Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 1 Réunions des : 05/01/2006 à Bordeaux 06/01/2006 à Pau 13/01/2006 à Limoges Présentation TEST DU SERVICE FACTURIER EN DELEGATION

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 2 Les objectifs Simplifier suppression de la double saisie des factures (Xlab-GCF) amélioration du contrôle interne grâce à lexamen conjoint des écarts commandes / factures mise au point des contrats de service entre le laboratoire et la DR Répondre aux exigences de qualité les dimensions opérationnelles de lachat sont traitées en labo les dimensions juridiques et comptables sont traitées au SFC exhaustivité du contrôle du « service fait »

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 3 Le contexte Un environnement réglementaire rénové nouvelle comptabilité budgétaire loi de sécurité financière LOLF protocole de modernisation BFC une opportunité : organisation et exécution recettes et dépenses Le service facturier au SFC : un des éléments de la réforme de la fonction financière et comptable CMOD remplacement du mandatement papier par une validation informatique réforme sur le traitement des missions la monétique

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 4 La démarche Aide à la déclinaison de la conception détaillée dans BFC de lorganisation de la chaîne de la dépense Résultat des expérimentations dans deux DR Test à grande échelle avant généralisation

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 5 Les modalités de mise en oeuvre Le périmètre équipement et fonctionnement courant pas les vacations pas les missions Les principes réception et saisie des factures en GCF saisie détaillée au labo de la commande information par le labo de la livraison (diaporama formation 17/01/2006) rapprochement commande, service fait, facture par le SFC

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 6 Plan du circuit Fournisseur Unité Module livraison Engagement Commande 1 2 Délégation SFC OK NON Vérification livraison effectuée 3 1 bis 4

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 7 Phase de démarrage au SFC Analyse des écarts entre les commandes et factures Identification des besoins de formation Identifier les problèmes non recensés

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 8 Information du fournisseur Lettre type en cours délaboration à envoyer à lappui de la première commande (soit le 18 janvier 2006) c-à-d arrêt de lutilisation du module facture dXlab à cette même date.

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 9 Le rôle des gestionnaires labo La maîtrise des aspects essentiels de lachat scientifique reste dans le laboratoire. lidentification du besoin lengagement la maîtrise des crédits le relationnel avec le fournisseur sur les aspects techniques Réunion formation de léquipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 10 Le rôle des gestionnaires SFC Saisir lintégralité de la facture Développer un nouveau thème de partenariat Pouvoir garantir de meilleurs délais Réunion formation de léquipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006 Organisation du courrier en DR Retour information labo

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 11 Le cadre contractuel du dispositif LE CONTRAT DE SERVICE signé entre le délégué régional, le directeur du laboratoire et le SFC

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 12 Le calendrier 28/11/2005 Validation du choix des 3 laboratoires 05/12/2005 Réunion dinformation sur le dispositif 17/01/2006 Formation de léquipe service facturier en DR (3 SFC + 3 Labos) 18/01/2006 Démarrage du test 30/01/ /02/ /03/ /03/2006 Réunions déchange dinformations au sein de léquipe. Analyse en vue des restitution

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 13 Les restitutions Le délai global de paiement avant le test Le délai de traitement dans le cadre du test Nombre de factures rejetées auprès des fournisseurs Nombre de demandes dinformations ou de pièces complémentaires adressées au labo Rédaction dun guide des bonnes pratiques (échange par e.mail préféré)

Délégation Aquitaine Limousin - SFC - 14 FIN