Gestion des volumes récoltés Présentation aux BGA et PRAU DGFo de l’Outaouais

Introduction Le régime forestier se base sur une gestion contractuelle des volumes de bois à récolter. Les directions de la gestion des forêts (DGFo), sont responsables du contrôle des volumes récoltés, mais requièrent la collaboration des BGA dans cet exercice. Les Direction de Gestion des Forêts (DGFo) sont en fait la partie «Forêts» des anciennes Direction Générales Régionales (DGR) .

Les droits de récolte À partir des volumes calculés en possibilité forestière, le Ministre établit le volume attribuable pour ensuite être en mesure de consentir différents droits de récolte tel : GA - contrats de vente découlant de la levée d’option; Marché libre - contrats de vente du BMMB VNR - contrats de vente de gré à gré; Autres permis d’intervention. Les multiples permis sont : Les PRAU et les permis autres fins (les P’tits permis).

Les contrats de vente Un industriel peut se voir octroyer différents contrats de vente au cours d’une même année (réf. LADTF): Contrat de vente en application à la GA Article 102 : suite de bois renoncés Article 114 : réallocation en raison d’une fin GA Article 46.1: VNR 2008-2013 Article 63 : Bois rémanent (récolte) Chacun de ces contrats de vente ou autorisations sont distingués à l’aide de numéros distincts et uniques dans Sympa.

Changements dans la reddition de comptes sur les droits consentis Depuis avril 2013, la gestion des volumes récoltés s’effectue par contrat de vente, par autorisation de récolte et par permis d’intervention. Dans les limites du volume attribuable Progressivement, la façon de gérer les volumes récoltés a été adaptée à ce nouveau mode de gestion.

Problématique de suivi : le rapport d’activités technique et financier (RATF ) Le RATF présente la déclaration des volumes récoltés La donnée est présentée globalement pour une entreprise sans égard à ses différents droits de récolte. La production de ces RATF par les entreprises et leur validation par le ministère exigent des efforts considérables

Constat sur le RATF Bon nombre de déclarations aux RATF, jusqu’à 2013-2014, affichent des volumes mesurés différents de ceux banqués dans Mesubois faisant ressortir l’incohérence de ces deux bases de données; Les bilans produits à partir du RATF ne peuvent tenir compte des fréquentes modifications effectuées dans Mesubois après le dépôt du RATF.

Par exemple… Activité de facturation jusqu‘à la saison 2015-2016 Saison de récolte Nbre de mois suivant le RATF Nbre mois avec activités de facturation Volume de plus que déclaré (millier) Montant en redevances (million) 2013-2014 12 324 2,59 $ 2012-2013 24 22 759 5,46 $ 2011-2012 36 28 782 4,61 $ 2010-2011 48 41 1217 5,55 $ 2009-2010 60 53 654 3,57 $ 2008-2009 72 dernière facture octobre 2013 2007-2008 84 dernière facture décembre 2013 Lecture en date de décembre 2015

Simplification 2013 Le coût du mesurage est directement lié à l’intensité d’échantillonnage et à la gestion administrative. La simplification visait à : Simplifier le contrôle opérationnel au niveau du transport et du mesurage à la destination; Faciliter la gestion administrative tout en assurant une reddition de comptes par BGA ou PRAU.

Simplification retenue en 2013 Pour un même BGA Contrat VGA Autorisation BSS Contrat gré à gré Mesurage regroupé Simplifier le transport et diminuer les coûts d’échantillonnage Reddition comptes Gestion par BGA et PRAU Gestion globale des résultats

État de situation en 2015 La simplification opérationnelle est adéquate mais la gestion administrative n’assure pas une gestion par droit de récolte: Pas de résultat de volume récolté (mesuré et MLNU) par contrat ou autorisation; La gestion des dépassements de volumes récoltés est globale; Lors de dépassements, les actions et sanctions sont différentes selon un contrat de VGA versus un contrat de gré à gré; L’administration des volumes par contrat est assumée par le Ministère ce qui rend difficile le suivi des volumes par les entreprises.

État de situation en 2015 Le processus d’émission des autorisations de mesurage actuel ne permet pas une reddition de comptes par contrat de vente, permis ou autorisation; La déclaration actuelle de la MLNU est globale et ne tient pas compte des différents droits de récolte d’un client.

Le moyen retenu pour assurer une gestion des volumes par droit consenti Produire un Manuel de gestion des volumes récoltés qui inclut ; les rôles et les responsabilités des clients et ceux du Ministère; les instructions relatives à la gestion des volumes par droit consenti; la production de différents rapports synthèse de reddition de comptes.

Quelques grandes lignes du processus Mesubois devient la source officielle des bois récoltés. Ainsi, par client , on y retrouve le volume mesuré et le volume de MLNU; Le déclaration de la MLNU au RATF sera produite sous une forme différente qui représentera la pièce justificative à la l’enregistrement de la MLNU dans Mesubois par un mesureur de bois;

Quelques grandes lignes du processus Les volumes sont banqués dans Mesubois par projet de mesurage ou projet de facturation (module GVF); Tous les projets banqués dans Mesubois sont associés à un numéro de contrat de vente, d’autorisation ou de permis d’intervention; Mesubois offre plusieurs rapports pour faciliter l’administration des volumes récoltés; 1 projet de mesurage = 1 seul contrat 1 contrat = 1 ou plusieurs projets de mesurage

Reddition de comptes dans Mesubois Pour un même BGA Contrat VGA Autorisation BSS Contrat gré à gré Mesurage regroupé Simplifier le transport et l’échantillonnage Volume final banqué dans Mesubois Autorisation BSS

Quelques grandes lignes du processus Le client doit effectuer une validation des volumes par projet de mesurage. La conformité aux exigences réglementaires est déclarée par un mesureur de bois; Le client doit effectuer une validation des volumes par droit consenti avant la fermeture des projets de mesurage; Le portail Mesubois accessible au client offrira des rapports pouvant servir aux validations requises; La collaboration du Ministère est assurée pour garantir la complétude de la validation des volumes;

Quelques grandes lignes du processus Le rapport annuel des droits consentis (RADC) préliminaire ou final présente les volumes récoltés par client; Après le dépôt du RADC final, aucun ajustement de volumes n’est possible pour la saison fermée couverte par le rapport (1er novembre); Tout ajustement de volumes accepté par le Ministère après le dépôt du RADC final s’applique à la saison en cours; Les volumes banqués dans Mesubois demeurent statiques à la date du dépôt du RADC.

Mise en œuvre du processus 2016-2017 est une saison d’appropriation des rôles et responsabilités des intervenants de l’industrie et du Ministère touchant : La gestion des volumes récoltés; La reddition de comptes par droit consenti. Dans tous les plans, le MFFP et les BGA agissent de concert pour la gestion des volumes

Rôles et responsabilités des parties - PRAN BGA Sélectionner les SI pour couvrir les besoins des contrats. Respecter les cibles en volume par UA. Produire une PRAN couvrant la totalité des volumes de l’ensemble des clients à partir des SI fournis par la DGFo Modifier la PRAN pour inclure les nouveaux contrats de vente. Modifier les PRAN de la région pour balancer les volumes régionaux par ER. Modifier la PRAN pour tenir compte des ajustements de volume suite aux dépassements et résultats des RADC.

Rôles et responsabilités des parties - PRAN MFFP Valider la PRAN déposée et, le cas échéant, l’autoriser. Équilibrer le volume de BSS à l’ER. Ajuster la répartition des bois à la fin de saison de récolte. Conjointement, MFFP et BGA Convenir d’entente sur la MLNU-ND et MLNU-SP.

Rôles et responsabilités des parties – suivi des récoltes BGA Assurer un suivi des volumes récoltés, en cours de saison, dans le but d’éviter tous dépassements de volumes autorisés par ER. Déterminer le volume de la MLNU sur l’ensemble des SI. Produire la pièce justificative déclarant les volumes de MLNU par UA. Produire les formulaires de mesurage pour rapporter la MLNU. Répartir les volumes mesurés par contrat de vente, permis et autorisation en respect des volumes autorisés à ces derniers. Respecter la priorité d’approvisionnement des contrats. Attribuer les volumes de BSS en dépassement à la GA ou au PRAU. Produire la déclaration de vidange des secteurs de récolte d’une saison antérieure.

Rôles et responsabilités des parties – suivi des récoltes MFFP Déterminer le niveau de satisfaction quant au respect réglementaire ou contractuel touchant la MLNU. Émettre un projet de mesurage servant à rapporter la MLNU. Produire les formulaires de mesurage pour rapporter les MLNU temporaires en plus de la MLNU-SP. Produire les rapports de volumes par contrat, permis et autorisation dans Mesubois et les rendre accessibles aux clients. Appliquer le plan de contrôle touchant à la déclaration de vidange des secteurs récoltés. Conjointement MFFP - BGA Ajuster les volumes récoltés des saisons antérieures après le dépôt du RADC. Partagée

Rôles et responsabilités des parties – mesurage BGA Responsable de la réalisation du mesurage. Produire les demandes d’autorisation de mesurage original et les modifications en cours de saison. Aviser le ministre d’un changement de destination des bois (art.92) au plus tard le 31 mars. Assurer le contrôle des volumes autorisés en changement de destination (art.93). Convenir de regrouper de différents contrats de vente ou permis dans des projets de mesurage. Produire la convention de la répartition des volumes.

Rôles et responsabilités des parties – mesurage MFFP Analyser les demandes et autoriser les projets de mesurage. Inclut les modifications aux projets de mesurage. Transmettre les modalités applicables au changement de destination (art.92). Produire la liste des volumes rapportés par projet de mesurage. Collaborer à la validation. Conjointement MFFP-BGA Lier chaque projet de mesurage et de facturation à un numéro de contrat de vente, permis ou autorisation

Rôles et responsabilités des parties – mesurage (suite) BGA Assurer la concordance des volumes mesurés par projet de mesurage à ceux rapportés à Mesubois. Produire la «déclaration des volumes mesurés par projet de mesurage». Finaliser le mesurage des bois au plus tard le 31 juillet suivant la saison. Au besoin, ajouter les bois non encore mesurés au 31 juillet au projet de mesurage de la saison en cours.

Rôles et responsabilités des parties RADC MFFP Produire le RADC préliminaire au 1er mai. Transmettre ce rapport aux clients. Valider le RADC et s’assurer de la mise en œuvre des actions correctives. BGA Mettre à jour le RADC pour le 1er novembre. Transmettre ce rapport à la DGFo. Indiquer les actions correctives puis les mettre en œuvre.

Liste des actions à assurer Saison de récolte 2015-2016 DGFo Enregistrement de l'évaluation de la MLNU-UT de chaque BGA dans Mesubois selon la déclaration RATF; demandé pour au plus tard le 15 novembre prochain. Enregistrement de la MLNU-SP dans Mesubois au nom du Ministère selon la déclaration RATF; Enregistrement de la MLNU-ND dans Mesubois au nom du BGA.

Liste des actions à assurer Saison de récolte 2015-2016 BGA : Après entente avec la DGFo, ajuster les volumes en fonction du RADC 14-15 à une année ultérieure Validation des volumes de chaque projet de mesurage et déclaration de conformité par un mesureur de bois; rapportés par entente de récolte, contrat de vente, autorisation et permis ; Déclaration de la MLNU au RATF de la saison 2015-2016 (dernière sous la forme actuelle); Mise à jour de la MLNU-ND au RATF; Mise à jour du RADC 2015-2016 et transmission à la DGFo

Saison 2016-2017 BGA : Considération aux PRAN 2016-2017 des ajustements spécifiés aux RADC 2014-2015 et 2015-2016 Enregistrement de la MLNU-ND dans Mesubois selon les ententes DGFo : Enregistrement de la MLNU-SP dans Mesubois selon les ententes