L’identitovigilance, le premier acte de soins Insérer Ici le LOGO de votre établissement L’identitovigilance, le premier acte de soins CRÉER UNE IDENTITE DU PATIENT UNIQUE ET FIABLE Note pour le formateur Ce diaporama aborde : 2 premières diapositives, sous forme de questions, pour introduire le sujet et favoriser l’échange avec les professionnels Le rôle des créateurs d’identité et leur identification dans l’établissement Pourquoi l’identité est une donnée primordiale Les modalités de vérification et création de l’identité du patient : Demande d’un justificatif d’identité au patient Recherche d’antériorité dans le système informatique Si le patient est présent : vérification de la concordance des informations Si le patient n’est pas présent : création de son identité La gestion des cas particuliers : patients non communicants, mineurs, anonymat… Les procédures et protocoles mis à disposition Une sensibilisation sur les erreurs d’identité et les modalités de signalement Les modalités de correction des identités Le diaporama se conclue par un quizz d’évaluation des connaissances Réseau Qualité Risques Picardie Module 2 – Créateurs d’identité

Comment écrivez- vous…??? JEAN MARIE DUPOND LAJOIE JEAN - MARIE DUPOND - LAJOIE JEAN MARY DUPOND LAJOIE JEAN MARIE DUPONT LAJOIE JEAN MARIE DUPOND LAJOY Note pour le formateur Attention ! Diapositive animée! Interroger les professionnels puis faire apparaître les différentes possibilités d’écrire Jean Marie Dupond Lajoie JEAN – M. DUPOND LAJOIE DUPOND LAJOIE JEAN (MARIE)

Comment savez-vous que c’est lui? MÊME NOM VILLAGE DATE DE NAISSANCE LIEU DE NAISSANCE ADRESSE CARTE VITALE PIECE D’IDENTITE …..???

Qui sont les créateurs d’identité dans l’établissement ? Manuel de certification HAS - Critère 15.a : l’identification fiable et unique du patient à toutes les étapes de sa prise en charge et à chaque venue permet de relier toutes les données relatives à une personne et de délivrer l’acte prescrit à la bonne personne Diapo à personnaliser par l’établissement : préciser quels professionnels / métiers sont habilités à créer des identités, qu’elles soient permanentes ou provisoires Professionnels du bureau des entrées / admissions Soignants Secrétaires médicales Le créateur d’identité est garant de l’identité fiable et unique

L’identité du patient : une donnée primordiale IDENTITE DU PATIENT SYSTÈME INFORMATIQUE ETIQUETTE LOGICIELS Bracelet Examens Traitements Dossier patient Note pour le formateur L’identité du patient est une donnée primordiale car elle suit le patient tout au long de sa prise en charge et lors de ses prochains séjours. On la retrouve dans le système d’information (interfaces avec les différents logiciels existants dans l’établissement) et également, à travers les étiquettes qui sont utilisées pour les examens, les traitements, le transport…. Prescription / Administration Radio, Repas, etc… Dossier patient Archives Transport  Facturation

Etape 1 : demande d’un justificatif d’identité. Des modalités d'identification précises p pour une identification fiable Etape 1 : demande d’un justificatif d’identité. Il faut TOUJOURS se baser sur des informations inscrites sur un document d’identité officiel Carte nationale d’identité Passeport Carte de séjour, de résident Note pour le formateur Les seuls documents d’identité officiels sont la CNI, le passeport ou la carte de séjour/ de résident Les actes de naissance, permis de conduire etc… ne sont pas valables. Il est important de bien vérifier la concordance des informations entre, par exemple, la CNI et la carte vitale. Si le patient est un enfant et qu’il ne possède par les 3 documents officiels, se baser sur le livret de famille Actes de naissance Permis de conduire Carte vitale Carte de transport Etc… Pensez à vérifier la concordance des informations figurant sur les différents documents présentés

Des modalités d'identification précises pour une identification fiable Etape 2 : Recherche d’antériorité la date de naissance,  les 3 premières lettres du nom de naissance,  les 3 premières lettres du prénom. Le patient est-il présent dans la base de donnée de l’établissement? Note pour le formateur La recherche d’antériorité est une étape qui ne doit pas être oubliée. Elle permet d’éviter la création de doublons dans le système d’information OUI NON Vérifier la concordance des éléments existants avec les éléments figurant sur le justificatif d’identité Saisir l’ensemble des éléments nécessaires à l’identification fiable du patient

Vérification de la concordance Toutes les informations sont entièrement concordantes Il y a des différences : Corriger en se basant sur le document officiel Faire une identité provisoire Alerter le bureau des entrées et le DIM Note pour le formateur Suite à la recherche d’antériorité, si les informations sont concordantes, l’identité est validée S’il y a des différences, corriger l’identité selon l’organisation en place dans l’établissement (DIAPO A PERSONNALISER) Diapo à personnaliser par l ’établissement selon l’organisation en place dans l’établissement

Création de l’identité Les traits stricts d’identité DATE DE NAISSANCE NOM DE NAISSANCE PRENOMS SEXE Toujours demander au patient : de vérifier son identité de décliner son identité  privilégier les questions ouvertes

Règles de saisie En MAJUSCULES Saisir les noms et prénoms complets Pas d’apostrophe, de /, ni de \ Pas de caractères diacritiques (accent / tréma / cédille : à, â, ä, é, è, ê, ë, î, ï, ô, ö, û, ü, ç) Pas de tirets  espace Pas d’abréviations Date de naissance au format : JJ/MM/AAAA Nom : SAINT AIME D ESTAING Prénom : JEAN FRANCOIS Nom : ST Aimé D’ESTAING Prénom : JEAN-FRANÇOIS

Les cas particuliers Préciser l’organisation interne à l’établissement pour les cas particuliers suivants Patient non communicant : inconscient, dément, ne parlant pas français Patient sans papiers d’identité à l’entrée Mineur seul sans papier d’identité Entrée réalisée par un tiers (ambulancier, accompagnant) Patient souhaitant conserver l’anonymat (accouchement sous X et Patients hospitalisés pour toxicomanie => date de naissance limitée à l’année) Note pour le formateur DIAPO A PERSONNALISER (et à dupliquer éventuellement) Expliquer comment doit être réaliser la création d’identité pour les cas particuliers qui concernant l’établissement. Comment sont réalisées les identités provisoires?

Pour vous aider… Des procédures et protocoles sont mis à votre disposition : Diapo à personnaliser en listant les protocoles existants et le moyen d’y accéder (classeur / GED…)

Les erreurs lors de la création d’identité… Les erreurs concernant l'identité relevée à l'admission étiquette d'identification du patient fausse erreur d'orthographe du nom et/ou du prénom, erreur de date de naissance absence de nom de naissance inversion du nom et du prénom attribution d'un dossier informatique erroné en cas d'homonymie patient pressé, urgence Les erreurs spécifiques au système informatique Existence de doublons : une même personne, deux identifiants donc deux dossiers incomplets Collision : un identifiant distribués à deux personnes donc un dossier chimère Note pour le formateur Les deux diapositives suivantes sensibilisent les professionnels sur les erreurs d’identité. Celles commises à l’entrée peuvent avoir des conséquences (parfois graves) lors des soins

…peuvent avoir un impact sur les soins Erreurs de transfusion Erreur de côté / d’intervention au bloc Diagnostic erroné Erreur de dispensation médicamenteuse

Signalement des erreurs d’identité Quelles erreurs d’identité faut-il signaler ? Toutes les erreurs pouvant avoir un impact ou non sur la prise en charge du patient Doublons - plusieurs dossiers pour la même personne physique Collisions - deux personnes physiques sont confondues sous la même identité Usurpation d’identité - prise délibérée de l’identité d’une autre personne Discordance d’identité - non concordance des différentes données d’identité du patient (ex : prénom et sexe) Erreur de patient, Erreur d’étiquetage, etc…

Signalement des erreurs d’identité Comment signaler les erreurs d’identité ? Diapo à personnaliser par l’établissement Rappelez les modalités de signalement d’un EI au sein de votre structure ainsi que son circuit

Correction des erreurs d’identité Diapo à personnaliser Préciser qui corrige les identités, quand, quel est le circuit…. Garder la traçabilité des fusions

Quizz 1. Quelle pièce officielle est à demander au patient ? carte d’identité  carte vitale  permis de conduire  carte de séjour 2. Classer les trois étapes de création d’identité dans l’ordre :  recherche d’antériorité  demande des justificatifs d’identité  saisie 3. Quels sont les critères de recherche d’identité ? date de naissance  ville de naissance  nom marital  nom usuel nom de naissance  3 premières lettres du nom  3 premières lettres du prénom 4. Quelle est la bonne saisie ?  Jean-François  JEAN FRANCOIS  Jean FRANCOIS 5. En cas d’erreur d’identité vous…  corrigez l’identité  informez la personnes en charge de la correction des identités  faites un signalement d’EI  informez le patient  créez un nouveau dossier

Quizz : Réponses 1. Quelle pièce officielle est à demander au patient ?  carte d’identité  carte vitale  permis de conduire  carte de séjour 2. Classer les trois étapes de création d’identité dans l’ordre :  recherche d’antériorité  demande des justificatifs d’identité  saisie 3. Quels sont les critères de recherche d’identité ? date de naissance  ville de naissance  nom marital  nom usuel nom de naissance  3 premières lettres du nom  3 premières lettres du prénom 4. Quelle est la bonne saisie  Jean-François  JEAN FRANCOIS  Jean FRANCOIS 5. En cas d’erreur d’identité vous…  corrigez l’identité  informez la personne en charge de la correction des identités  faites un signalement d’EI  informez le patient  créez un nouveau dossier

Merci de votre attention!