Le système d'information du secrétaire régional Récolte, traitement et diffusion de l'information Comment organiser l'assemblée générale de la région ? Comment rédiger un communiqué de presse ? Comment organiser une conférence de presse ou une séance d'information ? Comment créer et utiliser les événements régionaux ? Importance du "Cycle du savoir": "le savoir et l'information sont les seuls biens qui se multiplient quand on les utilise". Le cycle du savoir est à mettre en mouvement et à animer tant au niveau interrégional (CH-Regio) qu'au niveau de chaque région par les secrétariats régionaux On va passer assez vite en donnant des coups de projecteurs sur les points fondamentaux qui constituent le "Système d'information du secrétaire régional". Table des matières de l'exposé: voir transparent Introduction: Récolte, traitement et diffusion Instruments du système d'information Puis M. Anthamatten présentera plus profondément l'instrument le plus utilisé des secrétaires régionaux, la voix, qui doit bien sûr être étroitement liée à un intense travail des oreilles !

Récolte, traitement et diffusion de l'information Deux règles d'or : Récolte d'informations : "Soyez curieux, laissez traîner vos oreilles, lisez beaucoup !" Traitement de l'information Diffusion d'informations : "Il ne suffit pas de savoir faire, il faut aussi le faire savoir !" Récolte d'information: Citation Tissez votre toîle d'arraignée, votre réseau Partenaires: Collègues Réseau d'informateurs à soigner SEREC CH-REGIO SAB etc, voir organismes d'appui Traitement de l'information: Evaluation Mise en forme Mémorisation Diffusion de l'information: Important élément de la légitimation d'une association à but non lucratif: "Si vous voulez que les gens cotisent, il faut les convaincre que vous leur rendez service !"

Diffusion d'informations Une règle d'or : "Le système d'information doit se concevoir comme élément constitutif de l'organisation de l'association régionale !" Eléments constitutifs de la diffusion d'information: Information Formation Renseignements à la demande

Diffusion d'informations Quatre questions de base : Quelle information diffuser ? A qui ? (Public-cible) Comment ? (Medium) A quelle fréquence ? (Périodicité) Exemples : Procès-verbaux (comité, AG) Rapports d'activité annuels Rapports d'activité mensuels Bulletins d'information Articles dans la presse locale Autres (Déjeuners-séances) Quelle information diffuser ? "Toute vérité n'est pas bonne à dire!", par contre le manque d'information génère la méfiance... Le choix de l'information à diffuser est donc très délicat et important => utilisez intensivement votre président et votre comité! (décisions à haute teneur politique) A qui ? A toutes les "boîtes" de votre organigramme, (montrer le processus avec un organigramme d'exemple) aux faiseurs d'opinion, aux personnes qui détiennent le pouvoir ou qui représentent la région (députés, parlementaires fédéraux) A la presse locale: traîtement de faveur Aux médias en général (publicitas.ch, webdo.ch,...) Comment ? voir exemples: distribués ou à commander, à mettre dans le classeur Soyez inventifs, soyez originaux, surprenez les gens ! Important: Dites la vérité...

Comment organiser l'assemblée générale de la région ? L'assemblée générale c'est l'occasion : de profiler l'association régionale dans la région d'apporter une information sur un thème d'actualité d'instaurer une convivialité entre les décideurs de la région, du canton, de la Confédération et de l'économie de faire connaître la région à l'extérieur de laisser aller votre imagination Suivre le transparent Voir l'aide-mémoire distribué et le mettre dans le classeur Discussion: quelles sont vos expériences que vous pouvez apporter au groupe (exemple pratique de mise en oeuvre du "Cycle du savoir" pour favoriser l'apprentissage collectif)

Comment rédiger un communiqué de presse ? Quelques règles d'or : Titre accrocheur Court (év. deux versions) Une idée par paragraphe Prêt à l'usage (disquette) Bonne photo en couleurs avec légende (description au verso) A éviter : répétitions inutiles références lourdes à des entreprises ou à des marques Suivre le transparent Voir l'aide-mémoire, le mettre dans le clsseur Discussion: vos expériences

Comment organiser une conférence de presse? Quelques règles d'or : Choisir soigneusement le lieu (central), la date et l'heure (se renseigner) Relancer téléphoniquement avant et après Présence d'une personnalité Bon dossier de presse Courte, apporter des éléments nouveaux, hors dossier Temps pour les questions Apéro, ambiance décontractée Suivre le transparent Eviter les répétitions (attention si plusieurs orateurs: fixer précisément leur "Caahier des charges"), elles ennuient les journlistes Voir l'aire-mémoire distribué et le mettre dans le classeur +Important: Avant la conférence de presse Relancer les médias importants par téléphone Envoyer le dossier de presse sous embargo à ceux qui se sont excusés Etre atteignable pour d'éventuels interviews ou demandes de photos Après la conférence de presse Relancer les médias impotants qui n'ont pas participé, faxer un communiqué de presse Etablir un press book pour récolter ce qui a paru Discussion: vos expériences

Comment créer et utiliser des événements régionaux ? Trois règles d'or : Lier des relations personnelles et amicales avec les journalistes Créer un système d'échanges de prestations A éviter : le harcèlement Possibilité de commander Exemples: Label Vacherin Sortie du PDR révisé Discussion: vos expériences