Un logiciel de gestion bibliographique EndNote Un logiciel de gestion bibliographique Madeleine Hébert MSI

Objectifs de la formation Être capable de: Créer une base de données (bibliothèque) EndNote L’alimenter: Importer des références bibliographiques dans sa base provenant de catalogues de bibliothèques provenant de bases de données bibliographiques provenant d’autres sources (saisie manuelle, copier/coller) En exploiter le contenu: Naviguer et rechercher des références dans sa bibliothèque constituer des bibliographies et insérer des citations lors de la rédaction d'un texte

Présentation d’EndNote Introduction Procédure d’installation Structure Première partie Création et ouverture d’une bibliothèque EndNote Recherche et Importation de données Recherche et Navigation dans une bibliothèque EndNote Sauvegarde et exportation

Présentation d’EndNote Deuxième partie: Saisie manuelle des données Règles de saisie Ouverture d’un bordereau de saisie Compléter un bordereau de saisie Citations et création de bibliographies: À partir d’EndNote À partir de Word

Procédure d’installation Introduction Procédure d’installation

Informations sur la page des bibliothèques www.bibliotheques.uqam.ca EndNote

Télécharger directement

Conditions d’utilisation

Pour installer le logiciel cliquer sur le fichier d’installation et suivre les indications qui s’affichent à l’écran.

Pour avoir de l’aide

EndNote est un logiciel de gestion de données bibliographiques, développé par la compagnie ISI ResearchSoft disponible en anglais seulement.

Introduction Structure d’EndNote

Répertoires Styles: styles bibliographiques offerts par le logiciel Connections: fichiers de configuration pour la fonction Online Search (Z39.50) Filters: fichiers de configuration pour l’importation Examples : contient une bibliothèque modèle

Touches de fonction Menus et raccourcis

Raccourcis Mode en ligne Mode Local Fait apparaître l’écran de Word Intégré en ligne et local Cache ou montre le panneau de l’écran de recherche de la bibliothèque Affiche l’aide sur la tâche ou la commande courante Permet la recherche en ligne dans les catalogues de bibliothèques ou les bases de données gratuites sur le web Ouvre le navigateur par défaut et accède à la première adresse inscrite dans la zone «URL» de la référence sélectionnée Permet de synchroniser votre bibliothèque locale avec celle dans Endnote Web Permet d’importer des références contenues dans un fichier dans la bibliothèque EndNote Ouvre le premier fichier dans la zone «File Attachment» avec le programme approprié Copier les références dans la bibliothèque locale Permet d’exporter des références de la bibliothèque et de les sauvegarder sous différents formats Insère les références sélectionnées dans un texte. Peut insérer jusqu’à 250 références simultanées Fait apparaître un bordereau pour entrer manuellement une nouvelle référence Écran de recherche rapide Pour le terme ou l’expression inscrite la recherche se fait dans tous les champs des références de la bibliothèque Formate ou reformate votre document selon les règles du style bibliographique sélectionné Recherche sur le web le plein texte des références sélectionnées Fenêtre pour choisir le style bibliographique

Accès à EndNote

Accès à EndNote Web https://www.myendnoteweb.com/EndNoteWeb.html S’inscrire avec le lien: Sign Up

Création et ouverture d’une bibliothèque EndNote Première partie Création et ouverture d’une bibliothèque EndNote

New Création d’une bibliothèque dans EndNote

La nouvelle bibliothèque est créée

Open Ouverture d’une bibliothèque dans EndNote La dernière bibliothèque utilisée s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’EndNote On peut toujours demander l’ouverture d’une autre bibliothèque

Affichage de la bibliothèque

Recherche et Importation de données Première partie Recherche et Importation de données

Recherche et Importation de données Fichiers de connections et recherche dans un catalogue de bibliothèques

(Tools) « Online Search » Sélectionnez le fichier de connexion et cliquez sur «Choose»

« Online Search »

Choisir le nombre de références à importer

Affichage des référence directement dans la bibliothèque EndNote

Importation Directe Importation Indirecte Recherche et Importation de données B. Recherche dans une base de données bibliographique et importation dans EndNote (Les références sont transférée directement dans EndNote) Importation Directe (Les références sont sauvegardées à partir de la base de données et sont récupérées dans EndNote à l’aide d’un filtre d’importation) Importation Indirecte Procédures d'importation de références depuis les bases de données

Exercices Importer des références d’une base de données bibliographique dans EndNote Selon la base Importer directement Ou indirectement en sauvegardant un fichier de références et en le récupérant dans sa bibliothèque EndNote à l’aide de la fonction «FILE / IMPORT » Quelques exemples

Importer les références à partir d’un répertoire de fichiers PDF « File / Import / Folder  »

Importation de références provenant d’un document Word formaté avec EndNote En partant d’EndNote En partant de WORD

Navigation et recherche dans une bibliothèque EndNote

Navigation Edit « Preferences »

Navigation Tools « Sort Library »

Navigation Affichage de la référence bibliographique dans la section « Preview » au bas de l’écran

References « Find duplicates » Navigation

Mise à jour d’une référence

Navigation Faire apparaître les références sélectionnées « Show selected references »

 Plusieurs façons de chercher dans une bibliothèque EndNote Tools « Search Library » ou « Ctrl F »

Recherche  Plusieurs façons de chercher dans une bibliothèque EndNote l’onglet  Search ou Quick Search

Recherche Sélection des champs

Recherche Modes de recherche

« Ctrl 1 » ou « Open Term List » Recherche Pour faire apparaître la liste « Ctrl 1 » ou « Open Term List » Cliquez sur le terme 2 fois pour le faire apparaître dans la case de recherche

Opérateurs de recherche

Options de l’écran de recherche

Les options « Match case » et « Match Words » Recherche Cliquez sur « + » ou « - » pour faire apparaître ou enlever une case de recherche Les options « Match case » et « Match Words » permettent de lancer la recherche sur des mots (Match Words) ou des chaînes de caractères (Match Case). (Notez qu'avec cette option EndNote recherche la chaîne de caractères telle quelle)

Les Groupes Permettent de subdiviser ou d’organiser une bibliothèque Affichent les références qui leur sont associées Groupe permanent: All References Unfiled Trash Groupes temporaires: Copied References Duplicate references Imported References Search Results Showing References Groupes personnalisés: Nouvelles références (Groups ,Smart Groups, Groupsets) Online Search Find Full Text Sync Status… Ces groupes s’effacent à la fermeture de la bibliothèque

Les Groupes Attention Une référence peut être associée à un ou plusieurs groupes. Si on efface une référence dans un groupe que l’on a créé (Custom) celle-ci demeure présente dans la bibliothèque. Si l’on efface une référence dans la bibliothèque (Groupes All References, Transferred References ou Imported References) celle-ci disparaît des groupes auxquels elle est associée.

Les Groupes Toutes les références qui n’appartiennent à aucun groupe se retrouvent dans le groupe Unfiled EndNote envoie dans le groupe Trash les références que l’on supprime Il faut s’assurer de vider le groupe Trash lors qu’on ne veut plus conserver ces références Toutes les références sont affichées Groupes que l’on crée selon nos besoins Smart Groups: Groupes que l’on crée et que l’on associe à une expression de recherche Ces groupes sont alimentés automatiquement lorsque les mots clés présents dans l’expression de recherche se retrouvent dans les références importées dans la bibliothèque Groupes qui permettent la recherche en ligne dans les catalogues de bibliothèques ou les bases de données gratuites sur le web Group Sets: On peut créer des groupes et des sous - groupes Ce groupe contient les références obtenues avec la fonction Find Full Text

Les Groupes Pour créer des groupes

L’onglet « Groups » dans la barre de menu permet de gérer les groupes

Les Groupes Insertion de références « Add references to »

Les Groupes Créer un groupe à partir d’autre groupe « Create From Groups»

Sauvegarde et exportation

Recherche Cliquez sur « Save Search » ou « Load Search » pour sauvegarder ou relancer une expression de recherche

d’une bibliothèque EndNote dans une autre « Copy » ou « Ctrl C » Copier des références d’une bibliothèque EndNote dans une autre

« Paste » ou « Ctrl V » Transférez les références dans la nouvelle bibliothèque

« X » Pour sauvegarder une bibliothèque EndNote cliquez sur « X » pour la fermer

Cliquez sur « Compress library »

Saisie manuelle des données Deuxième partie Saisie manuelle des données

Saisie manuelle / Copier / Coller 1. Règles de saisie En plus des documents qu’on peut avoir en main Certaines bases de données comme Biblio Branchée et Repère ne permettent pas le transfert dans EndNote. Il faut entrer les références en respectant les règles de saisie

Édition et correction de références Ouverture des bordereaux de saisie

Pour ouvrir le bordereau de saisie d’une référence «  REFERENCE » Pour ouvrir le bordereau de saisie d’une référence Sélectionner une référence et cliquer sur «  REFERENCE  » Le bordereau s’affiche ainsi que les documents pdf qui sont présents dans dans la zone «File Attachment»

Barre d’outils PDF On peut éditer le doc PDF Zoom Insérer un document PDF On peut éditer le doc PDF Pour envoyer par Email le document PDF avec la référence bibliographique selon le style choisi dans la bibliothèque Zoom Sauvegarder le document PDF Aller à la page précédente Pour imprimer le document PDF en tout ou en partie Aller à la page suivante Aller à une page spécifique Rotation dans le sens des aiguilles d’une montre ou en en sens contraire Surligner les passages importants Insérer une note dans le PDF Ouvrir le document PDF dans une nouvelle fenêtre Insérer des notes

Barre d’outils du bordereau On peut éditer le bordereau

Édition du bordereau

Sauvegarde des corrections & Bordereau PDF

Pour ouvrir seulement le bordereau de saisie d’une référence Cliquez 2 fois sur une des références ou sélectionnez une ou des références et cliquer sur  « Edit References » au menu «References»

On peut sauvegarder les corrections en cliquant sur le X pour fermer le brdereau

Ouvrir un nouveau bordereau de saisie et le compléter Saisie manuelle des données Ouvrir un nouveau bordereau de saisie et le compléter

Choisir un type de document approprié pour entrer des données «New Reference» Choisir un type de document approprié pour entrer des données Ouvrir un nouveau bordereau de saisie Il faut entrer les informations en respectant les règles de saisie

Bordereau Barre des raccourcis Joindre des fichiers à la référence Passer d’une référence à l’autre Mettre le texte en gras Mettre le texte en italique Souligner le texte Trouver les mises à jour Vérification orthographique de la référence Afficher Word Caractères majuscules minuscules Symbole Exposant Formater la bibliographie suite à des changements apportés à la référence Insérer une image ou un graphique dans la zone «Figure» Indiquez la référence comme lue ou non lue Indice Ouvre le premier fichier de la zone «File Attachments» dans le programme approprié Choisir la police de caractère Ouvrir la première adresse URL inscrite dans la zone « URL » Mettre le texte en «Plain Font» Choisir le format

Pour insérer une image ,graphique ou un tableau dans la zone « Figure » du bordereau On insère le titre ou l’intitulé qui accompagne l’image dans la zone « Caption » du bordereau

Navigation Pour insérer des fichiers dans le bordereau d’une référence « File attachments » À partir de la zone «File Attachments»

Glisser les fichiers dans la zone « File attachments » Navigation Glisser les fichiers dans la zone « File attachments »

Saisie manuelle des données Exercice Saisie manuelle des données Exemple: Ouvrir une base de données (Ex. REPÈRE), choisir une référence et la copier dans un bordereau EndNote

Citations et création de bibliographies: 1) À partir d’EndNote

Tools « Cite while you write »

Tools Cite while you write « Return to word »

Tools Cite while you write « Insert Selected Citation » La citation en corps de texte est insérée et la bibliographie est automatiquement générée à la fin du document

Tools Cite while you write « Format bibliography »

Bordereau « Format bibliography » Si on a effectué des corrections on peut reformater la bibliographie

« Subject Bibliography » Tools « Subject Bibliography » Sélection du champ Keywords

File « Print Preview » Cette option imprime directement les références qui apparaissent à l’écran dans le style choisi. On ne peut éditer cette bibliographie On peut l’imprimer telle qu’elle est formatée selon le style choisi dans EndNote

Exporter et créer une bibliographie (TEXT, RTF, HTML, XML)

Citations et création de bibliographies: 2) À partir de Word

Barre de menu EndNote

« Find Citation »

Find Citation «Insert»

« Insert Selected Citation » « Go to EndNote » « Insert Selected Citation » À partir d’EndNote

«Insert Selected Citation»

«Insert Selected Citation» À partir de Word

«Insert Selected Citation»

« Format Bibliography » Mise à jour des références et de la bibliographie

« Edit & manage Citation » Cliquer sur le bouton droit de la souris

« Edit & manage Citation »

« Edit & manage Citation »

« Edit Library References »

« Edit Library References » Faire les corrections nécessaires et cliquer sur « Format Bibliography »

Note en bas de page

Bibliographie par section Choisir un style (sections)

Bibliographie par section Dans « Mise en page » de Word cliquez sur « Sauts de page »  et sous l’intitulé «Sauts de section» choisir l’option « page suivante » ou « continu » Placer le curseur à l’endroit où démarrer la nouvelle section

Bibliographie par section Les bibliographies s’affichent

Bibliographie Hyperliens entre les citations en corps de texte et la bibliographie

EndNote X 6 Fin Voir le guide pas à pas Et le Carrefour EndNote de l’université du Québec