Lionel DEFRANOUX FOL 22 Introduction LionelFOL 22

Initiation à la comptabilité et à la gestion des associations Mot accueil P Rocher

Formateur Philippe ROCHER FOL 22 - St Brieuc 4 mars 2010 Formateur Philippe ROCHER Présentation : formateur Chaque stagiaire : distribution fiche attentes

3 modules Sensibiliser les responsables associatifs à l’environnement comptable (4 mars) Initier les responsables associatifs aux différentes techniques comptables (11 mars) Initier les responsables associatifs à la gestion budgétaire et financière d’une association (18 mars) Présentation des 3 modules

Sensibiliser les responsables associatifs à l’environnement comptable Module 1 Sensibiliser les responsables associatifs à l’environnement comptable Objectifs : Faire le tour de l’environnement comptable Permettre à chacun de se situer dans cet environnement Information : fiche des attentes à remplir en fin de séances

Qu’est – ce que l’environnement comptable ? Pour vous … Qu’est – ce que l’environnement comptable ? Question ouverte posée au groupe  noter sur un tableau tous les sujets évoqués par les stagiaires Constat : il en manque beaucoup !

Qu’est ce que la comptabilité ? Un langage Saisir des évènements financiers Décrire et synthétiser Définition générale

Dans la comptabilité il y a … La représentation financière de la vie de l’association On décrit chaque action : Les entrées : recettes Les sorties : dépenses Les mouvements internes : retraits ou dépôts d’espèces, virement sur livret La valeur du patrimoine : bâtiments, mobilier, financier. Définition concrète

De la réalité à la comptabilité L’action : Monsieur Martin paie ce jour son adhésion pour un montant de 15 € par chèque. Il pratique l’activité théâtre. L’enregistrement de l’action : Date : 5/3/09 (ce jour) Tiers (fournisseur, client, salarié) : Mr Martin Compte : produits des adhésions Numéro de la recette : N°1 Mode de règlement : chèque Section : théâtre Définition : exemple

De la comptabilité à la communication Le compte de résultat Le bilan L’annexe La fin du travail passe toujours par une présentation normalisée

Quel compta pour quelle association ? La comptabilité doit être adaptée au type de structure : Statut juridique Budget Effectifs salariés Nature des activités (fiscalité, subventions, …)

Pour quelle association ? Information générale : faire un sondage pour classer les associations présentes dans ce tableau

Résultat excédentaire La trésorerie Une association est créée le 1er septembre 2008. Elle reçoit un courrier l’informant qu’elle bénéficiera de 28 000 € de subventions qui lui seront versées à sa création pour 3 000 € puis en deux versements de 12 500 € (fin février et fin août 2009). Fin septembre elle recevra les cotisations de ses adhérents (2 000 €). Elle décide d’embaucher un salarié le 1er septembrepour un coût de 27 000 €/an. Compte de résultat prévisionnel : Produits Charges Cotisations Salaire brut Subventions Charges sociales Total produits Total charges Résultat excédentaire Exemple de compte de résultat excédentaire avec insuffisance de trésorerie

Résultat excédentaire La trésorerie Une association est créée le 1er septembre 2008. Elle reçoit un courrier l’informant qu’elle bénéficiera de 28 000 € de subventions qui lui seront versées à sa création pour 3 000 € puis en deux versements de 12 500 € (fin février et fin août 2009). Fin septembre elle recevra les cotisations de ses adhérents (2 000 €). Elle décide d’embaucher un salarié le 1er septembre pour un coût de 27 000 €/an. Compte de résultat prévisionnel : Produits Charges Cotisations 2 000 € Salaire brut 18 000 € Subventions 28 000 € Charges sociales 9 000 € Total produits 30 000 € Total charges 27 000 € Résultat excédentaire 3 000 € On observe que le compte de résultat prévisionnel est excédentaire

Prévision de trésorerie Date Libellé Encaissements Décaissements Solde 01/09/08 Subventions (1) 3 000 € 30/09/08 Cotisations 2 000 € 5 000 € Salaire + charges 09/08 2 250 € 2 750 € 31/10/08 Salaire + charges 10/08 500 € 30/11/08 Salaire + charges 11/08 1 750 € 31/12/08 Salaire + charges 12/08 4 000 € 31/01/09 Salaire + charges 01/09 2 250 € 6 250 € 28/02/09 Salaire + charges 02/09 -8 500 € Subvention (2) 12 500 € 4 000 € 31/03/09 Salaire + charges 03/09 1 750 € 30/04/09 Salaire + charges 04/09 31/05/09 Salaire + charges 05/09 2 750 € 30/06/09 Salaire + charges 06/09 5 000 € 31/07/09 Salaire + charges 07/09 7 250 € 31/08/09 Salaire + charges 08/09 9 500 € Subvention ( 3) + 3 000 € En prenant en compte les mêmes évènements et leur chronologie on constate que l’association n’aura plus de trésorerie après 3 mois d’activité.

Principes comptables Sincérité Permanence des méthodes Non compensation Prudence Coûts historiques Indépendances des exercices Présentation des principes avec des exemples pour illustrer

Les bonnes pratiques Classement des documents La numérotation L’année en cours Le long terme

Les bonnes pratiques La boîte à outils Logiciels de comptabilité Logiciel « maison » Standard du marché Logiciel gratuit Coût   Durée de vie   Ergonomie  Fiabilité Assistance 

Les bonnes pratiques Les outils personnalisés

Les bonnes pratiques Les outils personnalisés

Les bonnes pratiques Le suivi bancaire

Les bonnes pratiques Le rythme de travail Régularité Plannification Mois Action Janvier Transmettre les factures aux organismes subventionneurs Février Situation intermédiaire Mars Préparation budget « fête de l’école » Avril Préparation des tarifs de bar et restauration pour la fête de l’école Mai Proposition d’une grille de tarifs d’adhésions pour le conseil d’administration Juin Validation des tarifs par le conseil d’administration Préparation des fonds de caisse pour fête de l’école Remise en banque des chèques et de la caisse de la fête Juillet Bilan financier de la fête de l’école Août Envoyer fichier adhésions aux responsables d’activité Septembre Transmettre adhésions à la fédération Préparer clôture N-1 Octobre Rencontre contrôleur des comptes Préparation assemblée générale Novembre Présentation des comptes à l’AG Décembre Dépôt dossier demande de subvention à la mairie Tous les mois Enregistrement comptable Rapprochement bancaire Paiement fournisseurs en compte Contrôle de la caisse

Délégation et contrôle Commissaire aux comptes si : Total des subventions > 153 000 € Au moins 2 critères atteints : 50 salariés 3 049 245 € HT de chiffre d’affaire ou ressources 1 524 622 € de total du bilan Ou décision volontaire de l’association

La délégation Permet : Implique : De partager le travail D’utiliser les compétences de chacun De former de nouveaux bénévoles De valoriser des membres de l’association Implique : Une définition précise des rôles Une adaptation aux compétences de chacun Un contrôle interne

Le contrôle Limiter les risques Augmenter la confiance Erreurs Malversations Augmenter la confiance Adhérents Banques Organismes financeurs

Trésorier : une fonction pérenne occupée par des gens de passage Choisir des outils et méthodes Classer et archiver Anticiper son départ

La trésorerie c’est aussi … La gestion des sauvegardes informatiques Le suivi des salaires Les subventions La fiscalité

La trésorerie c’est aussi … La gestion des sauvegardes Favoriser les systèmes automatiques Cibler les données critiques Utiliser plusieurs versions Eloigner données et sauvegardes

La trésorerie c’est aussi … Le suivi des salaires Connaître les obligations de l’employeur Ne pas confondre remboursement de frais et salaires Utiliser des dispositifs adaptés à l’association

La trésorerie c’est aussi … Les subventions Connaître les dispositifs de financement Respecter la forme imposée pour les demandes Etre prêt à justifier l’utilisation des montants versés

La trésorerie c’est aussi … La fiscalité Association ne veut pas dire structure non fiscalisée La gestion désintéressée Les activités concurrentielles La règle des 4P

La règle des 4P Règle des 4P La gestion est désintéressée L'activité concurrence une entreprise Règle des 4P La concurrence s'exerce par rapport : au produit proposé au public visé au prix pratiqué à la publicité NON NON OUI NON L’association n’est pas imposable aux impôts commerciaux L’association est imposable aux impôts commerciaux

Bonne fin de soirée Module 1 Faire remplir la fiche des attentes pendant le rangement du matériel