www.eifl.net Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques 10/10/11 Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques Iryna Kuchma, EIFL-OA Programme manager www.eifl.net Attribution 3.0 Unported

10/10/11 Comment démarrer? Bureau d’étude de projet / Comité de gestion / Groupe de travail s'engage le niveau élevé de gestion

10/10/11 Comment démarrer? (2) Impliquer les parties prenantes clés: les recteurs, la gouvernance des universités, le personnel académique, le personnel des bibliothèques, personnel de soutien technique et d'autres

Trois hypothèses 1. La direction a approuvé la mise en 10/10/11 Trois hypothèses 1. La direction a approuvé la mise en oeuvre d’une archive ouverte institutionnelle 2. Un serveur est en place pour accueillir de l'archive ouverte 3. Conduire et diriger

10/10/11 Action 1 former l'équipe (par exemple, consultant externe, le spécialiste de propriete intellectuelle, catalogueur, spécialiste de la numérisation, informatique, etc)

10/10/11 Action 2 Identifier les 1 à 4 “champions” de la faculté pour travailler avec eux en premier Impliquez-les dans vos réunions et rendez-les partie prenante de l'équipe mise en œuvre

Action 3 Procéder à une analyse des besoins et établir un rapport 10/10/11 Action 3 Procéder à une analyse des besoins et établir un rapport Example: Needs Analysis: http://bit.ly/IVaD0X

10/10/11 Action 4 Évaluer les logiciels disponibles et décider quel logiciel utiliser Rejoindre les listes de diffusion (mailing lists)

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DSpace Système : UNIX-like, Windows, MacOS X 10/10/11 DSpace Système : UNIX-like, Windows, MacOS X Langue(s) de l'interface : français, anglais, autres Licence : BSD

10/10/11 DSpace (2) DSpace est un logiciel libre qui permet la construction d'archives électroniques ouvertes Le logiciel est fréquemment utilisé par les Universités ou les Organismes de recherche pour stocker des collections d'articles, de thèses ou de livres

DSpace est un logiciel Java / PostGreSQL ou Oracle au choix 10/10/11 DSpace (3) DSpace est un logiciel Java / PostGreSQL ou Oracle au choix Deux interfaces web sont disponibles : l'interface JSPUI qui utilise JSP et l'API de Servlet Java, et l'interface XMLUI basée sur Apache Cocoon et sur les standards XML et XSLT

10/10/11 DSpace (4) Le logiciel permet de gérer des communautés et des sous-communautés d'utilisateurs, de gérer des collections de documents électroniques Différents workflows de publication sont possibles, comprenant l'autoarchivage

Les embargos d'accès sont gérés automatiquement 10/10/11 DSpace (5) Les processus de dépôt sont définis pour chaque collection et les tâches sont assignées par des alertes mail Les droits d'accès à une collection peuvent être limités à une communauté d'utilisateurs Les embargos d'accès sont gérés automatiquement

Les principales fonctions d'administration sont les suivantes : 10/10/11 DSpace (6) Les principales fonctions d'administration sont les suivantes : - identification des utilisateurs (Identification possible via la base, LDAP, Shibboleth ou par l'adresse IP) - gestion des droits des utilisateurs (utilisateur, déposant, administrateur de collection)

DSpace (7) - gestion des documents / items 10/10/11 DSpace (7) - gestion des documents / items - gestion des collections / communautés - gestion des droits d'accès (accès réservé ou libre, embargo) - imports et exports par lot - statistiques

DSpace (8) Interopérabilité 10/10/11 DSpace (8) Interopérabilité Au niveau architecture logicielle, DSpace adopte le modèle de référence OAIS Chaque document (item) est identifié par un numéro unique persistant, utilisant le système des handles

10/10/11 DSpace (9) Les métadonnées de chaque document sont affichées au format Dublin Core, d'autres formats sont possibles Les métadonnées de l'archive sont exposées selon le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting)

DSpace (10) Liste de diffusion ou de discussion, support et forums 10/10/11 DSpace (10) Liste de diffusion ou de discussion, support et forums https://listes.services.cnrs.fr/wws/info/dspa ce-fr (français) http://www.dspace.org/ (anglais) http://wiki.dspace.org/ (anglais)

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Commencer à penser au nom de l'archive ouverte 10/10/11 Action 5 Commencer à penser au nom de l'archive ouverte

10/10/11 Action 6 Décider de la façon dont les communautés et les collections seront structurées

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10/10/11 Action 7 Définir les processus

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10/10/11 Action 8 Discuter des questions de licences et droits d'auteur avec le département juridique

Les listes de contrôle de planification 10/10/11 Les listes de contrôle de planification 1. Qu'est-ce qu'une archive ouverte institutionnelle et ce que cela signifie pour vous? 2. Avez-vous défini votre vision et les objectifs? 3. Quel est le contenu cible?

Les listes de contrôle de planification (2) 10/10/11 Les listes de contrôle de planification (2) 4. Comment allez-vous gérer la duplication, le transfert de ressources et de métadonnées? 5. Votre institution a t-elle une stratégie de gestion de l'information?

Les listes de contrôle de planification (3) 10/10/11 Les listes de contrôle de planification (3) 6. Avez-vous défini les rôles et les responsabilités pour le développement de votre archive ouverte institutionnelle? 7. Quel genre de statistiques et de rapports de gestion voulez vous de votre archive ouverte institutionnelle?

Les listes de contrôle de planification (4) 10/10/11 Les listes de contrôle de planification (4) 8. Avez-vous décidé des types de rapport statistiques d'utilisation? 9. Avez-vous vérifié que vos métadonnées sont conformes aux normes requises pour l'interopérabilité?

Les listes de contrôle de planification (5) 10/10/11 Les listes de contrôle de planification (5) 10. Avez-vous envisagé les workflows au sein de votre archive ouverte et la mise en place des mécanismes appropriés pour traiter des contenus entrants?

Action 9 Compiler un business plan et le présenter à la direction 10/10/11 Action 9 Compiler un business plan et le présenter à la direction Example: Proposal http://bit.ly/KbvJV3 Example: Business Plan http://bit.ly/IQ4LBg Example: Implementation Timeline http://bit.ly/oysMEX

10/10/11 Action 10 Établir un accord avec le service informatique pour definir un niveau de service

Commencer à travailler sur la politique 10/10/11 Action 11 Commencer à travailler sur la politique

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Action 12 Identifier les membres qui participeront à l'évaluation 10/10/11 Action 12 Identifier les membres qui participeront à l'évaluation Entrainement à l’utilisation du logiciel Serveur de déploiement - serveur de développement - serveur d’assurance de la qualité - serveur de production

10/10/11 Action 13 Créer des communautés de chercheurs et des collections de documents Avec l’aide des champions, faire une démonstration au personnel des bibliothèques et de la communauté Faire des présentations et communications!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

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10/10/11 Merci! Questions? iryna.kuchma@eifl.net www.eifl.net