Création et téléchargement des fichiers Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIÉMT) Création et téléchargement des fichiers

Table des matières Préparation des données sur les employés «Employee.txt» Avant d'importer vos données dans le SGIÉMT Créer des fichiers txt et les enregistrer Importer des fichiers txt dans le SGIÉMT

PRÉPARATION DES DONNÉES SUR LES EMPLOYÉS Lors de l'importation des données dans le SGIÉMT, à partir d'une autre application (exemple: une base de données en RH) vous devez manipuler les données de façon à ce qu'elles soient conformes aux particularités du SGIÉMT. Il vous sera demandé de créer fichier d’importation. Il est: employee.txt VEUILLEZ NOTER : Pour réussir à importer des données dans le SGIÉMT, les fichiers doivent être nommés conformément à la convention d’appellation ci-dessus.

EMPLOYEE.TXT Ce fichier contient une ligne pour chaque employé. Si votre organisation a 200 employés, vous devez disposer de 200 lignes dans ce fichier. EXEMPLE REMARQUE : Travailler avec des feuilles de calcul vous permet de mieux manipuler vos données. Toutefois, le SGIÉMT ne vous permet d'importer qu’à partir de fichier texte Tabulations de séparation (txt). Les feuilles de calcul peuvent être facilement transférés en fichier txt. Ce processus sera expliqué plus tard.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 1 : NUMÉRO D’EMPLOYÉ Maximum de 20 caractères. Peuvent être des lettres ou des chiffres ou une combinaison des deux. Doit être unique (aucune répétition).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 2 : CODE RMR Doit être exactement avec 2 chiffres. Assurez-vous que les zéros sont inclus (si nécessaire). Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 3 : CODE DES PROVINCES Doit être exactement avec 2 caractères. Le code RMR et celui de la province doivent correspondre l’un à l'autre. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 4 : CODE CNP Doit avoir exactement 4 chiffres Doit être un code de la CNP valide Voir le tableau de soutien code de la CNP http://www5.rhdcc.gc.ca/CNP/Francais/CNP/2011/Bienvenue.aspx Notez que SGIÉMT utilise les codes de la CNP 2011

EMPLOYEE.TXT COLONNE 5 : CODE DU SCIAN Doit avoir exactement 4 chiffres. Doit être un code du SCIAN valide . Voir tableau de soutien du code SCIAN http://www.statcan.gc.ca/subjects-sujets/standard-norme/naics-scian/2007/list-liste-fra.htm SGIÉMT utilise les codes SCIAN 2007.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 6 : CODE DU STATUT DES EMPLOYÉ Doit avoir exactement 2 chiffres. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Codes de statut des employés sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 7 : COMMENTAIRE La colonne est nécessaire, mais les données sont facultatives. La colonne est nécessaire pour permettre au SGIÉMT de lire correctement les données.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 8 : SEXE Doit contenir exactement une lettre Doit être M (masculin) ou F (féminin) Vous ne pouvez pas laisser la cellule vide car cela causera une erreur

EMPLOYEE.TXT COLONNE 9 : SALAIRE Pas de décimales, pas de signe de dollars et aucune virgule ou espace. Salaire minimum est de 0. Si nécessaire les salaires doivent être annualisés.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 10 : AUTOCHTONES Doit contenir une lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 11 : MEMBRES DES MINORITÉS VISIBLES Doit contenir une lettre Doit être Y (oui) ou N (non) Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 12 : PERSONNES HANDICAPÉES Doit contenir une lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 13 : DATE D’EMBAUCHE Doit contenir 10 caractères. Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 14 : DATE DE CESSATION D’EMPLOI Doit contenir 10 caractères. Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union).

AVANT D’IMPORTER VOS DONNÉES DANS LE SGIÉMT Toutes les colonnes doivent exister et être dans l'ordre décrit dans les spécifications du SGIÉMT (employee.txt). Retirez toutes les étiquettes des lignes Toutes les lignes doivent contenir des données - À l'exception de la colonne: Commentaire

CRÉER LES FICHIERS TXT ET LES ENREGISTRER Étapes à suivre pour sauvegarder vos feuilles de calcul au format de fichier texte Reformater et vérifier les étapes Allez dans Fichier ► Enregistrer sous ► Ensuite, dans le champ du nom, vous inscrirez: employee ► Cliquez ensuite sur la flèche du menu déroulant de « Save as type » ► Faites défiler et Sélectionnez l'option texte (séparateur: tabulation) (*. txt) ► cliquez ensuite sur "Enregistrer"

IMPORTER LES FICHIERS TXT DANS LE SGIÉMT Les fichiers d'importation doivent être nommés conformément aux spécifications du SGIÉMT (employee.txt)

DES QUESTIONS ? Email: ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca