Module B1 : Préparer le dépôt de sa thèse Décembre 2011 Module B1 : Préparer le dépôt de sa thèse Lucie ALBARET Odile HABRAN Anne-Christine JACOB Contacts : butheses@upmf-grenoble.fr

Introduction Qu’est-ce qu’une thèse ? un diplôme un document administratif un document scientifique une œuvre intellectuelle un objet documentaire

Cadre règlementaire  Arrêté du 7 août 2006 (règlemente le dépôt et la diffusion) Une seule version de soutenance Soit papier, soit électronique Validée par le jury Corrigée sous 3 mois Sur un support de référence Selon les spécifications de l’établissement Accompagnée de métadonnées (bordereau papier ou électronique)

Modalités de dépôt à Grenoble 1/6 Jusqu’en décembre 2010 : Dépôt papier Dépôt de 2 exemplaires de la thèse Dépôt de 3 exemplaires du formulaire d’enregistrement de la thèse soutenue

Modalités de dépôt à Grenoble 2/6 Depuis janvier 2011: Dépôt électronique : Géré par l’Abes au moyen de l’application Star (Signalement des thèses électroniques, archivage et recherche) Le doctorant dépose sa thèse dans l’ADUM remplit obligatoirement les champs mots clés et résumés, en français et en anglais indique obligatoirement son souhait de diffusion et signe le contrat de diffusion (confidentialité # embargo) dépose dans l’ADUM le fichier pdf de la thèse intégrale (traitement de texte) et le cas échéant, le fichier pdf de la version de diffusion (si tous les droits externes ne sont pas obtenus)

Modalités de dépôt à Grenoble 3/6 Un dépôt avant soutenance La thèse peut être soutenue Un dépôt après soutenance Eventuelles corrections demandées par le jury Page de garde modèle (avec la définition du rôle des membres du jury)

Modalités de dépôt à Grenoble 4/6 Fichier PDF : Utilisation de pdf creator Utilisation de openoffice writer, allez dans "fichier" et sélectionnez "exportez au format pdf » Nom du fichier : voir site du CDU Vérification de la validité du pdf sur Facile (CINES) : important pour l’archivage pérenne

Modalités de dépôt à Grenoble 5/6 Page de garde du CDU : Insertion de la page de garde dans le fichier word Sauvegarder la page de garde comme un fichier word a part. Ouvrir le fichier de la thèse ; aller dans « Inserer ; Objet » Ouvrir l'onglet "Créer a partir du fichier" et sélectionner le fichier de la page de garde avec Parcourir. Transformer le fichier Word en PDF OU Fusion de deux fichiers en un seul PDF Imprimer dans PDF les deux fichiers word en les mettant en attente Fusionner les deux documents dans un nouveau fichier Limites de dépôt dans l’Adum : Il n’y a plus de limite de poids du fichier dans l’Adum. Si le dépôt est impossible, cela vient d’un problème dans votre compte sur l’Adum. Il faut alors s’adresser à l’adresse : catherine.morales@contact.asso.fr En dernier ressort : envoi par fichier attaché ou via un site de partage de fichiers.

Modalités de dépôt à Grenoble 6/6 Comment déposer ? Mode d’emploi sur le site du Collège doctoral de Grenoble Sinon se renseigner auprès des Ecoles Doctorales ou du Service des thèses (butheses@upmf-grenoble.fr) Pour déposer : Aller dans la rubrique « Soutenance de thèse », puis «Enregistrement Soutenance de thèse » et enfin dans la page « Détail de la soutenance »

Fichier définitif (après soutenance)

Modalités de dépôt à Grenoble Résumé Avant soutenance Déposer le fichier pdf de sa thèse Renseigner résumés et mots-clés (français et anglais) Choisir son mode de diffusion Imprimer et signer le contrat de diffusion Après soutenance Déposer le fichier pdf définitif de sa thèse (rôle du jury ; corrections éventuelles)

Signalement de la thèse 1/8 Le signalement de la thèse dans le Sudoc et dans le catalogue local est une des missions de la BU mentionnées dans l’arrêté de 2006 Enjeu pour le doctorant : être vu pour être lu ; être lu pour être cité Valorisation de la thèse : les notices du Sudoc sont « moissonnées » par les moteurs de recherche la thèse est signalée dans les Archives ouvertes

Signalement de la thèse 2/8 Signalement vs Accès au texte : Version papier : opérations distinctes Version électronique : opérations simultanées NNT (Numéro national de thèse) associé à une URI permanente Dans le Sudoc: la notice permet parfois l’accès au texte intégral de la thèse (choix de la BU), uniquement si la thèse est diffusable sur le web

Signalement de la thèse 3/8 Notion de métadonnées Préfixe meta- (comme dans métaphysique) : signifie : au-delà…. Qui accompagne Une métadonnée est une donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quel que soit son support (papier ou électronique). Par extension, c’est de l’information structurée qui décrit, explique, localise la ressource documentaire et en facilite la recherche dans une masse exponentielle et hétérogène Formats normalisés internationaux (XML, Dublin Core,….) : favorise l’interopérabilité des fichiers et le « moissonnage » par les moteurs de recherche

Signalement de la thèse 4/8 Trois types de métadonnées Description de contenu : titre, sujet, description, source, langue, résumés…. et même la table des matières Attribution de droits : créateur, éditeur, contributeur, droits (droits d'auteur, ...), diffusion sur le web Gestion administrative

Signalement de la thèse 5/8 Métadonnées de sujet dépôt sous forme de PDF : pas de recherche en texte intégral possible ni souhaitable Importance des accès à votre thèse

Signalement de la thèse 6/8 Indexation sujet : Mots clés fournis par les doctorants : (Expérience de recherche dans les bases de données ; c’est à vous de remplir le rôle d’indexeur) vocabulaire spécialisé de la discipline ni trop précis (ne pas faire de « dépouillement ») ni trop large Thèse visible par vos « pairs » Indexation saisie par les bibliothécaires : thésaurus encyclopédique (vocabulaire contrôlé, normalisé) Thèse visible par les professionnels de la documentation

Signalement de la thèse 7/8 Niveau d’indexation Pour une thèse sur la ville chez Zola, il y aura plusieurs niveaux d’indexation : Littérature ou roman, France, 19e siècle Ville, Zola Ouvriers, bourgeois, logement, travail, etc…

Signalement de la thèse 8/8 Exemples de mots-clés (voir page suivante) L'invention du management environnemental, extension de la qualité industrielle et régulation négociée de l'environnement « nuage de tags » La question territoriale. Pouvoirs locaux, action publique et politique(s) : mots-clés ciblés Le choix et le nombre des mots-clés influent sur la visibilité de la thèse : un mot-clé trop vague peut « noyer » votre thèse dans une masse importante de références.

Diffusion Un mouvement national qui s’inscrit dans le mouvement des archives ouvertes Objectif : - diffusion des résultats de la recherche : coopération des chercheurs - valoriser le travail des chercheurs Des exemples à l’étranger : Amérique du Nord : NDLTD, Canada Europe : Dart Europe, Driver Dart europe : possibilité de rechercher dans le texte intégral ; 182 pays consultent Dart Europe. 20000 thèses sont disponibles

Actuellement une cinquantaine d’universités participantes ; une trentaine d’établissements déployés ; à Paris, noter Paris 3 - Sorbonne-Nouvelle Paris 4 - Paris Sorbonne Paris 5 - Paris Descartes Paris 8 - Vincennes Saint-Denis ; Paris 10 – Nanterre ; Paris 11 - Paris-Sud EPHE ; Versailles ; Evry ; PRES Université Paris-Est

Diffusion : intérêt pour le doctorant Rapidité de mise à disposition et facilité d’accès Délai de mise à dispositions plus court Disponibilité constante Accès simplifié pour un public plus large Ergonomie et modalités de recherche plus intéressantes Possibilité de partage et d’échange Disponibilité : Public plus large : plus besoin d’intémédiaire : simplification de l’accès Partage : moissonnage par les moteurs de recherche comme google scholar ou oaister (cf exemple : Mounet : faune dans les alpes (le vivre ensemble) contre Beatrice palmero communauté comté de nice

Diffusion : intérêt pour le doctorant Conséquences : - Consultation beaucoup plus importante - Notoriété plus grande - Meilleur référencement dans les publications scientifiques nationales et internationales - Favorise l’insertion professionnelle - Garantir la paternité et le caractère novateur d’une idée, d’un concept le facteur d'impact annuel des articles accessibles gratuitement en ligne est en moyenne 4,5 fois supérieur à celui des articles édités uniquement sur support papier (cf Bictele!!!) Rapport de 1 à 100 sur la consultation de la thèse ; Une enquête de la Dublin City university indique que l’ensemble des thèses imprimées ont été consultées 518 fois contre plus de 16000 consultations pour les thèses électroniques. Insertion professionnelle : CNU + CV : accès facile à la thèse ; = favorise la carrière des jeunes chercheurs, encore peu cités. Garantir la paternité : C’est une protection contre le plagiat car la publication des résultats se fait au su et au vu de tous. Tout plagiat pourra être non seulement facilement détecté mais condamné.

Diffusion : des réticences à lever Edition de la thèse ? Quelle édition ? http://bictel.ulg.ac.be/depot_2.html Evolution des éditeurs sur la problématique des archives ouvertes : Sherpa/Romeo Heloise Plagiat ? - Facilité par la mise en ligne mais … - Plus facilement détectable logiciels : Compilatio ; Urkund etc - Protection de la paternité d’une idée BICTEL/E « Les revues scientifiques et les maisons d'édition publiant des thèses ne demandent pas nécessairement au doctorant l'exclusivité de la diffusion sous toutes ses formes. Dans la plupart des cas, la divulgation électronique d'une thèse ne constitue pas en soi un obstacle à d'autres formes d'édition. Cependant, il faut que le doctorant puisse avoir la possibilité de déterminer précisément, sous le contrôle du promoteur, les contenus ainsi que le type et l'étendue de la divulgation qu'il souhaite sur BICTEL/e pour son travail (accès illimité sur l'Internet, accès restreint à l'Intranet, divulgation différée dans le temps). » Les éditions sont souvent partielles et souvent largement remaniées par rapport à la thèse soutenue (partie, biblio …) Pour vous aider, il existe des exemples de lettres (en français et en anglais) à adresser aux éditeurs (exemples de lettres). http://bictel.ulg.ac.be/depot_2.html Au moment du dépôt de la thèse, un contrat est signé entre le doctorant et l'Université, reprenant les droits et obligations des deux parties. Le doctorant donne ainsi l'autorisation à l'Université de diffuser la thèse électronique via son répertoire institutionnel dans un but de communication scientifique. http://bictel.ulg.ac.be/presentation_5.html Plagiat

Diffusion : en résumé : Quels enjeux pour la diffusion de sa thèse ? valoriser son travail être visible auprès de la communauté scientifique et des acteurs socio-économiques favoriser la citation ou le référencement de ses travaux dans les publications scientifiques Protéger son oeuvre

Diffusion Valoriser en respectant la réglementation : thèse à la fois document administratif (relève du code du patrimoine) et œuvre intellectuelle protégée par le droit d’auteur (code de la propriété intellectuelle)

Diffusion Diffusion soumise à plusieurs autorisations : Article 11 de l’arrêté du 7 août 2006 du doctorant (autorise ou non sa diffusion sur internet) du jury (clause de confidentialité) si besoin des ayants droit si la thèse comporte des œuvres ou extraits significatifs d’œuvres relevant de la propriété d’autres auteurs - si la thèse porte atteinte aux droits à l’image, à la vie privée

Diffusion Quelques textes réglementaires : Code la propriété intellectuelle http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006069414 loi sur les droits d’auteur et droits voisins dans la société de l’information (DADVSI) http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000266350

Diffusion loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000006068624&dateTexte=20101210 accords sectoriels sur l’utilisation des œuvres protégées à des fins d’enseignement et de recherche http://www.education.gouv.fr/bo/2007/5/default.htm

Diffusion Dans le cadre de l’arrêté du 7 août 2006 l’établissement : définit la politique de diffusion de sa production scientifique détermine le ou les sites de diffusion de ses thèses

Diffusion Exemples : - Université de Grenoble a choisi la plateforme Tel pour diffuser ses thèses Université Lille 1 plateforme locale Iris Université de Lyon 2 plateforme locale Cyberthèse

Diffusion Si doctorant s’oppose à la diffusion de sa thèse sur internet accès uniquement en intranet au sein de l’établissement de soutenance Exemple : Etude critique de la distinction des contrats unilatéraux et des contrats synallagmatiques dans l'exécution [Ressource électronique] / Eva Menduiña Gordon ; sous la direction de Vincent Brémond

Diffusion Diffusion par l’établissement n’exclut pas l’auto-archivage Exemple : Le fonctionnement du marché de l'aide à domicile en situation d'incertitude sur la qualité [Ressource électronique] : Approche théorique et empirique : Le cas de l'aide aux personnes âgées / Djamel Messaoudi ; sous la direction de Philippe Rollet et de Richard Sobel. (Thèse à la fois sur Iris et Tel)

Notion de versions Une thèse peut avoir plusieurs versions : version de soutenance = version officielle version de diffusion : ▫ qui peut être complète (si besoin droits d’auteurs négociés) = version de soutenance

Notion de versions ▫ partielle (diffusable après retrait des œuvres pour lesquelles les droits n’auraient pas été obtenus) Exemple : • Le métier de facteur à l'épreuve des nouvelles organisations du travail à La Poste [Ressource électronique] / Mikaël Salaün ; sous la direction de Frédéric, de Coninck. Accès au texte intégral de la version partielle

Notion de versions • Le dispositif photo-littéraire en France dans la seconde moitié du XXème siècle [Ressource électronique] : analyse de l’oeuvre de François-Marie Banier, Jean-Loup Trassard, Lorand Gaspar et Denis Roche / Gyöngyi Pal ; sous la direction de Jean-Pierre Montier et Gyimesi Timea Thèse partiellement mise en ligne (images non diffusées).

Notion de versions version corrigée (si correction demandée par le jury obligation du doctorant de déposer une version corrigée dans ADUM avec attestation de correction signée par le directeur de thèse dans un délai de 3 mois). Dépôt qui conditionne l’obtention du diplôme et l’accès à la thèse. Si correction demandée par jury, ED demande un nouveau dépôt au doctorant et une attestation de correction signée par le directeur de thèse. Le doctorant charge son fichier corrigé dans l’ADUM, télécharge l’attestation de correction depuis l’ADUM et la fait signer par son directeur puis l’envoi à l’ED.

Notion de versions version remaniée en vue d’une édition commerciale Exemple d’une thèse avec édition commerciale :   Astérix ou Les lumières de la civilisation [Texte imprimé] / Nicolas Rouvière ; préface, Pascal Ory. - Paris : Presses universitaires de France : "Le Monde", DL 2006 - Texte remanié de Thèse de doctorat : Lettres modernes : Grenoble 3 : 2004

Conservation / archivage pérenne Trois objectifs principaux : conserver le document et l’information qu’il contient le rendre accessible en préserver l’intelligibilité Services conçus sur le très long terme, plus de 30 ans

Conservation / archivage pérenne - Archivage numérique pérenne prévu par l’application Star - Fichier envoyé au CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur ) - Les thèses non diffusables sont également archivées

Le portail des thèses Projet issu du rapport Salençon Portail qui s’adresse : - au monde académique aux jeunes doctorants aux acteurs économiques Industriels regrettent qu’il n’existe pas un portail unique de signalement des thèses (en cours et soutenues)

Le portail des thèses Représente une entrée unique pour l’ensemble des instruments. Guichet doit devenir la référence sur le plan national et faciliter l’accès par les acteurs socio-économiques aux travaux de thèses

Le portail des thèses Missions : valoriser la recherche française augmenter le rayonnement scientifique des établissements favoriser l’insertion professionnelle des jeunes chercheurs rationnaliser les filières de signalement des thèses - faciliter l’accès au texte intégral

Le portail des thèses Objectifs : fédérer l’accès aux thèses françaises validées proposer un bouquet d’informations et de services inclure la base du fichier central des thèses (FCT) qui s’élargit avec l’application Step (Signalement des Thèses En Préparation) inclure les fonctionnalités de Star valoriser les données du Sudoc relatives aux thèses STEP : application professionnelle qui s’adresse aux établissements faisant partie de la CPU. S’ouvre aux autres discipline scientifiques

Le portail des thèses Le site theses.fr donne accès à la description : de plus de 60 000 thèses en préparation depuis 2001 et de plus de 6 000 thèses soutenues en France depuis 2006. en texte intégral pour près de 5 000 d’entre elles. Les thèses d’exercice, les thèses des grandes écoles ne sont pas concernées. Attention données du Sudoc pas encore intégrées. Données issues du FCT continuent à s’afficher même quand la thèse a été soutenue. Interopérabilité ex Dart Europe

Le portail des thèses Adresse : Calendrier : www.theses.fr Juillet 2011 : version beta Octobre 2011 : version 2 intègre les données des thèses en préparation

Conclusion Les avantages du dépôt électronique : La rapidité et facilité d’accès Une diffusion plus large Une consultation des thèses beaucoup plus importante  La protection de l’œuvre du docteur La pérennité assurée

Sites incontournables Site de l’Abes http://www.abes.fr/abes/page,356,theses.html Site du ministère de l’enseignement supérieur http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid20185/le-doctorat.html Arrêté du 7 août 2006 http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000635069&dateTexte= ADUM http://www.adum.fr/index.pl catherine.morales@contact.asso.fr

Sites incontournables Collège doctoral unique http://www.grenoble-univ.fr/collegedoctoral/ Site du SICD2 http://bibliotheques.upmf-grenoble.fr/36338124/0/fiche___pagelibre/&RH=U2SICD2FR_BUDL Diaporama Rachel Crépy http://bibliotheques.upmf-grenoble.fr/65109651/0/fiche___pagelibre/&RH=U2SICD2FR_BUDL&RF=U2SICD2FR_FORMDOC Collège doctoral unique http://www.grenoble-univ.fr/collegedoctoral/ Site du SICD2 http://bibliotheques.upmf-grenoble.fr/36338124/0/fiche___pagelibre/&RH=U2SICD2FR_BUDL Diaporama Rachel Crépy http://bibliotheques.upmf-grenoble.fr/65109651/0/fiche___pagelibre/&RH=U2SICD2FR_BUDL&RF=U2SICD2FR_FORMDOC