ASSED Intranet module intranet pour la gestion des Assistants d’éducation à destination des EPLE. Version V3.02

Plan de la présentation 1. Introduction 2. Connexion 3. Ergonomie 4. Fonctionnalités offertes 5. L'aide en ligne

ASSED Intranet - 1 - Introduction

Introduction module des applications intranet à destination des EPLE Avantages liés aux applications WEB Installation de l ’application sur un serveur académique fiabilité des données : la base accédée est unique Accès aux données en temps réel Ergonomie et simplicité d ’utilisation (boutons, onglets, listes déroulantes, …) Avantages fonctionnels Chaque établissement accède en temps réel aux données de la base EPP Aide applicative intégrée à l’application Application testée dans les 2 académies pilotes de : Bordeaux (sur 2 étabs) et Montpellier (4 étabs) Les prochains modules diffusés en janvier 2004 seront GI/congés/temps partiels/notation pour les personnels enseignants et GI/Congés pour les ATOS. Installation application sur serveur académique : Pas d ’installation sur les postes en établissement Quelques nouvelles données en consultation ... : consultation des dotations en HSE, IFS, … , des remplacements, de l ’historique des affectations de chaque enseignant IMPORTANT : Toujours des échanges Tele2p/teleac dans ces mêmes établissements dans le cadre des campagnes de répartition de services. Question : Quelles sont les faiblesses de l ’outil de communication Tele2p/Teleac ? Réponse : - nécessite un suivi quotidien à la fois par le correspondant technique au rectorat et par le corresp. Tech. Telech/teleac au CRIA - les données modifiées à un bout le jour J ne sont visibles que le jour (J+1) à l ’autre bout (voire même J+2)

ASSED Intranet - 2 - Connexion

Connexion à ASSED au travers de l ’application d ’authentification Adresse : https://nom_machine/ginet L’adresse est saisie par l ’établissement sur son navigateur Accès au module d ’authentification Connexion avec Login/passwd communiqués par le rectorat La connexion est reconnue Le n° d’établissement est décodé Accès au menu des applications intranet destinées aux EPLE Prévoir d ’annoncer le calendrier DAA1 de livraison des autres modules de GEP-Intranet. sélection du module Assistants d’éducation

ASSED Intranet - 3 - Ergonomie

L'entête des pages Ergonomie Votre établissement Exemple de page

Les menus Ergonomie Plusieurs menus sont accessibles sur chaque page de l’application. Menus principaux: Permet d’accèder à la recherche d’un candidat dans le vivier de la base académique EPP afin de lui établir un contrat Permet d’accèder à la liste des contrats de recrutement d’assistant d ’éducation, établis par l’établissement. Permet d ’accéder au détail de la délégation de moyens et sa consommation

La barre d'outil et les boutons fixes Ergonomie Retour au menu général des applications internet destinées aux EPLE en restant connecté Se déconnecter Aide en ligne Imprimer la page courante Envoi email * Guide métier Remarque : L ’adresse email de la personne à contacter est paramétrable pour chaque académie Non disponible à l ’heure actuelle

La barre d'outil et les boutons dynamiques Ergonomie Selon les pages, différents boutons dynamiques s ’affichent dans la barre de menu Pour ajouter un étab. d’exercice Ajouter une mission (ou engagement) Pour valider le contrat Pour modifier un contrat non signé Pour établir un contrat pour un candidat

les icônes cliquables et les menus déroulants Ergonomie Les icônes cliquables : Visualiser les contrats d’un assistant ou le détail d’un contrat Imprimer ou visualiser un contrat au format .pdf Modifier le détail d’une mission Supprimer une donnée Les menus déroulants : Différents menus déroulants sont proposés dans l’application

Consultation/Saisie des données Ergonomie Boutons dynamiques Menu déroulant Zone de Saisie Zone à cocher

- 4 - Les fonctionnalités ASSED Intranet - 4 - Les fonctionnalités

Les fonctionnalités offertes Lot 1 (décembre 2003): Recherche des candidats aux postes d’assistant d’éducation par nom et prénom Visualisation des dossiers de candidature Recrutement des assistants d’éducation Edition des contrats au format .pdf Lot 2 (février 2004): Elargissement des critères de recherche d’un candidat Gestion des ruptures de contrat Gestion des procés-verbaux d’installation

Les fonctionnalités offertes Lot 3 (avril 2004): Gestion des moyens: création de contrat sans préexistence des supports -mais contrôle par rapport à une enveloppe budgétaire - Dotation annuelle en heures - (fonctionnement type « ASIE ») La gestion des avenants au contrat

Circuit des informations Base siaten le candidat dépose son dossier de candidature en tant qu’assistant d ’éducation sur l ’application SIATEN dossier Vivier Bascule par le gestionnaire EPLE ASSED Recherche d’un candidat Agent Création d’un contrat Base EPP Base Académique

Rappels des caractéristiques des assistants d ’éducation Les fonctionnalités Fonction : AED - Assistant d ’éducation Modalité d’affectation : PRP Nature de la mission (Nature de support) : AE1D : assistant d’éducation 1er degré AE2D : assistant d ’éducation 2nd dégré AEIF : assistant d ’éducation internat fille AEIG : assistant d ’éducation internat garçon CP1D - Renforcement des cours préparatoires Mission (Discipline): S0031 : Activités éducatives, culturelles et sportives - ACT EDUC S0054 : Surveillance hors internat - SUR S0055 : Surveillance internat - SUR INTER S0056 : Nouvelles technologies - ANTIC

Recherche d’un candidat Les fonctionnalités Les caractéristiques des dossiers de candidature affichés dans ASSED, sont celles : renseignées par le candidat (sur l’application internet SIATEN) éventuellement modifiées par le gestionnaire en rectorat (application EPP) ET basculées par le gestionnaire académique dans le vivier de candidatures de la base académique EPP

Recherche d’un candidat Les fonctionnalités Page d’accueil du module ASSED. La recherche s’effectue sur les personnes ayant saisi leurs candidatures dans l’application internet SIATEN et dont les dossiers ont été basculés dans la base académique EPP. Puis cliquez sur Rechercher Accessible sur toutes les pages grâce au menu Recherche Vous pouvez renseigner des critères de recherche de candidats pouvant faire l ’objet d ’un recrutement

Recherche d’un candidat Les fonctionnalités Page d’accueil du module ASSED. Critères de recherche possibles: Nom et Prénom Disponibilité : test selon la présence de périodes d ’indisponibilté Voeu Précis sur Etablissement: test sur vœu formulé= établissement précis Voeux élargis : test sur vœu formulé, département/Zone ou Commune Type Etablissement:: test sur l ’indicateur Ecole/Etb du 2d degré saisi par le candidat Fonction : test sur fonction choisie par le candidat Modalité de service : test sur modalité choisie par le candidat Commune de résidence : test sur l’adresse du candidat ZEP explicitement acceptée : test sur l’indicateur renseigné par le candidat Dossier Crée depuis le: test sur la date de création de la candidature SIATEN

Recherche d’un candidat Les fonctionnalités Indicateur « Etudiant » « Boursier » Cliquez sur l ’icône pour visualiser le dossier du candidat La liste des candidats dont le nom commence par SAN s ’affiche

Visualisation d’un dossier Les fonctionnalités Visualisation du dossier de SANTINI Thierry Cliquez sur ce bouton pour lui établir un contrat

Création d’un contrat Renseignez les informations sur le C.A Les fonctionnalités Renseignez les informations sur le C.A Renseignez les dates du contrat Renseignez le nombre de semaines travaillées (de 39 à 45) Utilisé uniquement pour le texte de l’article 3 du contrat Facultatif: - Convention(s) - Etb exercice (1er degré)

Création d’un contrat Convention (si besoin) Les fonctionnalités Ajout d’une ou plusieurs mention(s) de convention(s) pour les assistants d’éducation devant être mis à disposition d’une collectivité locale dans le cadre d’une convention Choisir une convention dans la liste Convention que l’on retrouvera dans les visas du contrat La liste des conventions est mise à jour par le menu Nomenclature/Conventions

Création d’un contrat Rattachement administratif (si besoin) Les fonctionnalités Facultatif: Ajout de l’établissement de rattachement administratif Cliquez sur OUI, pour accéder à l’écran de saisie

Création d’un contrat Cliquez sur le bouton « missions » Les fonctionnalités Cliquez sur le bouton « missions »

Création d’une mission/engagement Les fonctionnalités Sélectionnez la mission ici pour la nature de mission Aed 2d degré Sélectionnez la nature de la mission Validez la saisie Par défaut, c’est votre établissement qui est prérenseigné Sélectionnez l’unité (heures ou quotité) puis, le nombre d’heures ou la quotité (100%=temps plein 1600h sur une année)

Création d’une mission/engagement Les fonctionnalités Saisie en heures : On renseigne le nombre TOTAL réel d’heures pour la période. Exemples: - Durée 1 an, « temps plein »: 1600 - Durée 3 ans, « temps plein »: 4800 - Durée 2 ans, « mi-temps »: 1600 - Durée 1 mois: 40 par exemple La quotité sera calculée 100% 100% 50% 30%

Création d’une mission/engagement Les fonctionnalités Saisie en quotité : On renseigne la quotité d’emploi: - Durée 1 an, « temps plein »: 100 - Durée 3 ans, « temps plein »: 100 - Durée 2 ans, « mi-temps »: 50 - Durée 1 mois: 30 par exemple 1600 h 4800 h 1600 h 40 h Le nombre total d’heures sera calculé en fonction de la durée du contrat

Création d’une mission/engagement Les fonctionnalités Une fois la mission/engagement renseignée, on peut : - soit en ressaisir une autre avec la grille « engagement sur un emploi » - soit revenir à l’écran précédent pour valider le contrat Boutons , puis

La liste des contrats Les fonctionnalités Une fois le contrat validé,il apparaît sur la liste des contrats. Clic sur pour accéder à toutes les fonctionnalités liées à la gestion d’un contrat: édition, signatures, PVI, modifications, gestion des avenants On retrouve « SANTINI thierry » Modalité d ’affectation PRP dans la fonction AED, dans la discipline S0031

pour éditer le contrat. La dernière page est le PVI. Signature du contrat Les fonctionnalités Cliquez sur «signer le contrat» Cliquez ici pour éditer le contrat. La dernière page est le PVI.

Signature du Procès Verbal d’Installation Les fonctionnalités Cliquez sur «signer le PVI» pour installer l’assistant ATTENTION, une fois signé et installé un contrat ne peut plus être supprimé. On ne peut que le rompre ou le modifier (avenant)

Récapitulatif de la procédure de création du contrat Les fonctionnalités Rechercher un candidat Contrôle/ dotation ! Visualiser le dossier de candidature Bouton Saisir les caractéristiques du contrat (infos sur le conseil d ’administration, durée…) Si besoin, compléter par : convention, rattachement administratif Renseigner les caractéristiques de(s) la mission(s)/engagement(s)

Suivi de la consommation Les fonctionnalités Solde disponible = Crédit - Débit C’est ce chiffre qui sert au contrôle des engagements : Contrôle OK si le solde disponible permet de financer les heures engagées Choix de l’année à consulter Contrôle/ dotation ! Détail du crédit pour l’année: -Total -Liste des mesures de dotation Détail du débit pour l’année -Total -Liste des contrat de l’année

Récapitulatif de la procédure de création du contrat Les fonctionnalités Contrôle/ dotation OK ! Rechercher un candidat Visualiser le dossier de candidature Bouton Saisir les caractéristiques du contrat (infos sur le conseil d ’administration, durée…) Si besoin, compléter par : convention, rattachement administratif Renseigner les caractéristiques de(s) la mission(s)/engagement(s) Dans la base académique EPP, Création de l’agent (si 1er contrat) - ACM Bouton Signer le contrat Dans la base académique EPP, Création de l’affectation et du support correspondant PGSTCM en consultation Installer l’assistant d’éducation

Gestion des avenants Les fonctionnalités Une fois que le contrat initial est « signé et installé », on peut faire des modifications qui peuvent donner lieu à la préparation d’un avenant Les avenants sont numérotés. Ils doivent être signés

Gestion des avenants: exemple d’enchaînement Les fonctionnalités = Suppression du contrat possible = Suppression avenant possible

Gestion des avenants: exemple d’enchaînement Les fonctionnalités Modification structurelle= modification d’une information qui ne figure pas sur le contrat initial (ex. modification de la répartition des heures) Dans ce cas: PAS d’avenant à signer

ASSED Intranet - 5 - L'aide en ligne

Présentation de l ’aide en ligne L ’aide en ligne est accessible sur toutes les pages en cliquant sur le bouton : Exemple de page Un menu déroulant vous propose un accès direct sur les pages : Sommaire Glossaire Ergonomie Conventions Utiliser de l’aide… Rechercher

Présentation de l ’aide en ligne Exemple de page Au passage de la souris sur cette image, la définition du glossaire s ’affiche Cette icône vous averti d ’un renvoi sur une page décrivant le mode opératoire intitulée « Comment … »

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