Convention Aareon – 8 mai 2017 Faciliter la dématérialisation et les échanges électroniques pour améliorer la productivité administrative et comptable Convention Aareon – 8 mai 2017 DEMATERIALISATION DES FACTURES : La réalité s’impose à tous les acteurs Rappels et actualités réglementaires, solutions de gestion des flux entrants et sortants pour le logement social public et privé

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3, Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3, Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Quelques mots sur SERENSIA Editeur de logiciels (Paris) FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA Quelques mots sur SERENSIA Editeur de logiciels (Paris) Fondé par un ancien directeur technique de Business Objects (1993-2002) Label « Jeune Entreprise Innovante » du Ministère des Finances Reconnaissance des avancées technologiques en génie logiciel et financement significatif des activités de R&D par BPI France Membre de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance Membre actif de Transition Numérique+ affiliée au programme gouvernemental Transition Numérique Partenaires clés :

Document électronique Signature électronique Stockage informatique FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA Document électronique Internet Signature électronique Extraction et saisie automatique Stockage informatique Papier Poste/Fax/Téléphone Signature Saisie manuelle Dossier/Armoire Des solutions simples, progressives et complètes

SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA Flux Privé Flux Public Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR 2 SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … Numérisation scanner READER PAPIER

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3, Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Clients AAREON Fournisseurs FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Panorama des solutions actuelles FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Code Général des Impôts : rappels sur les factures Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … PAPIER Numérisation scanner FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR2 SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY READER Archivage à valeur probante Flux Privé Flux Public EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … Décret du 3 juin 2013 (Article 289 du Code Général des Impôts) Article V : L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation Article VII : Plusieurs formes de facture admises : Message structuré selon une norme convenue entre les parties Décret d’application spécifique (Article 96G du Code Général des Impôts) Forme électronique avec procédure de signature électronique avancée Décret d’application spécifique (Article 96F du Code Général des Impôts) Forme papier ou forme électronique Piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions actuelles 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Clients AAREON Fournisseurs FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Actualités réglementaires liées à Chorus Pro Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … PAPIER Numérisation scanner FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR2 SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY READER Archivage à valeur probante Flux Privé Flux Public Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique Obligation pour les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics de transmettre leurs factures sous forme électronique Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Calendrier de mise en application pour les fournisseurs de la sphère publique : Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

Mentions obligatoires devant figurer sur les factures FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Actualités réglementaires liées à Chorus Pro Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mentions obligatoires devant figurer sur les factures Numéro d’identité de l’émetteur et du destinataire Utilisation du portail de facturation exclusive de tout autre mode de transmission Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique Obligation pour les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics de transmettre leurs factures sous forme électronique Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Calendrier de mise en application pour les fournisseurs de la sphère publique : Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises. Facture transmise en dehors du portail de facturation : rejet possible par le client qu'après avoir informé l'émetteur de l’obligation et l'avoir invité à s'y conformer

Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Actualités réglementaires liées à Chorus Pro Arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mentions obligatoires devant figurer sur les factures Numéro d’identité de l’émetteur et du destinataire Utilisation du portail de facturation exclusive de tout autre mode de transmission Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Modalités de transmission et de réception (choix indépendants) : Mode Portail : dépôt (PDF signé ou non signé, PDF mixte, XML) ou saisie Mode flux EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (obligatoire pour certains acteurs) Mode « Service » : mise à disposition sous forme d’API Facture transmise en dehors du portail de facturation : rejet possible par le client qu'après avoir informé l'émetteur de l’obligation et l'avoir invité à s'y conformer Notion de cycle de vie de la facture (flux retour de statuts) Mise à disposition du destinataire Comptabilisation Rejet Mise en paiement

Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Actualités réglementaires liées à Chorus Pro Instruction du 22 février 2017 relatif au développement de la facturation électronique Obligation pour les entités publiques d’émettre sous forme dématérialisée leurs factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics : recours à Chorus Pro dans les mêmes conditions que les fournisseurs privés ( avis d’échéance de loyers) Arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Modalités de transmission et de réception (choix indépendants) : Mode Portail : dépôt (PDF signé ou non signé, PDF mixte, XML) ou saisie Mode flux EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (obligatoire pour certains acteurs) Mode « Service » : mise à disposition sous forme d’API Trois nouvelles mentions obligatoires : l’identifiant de l’émetteur et du destinataire sur Chorus Pro le « code service » (activé par l’entité publique destinataire) le « numéro d’engagement » (activé par l ’entité publique destinataire) Notion de cycle de vie de la facture (flux retour de statuts) Mise à disposition du destinataire Comptabilisation Rejet Mise en paiement Mise en place d’une Fiche Structure (ou plusieurs selon le nombre de Siret) pour toutes les entités émettrices ou destinataires

Institution d’un flux « pivot » contenant : FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Actualités réglementaires liées à Chorus Pro Instruction du 22 février 2017 relatif au développement de la facturation électronique Obligation pour les entités publiques d’émettre sous forme dématérialisée leurs factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics : recours à Chorus Pro dans les mêmes conditions que les fournisseurs privés ( avis d’échéance de loyers) Instruction du 22 février 2017 relatif au développement de la facturation électronique (SUITE) Institution d’un flux « pivot » contenant : les données permettant la création d’une demande de paiement (mandat) la facture sous forme de pièce jointe le cas échéant, les pièces complémentaires Ordonnance du 26/06/ 2014 Décret du 2/11/2016 Arrêté du 9/12/2016 Instruction du 22/02/2017 Accès gratuit aux factures par la solution Chorus Pro pendant 10 ans à compter de leur dépôt, tant pour le fournisseur que pour le destinataire Trois nouvelles mentions obligatoires : l’identifiant de l’émetteur et du destinataire sur Chorus Pro le « code service » (activé par l’entité publique destinataire) le « numéro d’engagement » (activé par l ’entité publique destinataire) Absence de sanction pour les fournisseurs obligés qui ne passent par Chorus Pro, mais mise en place d’une politique progressive de rejet des factures Entités publiques tenues d’accepter les factures qui leur sont adressées par les entreprises non encore soumises à l’obligation Mise en place d’une Fiche Structure (ou plusieurs selon le nombre de Siret) pour toutes les entités émettrices ou destinataires

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions actuelles 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Factures déposées sur Chorus Pro FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro Factures déposées sur Chorus Pro Source : AIFE

Factures déposées sur Chorus Pro FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro Factures déposées sur Chorus Pro Structures publiques présentes dans Chorus Pro Source : AIFE

Structures privées présentes dans Chorus Pro FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro Structures privées présentes dans Chorus Pro Structures publiques présentes dans Chorus Pro Source : AIFE

Structures privées présentes dans Chorus Pro FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro Structures privées présentes dans Chorus Pro Synthèse des factures déposées dans Chorus Pro au 15 mai 2017 Source : AIFE 13% 18% STRUCTURES PUBLIQUES STRUCTURES PRIVEES 331 000 factures 2 302 000 455 000 factures 2 178 000 ETAT (administration centrale) HORS ETAT (collectivités territoriales et établissements publics) Dont 40% émises par seulement 5 groupes : ORANGE EDF LA POSTE POMONA MEDTRONIC 87% 82%

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions actuelles 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Clients AAREON Fournisseurs FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Numérisation : quid de la suppression du papier ? Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … PAPIER Numérisation scanner FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR2 SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY READER Archivage à valeur probante Flux Privé Flux Public

Clients AAREON Fournisseurs FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Numérisation : quid de la suppression du papier ? Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … PAPIER Numérisation scanner FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR2 SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY READER Archivage à valeur probante Flux Privé Flux Public READER scanner Ordonnance du 10/02/2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations Article 1358 : Hors les cas où la loi en dispose autrement, la preuve peut être apportée par tout moyen Ordonnance du 10/02/2016 Arrêté du 7/01/2016 Arrêté du 22/03/2017 Article 1379 La copie fiable a la même force probante que l'original La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

La copie fiable a la même force probante que l'original FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Numérisation : quid de la suppression du papier ? READER scanner Arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du code général des impôts Le transfert des documents établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique Ordonnance du 10/02/2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations Article 1358 : Hors les cas où la loi en dispose autrement, la preuve peut être apportée par tout moyen Ordonnance du 10/02/2016 Arrêté du 7/01/2016 Arrêté du 22/03/2017 Ordonnance du 10/02/2016 Arrêté du 7/01/2016 Arrêté du 22/03/2017 Article 1379 La copie fiable a la même force probante que l'original Les couleurs sont reproduites à l'identique Le document ainsi numérisé est conservé sous format PDF assorti d'une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Les couleurs sont reproduites à l'identique FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX ENTRANTS Numérisation : quid de la suppression du papier ? READER scanner Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet Arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du code général des impôts Le transfert des documents établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique Ordonnance du 10/02/2016 Arrêté du 7/01/2016 Arrêté du 22/03/2017 Ordonnance du 10/02/2016 Arrêté du 7/01/2016 Arrêté du 22/03/2017 Les opérations d'archivage numérique sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation La numérisation sous format PDF ou PDF A/3 est assortie : d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme ; d'une empreinte numérique ; d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme ; ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification Les couleurs sont reproduites à l'identique Le document ainsi numérisé est conservé sous format PDF assorti d'une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées

Agenda SPHERE PUBLIQUE SPHERE PRIVEE FLUX ENTRANTS FLUX SORTANTS 1. Panorama des solutions actuelles 1. Panorama des solutions mises à disposition par SERENSIA 2. Code Général des Impôts : rappels sur les factures 3. Actualités réglementaires liées à Chorus PRO FLUX ENTRANTS 4. Statistiques relatives à la mise en place de Chorus Pro 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? 5. Numérisation : quid de la suppression du papier ? FLUX SORTANTS 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA 6. Panorama des solutions proposées par SERENSIA

Clients AAREON Fournisseurs Clients FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX SORTANTS Panorama des solutions proposées par SERENSIA Flux Privé Flux Public Flux Public Flux Privé Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat FOURNISSEUR 1 Fournisseurs FOURNISSEUR 3 FOURNISSEUR n FOURNISSEUR 4 FOURNISSEUR 2 Clients SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante LOCATAIRES PUBLICS LOCATAIRES PARTICULIERS EDI – Flux électroniques Formats : XML, PDF, EDIFACT … Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … BANQUES SEPAMAIL (Quittances de loyer) Numérisation scanner READER EBICS / SEPA PAPIER

Questions & Réponses

OLD

87% 82% ETAT STRUCTURES PUBLIQUES HORS ETAT STRUCTURES PRIVEES 331 000 factures 2 302 000 455 000 factures 2 178 000 ETAT (administration centrale) HORS ETAT (collectivités territoriales et établissements publics) Dont 40% émises par seulement 5 groupes : ORANGE EDF LA POSTE POMONA MEDTRONIC 87% 82%

SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante FACTURATION ELECTRONIQUE – FLUX SORTANTS Panorama des solutions actuelles Clients AAREON SPHERE PUBLIQUE (OPH) SPHERE PRIVEE (SA, ESH, SEM) Prem’Habitat PortalImmo Habitat Flux Public Flux Privé Clients SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Archivage à valeur probante LOCATAIRES PUBLICS LOCATAIRES PARTICULIERS BANQUES SEPAMAIL (Quittances de loyer) EBICS / SEPA

Décret du 3 juin 2013 (Article 289 du Code Général des Impôts) Article V : L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation Article VII : Plusieurs formats de facture admis : Message structuré selon une norme convenue entre les parties Décret d’application spécifique (CGI - Article 96G) Forme électronique avec procédure de signature électronique avancée Décret d’application spécifique (CGI - Article 96F) Forme papier ou forme électronique Piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement

Calendrier de mise en application : Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique Obligation pour les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics de transmettre leurs factures sous forme électronique Calendrier de mise en application : Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mentions obligatoires devant figurer sur les factures Numéro d’identité de l’émetteur et du destinataire Utilisation du portail de facturation exclusive de tout autre mode de transmission Facture transmise en dehors du portail de facturation : rejet possible par le client qu'après avoir informé l'émetteur de l’obligation et l'avoir invité à s'y conformer

Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » Arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique Mise en place du portail de facturation « Chorus Pro » Modalités de transmission et de réception (choix indépendants) : Mode Portail : dépôt (PDF signé ou non signé, PDF mixte, XML) ou saisie Mode flux EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (obligatoire pour certains acteurs) Mode « Service » : mise à disposition sous forme d’API Notion de cycle de vie de la facture (flux retour de statuts) Mise à disposition du destinataire Comptabilisation Rejet Mise en paiement

Trois nouvelles mentions obligatoires : Instruction du 22 février 2017 relatif au développement de la facturation électronique Obligation pour les entités publiques d’émettre sous forme dématérialisée leurs factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics : recours à Chorus Pro dans les mêmes conditions que les fournisseurs privés ( avis d’échéance de loyers) Trois nouvelles mentions obligatoires : l’identifiant de l’émetteur et du destinataire sur Chorus Pro le « code service » (activé par l’entité publique destinataire) le « numéro d’engagement » (activé par l ’entité publique destinataire) Mise en place d’une Fiche Structure (ou plusieurs selon le nombre de Siret) pour toutes les entités émettrices ou destinataires

Institution d’un flux « pivot » contenant : Instruction du 22 février 2017 relatif au développement de la facturation électronique (SUITE) Institution d’un flux « pivot » contenant : les données permettant la création d’une demande de paiement (mandat) la facture sous forme de pièce jointe le cas échéant, les pièces complémentaires Accès gratuit aux factures par la solution Chorus Pro pendant 10 ans à compter de leur dépôt, tant pour le fournisseur que pour le destinataire Absence de sanction pour les fournisseurs obligés qui ne passent par Chorus Pro, mais mise en place d’une politique progressive de rejet des factures Entités publiques tenues d’accepter les factures qui leur sont adressées par les entreprises non encore soumises à l’obligation

Ordonnance du 10/02/2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations Article 1358 : Hors les cas où la loi en dispose autrement, la preuve peut être apportée par tout moyen. Article 1379 La copie fiable a la même force probante que l'original La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du code général des impôts Le transfert des documents établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Les couleurs sont reproduites à l'identique Le document ainsi numérisé est conservé sous format PDF assorti d'une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.

La numérisation sous format PDF ou PDF A/3 est assortie : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet Les opérations d'archivage numérique sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation La numérisation sous format PDF ou PDF A/3 est assortie : d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme ; d'une empreinte numérique ; d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme ; ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées

SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY FACTURATION ELECTRONNIQUE - FAITS JURIDIQUES Le contexte actuel : flux sortants Clients AAREON CLIENT SPHERE PUBLIQUE CLIENT PAPIER EDI CLIENT Formats : XML, PDF, EDIFACT … ) Protocoles : AS2, FTP , E-Mail … FOURNISSEUR SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY AR SPHERE PRIVEE FOURNISSEUR scanner

FACTURATION ELECTRONNIQUE - FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (extraits) Article 1 I. - Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique. II. - L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I, dans les conditions prévues à l'article 2. Article 2 Une solution mutualisée, mise à disposition par l'Etat et dénommée « portail de facturation », permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique. L'Etat, sauf impératif de défense ou de sécurité nationale, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de leurs contrats utilisent le portail de facturation pour la mise en œuvre des obligations fixées à l'article 1er.

FACTURATION ELECTRONNIQUE - FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (extraits) Article 3 I. L'obligation prévue au I de l'article 1er s'applique aux contrats en cours d'exécution ou conclus postérieurement : 1° Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques ; 2° Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ; 3° Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ; 4° Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

FACTURATION ELECTRONNIQUE – FAITS JURIDIQUES Rappel DELAIS TYPOLOGIE DES ENTREPRISES FRANCAISES CRITERES Salariés CA Annuel Total Bilan 2017 GE Grandes Entreprises > 5 000 > 1 500 M€ > 2 000 M€ 2018 ETI Entreprises de Taille Intermédiaire < 5 000 < 1 500 M€ < 2 000 M€ 2019 PME Petites et Moyennes Entreprises < 250 < 50 M€ < 43 M€ 2020 TPE Très Petites Entreprises < 10 < 2 M€ et et et et et ou et ou Définitions Insee

FACTURATION ELECTRONNIQUE – FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? La loi pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite loi « Macron », a été promulguée le 6 août 2015. Article 222 Dans les conditions prévues à l'article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, par l'institution d'une obligation, applicable aux contrats en cours, d'acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées. Qu’est-ce que cela veut dire ? Très bientôt, une entreprise ne pourra plus refuser de recevoir une facture sous forme électronique. Toute entreprise devra être en capacité d’accepter et de traiter des factures reçues sous cette forme.

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Impacts des lois La facture électronique va devenir incontournable dans les relations inter-organisations publiques et privées Ordonnance du 26/06/2014 CHORUS PORTAIL PRO Délais Réception de factures Emission de factures Secteur Public 01/01/2017 Secteur privé fournisseur du Public Entre 01/2017 et 01/2020 OBLIGATOIRE Loi du 06/08/2015 Loi Macron Délais Réception des factures fournisseur Emission de factures Secteur privé Très bientôt OBLIGATOIRE

Les fournisseurs du secteur public Récepteurs de factures FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Impacts de Chorus Portail Pro Les fournisseurs du secteur public émetteurs de factures Récepteurs de factures 01/01/2020 3 001 329 TPE 137 534 PME 4 959 ETI 243 GE 137 534 PME 4 959 ETI 243 GE 01/01/2019 95 000 000 de factures par an Etat Secteur Public Local 4 959 ETI 243 GE 01/01/2018 E P N 243 GE E P I C 01/01/2017 77 474

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Bénéfices Rester dans la compétition Entreprise numérique Bénéfices Financiers Simplifications administratives Bénéfices d’image Affranchisse- -ment économisé Saisie automatisée Réduction des erreurs Rapprochement automatisé Envois automatisés Qualité renforcée des relations partenaires Je vous parlais à l’instant de mise en place de solutions complètes, Serensia propose une démarche qui va permettre d’apporter l’ensemble de ses gains administratifs permis par les échanges électroniques. Rapprocher automatiquement le bon de commande et la facture Pouvoir analyser plus précisément les données échangées, sans avoir à ouvrir le placard pour sortir l’historique Simplifier le paiement grâce à une gestion des processus automatique (GED/worflow). Dans le cas de la solution que nous présentons aujourd’hui, sur la réception des factures d’électricité, les gains directs permis sont : (cliquer) La saisie automatisée La suppression des erreurs de saisie L’archivage et la recherche automatique de documents L’exploitation possible de nouvelles informations Le contrôle de gestion simplifié Archivage et recherche automatisés Optimisation du BFR Factures reçues Factures émises Exploitation de nouvelles informations Contrôle de gestion simplifié

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA Discussion

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Quels impacts sur l’organisation interne ? Vous adapter progressivement aux échéances imposées par les lois jusqu’à la suppression totale du papier FACTURE Objet : Prestation de service Objet : Objet : Prestation de service de service Objet : Prestation de service Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Total TTC : 11 960 € Total HT : 10 000 € Objet : Objet : PreTotal TTC : 11 960 € 5 600 € Factures papier FACTURE Objet : Prestation de service Objet : Objet : Prestation de service de service Objet : Prestation de service Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Total TTC : 11 960 € Total HT : 10 000 € Objet : Objet : PreTotal TTC : 11 960 € 5 600 € XML Factures papier et données sous forme électronique ebXML Factures conformes aux exigences Chorus Portail Pro Excel Intégrer progressivement de nouveaux flux de factures fournisseurs qui vont vous parvenir par voie électronique et sous forme de fichiers XML ebXML Conserver de plus en plus les documents commerciaux tels que les factures sous forme électronique dans des systèmes informatiques d’archivage à valeur probante

Matrice des besoins clients possibles FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Complexité et diversité des situations Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Email Sécurisé HTTP(S) Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Email Sécurisé HTTP(S) Web Service client Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Email Sécurisé HTTP(S) Web Service client Web Service serveur Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Email Sécurisé HTTP(S) Web Service client Web Service serveur Répertoire partagé: WebDav, DropBox,… Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Email Sécurisé Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur FTP (S) client Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 (S)FTP(S) serveur Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X Matrice des besoins clients possibles XML : spécifications multiples : Ubl XML, … EDIFACT Plusieurs versions PDF avec données attachées TXT ou CSV Diversité de colonnes et séparateurs Fichier Sas Progiciel Standard Chorus Portail Pro 2017 X AS 2 Dématérialisation Fiscale et Légale :  Oui  Non

Les tentatives de normalisation ont échoué FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES La compléxité : les constats La mise en place d’une solution d’échanges électroniques de documents, d’apparence simple, se heurte rapidement à un mur de complexité Les solutions classiques sont coûteuses en paramétrages, en maintenance, en ressources et donc inadaptées aux ETI / PME / TPE / Collectivités / EPN / EPIC Les tentatives de normalisation ont échoué

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Le paradoxe Etude mars 2003 – Observatoire de la Qualité comptable 60% des entreprises annonçent « vouloir migrer sous 2 ans vers la facturation électronique » Etude septembre 2006 - Markess International 57% des entreprises annoncent « vouloir migrer sous 2 ans vers la facturation électronique » Etude janvier 2009 – Markess International (PC Expert Janvier 2009) La majorité des entreprises annoncent « vouloir passer à la facture dématérialisée dans les 2 prochaines années » Etude Novembre 2011– Markess International 3 décideurs sur 4 sont convaincus de l’intérêt de passer aux échanges électroniques Témoignage octobre 2013 – Directrice d’un spécialiste de la dématérialisation Dématérialisation: « pas beaucoup de passages à l’acte » Ordonnance du 26 juin 2014 – Journal Officiel L’Etat annonce son passage à la facturation électronique dans 2 ans 1/2 … Car on se rend compte qu’il y a 4 enjeux pour permettre une adoption large des échanges électroniques… et qu’il ne semble pas toujours aisé d’y répondre correctement. Gestion de la complexité : 1. technique : C’est la principale difficulté technique car effectivement il est difficile de faire échanger entre eux des systèmes souvent différents entre des interlocuteurs aux besoins différents. Technologie différente Protocole Format Ressources humaines (grand service informatique vs petit service) + Ressources à affecter limitées tant pour se former à de nouveaux langages, déployer un projet que pour le maintenir dans le temps. 2. humaine On peut y ajouter la complexité liée Changement : faire en sorte que les structures puissent adapter en douceur leurs processus de travail Le directeur financier d’un Office Départemental HLM important de la région parisienne me disait encore la semaine dernière qu’on n’était encore à gérer des petits fournisseurs qui découvrent à peine le PC « On ne sait pas comment ils font… les factures arrivent d’un coup en fin d’année car on a passé notre temps à les leur réclamer… alors les échanges électroniques … Création de valeur : on en a déjà parlé… saisie, rapprochement, contrôle de gestion,… automatisés et permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Confiance : 3 choses fondamentales Intégrité et Confidentialité des données : garantir un cryptage performant, garantir un message complet Persistence des données : garantir que les données ne seront pas perdues en cas de casse du disuque dur Légalité : pouvoir produire le docuement électronique devant un Tribunal ou à la DGI Coût : faire en sorte que le coût de ces éléments ne soit pas dissuasif, soit avec des projets longs et coûteux à la mise en œuvre, soit difficiles à maintenir dans le temps Au final, le fait de choisir ou non de passer d’un mode de traitement papier à un mode de traitement électronique des documents se résume à une notion simple : est-ce que la valeur de la solution proposée est suffisante pour changer et passer du traitement papier au traitement électronique. Et la valeur de la solution répond à l’équation suivante (cliquer sr l’équation) 53

= Gestion de la complexité Gestion de la complexité Création de valeur FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Les véritables enjeux Gestion de la complexité Gestion de la complexité liée à la diversité des environnements techniques et organisationnels des utilisateurs et de leurs partenaires Création de valeur Création de valeur via l’automatisation de la fonction administrative + + VALEUR D’UNE SOLUTION = Coût Coût d’intégration et de mise en oeuvre Confiance Confiance dans la sécurité, la fiabilité et la légalité du système 54

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

MISE A JOUR PAR INTERNET Echanges de documents : Solutions apportées par SERENSIA Une offre logicielle de traitement automatisé des documents électroniques SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY, un logiciel autonome 1 Emission Factures Clients Documents Formats SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY, un logiciel adaptatif Flux 2 Tous types de Réception Factures Founisseurs Documents Tous types de Formats Flux Système Informatique MISE A JOUR PAR INTERNET 3 Visualisation -Supervision Base de connaissances évolutive Ajouts/modifications de protocoles Ajouts/modifications de formats Ajouts/modifications de documents Dématérialisation fiscale Téléparamétrage …

Visualisation, recherche et analyse MISE A JOUR PAR INTERNET Solutions apportées par SERENSIA Flux entrants Gestionnaires de parc immobilier Réception DIVERS (artisans, …) Archivage ENTRETIEN 1. FLUX ELECTRONIQUES Saisie 2. FLUX PAPIER ASCENSEURS scanner 3. EVOLUTIONS VISION ANALYZER READER ELECTRICITE AR Cycle de vie Visualisation, recherche et analyse Contrôle, validation Passerelle AS2-Internet XML Intégration avec rapprochement AR SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY EAU @ WEB MISE A JOUR PAR INTERNET TELEPHONE Base de connaissances évolutive Ajouts/modifications de flux Ajouts/modifications de formats Ajouts/modifications de protocoles, etc.

Factures clients Public Solutions apportées par SERENSIA Flux sortants SERENSIA : Coordination – Maintenance - Support Supervision FOURNISSEUR CLIENTS SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY Cycle de vie Factures clients Public Données de facturation Système Informatique Factures clients Privé Flux Editique Système Informatique Service SERENSIA SAFE Archivage à valeur probante Editique Système éventuel d’archivage à valeur probante du Client

Exemples de gestion de flux de factures électroniques : Solutions apportées par SERENSIA Traitement automatisé des factures fournisseurs Exemples de gestion de flux de factures électroniques :

Merci de votre attention SERENSIA sera présent au Salon H’Expo (USH) à Strasbourg Du 26 au 28 septembre 2017 www.serensia.com