Rapport de Stage Lefèvre Charlotte 3éme3 J.L.International

Sommaire 1)Présentation de l’entreprise 2)Fonctionnement de l’entreprise 3)Observation et présentation d’une activité 4)Compte-rendu hebdomadaire 5)Description des taches accomplies 6)Conclusion

Présentation de l’entreprise 1 rue Paul Henri Spaak 77240 Vert Saint Denis Tél : 01.64.14.49.00 Courriel : jli@j-l-international.fr La société J.L.International a été créée en 1998 et est spécialisée dans le transport scolaire de personnes handicapées sur l’ensemble de la France. L’accueil, la disponibilité et le professionnalisme font de J.L.International la référence dans ce domaine d’activité. Source : Google Maps Sommaire

Fonctionnement de l’entreprise Président Directeur Général Délégué Assistante de Direction Assistante de Direction Directeur Administratif et Financier Directeur d’exploitation Responsables marches publiques Déléguée Commerciale Terrain Service Commercial, Département Nord Responsable Parc Automobile Service Financier Assistante Gestion Gestionnaires Assistante Gestion Ressources Humaines Service Gestion Agent d’Entretien Chauffeurs Techniciens Parc Auto Hôtesse d’Accueil Sommaire

Le service Parc Automobile Observation et présentation d’une activité Le service Parc Automobile Les véhicules de la société ont tous un contrat de maintenance. Cela permet aux chauffeurs, en cas de problème, de ce rendre au garage référencé pour faire réparer et entretenir le véhicule. Pour la maintenance, une lettre type est envoyée aux chauffeurs. Cette lettre type leurs explique la démarche a suivre et a qui s’adresser selon le problème. Exemple : Si il y a un pneu crevé  Aller chez SPEEDY L’envoie de la lettre aux 800 chauffeurs évite les appels téléphoniques et permet une procédure plus rapide. J’ai du m’occuper de l’envoi de ces 800 courriers. Logiciel utilisé : SIP2 SIP2 est un logiciel pour la gestion de la flotte automobile. Il permet aux gestionnaires d’entrer toutes les informations relatives aux véhicules. Les informations techniques telles que : les numéros de châssis, l’immatriculation, numéro de carte Total, Speedy, contrat d’assurance … ou informations administratives (A quel chauffeur le véhicule est attribué, depuis quand, l’index compteur a la date de livraison et restitution). Sommaire

Annexe Ce logiciel informe automatiquement les alertes aux gestionnaires qui se connectent. Les alertes peuvent porter sur différents domaines : échéances estimées de fin de contrat (pour les véhicules a restituer), échéances techniques (révisions, contrôles réglementaires…),anomalies diverses… Ce logiciel permet également le rattachement de tous types d’évènement (sinistre, PV…) ce qui simplifie le travail des gestionnaires puisqu’il n’y a plus besoin d’aller récuperer des documents dans les dossiers. Le Parc Automobile s’occupe aussi de la préparation des véhicules. Ceci s’effectue dans l’atelier technique de l’entreprise : Lavage extérieur et intérieur du véhicule Nettoyage des plastiques et vitres Vérification des niveaux de l’huile, liquide de refroidissement, lave glace Contrôle des pneumatiques Mettre le triangle et gilet de secours Vérification de la roue de secours Mettre les étiquettes sur le véhicule (transport de personnes handicapées) Le véhicule retourne ensuite sur la plateforme de livraison. Ensuite il sera attribué à un chauffeur. Sommaire

Compte-rendu hebdomadaire Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Matin Affranchissement du courrier Suppression des cartes Total rattachées a des véhicules restitués sur le site Total. Enregistrements de candidatures chauffeurs par téléphone. Répartition du courrier dans l’entreprise. Envoie d’une lettre type pour la maintenance* des véhicules aux 800 chauffeurs. Affranchissement du courrier. Mise a jour des relevés kilométriques des véhicules sur le logiciel SIP2. Suppression des cartes Total rattachés aux véhicules restitués sur le site Total. Destruction des cartes Total supprimées sur le logiciel. Après - Midi Observation de la gestion* service paye et participation à quelques taches administratives (photocopies, classements). Enregistrement des contrats de location de voitures dans le logiciel SIP2 puis faire un classement dans les classeurs appropriés. Envoie d’une lettre type pour la maintenance des véhicules aux 800 chauffeurs.(suite) Préparation des colis de Noël pour les salariés administratifs. Observation des restitutions des véhicules pour les chauffeurs avec un des gestionnaires. Préparation de 10 véhicules (collage des étiquettes « transport de personnes handicapées » sur l’avant et l’arrière du véhicule. Archivages* des dossiers des véhicules 2010 (véhicules étant loués a l’année). Sommaire

Descriptions des tâches accomplies Pour l’affranchissement du courrier, il s’agissait de peser le courrier et de le passer dans la machine d’affranchissement avant de pouvoir l’envoyer par la poste. La suppression des cartes Total consiste a annuler les cartes selon les procès verbaux de restitution. Grâce a des codes d’accès je me suis connectée au site Total . L’enregistrement des candidatures se fait par téléphone. Il y a quelques questions précises a poser: Nom, Prénom, Age, Ville et Département du lieu d’ habitation, dispose ou non d’un véhicule personnel. La préparation des colis de Noël consistait à faire l’emballage et noter le nom de chaque personnes concernées. Relevé kilométrique dans un tableau : dans deux colonnes du tableau il fallait entrer l’index compteur de chaque véhicules (relever les kilomètres sur les véhicules qui sont sur le Parc Automobile de l’entreprise). La première colonne était un relevé au 30/06/11 et la deuxième un nouveau relevé au 15/12/11. Sommaire

Conclusion J’ai aimé de faire ce stage dans un service Parc Automobile. Les tâches a effectuer étaient très variées, tous le travail ce faisait en équipe ce qui permet de partager différentes expériences. L’apprentissage du logiciel de gestion Parc Automobile (SIP2) était enrichissant. La partie la moins intéressante était l’archivage car ceci prend beaucoup de temps. J’ai beaucoup apprécié les personnes avec qui j’ai travaillé et qui m’on fait confiance pour effectuer certaines tâches importantes et difficile (Ex : Suppression cartes Total et l’archivage) Sommaire

Annexe Logiciel SIP2. Exemple de lettre type a envoyer au chauffeurs.

Lexique Gestion : Administration d’une entreprise. Archivage : Classer et conserver des documents ne présentant plus un intérêt immédiat. Maintenance : Ensemble des opérations, permettant de maintenir ou de rétablir un véhicules dans un état donné, ou de lui restituer des caractéristiques de fonctionnement spécifiées. Numéro de châssis : Numéro de série du véhicules Relevé kilométrique : Nombre de kilomètres parcourue par le véhicule Sinistre : = Accident