Programme > Contexte général et stratégie > Comment accéder à Tax-on-web > Etat des lieux > Enquête 2005 > Tax-on-web en pratique > Questions ?

CONTEXTE GENERAL

Deux défis Début 2000, le SPF Finances était devant un double problème : Un manque d’investissements trop long. Plus assez de ressources nécessaires pour un bon travail. => Réinvestissements nécessaires dans les Finances : - Plan informatique sur 5 ans 2001 – 2005 - Coperfin II. Une pyramide des âges défavorable.

Stratégie = investir massivement dans notre modernisation (essentiellement dans l’ ICT) pour : remplir nos tâches d’une autre façon. faire front à notre pyramide des âges défavorable. à terme, pouvoir accomplir nos missions avec un effectif de personnel réduit.

Nouvelle façon de travailler Traitement standardisé Selon le principe de distribution unique, créer une gestion électronique : > des pré-données personnelles, fiscales et des déclarations. > dans un dossier unique avec des données correctes, complètes, actuelles et cohérentes. > pour pouvoir mieux calculer la dette ou le dû. => réalisations : Tax-on-web, scanning déclarations TVA/IPP.

Tax-on-web : historique et évolution > Tax-on-web est une application internet qui permet d’introduire en ligne la déclaration à l’impôt des personnes physiques. > Première version disponible pour l’exercice d’imposition 2003 (limitée à la partie 1 de la déclaration).

Tax-on-web : historique et évolution > Nouvelles possibilités pour l’exercice d’imposition 2004: Une plus grande convivialité dans l’utilisation. Parties 1 et 2 de la déclaration. Ajouter des annexes. Possibilité pour le contribuable de travailler avec mandataire. Possibilité pour le mandataire d’introduire la déclaration de son client.

Tax-on-web : historique et évolution > Défis et objectifs pour l’exercice d’imposition 2005 : Intégration de la réforme fiscale de l’IPP : le décumul. Améliorations : Interface interne pour TOW. Ecrans d’encodage rapide. Module de calcul en ligne. Extension aux “forfaits”. Ecran de recherche pour mandataires.

COMMENT ACCEDER A TAX-ON-WEB

Trois types d’utilisateurs Chaque utilisateur a sa page d’accueil et dispose dans l’application de possibilités propres à son profil : Contribuables http://www.taxonweb.be/ Mandataires http://www.taxonweb.be/pro/ Fonctionnaires http://www.taxonweb.be/finbox/

Pas de déclaration via TOW pour les contribuables suivants Un ou deux conjoints décédé(s) en 2005 ou 2006. Un contribuable devenu veuf ou veuve en 2005 ou 2006. Les contribuables séparés de fait depuis moins d’un an au 01/01/2006 et ayant reçu une déclaration individuelle. Les contribuables n’ayant pas reçu de déclaration papier.

Possibilités de l’application (1) Soumettre la déclaration en ligne. Travailler dans la déclaration à partir de la TaxWorkBox. Centraliser tous les mandats pour la même entreprise. Afficher clairement le statut de la déclaration. Moteur de recherche en rapport avec les mandats. Joindre ou supprimer la partie 2. Conserver les données Valider les données (par cadre, déclaration complète)

Possibilités de l’application (2) Calculer l’impôt. Simulation du calcul de l’impôt avant de soumettre la déclaration. Possibilité de visualiser la déclaration entière et de l’imprimer en PDF (pendant le remplissage et après soumission). Ajouter des annexes, les visualiser et les imprimer (en format PDF) après soumission. Aide : explication disponible en ligne sur les champs, messages d’erreur, FAQ’s.

Tax-on-web & usermanagement des entreprises = une application sécurisée qui fait appel à l’ User Management des entreprises. > Nom d’utilisateur et mot de passe obligatoires pour accéder à cette application sécurisée. Pour Tax-on-web, les bureaux comptables sont considérés comme des prestataires de service recevant un mandat des contribuables. Lien contractuel Utilisateurs Gestionnaire local Désigne Contribuable Mandat Bureau comptable Lien contractuel

Bureaux comptables : étapes à suivre Désigner un gestionnaire local par bureau comptable (via le portail de la Sécurité Sociale). Créer des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables (via les directions régionales des Finances). Introduction électronique de la déclaration par le bureau comptable via l’application Tax-on-web (via le portail fédéral).

Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local” Le signataire est, au sein du bureau comptable, un dirigeant, un administrateur-délégué ou un associé. Cette même personne va signer les formulaires de la 2ème phase (création des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables via les directions régionales). NB : pour accéder à Tax-on-web, le bureau comptable doit être une entreprise.

Contactcenter Eranova Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local” Télécharger sur le site : www.taxonweb.be/pro Le formulaire, rempli et signé, à renvoyer à: SmalS-MvM Contactcenter Eranova Rue du Prince Royal 102 1050 Bruxelles Besoin d’infos? 0257/257.57 contactcenter@eranova.fgov.be

Traitement du formulaire “Désignation d’un gestionnaire local” Si le formulaire est incomplet et/ou incorrectement rempli, le bureau comptable sera contacté par téléphone. Si le formulaire est complet et correctement rempli, le gestionnaire local recevra dans les 5 jours ouvrables le nom d’utilisateur et le mot de passe. Ensuite le gestionnaire local doit s’enregistrer aussi vite que possible sur www.socialsecurity.be (en suivant les étapes décrites sur le site).

Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs

Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs

II. Création d’un mandat = Désignation d’un mandataire par un mandant. But ? Remplir et envoyer électroniquement la déclaration IPP du client. Comment ? Grâce à un formulaire spécialement conçu à cet effet. Télécharger le formulaire sur www.taxonweb.be. A remplir dûment et faire signer par les deux parties. Si besoin est, déterminer la durée du mandat. En fonction du domicile fiscal du mandant, envoyer à la direction régionale compétente des contributions directes (liste avec adresses jointe au formulaire).

Traiter les mandats Au niveau des directions régionales des contributions directes. 50 employés désignés. Adresses et coordonnées sur formulaire. Données reprises dans un système permettant de créer, consulter ou radier les mandats. Système contrôle l’identité et la situation des mandants (NN.) et mandataires (numéro BCE et NN.). Une fois le mandat créé, l’accès à TOW est activé. Via le système, une confirmation écrite de la désignation de leur mandataire est envoyée au(x) mandant(s).

Traiter/Radier les mandats Déclaration commune pour deux conjoints : pour que le mandataire puisse lui-même soumettre la déclaration, il doit absolument avoir un mandat pour chaque partenaire. Sinon, il peut seulement déposer celle de celui qui l’a mandaté ; l’autre partenaire devra se munir d’un token personnel pour pouvoir l’introduire. Un mandat enregistré dans le système peut être radié à tout moment à la demande écrite du mandant ou du mandataire. Ces suppressions se font également par les fonctionnaires désignés du SPF Finances (formulaires de radiation également à envoyer aux directions régionales). .

Tax-on-web pour entreprises : Processus Prestataire de service Smals Finances 1 BCE Dirigeant- administrateur délégué - employé Demander gestionnaire local Envoyer identifiant-mot de passe du gestionnaire local 3 4 Demander mandats 2. Créer un gestionnaire local Gestionnaire local 5 Traiter mandats 6 Créer utilisateurs (identifiant - mot de passe) 3bis Accorder autorisation TOW 7 Comptables Usermgmt entreprises Gestion des mandats

ETAT DES LIEUX

Evolution Tax-on-web 2003 - 2005

Statistiques : les 3 utilisateurs 05/04/2006 1.Citoyen : 130.319 2.Fonctionnaire : 193.050 3.Mandataire : 251.636

TOW fonctionnaire

TOW : le citoyen

Professionnels du secteur - stratégie Campagnes de communication (fédérations, presse) Incitants du Gouvernement Tous les bureaux comptables sont informés des avantages de ToW et encouragés à s’enregistrer Simplification des procédures d’enregistrement Amélioration des explications concernant les procédures Tous les bureaux comptables s’enregistrent comme utilisateurs Renforcer l’accès au helpdesk pendant les périodes de pointe Simplification des procédures de mandats (gestion électronique) Les bureaux comptables soumettent toutes leurs déclarations via ToW Améliorations techniques (annexes, formulaires) Optimisation de la compatibilité de ToW avec d’autres applications Organisation de modules de formation aux fonctionnalités de ToW Les bureaux comptables se rendent compte de l’amélioration de leurs processus de travail

Communication TOW 2005 > En dialogue avec les instituts (IPCF – IEC). > Via les organismes professionnels. > 21 présentations : environ 2.250 professionnels.

TOW évolution «gestionnaires locaux»

TOW – évolution mandats introduits

TOW Mandataire – déclarations introduites

TOW Mandataire – déclarations introduites

TOW Mandataire – du 16 au 31/10

251.636 déclarations = 386.740 mandats

Evolution gestionnaires locaux

L’ ENQUETE TOW 2005

Tax-on-web 2005 – l’enquête > Motivation TOW : délai, accusé de réception, flexibilité et orienté vers le futur. > Appréciation de Tax-on-web : 7/10. > Excellente prestation de service au niveau des directions régionales.

Nombre de participants

Où avez-vous trouvé l’information nécessaire?

Plus haut – plus bas ?

Pourcentage clientèle

Le calcul et Tax-on-web

Tax-on-web en 2004 et 2005

TAX-ON-WEB EN PRATIQUE

Qu’est-ce qu’une TaxWorkBox? Via la TaxWorkBox, les entreprises mandatées ont accès aux déclarations des contribuables qui leur ont donné un mandat. La TaxWorkBox peut être considérée comme : un aperçu général de toutes les déclarations IPP pour lesquelles un mandat a été donné. une application qui permet d’accéder aux déclarations afin de pouvoir les remplir, les modifier et les soumettre.

Accès à la TaxWorkBox Se rendre sur la page d’accueil de Tax-on-web et cliquer sur “accéder à ma TaxWorkBox”. Introduire son nom d’utilisateur et mot de passe. A partir du moment où le système vous reconnaît, la TaxWorkBox est visible et accessible.

Possibilités de la TaxWorkBox Accéder à une déclaration. (x) Ajouter/supprimer la partie 2. (x) Faire une sélection dans la liste des mandats. Parcourir la liste des mandats. Déterminer le nombre de mandats par page. Avoir un aperçu du statut des déclarations. Visualiser une déclaration soumise. (x) Visualiser les annexes d’une déclaration soumise. (x) Visualiser les déclarations et annexes électroniques des exercices précédents. (x) (x) avec étape intermédiaire : le numéro de répertoire

TaxWorkBox : sécurité supplémentaire

TaxWorkBox : possibilités

TaxWorkBox: déclarations non soumises

TaxWorkBox : déclarations soumises

TaxWorkBox : liste à télécharger

Travailler dans la déclaration d’un contribuable Remplir les cadres d’une déclaration. Sauvegarder l’information. Vérifier si aucune erreur ne subsiste dans la déclaration. Ajouter des notes. Joindre des annexes. Faire une simulation du calcul de l’impôt. Soumettre la déclaration. Visualiser la déclaration (PDF) dans une version provisoire. Obtenir de l’aide.

Données pré-remplies de la déclaration Fichier d’exercice et informations personnelles du contribuable (numéro national, numéro de répertoire, service de taxation local,…). Attention: ne pas confondre avec le cadre I de la déclaration. Versements anticipés (si des données sont erronées, les montants peuvent être adaptés). Salaires et pensions payés par le Service Central des Dépenses Fixes. Pensions payées par l’Office National des Pensions.

Règles de validation

Liste des erreurs

Simulation du calcul

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

Accès du contribuable/client à sa déclaration, via sa Taxbox > Le mandataire peut : via la TaxWorkBox, voir si le contribuable a travaillé dans sa déclaration et donc modifié son statut. modifier les données introduites par le contribuable. Le contribuable a toujours accès à sa Taxbox (si il dispose d’un token personnel). Si elle n’est pas soumise au SPF Finances, il peut travailler dans sa déclaration. Il peut la visualiser même une fois soumise (par lui ou son mandataire).

Annexes pour la déclaration? Que peut-on faire? Partie 1 et partie 2 de la déclaration, plusieurs possibilités : Conserver les documents spécifiques chez soi. Une zone de texte prévue à chaque cadre de la déclaration. 3. Documents Finform. 4. Des documents Word/Excel peuvent être ajoutés en format PDF.

Documents FINFORM : standardisés (développés en interne, facultatifs) Détail du bénéfice brut/ recettes. Détail des frais professionnels. Tableaux d’amortissements : Régime linéaire Régime dégressif Limitation fiscale pour véhicules - Schémas de : Cession d’immeubles non bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles Cession d’immeubles bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles Cession d’un bâtiment érigé sur un terrain acquis à titre onéreux

Documents propres (votre comptabilité) Vous pouvez envoyer au format PDF vos propres documents word/excel (seul format accepté). Vous pouvez créer vous-même ces documents. Il existe des programmes d’aide permettant de transformer les documents au format PDF. Certains sont disponibles gratuitement sur internet. Sélectionner selon la nature de l’annexe : Documents propres – bénéfice brut/ recettes/ frais professionnels/ tableaux d’amortissements Bilan, comptes de résultats et explications Copie des comptes ‘Capital’ et ‘Privé’ Liste des débiteurs et créanciers Propres documents – autres Forfait (feuille de calculs)

Annexes électroniques

Exemple de procédure pour joindre une annexe

Exemple de procédure pour joindre une annexe

TAX Files : processus

TAX Files

TAX Files : procédure

TAX Files : procédure

TAX Files : procédure

TAX Files : état

TAX Files : état

TAX Files : état

TAX Files : état

Visualiser la déclaration Amélioration

Synthèse > Tax-on-web Mandataire 2005 : un « grand cru » - Communication via les organismes professionnels avec d’excellents résultats. - Convivialité d’utilisation du système améliorée (encodage rapide, moteur de recherche). - Elargissement du groupe cible : les forfaitaires. - Le module de calcul peut être amélioré. - Parfois lent, lors d’un usage intensif.

Tax-on-web 2006 : pour vous! > Gestion des mandats plus conviviale. > Données pré-remplies supplémentaires : SCDF & ONP. > Introduire les déclarations en masse via TAX Files. > Intégration via programmes de calcul, paquets comptables. > Amélioration du statut des déclarations dans la TaxWorkBox. > Consultation des déclarations et annexes précédentes.