Proposition de paiement BFC Proposition de paiement et cycle de traitement 1 CNRS Déploiement SCTD – 2016 – Proposition de paiement V 14/11/2016

Les principes du contrôle de la dépense au CNRS dans le cadre de la GBCP Cf Note DCIF/2012-20/SCI

RAPPEL : PLAN DE CONTRÔLE DE LA DEPENSE / CMOD Les PRINCIPES depuis 2005 (protocole de modernisation de la gestion administrative et comptable) et confirmés par la GBCP : Sur l’organisation : Supprimer les redondances de tâches et les doubles contrôles, Sur la méthodologie de contrôle : cibler les contrôles en fonction des risques et des enjeux Le ciblage des risques et enjeux est décliné dans le Plan de Contrôle de la Dépense de l’ACS. Le PCD rappelle les mesures décidées par la DCIF (seuils de vérification), ainsi que les risques identifiés par l’ACS sur son périmètre. Les mesures communes décidées par la DCIF : un seuil à 4 000 € TTC pour les factures fournisseurs. Dans BFC, la table dite « CMOD » gère les seuils par nature de compte. Au dessus de 4 000 € TTC, les contrôles de caissier et payeur sont gérés comme OBLIGATOIRES A PRIORI Au dessous de 4 000 € TTC seul le Contrôle de caissier est effectué a priori. Les contrôles payeurs sont effectués a posteriori sur échantillon. Nota : les contrôles de caissier sont réalisés par le SCTD sauf pour les factures hors périmètre (DR).

RAPPEL : Dispositif de contrôle de la dépense du comptable assignataire Points de contrôle (Note Contrôle de la Dépense 2012) Contrôle à priori au CNRS Contrôle à postériori Rôle de payeur Disponibilité des crédits sur toutes les factures via SI (BFC)   Qualité de l'ordonnateur et de son délégué sur les factures >4000€ sur un échantillon de 30 factures < ou = 4000€ Exacte imputation de la dépenses Validité de la créance Présence de la certification du service fait Intervention préalable des contrôles réglementaires Présence des pièces justificatives adéquates Exactitude de la liquidation Règles de la déchéance quadriennale Rôle de caissier Caractère libératoire du règlement Identité du créancier sur toutes les factures quel que soit le montant Vérification du RIB Cas d'affacturage Cas des cessions et des oppositions Disponibilité de la trésorerie

RAPPEL : Dispositif de contrôle de la dépense du comptable assignataire Avec la mise en place SCTD Les contrôles caissiers A PRIORI sont faits au vidéocodage et dans DMF : SAUF les aspects caissiers suivants, QUI RESTENT MANUELS : Les cessions et oppositions La présence d’avoirs, d’avances, DPAO nécessitant un blocage d’une pièce pour éviter un paiement à tort Prélèvements (à surveiller) La disponibilité de la trésorerie

Traitement de la proposition de paiement

TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Les utilisateurs et services concernés : Gestionnaires Comptabilité en délégation régionale Gestionnaires Dépense en délégation régionale

TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Le règlement des fournisseurs est effectué quotidiennement par chaque délégation Toutes les pièces comptabilisées jusqu’à J-1 sont sélectionnées Le cycle de paiement se décompose en 4 phases : Phase 1 : mise à disposition avant la proposition de paiement du BJD (DEP et REDDEP) + états liquidatifs des missions + 2 nouveaux états E186 et E187 Phase 2 : blocage et déblocage des factures sans restriction Phase 3 : diffusion de la proposition de paiement à 11 h (uniquement blocage des factures et missions) Phase 4 : l’exécution du paiement est lancée à 12 h

TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT E186 - « Etat des factures à payer avec avoir, trop perçu mission, DPAO et avance » : Il est mis à disposition quotidiennement. Etat disponible via le portail BFC : Comptabilité > Comptabilité générale > Reporting compta. Géné. > Etat de développement des soldes > PMT : facture à payer avec avoir… ou Dépenses > Reporting dépenses > PMT : Factures à payer avec avoir… Il récapitule la liste des factures à payer ayant au moins un avoir ou un trop-perçu mission ou une DPAO ou une avance concernés par le cycle de paiement. Sont exclus de cette restitution les pièces avec code blocage : D (blocage paiement géré par la table CMOD/SCTD) X (Fact. attente d’avoir). Voir Annexe 1 Actuellement, le code X est également apposé si la saisie du champ Cessions/Oppos sur la fiche tiers est 001 (procédure collective). Une évolution sera demandée. Il faut donc vérifier également que le tiers ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT E187: « Etat des pièces à contrôler avant paiement » : Il est mis à disposition quotidiennement Etat disponible via le portail BFC : Comptabilité > comptabilité générale > Reporting compta. Géné. > Etat de développement des soldes > Pièces à contrôler avant pmt ou Dépenses > Reporting dépenses > Pièces à contrôler avant pmt Il récapitule la liste des pièces comptables soumises au Contrôle Exhaustif a priori porteuses d’un code blocage : D (blocage paiement géré par la table CMOD/SCTD) ou X (Fact. Attente d’un avoir) Voir Annexe 2 Actuellement, le code X est également apposé si la saisie du champ Cessions/Oppos sur la fiche tiers est 001 (procédure collective). Une évolution sera demandée. Il faut donc vérifier également que le tiers ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Nouveaux codes blocage : D = blocage automatique sur les factures DMF correspondant aux critères de contrôle a priori (dans BFC => Table CMOD) X = blocage automatique sur la facture DMF (facture en attente d’un avoir) B = factures en prélèvement Factures bloquées au paiement et visibles sur l’état E187 Actuellement, le code X est également apposé si la saisie du champ Cessions/Oppos sur la fiche tiers est 001 (procédure collective). Une évolution sera demandée. Il faut donc vérifier également que le tiers ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

CONSEILS / CONTRÔLES PROPOSITION DE PAIEMENT

DR07 – CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures avant la proposition de paiement (8h00-10h45) Vérifier la présence de l’ensemble des factures du bordereau des dépenses hors périmètre SCTD et hors carte achat et carte logée Débloquer les pièces en code blocage « R » (BJD)  Recenser les factures en mode paiement T et W (BJD)  et les contrôler Contrôle des factures avant proposition de paiement (10h46-10h59) Imprimer le document BFC /Factures à payer avec avoir, trop-perçu missions, DPAO et avance  Vérifier si possibilité de rapprochement pour un même fournisseur d’un avoir avec une facture, si DPAO à rapprocher, si avance à récupérer ou trop-perçu mission à régulariser

DR07 – CONSEILS CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures pendant la proposition de paiement (11h-12h00) : Factures en mode paiement T : vérifier la cohérence entre la saisie sur DVINT et le total des factures en mode T (en nb et en montant et devise) dans la proposition Factures en mode de paiement W : vérifier cohérence entre le nombre de factures en W et le total des factures en mode W (en nb et en montant et devise) dans la proposition Contrôle des divergents hors DMF : vérifier le montant et les coordonnées bancaires entre la proposition de paiement et les factures saisies en mode facturier Vérifier la liste des exceptions (gestion et suivi sur fichier Excel)

DR07 – CONSEILS CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Liste des exceptions (suivi sous tableau excel) : Avances forfaitaires (marchés, hors marchés) Contrôler les cessions de créances et sociétés d’affacturage Avoirs hors DMF Avances missions Factures de dédouanement Factures saisies en comptabilité (FI) : ex : relance d’un paiement suite à un rejet bancaire

DR07 – CONSEILS CONTRÔLES HORS PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle de trésorerie Chaque semaine édition du PNS du compte 5159 pour vérification et suivi des virements à l’étranger Contrôle des codes blocage : 1 à 2 fois par semaine Demander au pôle dépenses de supprimer les codes blocage D si toutes les pièces justificatives ont été reçues et contrôlées Vérification des données de paiement (mode de paiement, coordonnées bancaires) pour les pièces sans code blocage mais qui ne partent pas en paiement Vérifier les codes blocages B (ex : avance sur marché à récupérer ; dédouanement à saisir…) Vérifier rapprochement des codes blocage X (facture/avoir et fournisseur en procédure collective)

DR07 – CONSEILS CONTROLES PARTICULIERS Paiements internationaux Dans le document proposition de paiement, pour rechercher pour les DVINT ou W (paiements étrangers) : sous pdf effectuer une recherche de texte « T virement » et « W virements » DVINT Vérifier sur chaque facture qu’il y ait un Routing/Swift, nom et adresse de la banque, numéro de compte. Affichage des codes blocage Comptabilité/comptabilité générale/Reporting compta. Générale/Etat de développement des soldes/Postes individuels fournisseurs Accéder à variante (DR7/EXCEPT PP)

DR10 - CONSEILS – CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures avant la proposition de paiement (8h00-10h59) Débloquer les pièces en code blocage « R » (BJD) : à partir de l’extraction sur Excel Recenser les factures en mode paiement T (BJD) : à partir de l’extraction sur Excel Modifier éventuellement le mode de paiement «  T »  en « V » si nécessaire (modification fiche fournisseur) Modifier le mode de paiement en « W » en « T » (BJD) : à partir de l’extraction sur Excel  Débloquer les pièces en code blocage « D » (E187) selon les pièces justificatives transmises par les unités (bons de commande, attestation de réception, etc.) Contrôler les cessions de créance et oppositions Contrôler le E186 et bloquer ou rapprocher les pièces permettant de déduire les avoirs, les avances, les DPAO, les trop-perçus missions Débloquer les avances sur mission Corriger un RIB d’une pièce comptable Bloquer une facture ou une mission

DR 10 - CONSEILS – CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures pendant la proposition de paiement (11h-12h00) : Recenser les factures en mode paiement T (vérifier la cohérence entre la saisie sur DVINT et le total des factures en mode T (en nb et en montant) Bloquer les factures ou missions en cas de nécessité (il n’est pas possible de renseigner la zone  « texte ») Vérifier la liste des exceptions

DR10 CONSEILS – CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Après le paiement du jour, il est possible de : Débloquer les avances sur mission Rapprocher les pièces permettant de déduire les avoirs, les avances, les DPAO, les trop-perçus missions Possibilité d’ajouter un texte pour les factures en code blocage B Débloquer les factures ou missions

ANNEXES

ANNEXE 1 E186 « Etat des factures à payer avec avoir, trop-perçu mission, DPAO et avance Les zones : « Société », « Fournisseur », « Groupe de comptes », « mode paiement », « Type de pièce », « code blocage » et « Pièces saisies au » sont renseignées par défaut dans l’écran de sélection. Les données restituées sont des données en temps réel.

ANNEXE 2 E187 « Etat des pièces à contrôler avant paiement Les zones « Société », « Fournisseur », « Groupe de comptes », « Type de pièce » et « Code blocage » sont renseignées par défaut dans l’écran de sélection. Les données restituées sont des données en temps réel.