AIR LIQUIDE Bonnes pratiques et pistes d’amélioration 2017 13 mars 2017

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles Flux de la dépense Achat de gaz Echanges Conclusion

Air Liquide en chiffres Bonne gestion du marché / Bien commander / Bien facturer 5 marchés pour un total de 1M€ à échéances avril ou juillet 2018 - 886 bouteilles référencées à ce jour dans le tableau de suivi du parc : Espace des personnels Agence comptable http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/qui_fait_quoi/directions_services/agence_comptable/comptabilite_fournisseurs.html - Les inventaires contradictoires et le référencement des commandes annuelles ont permis de mettre à jour ce tableau - 1315 factures comptabilisées en 2016 pour un total de 190k€ (ex: Gardiennage 200 factures pour 2M€) - 50 factures en WF et 20 factures en refus gestionnaires au 10 mars 2017 Pour rappel un achat de gaz UPMC engendre des frais de location facturés à l’UPMC et inversement pour le CNRS. Interdiction de faire un mixte

Tableau de suivi du parc NOM Adresse N° CPTE CLIENT LIVRAISON/SH N° CDE N° CDE LOCATION Contact gestion laboratoire NBRE DE BOUTEILLES STANDARD SMARTOP STOCK comptable au 17 janvier 2017 ISTeP Tour 56-55, 5ème étage 12758938 12758939 4500494759 4500494769 Véronique NANTET 01 44 27 47 88 4 2   Lab de chimie physique matiere et rayonnement Tour 43-33, 1er étage 10603986 4500495741 4500495737 Angéla FRAIOLI 01 44 27 66 33 18 Centre d'analyse CAMPARIS tour 46-00, 3è étage 10982588 4500495743 4500495736 Mireille BEAUSSART 01 44 27 81 16 5 MEB 11025586 4500500071 4500500076 équipe CHNEIWEISS bâtiment A - 3ème étage 12112964 12113000 4500398832 passe cnrs Caroline Bernard 01 44 27 26 84 1 7 UM119 équipe CABOCHE 4500401376 Neurosciences-Eq. NOTHIAS 4500406363 4500398908 Mme DIAMANT 01 44 27 25 33 UM119 Équipe GIROS Bâtiment B - 4ème étage 4500495789 Barbara REBECCI 01 44 27 60 65 um119 Bâtiment A - 5ème étage LBM Tour 23-33, 5ème étage 12694426 12694427 4500450063 4500450065 karine GHERDI 01 44 27 62 37 16 15 17 32-33 SB Chimie de la Matière condensée Tour 34-44, 4ème étage 11034859 13187295 4500496090 4500496095 Hélène GERVAIS, 01 44 27 62 39 Corinne POZZO DI BORGO 01 44 27 62 45 50 58 Labo réact de surface (LRS) - Air Synthetique Tour 43-33, 3ème étage 10783152 12003812 4500498840 4500498832 Sonia MBAREK 01 44 27 55 15 147 136 9 148 Labo réact de surface (LRS) - Argon 4500498846 Labo réact de surface (LRS) - Azote Hte Purété 4500498848 Labo réact de surface (LRS) - Hélium Hte Purété 4500498923 Labo réact de surface (LRS) - Oxygène 4500498937 Labo réact de surface (LRS) - Arcal 4500498943 Labo réact de surface (LRS) - Oxygène Hte Pureté 4500498959 Labo réact de surface (LRS) - Azote industrielle 4500498967 Labo réact de surface (LRS) - Hélium industriel 4500498978

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

Flux de la dépense location des bouteilles Laboratoire Commande / OS Air Liquide Enclos Réception OS / bouteilles et accessoires Livraison au laboratoire Réception le BL /SFV Agence Comptable Paiement de la facture en démat. Livraison / émission de facture

Flux de la dépense location de bouteille Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Etablir le bon de commande prévisionnel annuel et transmettre le n° à Valérie et à l’AC pour mise à jour du tableau de suivi du parc des bouteilles. Etablir un ordre de service à chaque mouvement de bouteille (sortie ou entrée) Envoyer l’Ordre de Service (OS) à Air Liquide à l’adresse mail suivante : servicecommandesiledefrance.gis@airliquide.com Envoyer l’OS à l’adresse de « l’enclos » : gazconditionnes@upmc.fr

Flux de la dépense location de bouteille Cas particuliers : Commande d’une nouvelle bouteille Reprise définitive d’une bouteille par Air Liquide Réaffectation « physique » d’une bouteille à une autre structure, laboratoire Perte, disparition Mise à jour de la commande d’achat annuelle Information à Valérie et à l’AC pour mise à jour du tableau de suivi du parc Mail à Chrystelle Barreau pour mise à jour des données commerciales et facturations chez Air Liquide

Flux de la dépense location de bouteille Exemple de commande d’achat Location Air Liquide GM = GA.41 Imputation = 2 ou 4 si Eotp

Flux de la dépense location de bouteille

Flux de la dépense location de bouteille

Les bouteilles de gaz Air Liquide

Les types de bouteilles

Les familles de risques

Quelques réflexes sécurité

L’identification du produit Information sur les risques Fiche d’analyse ou fiche produit

L’identification des bouteilles Chaque bouteille est identifiée par un code barre A chaque étape de sa vie (sur le centre Air Liquide comme à la livraison /reprise chez le client, une lecture du code barre est réalisée et toutes ces informations sont stockées

Le suivi code barre, application pratique La lecture du code barre permet de déterminer la date de livraison de la bouteille Conséquence : Les bouteilles livrées sont affectées dès l’origine sur un destinataire qui est l’utilisateur-payeur Une situation où l’on a une reprise bouteille sur un client X alors que la lecture du code barre indique qu’elle est affectée au client Y génère un écart qui doit-être analysé et corrigé manuellement. Les prêts de bouteilles entre laboratoires ou les mélanges de stocks entre les différents types de crédits sont interdits car générateurs d’écarts et donc de litiges de stock

L’identification des bouteilles sur Jussieu Le transport des bouteilles, qui sont des matières dangereuses, obéit à des contraintes strictes où nous avons l’obligation d’avoir le plan de chargement pendant le transport (justification légale des bouteilles transportées). Le chauffeur a donc un ordre pour la livraison, comme pour la reprise désignant ce qu’il va transporter à l’aller comme au retour. La plupart du temps il y a livraison d’une bouteille pleine et reprise différée de la vide, rendant très difficile la gestion de la reprise des emballages. Conséquence Il est impératif que les bouteilles vides soient clairement identifiées par le numéro de compte livraison « SH », spécifique de chaque laboratoire ( feuille scotchée sur le fût de la bouteille par exemple) ce qui permettra d’organiser correctement les opérations de reprise au niveau du magasin gaz.

Flux de la dépense location de bouteille Air Liquide Livraison des bouteilles et accessoires avec code-barres si et seulement si l’OS est correctement complété (y compris la référence de la commande) et transmis aux adresses mails prévues. Vérification du tableau du suivi du parc. Pas de livraison si pas de bon de commande. Bon de livraison en un exemplaire (le numéro identification code barre de la bouteille est indiqué sur le bulletin). Transmission des factures trimestrielles forfaitaires selon inventaire sur Chorus Portail Pro

Flux de la dépense location de bouteille Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Saisir le SFV en valeur ou quantité. Mise en place en 2016 d’un forfait pour les locations de bouteilles pour faciliter la réalisation des SFV. Le SFV doit être réalisé sans attendre la réception du workflow de réception manquante.

Flux de la dépense location de bouteille Agence Comptable Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Si nécessaire mise à jour du tableau de suivi du parc Une seule adresse de facturation : Agence comptable Comptabilité fournisseurs BC 500 Et depuis le 1er janvier 2017 dépôt des factures sur : Chorus Portail pro Référence du BC obligatoire

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

Flux de la dépense achat de gaz Le flux de la dépense pour l’achat de gaz est identique à celui de la location des bouteilles. Laboratoire Commande annuelle OS Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture et paiement Saisir le SFV en valeur ou quantité. Le SFV doit être saisi avec le BL Exceptionnellement, le SFV peut être réalisé à réception du workflow de réception manquante.

Flux de la dépense achat de gaz Exemple de commande d’achat de gaz Air Liquide GM = GA… selon la nature du gaz (se reporter au MOP sur espace des personnels . Bien acheter) Imputation = Z ou I si Eotp

Rappels sur Mails d’alerte ou Workflow Pour quelle raison? Sous quelle forme? Adressé à qui ? Action attendue Mail d’alerte @mail manuel + copie de la facture en pièce jointe du mail Valideur de la commande Réponse par @mail après traitement Worflow Absence de SF @mail automatique + copie de la facture en ZRM05 via ZRM05 Worflow d’écart via MIGO / ME22N Worflow d’information Réponse au WF via ZRM05+ ME22N / MIGO

Rappels sur Mails d’alerte ou Workflow Refus du Workflow Le gestionnaire ne peut pas traiter le workflow pour les raisons suivantes : Litige avec le fournisseur et le gestionnaire financier demande un avoir au fournisseur Facture saisie sur un poste de commande incorrect ou sur un n° de commande incorrect. Indiquer en note utilisateur les références correctes du poste ou de la commande à rattacher à la facture Doublon de facture Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus

Consultation des factures Vous pouvez consulter vos factures avec plusieurs transactions ZRM03 : uniquement les factures traitées en dématérialisation ME23N : toutes les factures (copie de la facture en service objet si celle-ci a été traitée en dématérialisation) FBL1N : toutes les factures par fournisseur avec la date de paiement

Points d’amélioration 2017 Poursuivre l’analyse sur les factures 2016 pour apurer l’antériorité Traitement des avoirs reçus et à recevoir Faire vivre le tableau de suivi du parc Traiter rapidement les workflow et si nécessaire signaler les problèmes dans la note utilisateur

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

Sommaire Présentation générale Flux de la dépense Bouteilles Flux de la dépense achat de gaz Echanges Conclusion

Contacts dossier Air liquide Référent administratif : Valérie Teisseyre Enclos : gazconditionnes@upmc.fr Factures 2016 et antérieures : Magali Librizzi Factures 2017 : Interlocuteurs selon CF

Contacts dossier Air liquide Pôle CF Gestionnaire Observation Pôle 2 01 Adeline Petrus Uniquement CF DPI et DLC DPI : 01_060 DLC : 01_230/ 01-240 / 01_540 / 01_550 / 01_560 /01_570 Marie-Solène Guilbert Hors DPI et DLC . Tous les CF qui commencent par 01 sauf ceux-ci-dessus 03 Rémy Amazias   Pôle 1 04 Edwige Fortas 05 06 07 Adama Koulibaly 09 18 Muriel Bezombes 19 Ourdia Dhamane 25 26 27 Aouda Mostafaoui 29 Lilia Hani 33 36 37 38 39 40 67 Catherine Guizonne Pôle Saic 2 Salim Bouadi - Magali Librizzi CF 55_020 et centre de coûts 55_020* Interlocuteurs par CF en comptabilité fournisseurs

Merci de votre attention FIN Merci de votre attention