Présentation de la base de données d’inventaire des produits dangereux (Bdipd)

Buts Permettre une meilleur gestion des inventaires de laboratoire; Favoriser une bonne gestion des produits dangereux; Effectuer une meilleure prévention; Améliorer les interventions en cas d’urgence.

Vos responsabilités Mettre à jour l’inventaire de vos produits dangereux dès que vous recevez ou finissez un produit. Participer à la création d’alerte (à venir), dans le cas de produits former des peroxydes ou ayant des dates d’expiration à respecter, il sera possible de se créer des alertes. Participer à l’ajout des fiches de donnée de sécurité aux nouveaux produits LA GMD vous assistera en cas de besoin pour l’utilisation de la base de données et veillera conjointement avec vous à créer des alertes sur certains produits et à l’ajout des fiches de données de sécurité.

Autoriser des accès Onglet Référence Accès en consultation seulement (sans modifier l’inventaire): Nous sommes en train de développer un écran pour la consultation seulement. Nous vous informerons dès qu’il sera prêt. Le responsable du laboratoire ou de l’inventaire ou la GMD pourra autoriser les accès (consultation): 1- Références 2- Locaux Accès 3- Rechercher votre local 4- Cliquer sur le cadenas dans Accès: 5- Sur la loupe sélectionner le nom du ou des utilisateurs à créer les accès. Une date de fin peut aussi être indiquée. 6- Faire Enregistrer ensuite.

Autoriser des accès Accès avec possibilité de modifier l’inventaire: Lorsqu’un nouvel étudiant ou employé entre dans votre laboratoire et vous voulez qu’il puisse modifier l’inventaire, vous devez faire la demande à Genevieve.bureau@uqtr.ca afin de créer l’accès. Un compte personet est requis pour cette option. Il est possible de créer un compte personet provisoire pour les étudiants n’ayant pas de personet dans le laboratoire. Demander à Geneviève Une fois autorisés, les utilisateurs pourront utiliser et modifier l’inventaire

Comment accéder à la BDIPD Accès à l’inventaire par: Personet Onglet: Outil de gestion Lien: Inventaire des produits dangereux

Onglet Mise à jour Colonne: Modifier: Permet une modification d’une entrée (renvoi à une page similaire à « ajout produit ») changer les informations sur la nouvelle commande reçue. Commander: Le panier permet d’ajouter le produit à sa liste d’achats (permet de se créer une liste, mais ne peut pas commander directement) Copier: ouvre une page « Ajout de produit » avec les champs déjà remplis (ex: même C.A.S. mais distributeur différent). Utile pour des produits similaires (apporter les modifications nécessaires) Case Présent: cette case peut être cochée lorsque vous faite une mise à jour de l’inventaire Case Retirer: permet de retirer un produit de l’inventaire sans supprimer sa fiche, exemple quand vous finissez un produit (pour de besoins de budget) Case Détruire: supprime définitivement la fiche (à éviter, car d’autres utilisateurs peuvent avoir dans leur inventaire le même produit)

Il est aussi possible d’effectuer une recherche, filtrer, etc… les inventaires. Voir Aide en haut a droite pour les détails

Onglet Ajout de produit Avant d’ajouter un nouveau produit: faire une recherche dans la base de donnée si le produit y est déjà entré. Sinon, alors vous pouvez ajouter un produit: Entrez les informations requises Voir la dernière page de la présentation sur les consignes pour bien entrer les nouveaux produits Important: une fois créée, la fiche produit ne peut être supprimer que par la GMD. Vérifier votre orthographe et vérifier si le produit existe déjà avant d’enregistrer.

Onglet Ajout de produit Lorsque vous avez un nouveau produit: 1-) Recherchez d’abord dans Ajout de produit, no catalogue Cliquer sur la loupe 2-) Si le produit est déjà dans la base de donnée, vous obtiendrez cette page: Cliquer alors Récupérer pour l’ajouter à votre inventaire

3) Si le produit n’est pas dans la base de donnée: entrer les informations tel que décrit à la fin de la présentation et cliquer sur enregistrer

Onglet Ajout de produit La partie supérieure (la fiche produit) est publique: elle crée une fiche pour le produit qui peut être réutilisée par d’autres. Le champs numéro de produit et nom du produit permettent d’effectuer une recherche par nom, CAS et # de produit afin de vérifier si le produit est déjà dans le système. Il suffit de cliquer sur la loupe Cette partie commande et localisation est propre à votre commande.

Onglet Ajout de produit La partie inférieure (la fiche commande et localisation) est confidentielle. Elle est spécifique à cette commande dans votre inventaire. Possibilité de cacher la localisation du produit, en sélectionnant confidentielle Vous devez entrer le propriétaire du produit (nom du chercheur/ responsable).

Onglet Ajout de produit Une fois le produit enregistré, de nouveaux boutons apparaissent en haut à droite Fiche: permet d’ajouter une fiche signalétique (en format PDF) au produit. L’ajouter soit en français (FR) ou anglais (AN).

Onglet Ajout de produit Le bouton Caractéristique: permet d’associer des caractéristiques au produit (code SGH, conditions d’entreposage spéciales, etc…) au produit Ce travail sera fait conjointement avec la GMD

Onglet Ajout de produit Vous entreposez des produits dans un autre laboratoire? Comment les voir dans l’inventaire? Tout d’abord, le responsable du local (où vous entreposerez le produit) devra créer un accès à votre responsable de local (automatiquement le responsable de l’inventaire aura l’accès). (voir diapo 4) Si ce n’est pas possible, demander à la GMD de le faire. Une fois l’accès créé, vous pourrez voir la nouvelle localisation où vous désirez entreposer votre produit. Vous ne pourrez pas voir tout l’inventaire du laboratoire où vous entreposez votre produit (sauf les produits dont vous êtes le propriétaire). Mais le responsable du local pourra voir ce que vous entreposez dans son local (pour des fins de sécurité).

Onglet recherche Possibilité de faire une recherche de tout votre inventaire en choisissant la localisation: Possibilité de faire une recherche d’un nom de produit (ou no de CAS, no catalogue, distributeur…): 1- Dans mes locaux: la recherche du produit se fera uniquement dans la liste de locaux dont vous avez un accès. 2- Dans tout l’UQTR: Si vous chercher qui a un produit en particulier, faire une recherche en choisissant cette option. La localisation du produit ne sera pas visible, mais il sera possible d’identifier la personne à contacter (si le produit n’est pas confidentiel). 3- Dans liste des produits: Cherchera dans toutes les fiches créées de produit. Il est possible que le produit ne soit plus disponible à l’UQTR, mais vous aurez accès à la fiche de données de sécurité du produit.

Onglet référence Fiches: Ajouter ou modifier une fiche signalétique d’un produit Distributeur/ Fabricant: Liste des fabricants et distributeurs. Si vous ajoutez un produit d’un distributeur qui n’est pas encore entré dans la liste, vous pouvez en créer un nouveau Locaux –Accès: Pour gérer les accès et designer les responsables des locaux (expliqué en début de présentation) Locaux – Aménagements: Modifier les localisations d’un local (armoire, tablette, etc.) Tables de codes: Emplacement: permette d’ajouter un nouveau type de localisation Les autres rubriques ne sont modifiable que par la GMD

Locaux –Aménagement Onglet référence Les aménagements sont les endroits où sont entreposés les produits (Armoires, étagères, etc…) Il est possible de mettre 3 niveaux à ces aménagements: ex, Armoire 1, tablette 2, bac A. Il n’est pas obligatoire de créer de aménagement, mais il sont utiles pour retrouver rapidement les produits.

Onglet référence 1. Les locaux auxquelles vous avez accès sont dans cette liste 3. Cliquer ici pour enregistrer 2. Sélectionner un emplacement de niveau 1 ici (exemple armoire)

Onglet référence Par la suite, il sera possible d’ajouter un emplacement de niveau 2, puis un niveau 3 une fois que le niveau 2 est enregistré.

Consignes pour entrer de nouveaux produits: ***Important*** Consignes pour entrer de nouveaux produits: La rubrique « Nom du produit » devrait contenir le nom du produit en anglais. Éviter les abréviations si possible. Le nom français et les abréviations peuvent être inscrit dans « Autres noms » Avant de créer une nouvelle entrée, vérifier toujours si le produit existe déjà dans la base de donnée avant. Portez attention à l’orthographe et aux fautes de frappe. La base de donnée ne supporte pas les caractère spéciaux. N’utiliser pas d’ et de β, écrivez les en texte (alpha, beta) Ne pas mettre le grade de pureté (99,9%, ACS) dans le nom pour les produits pures. Le mettre dans commentaire si pertinent. Pour les solutions, indiquer la concentration dans le nom. Ex Sulfuric Acid 5% ou 1M. Préciser le solvant si ce n’est pas de l’eau dans commentaire

Consignes pour entrer les nouvelles fiches de produit: ***Important*** Consignes pour entrer les nouvelles fiches de produit: Pour les solutions préparées par vous ou votre équipe, il n’est pas nécessaire de l’entrer dans l’inventaire à moins que vous prévoyez l’entreposer pour plus d’un jour et qu’elle présente des dangers. Inscrivez-le comme tout autre produit. Entrer UQTR comme distributeur et assurer vous que la bouteille est bien identifiée. N’oubliez pas: le fabriquant est la compagnie écrite sur le pot, distributeur est la compagnie qu’il faut contacter pour l’acheter. Attention de me pas confondre une marque de commerce (Omnipur, Acculute) avec le fabriquant.

Nous avons besoin de votre collaboration: Faites nous part de tout problème ou bogue avec la base de donnée, des ajustements peuvent être encore requis Geneviève Bureau, poste 2687