Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 28 et mardi 29 novembre 2011 Atelier n° 35 Réduction des délais d'attente quotidiens : enjeu des usagers / enjeu des professionnels Optimisation des délais de rendez-vous en imagerie médicale Amélioration du circuit et de la qualité des prescriptions d’examens Fabien MARTINEZ Ingénieur en organisation – méthodes Service de santé publique et économie de la santé fabien.martinez@lrb.aphp.fr

Le GH Lariboisière – Fernand Widal Situé au cœur du 10e arrondissement de Paris, membre de l’AP-HP. Il concilie les exigences d’un hôpital de proximité et de pôles de référence dans de nombreuses spécialités médicales, chirurgicales et médico-techniques. 1033 lits au total (758 MCO + 36 Psychiatrie + 89 SSR + 150 USLD) Quelques données d’activités : - Près de 2500 naissances par an - Plus de 260 passages/jour aux urgences - Env. 2900 séjours d’hospitalisation complète MCO / an L’imagerie médicale sur le site Lariboisière 3 services d’imagerie : Neuroradiologie  1 IRM + 1 TDM Radio ostéo-articulaire (40%) Radio viscérale et vasculaire (60%) 1 IRM + 1 TDM

Contexte de la démarche Travail en partenariat : Services de radiologie ; Service de santé publique et économie de la santé ; Direction informatique ; Services cliniques Contexte 3 services d’imagerie : Neuroradiologie; Radio ostéo-articulaire; Radio viscérale et vasculaire 2 scanners (1 de spécialité et 1 partagé) + 2 IRM (1 de spécialité et 1 partagé) Parcours concernés Demande d’examen d’IRM ou de scanner pour les patients hospitalisés Principaux constats Délais de rendez-vous important  impact sur la DMS Non-conformité des demandes d’examens d’imagerie  impact sur le temps de traitement des demandes Acheminement de la demande par fax  perte des demandes, problème de lisibilité, erreur de destinataire… Prescripteurs / radiologues non identifiés  Echanges interservices difficiles Démarche sur 4 ans 2008 Analyse des délais et des processus 2009 Elaboration d’un bon de demande unique 2010 Informatisation de la demande  déploiement ANTERAD 2011 1er bilan de la démarche

Processus des demandes d’examen d’IRM et scanner : Exhaustivité et conformité des informations : Clarté de la demande (motif et finalité de l’examen, région anatomique) Indications relatives à la prise en charge (état du patient, Tx de créatinine, antécédents, contre-indications) Données administratives du patient Qui rédige la demande ? Sous quel délai ? Délai d’obtention du CR d’examen Jour J: Préparation du patient et transfert vers le service d’imagerie Visite et examen du patient par un médecin senior Formalisation de la demande d’IRM ou scanner Envoi de la demande par fax au service d’imagerie concerné Convocation du brancardage Patient présent dans le service Attente des examens Informer le patient (à tous les stades) Respect des protocoles et consignes Juste prescription, pertinence de la demande d’IRM ou scanner ? Erreur de destinataire Perte du fax Lisibilité de la demande Délai de validation par le radiologue Délai de brancardage

La démarche méthodologique Objet : Simplification et fluidification du circuit de demande Objectifs : Amélioration de la qualité et de la conformité des demandes Réduction des délais d’obtention d’un rendez-vous Méthode : Etape 1 : Homogénéisation des bons de demande Concertation entre les services de radiologie et les services cliniques Elaboration d’un support unique de demande d’examen d’imagerie Test et déploiement sur le G.H. Enquête de satisfaction des utilisateurs (prescripteurs et imageurs) Etape 2 : Dématérialisation de la demande Développement d’une application intranet Interfaçage avec les applications : patients, résultats laboratoires, brancardage Réalisation Bon unique Supports multiples de demande Dématérialisation de la demande

Application « ANTERAD » Principales fonctionnalités : Accessibilité par l’intranet du G.H. Recueil automatisé de données : Date de la demande Patients : Nom, prénom, NIP, date de naissance, lieu d’hospitalisation (ou si sortie) Identification du prescripteur et du radiologue qui traite la demande Résultats laboratoires : Taux de créatinine Demande de brancardage Suivi en temps réel de l’état de la demande Champs d’informations bloquant : région anatomique concernée, motif et finalité de la demande, état du patient Alimentation d’une base de données pour évaluation des délais

Principaux résultats Délais de rendez-vous Importante amélioration du délai médian de rendez-vous de scanner en médecine interne (1er prescripteur)  de 5j (2008) à 3j (2011) Délai médian d’obtention d’un scanner ou d’un IRM pour l’ensemble du G.H. est inchangé : 2j (2008-2011) Conformité des demandes d’examen d’imagerie Satisfaction des utilisateurs La demande informatisée améliore la prise en charge des patients : 59% Les services d’imagerie sont satisfaits de la qualité des renseignements cliniques à 83% (2010) contre 25% (2008) 65% (2010) sont satisfaits des délais fixés pour la réalisation de l’examen contre 53% (2008) Les échanges interservices sont jugés de bonnes qualités : 55% Résultats IPAQSS CDEI 2010 Bons multiples 2008 Support unique 2009 ANTERAD 2010 / 2011 Date de la demande 81% 83% 93%  100% Service demandeur 91% 93% 94% Nom du prescripteur 88% 75% 88%  Nom / prénom du patient 99% Date de naissance patient 96% 97% Région anatomique 98% 73% 99%  Motif (histoire clinique) 95% Finalité (question posée) 71%

En synthèse Démarche participative et à moyen constant Les principaux acquis Optimisation des délais d’obtention des rendez-vous Amélioration de la qualité et de la conformité des demandes Traçabilité et suivi en temps réelle des demandes Simplification et fluidification du circuit de demande Réduction des temps de traitement de la demande Amélioration des échanges interservices Réponse aux indicateurs IPAQSS « Conformité des demandes d’imagerie (C.D.E.I) »