réussite par tuteur (désinscription, échec par abandon, échec à la suite de l'examen et réussite);.

… questions, commentaires. La parole est à vous … … questions, commentaires.