Par Dr MOUSSA KONATE Directeur général PCG ROLE D’UNE CENTRALE NATIONALE D’ACHAT DANS LA GESTION D’UNE URGENCE SANITAIRE: EXPERIENCE DE LA PHARMACIE CENTRALE DE LA GUINEE (PCG) DANS LA CRISE EBOLA XIX ASSEMBLEE GENERALE DE L’ACAME GUINEE, CONAKRY MARS 2017 Par Dr MOUSSA KONATE Directeur général PCG

Plan de présentation Contexte Présentation de la CNRE/Unité logistique Les défis Les faits marquants Les acquis Leçons à tirer Conclusion Recommandations XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

INTRODUCTION La survenue d’une crise sanitaire, comme celle de la maladie à virus Ebola, constitue un défi majeur pour les systèmes de santé des pays en développement. Cette crise met en exergue les faiblesses de nos systèmes de santé, mais également les acquis qu’il faut encore renforcer. L’expérience de la Pharmacie Centrale de Guinée, un acteur majeur de l’approvisionnement des structures sanitaires en intrants de santé dans la riposte à Ebola, est à partager afin d’en tirer des leçons pour mieux préparer nos pays à de telles crises sanitaires. XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

INTRODUCTION Déclaration de l’épidémie de la fièvre hémorragique à virus Ebola en mars 2014. XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Situation épidémiologique : Nombre de Cas confirmés : 3 358 CONTEXTE (1/2) Situation épidémiologique : Nombre de Cas confirmés : 3 358 Nombre de Cas de décès : 2 088 Nombre de Cas agents de santé infectés : 211 Nombre de Cas agents de santé décédés : 115 Nombre de sorties guéris: 1 270 Sortis guéris du CTE : 1. Confirmés et toujours hospitalisés : 1. Suspect hospitalisés : 0 XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

CONTEXTE (2/2) Plus de ¾ du pays a été touché 11291

DEFIS (1/3) Dès la déclaration de l’épidémie, la Guinée a été confrontée à de nombreux défis logistiques dont : Insuffisance de connaissance sur les spécifications techniques des équipements de protection personnel (PPE) et universels (EPU) Arrivées anarchiques des dons de toute part dont on ne connaissait ni la qualité, ni l’origine sans respect des procédures de réception de dons ( ex. Don des produits périmés…..) XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

DEFIS (2/3) Insuffisance de formation des agents de santé en périphérie à la gestion d’urgence des intrants Ebola Insuffisance d’intrants pour la riposte Faible capacité de stockage dans le pays d’où la transformation des salles de réunion des DPS en locaux de stockage temporaires XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

DEFIS (3/3) Difficulté de distribution vers les structures de soins périphériques par manque de financement Park automobile vieillissant et insuffisant Faible réactivité du mécanisme de réponse rapide aux épidémies Insuffisance de coordination des interventions des partenaires et autres ONG. XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Etat du système de distribution quelques mois après la déclaration de l’épidémie Arrivée massive et désordonnée des intrants pour la riposte

ORGANIGRAMME DE LA COORDINATION DE LA RIPOSTE Présidence Comité Interministériel Coordination Nationale Coordinateur National Coordinateur National Adjoint Unités Techniques Unités de Soutien Surveillance Prise en Charge Communication Sanitation et Gestion des Corps Recherche Formation MAE-F GRH Logistique Gestion des Finances Gestion des Données Sécurité Les Coordinations préfectorales / Communales Structures de soins

Schéma structurel de l’unité logistique Logisticiens des PTFS UNITE LOGISTIQUE AU NIVEAU CENTRAL Responsables des magasins relais Unités logistiques des coordinations préfectorales/ Communales Responsables de la logistiques au niveau des structures de soins publiques et privées - MS - Autres ministères - PCG - Partenaires

Présentation de l’Unité logistique Ebola L’Unité logistique est sous la responsabilité de la Direction de la PCG et comprenant tous les logisticiens des partenaires techniques: PAM, OMS, UNICEF, SIAPS, CROIX ROUGE, UNMEER, UNFPA, USAID, CDC, MSF, etc. 1- Missions : Elaborer la liste qualitative et quantitative des besoins des structures en intrants Elaborer le plan de distribution des stocks entre les structures; Assurer la formation et le suivi des agents chargés de la gestion des stocks au niveau central et périphérique ; Superviser la gestion des stocks à tous les niveaux de la pyramide sanitaire. Coordonner toutes les activités logistiques de la riposte contre la MVE 2- Siège : Les locaux de la Pharmacie Centrale de Guinée XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Présentation de l’Unité logistique Ebola Pourquoi l’organisation logistique a dû se faire autour de la PCG ? Au début, certains partenaires ont distribué eux-mêmes, mais la gestion, le contrôle et la sécurité des produits ont posé certains problèmes. D’où, le regroupement de la logistique autour de la PCG qui a l’avantage : d’avoir un réseau logistique fonctionnel et qui descend jusqu’au niveau des formations sanitaires, d’être en bonne rélation avec les autorités sanitaires locales et administratives, de posséder du personnel pharmaceutique qualifié. la PCG est l’instrument de mise en œuvre de la logistique intégrée du MS

CIRCUIT DE DISTRIBUTION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES DE LA PCG Postes de Santé Magasin Central 6 Dépôts Régionaux Hôpitaux Cliniques Privées Districts Sanitaires ONG… Officines Centres de Santé Populations Circuit public Circuit privé XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

CIRCUIT DE DISTRIBUTION DES INTRANTS EBOLA Hôpitaux régionaux/préfectoraux 07 Directions communales/Directions préfectoraux 33 Structures para publique/Privée Service de santé des armées Centre de santé 412 Poste de santé 912 ONG/AC Hôpitaux nationaux Magasin central PCG Cluster Logistique PAM HUB STOCKAGE (Stockage - Transport) OMS PAM UNICEF ONG... FLUX POUSSES PUIS REASSORT DRS BOKE DRS Labé DRS KANKAN DRS Mamou Log Cluster N’ZEREKORE Log Cluster KISSIDOUGOU MAGASINS RELAIS ( 6) CENTRE DE TRAITEMENTS 10 OU DE TRANSIT 08 EBOLA Suivi des approvisionnements Intrants Composition de la Task Force : Lead : Unité logistique Cellule Ebola Agences : UNMEER WHO UNICEF PAM Flux Physiques Région DPS STOCK AU NIVEAU CENTRAL ALIMA MSF Feed back Flux d’informations Task force Ebola CRF MSF XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Il fallait anticiper sur ce processus Faits marquants (1/8) 1- Sélection/Quantification: La sélection des PPE et EPU selon les spécifications OMS La quantification a été faite sur la base des statistiques 2013 des activités des structures et selon le nombre de cas dans les CTE pour les PPE. Etablissement d’une liste qualitative et quantitative des besoins en intrants : PPE Equipements protection universelles Kits d’hygiène Médicaments Matériels et Equipements Engins roulants Il fallait anticiper sur ce processus XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (2/8) 2- Acquisitions: Donation multilatérale Ce sont les PTFs qui ont fait les achats avec leurs propres procédures, puis la donation est faite à l’État Donateurs multilatéraux Donateurs bilatéraux Quelques achats en urgence ont été effectués par la centrale Donation multilatérale Donation bilatérale

Faits marquants (3/8) 3- STOCKAGE : Les 6 magasins relais Elaboration du plan national de stockage avec 6 magasins relais dont 4 sont gérés par les responsables des dépôt PCG. Volume total stocké pendant la riposte : 75 122 m3 Les 6 magasins relais XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (4/8) 4- Transport/ Distribution: Elaboration des plans de distribution en tenant compte des flambées et sur la base du système push. Les transports ont été assuré par : PAM PCG ARMEE/PEV Volume total transporté 66 650 M3 XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (5/8) 5- Formation des pharmaciens : Elaboration d’un module standard de formation Formation des pharmaciens (66) de la centrale et des structures Sanitaires en logistique d’urgence et en PCI. XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (6/8) 5- Coordination des équipes: Difficultés d’harmonisation des avis sur la gestion des intrants pharmaceutiques Plupart des logisticiens experts n’ont pas de formation logistique de santé (52/58 logisticiens) XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (7/8) XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017 6- CERCLAGE/MICROCERCLAGE/BASE VIE Le cerclage et le micro cerclage sont des stratégies de se rapprocher des familles contacts et les empêcher de se déplacer. Les activités logistiques réalisées : Distribution des vivres et des non vivres Prise en charge sanitaire gratuite des populations Installation de base vie pour loger les agents de la surveillances, prise en charge…. XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

Faits marquants (8/8) 7- Poursuite des activités traditionnelles de la centrale Poursuite de la réception et distribution des produits pharmaceutiques sur financement des PTF - Poursuite des activités de recouvrement de coûts sur les MEG ( baisse de 38% du CA au cumul) XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

ACQUIS Implication des Partenaires Techniques et Financiers pour appuyer la centrale. Meilleure coordination des activités logistiques. Mise en place des outils et d’un logiciel de gestion des intrants Ebola. Amélioration de la capacité de gestion de la centrale par l’acquisition d’une nouvelle version de sage Augmentation et restauration des espaces de stockage (Cluster Logistic , Magasins relais et domaine de Coyah). Formation des logisticiens et des Pharmaciens en PCI et en gestion des intrants (PAM, SIAPS, OMS). Amélioration des capacités logistiques (logistique roulante, parc informatique…). XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

LEÇONS A TIRER L’exercice d’élaboration du plan d’approvisionnement doit tenir compte des maladies à potentiels épidémiques pour obtenir un stock de sécurité national. Prévenir les crises sanitaires et s’y préparer par: - la formation des pharmaciens en logistique d’urgence - l’aménagement des espaces de stockage …. Implication de l’autorité nationale de réglementation (ANR ) dans la réception des dons pour s’assurer que les procédures de réception de dons en vigueurs sont respectées Le respect et l’utilisation des procédures d’acquisition des centrales permet leurs renforcement Renforcement de la coordination des interventions des partenaires XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

PRINCIPES DE GAS EN SITUATION D’URGENCE XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

PRINCIPES DE GAS EN SITUATION D’URGENCE Prendre en compte la planification et le cycle de préparation aux urgence Renforcer les points critiques du cycle des approvisionnement Assurer un fonctionnement de la centrale selon les déterminants essentiels de performance Assurer une sélection des produits basés sur l’évidence et tenant compte de l’impact sanitaire du changement climatique Renforcer la coordination des interventions et des acteurs Mettre en place une gestion des ressources humaines efficace Adapter la procédure d’achat et mettre en place des outils de gestion XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

1.Planification et le cycle de préparation des urgences sanitaire Opérationnaliser le cycle de la préparation aux urgences sanitaires (planification – organisation – formation/équipements – simulation/évaluation/actions correctives) Participer à l’établissement de la cartographie des risques sanitaires Etablir les systèmes et structures pour la coordination Elaborer le plan de préparation de la logistique Planification et préparation de la logistique Evaluation des besoins logistiques et d’approvisionnement XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

2. Renforcement des points critiques du cycle de l’approvisionnement Liste des médicaments et expression des besoins Support de gestion Organisation Finance Gestion de l’information Ressources humaines   Sélection Distribution Acquisition UTILISATION CADRE POLITIQUE ET LEGAL Les cibles et usage rationnel, Pharmacovigilance Coordination Mode et procédures d’acquisition Stockage et défi logistique Assurance qualité, Lutte contre la contrefaçon

3. Sélection et acquisition adaptées La sélection des produits selon le principe d’évidence de l’OMS La sélection des produits en tenant compte des évènements climatiques et les composantes de l’environnement qui ont un impact sur la santé (eau et assainissement, pollution atmosphérique, Sécurité sanitaire des aliments et nutrition, Vecteurs, etc.) Adaptation des procédures d’achats aux situations d’urgence (dérogation et révision de la règlementation) Elaboration d’un plan blanc de la CA dans le cadre de la gestion des urgences XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

4. Fonctionnement de la centrale selon les déterminants essentiels de performance Continuité de service et des soins Formation Viabilité économique Assurance qualité Système d’information et de gestion logistique performant

5. Renforcement de la coordination des interventions et des acteurs Faire un inventaire exhaustif des structures intervenant, Définir le mécanisme de coordination, Définir clairement les clauses de coopération et des accords XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

6. Mise en place d’une gestion efficace des ressources humaines Constituer son personnel en tenant compte de l’algorithme de compétences afin d’avoir: des spécialistes de santé publique, des spécialistes de gestion des approvisionnements, des logisticiens de santé des logisticiens d’urgence XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

CONCLUSION La centrale d’achat (PCG) a pris le leadership des activités logistiques de la riposte à la maladie à virus Ebola . L’accompagnement des partenaires a été décisif pour mener efficacement la riposte. La centrale d’achat a amélioré ses capacités de gestion et de logistiques. La centrale a formé, avec l’appui de l’OMS, du PAM et SIAPS, des logisticiens et pharmaciens pour la création d’une unité de logistique d’urgence en son sein XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

RECOMMANDATIONS Renforcer les capacités de stockage des centrales et des structures sanitaires. Mettre en place une unité de logistique d’urgence dans la centrale d’achat. Institutionnaliser un système de financement de la logistique d’urgence. Renforcer la coordination des interventions des partenaires. Privilégier les logisticiens de santé pour les urgences sanitaires Avoir du personnel qualifié ainsi qu’un système de mise à jour des connaissances des professionnels de santé et de logistique à tous les niveaux de la pyramide sanitaire.

FAIRE FACE A L’URGENCE SANITAIRE POUR UNE CENTRALE D’ACHAT C’EST Siège de la PCG FAIRE FACE A L’URGENCE SANITAIRE POUR UNE CENTRALE D’ACHAT C’EST PREVOIR L’IMPREVU ET S’Y PREPARER MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

OMS PAM Les logisticiens (1) Siège de la PCG Patrick BAUDRY ; Christophe VIAL ; Larson SAFARI ; Michel OUENDENO ; Housseine SYLLA OMS Arsène OUEDRAOGO ; Antoine GAUGE ; Etienne GIRBAL ; Yvon Saint Martin ; Laurent Hieu PHUNG BOTHOREL ; SERRA SOLER, Miquel ; Bienvenu Houndjo ; TSHIFUAKA, Gilbert Kayoko Pauline KOLIE XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017

UNICEF SIAPS/USAID EXPERTISE France Les logisticiens (2) Siège de la PCG Les logisticiens (2) UNICEF Mickael Zanardi ; Sékou SOUMAORO ; Irma ALOFA ; Ibrahima CISSE ; Laetichia Michèle Rakotoarison EXPERTISE France Nicholas PONTIAC ; SIAPS/USAID Marie Paule FARGIER ; Serigne Diagne ; FEDERATION INTERNATIONALE CROIX ROUGE Cesar Mexia XIXème AG de l'ACAME, Conakry, 1-3 mars 2017