Circulation Desk Operator Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Circulation Desk Operator Request approfondie alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be

Au terme de la formation, vous serez capable de : Créer une Request dans Alma Visualiser toutes les Requests du Réseau (Monitor Request & Item Processes) Réaliser le Scan in Item pour un document non catalogué Gérer des réservations Gérer les commandes de documents localisés dans une autre bibliothèque Gérer de façon approfondie le Hold Shelf (de 3 types): Hold Shelf type Loan pour empruntables uniquement Hold Shelf type Reading Rooms pour consultables sur demande uniquement (Storage) Hold Shelf type mixte pour empruntables + consultables sur demande (Storage) Visualiser le menu Change Item Information Déplacer, temporairement ou de façon permanente, un document vers une autre localisation ou vers une autre bibliothèque (Move Temporarily et Move Permantly) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Créer une Request via Alma Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Créer une Request via Alma

menu Alma > Repository Search > Physical Items ATTENTION : pour toute Request, tout déplacement de document (Move), toute modification d’un item (Change), TOUJOURS passer par le Physical Item, afin d’éviter de modifier ou de déplacer tous les exemplaires d’un même holding. 2 chemins = menu Alma > Repository Search > Physical Items Persistent Search Box > Physical Items Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Quels documents POURRONT faire l’objet d’une Request ? Les documents localisés en : Extended (empruntable long terme) Regular (empruntable normal) Short Loan (empruntable court terme) Storage (consultable sur demande) Limited (emprunt 1 jour) Le statut d’exception (Item Policy) No Loan (non empruntable) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Les Storage NE POURRONT être déplacés hors de la bibliothèque propriétaire > PAS de Transit Quels documents NE POURRONT PAS faire l’objet d’une Request ? Les documents « consultable uniquement » (c’est-à-dire qui n’ont NI une des 5 Locations NI un des 3 statuts d’exception) Le statut d’exception (Item Policy) No Loan No Request (non consultable) Le statut d’exception (Item Policy) Loan No Request (s’adresser au service) NB ces règles sont valables à l’échelle du Réseau, sauf exception particulière qui serait appliquée ultérieurement à une bibliothèque

Créer une Request pour un utilisateur (Request > Patron physical item request ) Etape 1 : recherche dans le Repository Search > Physical Items Alma @ ULg - Fulfillment 2 - 2e partie – Request Operator Choisir l’item et sur  Request

Etape 2 : remplir le formulaire de Request Alma @ ULg - Fulfillment 2 - 2e partie – Request Operator 3 champs obligatoires (*) à remplir : Request/Process Type : choisir Patron physical item request  Requester : introduire l’identifiant ou nom du lecteur, ou utiliser la loupe Pickup At : Choisir la bibliothèque de retrait (une des 9 Pick-up location si transit ou la bibliothèque propriétaire si réservation) Etape 3 : enregistrer la demande

Menu déroulant du Request/Process Type Booking Request = fonction à venir Move Permanently = changer la localisation d’un document de façon permanente (p.e. pour un don entre bibliothèques) Move Temporarily = changer la localisation d’un document de façon temporaire (p.e. documents placés dans un rayonnage réservés aux cours et travaux) Patron Digitization Request = demande de digitalisation (scan) d’un document à la demande d’un lecteur Patron physical item requested = document demandé par un lecteur, soit réservé (retrait dans la bibliothèque propriétaire) soit commandé (transit d’une réserve distante ou de la bibliothèque propriétiare vers une des 9 pick-up locations Alma @ ULg - Fulfillment 2 - 2e partie – Request Operator

Etape 4 : s’assurer que la Request a bien été enregistrée Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Pas de pop-up mais un message s’affiche avec le n° de la Request

Visualiser la request dans le Repository Search Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Visualiser la request dans Primo Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Création d’une request par le lecteur (à partir de Primo) Il faut d’abord s’identifier Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie La request dans Primo doit être faite par le lecteur lui-même

Visualiser la Request dans la fiche du lecteur > onglet Request Request 2e dans la queue = Not Started Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Notre Request est en statut Pick up from shelf  On visualise la place dans la file d’attente (Place in queue): 0 = Pickup from Shelf 1 = 1e dans la queue (le livre est en prêt ou est déjà demandé par une autre lecteur. Dès que le livre sera disponible, la Request sera traitée pour ce lecteur) 2 = 2e dans la queue…..

Visualiser la Request - dans le Monitor Requests Visualiser la Request - dans le Pickup from Shelf de la bibliothèque propriétaire Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Pour obtenir des informations supplémentaires sur la Request (p.e. la bibliothèque de destination) Visualiser la Request - dans le Monitor Requests

Annuler une Request > Cancel : Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Par défaut, le Notify User est coché et le lecteur reçoit un mail l’informant de l’annulation de sa Request Il est important de choisir la cause de l’annulation dans Cancellation Reason ET d’en expliquer brièvement les raisons dans le Cancellation Note

Causes possible d’annulation d’une request Booking request passed its release time = pour le Booking (non activé dans Alma) Cancelled at patron's request = annulé à la demande du lecteur Cannot be fulfilled = ne peut pas être fourni (p.e. abîmé, trop volumineux…) Duplicate request = Request en double pour le même lecteur Time to pick up resource from hold shelf has passed = la date limite pour retirer le document du hold shelf est dépassée (7 jours et 1 jour pour le Media) Failed to locate potential suppliers = pas de fournisseur localisé (pour le PIB ) Items moved = exemplaire déplacé Item is missing = exemplaire manquant Item is needed for Course Reserves = exemplaire réservé dans le cadre d’un cours Items withdrawn = exemplaire élagué Patron no longer interested = le lecteur n’est plus intéressé Supplier rejected the request = demande refusée par le fournisseur (pour le PIB) Request switched = demande « échangée » Request was changed due to update = demande changée car expirée Requested material cannot be located = l’exemplaire ne peut pas être localisé (réservé au PIB) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

(Monitor requests & item processes ) Visualiser les Requests et les traitements (Process) à l’échelle du Réseau Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie (Monitor requests & item processes )

Visualiser les Requests de l’ensemble du Réseau des bibliothèques À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône ALMA (ou raccourci F2) -> Fulfillment -> Ressource Request -> Monitor Requests & Item Processes C’est à partir de ce menu que nous pouvons retrouver nos documents en Transit dans le Réseau Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

permettent un filtre sur Facettes : permettent un filtre sur la bibliothèque propriétaire (Owner), la bibliothèque de destination (Pickup Location), la date de la Request (Request Date), les étapes du processus (On Hold Shelf, Transit Item…), éventuellement le service associé au traitement etc. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Stade de la procédure de traitement (Workflow Step) : n° de la Request Bibliothèque de destination État de la Request (Process Status) : New (non encore traité) In Process (en cours de traitement) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Stade de la procédure de traitement (Workflow Step) : Pickup from shelf = en attente de traitement dans la bibliothèque propriétaire Transit Item = en transit vers la bibliothèque de destination (Pick-up Location) On Hold Shelf = dans le rayon des réservations (dans la bibliothèque propriétaire ou dans la bibliothèque de destination) Transit for Reshelving = en transit-retour vers la bibliothèque propriétaire

View Audit trail : historique du traitement de la Request Les options disponibles varient en fonction du type de document, ainsi que du type de Request et de l’état du traitement de celle-ci View Audit trail : historique du traitement de la Request View title in search : donne accès à la fiche du document en Repository Search Edit : pour modifier la Request (p.e. modifier la bibliothèque de destination ou insérer une note) Cancel : pour annuler la Request (n’apparaît pas si le document est en transit) Update expiry, Mark as missing et Print Slip Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Utilité et gestion du Monitor item processes UTILITE : GESTION: ! VISUALISATION (pas ACTION) Beaucoup d’Items sont indisponibles dans Primo car toujours en transit dans Alma (souvent oubli du dernier scan). Cette fonction permet notamment de vérifier qu’on n’a pas d’item erratique On repère les « vieilles requests » ou « vieux processes » et on enquête: l’Item est il toujours là où Alma le dit. Si non: on vérifie que l’Item concerné n’est pas rentré en rayon. Dans ce cas, on effectue un Scan in pour le rendre disponible. On vérifie régulièrement les « Hold Shelf Processing » Chercher un Item spécifique et voir facilement où il se trouve Evaluer le travail en attente (Catalo, conservation, acquisition [Waiting for approval], …) PERIMETRE : Toute l’Institution (Contrairement au Manage In process Item) En fonction de la cible du monitoring, utiliser les Facettes chronologiques ou géographiques Pick-up location Owner Library Type Request date Date needed by et Material Type (moins utile) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement Les Patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Requested (RS ou Requests sur Item en prêt) Transit for Reshelving Les Work Order (In) Processes Work Order Types Work order Status NE PERMET PAS DE VISUALISER: Les Items en prêt (Normal ou Normal with user) Les Lost Items Les Missing Les Items en place Les changements de localisation temporaires (ou définitifs) NB: Restore Items = pour RS & paramètre Due back de localisation temporaire Les items en cours de DIGITALISATION Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement Les Patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Trier d’abord sur Request, Ensuite sur le Pick from Shelf 1 2 Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie 3

PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement Les Patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement Les Patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Requested (RS ou Requests sur Item en prêt) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

PERMET DE VISUALISER: tous les Items en mouvement Les Work Order (In) Processes Work Order Types Work order Status 1 2 3 Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie NB: sur capture d’écran ci-dessus: le process Type Acquisition technical services sera renommé

POUR LES « IN PROCESS », PERMET AUSSI D’EDITER LA REQUEST AUX DEPARTEMENTS ET D’ Y AJOUTER UNE NOTE Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Petit gadget (June 2015 release): comment faire apparaître facilement les infos du demandeur ? Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Gérer les request (réservation et transit) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Gérer les request (réservation et transit)

Transit : le document se déplace dans une autre bibliothèque Bibliothèque propriétaire Procédure : scanner le document (Scan in items) Si circ-desk de transit: scanner deux fois: in and out Transit (courrier interne ou navette) Bibliothèque de retrait (pick up location) Procédure : scanner le document (Scan in items) -> envoi automatique d'un mail au demandeur Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie avec le slip 2 possibilités emprunt consultation sur place Le statut du document change dans Primo : devient « emprunté » dans Alma : devient « en transit », puis « hold shelf », puis « loan » (si prêt) Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

RAPPEL Etape 1 : accéder à la Request > Pickup from Shelf Etape 2 : Print slip (impression d'un bordereau) Etape 3 : Prendre le document en rayon Etape 4 : Scanner le code-barres du document (icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Scan in items) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Ne pas scanner le code-barres du bordereau > scanner celui du document afin de vous assurer que vous avez pris le bon

Le Scan in Items place automatiquement le document en Transit vers la bibliothèque de destination (Pick-up Library) RAPPEL Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Dans notre exemple : il s’agit d’un document de BSV (voir Circulation desk) qui doit être transféré, à la demande du lecteur, en BST-Sciences

Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Le système prévoit un Transit d’1 jour MAIS la durée de la Request sera bien, pour le lecteur, de 7 jours ouvrables qui démarreront dès que le document aura atteint sa destination. Visualiser la Request - dans le Monitor Requests & Item processes Le Workflow Step « Pickup from Shelf » est devenu « Transit Item » Le Process Status « New » est devenu  « In Process »

Visualiser la disponibilité du document - dans le Repository Search Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Visualiser la disponibilité du document - dans Primo

Bibliothèque propriétaire Pickup location Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Pickup location

Réception du document dans la bibliothèque de retrait (Pick-up location) Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items Etape 2 : placer le document sur le rayon des réservations (Hold Shelf) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Place in Queue = 1 signifie que la Request est la seule pour ce document

Si le document doit transiter par un Circulation Desk intermédiaire (exemple: le bureau du prêt de BGP02 pour des documents empruntables du MAL ou des documents demandés en Pick-up ailleurs qu’en ALPHA) Etape 1 : Scanner le document dans le menu Scan in Items Etape 2 : Envoyer le document dans sa bibliothèque de destination qui est : Soit Alpha consultation (Reading Room) Soit une autre BIB de Pick-up Location. Dans ce cas il faut scanner le livre une deuxième fois pour voir apparaître cette destination. Scan 1: Scan 2: Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Visualiser la Request - dans le Monitor Requests Après le Scan in Items, le document apparaît dans le Active Hold Shelf de la bibliothèque de destination Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Visualiser la Request - dans le Monitor Requests

Visualiser la Request - dans la fiche de l’usager > onglet Request Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Une note apparaît dans la fiche du lecteur Le document restera sur le Hold Shelf jusqu’à la date limite pour le retrait du document par le lecteur (Expiry Date). Après cette date, il sera renvoyé dans la bibliothèque propriétaire.

Visualiser la disponibilité du document dans le Repository Search Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Visualiser la disponibilité du document dans Primo

rayonnage des réservations en cours (Active Hold Shelf) Exemple de mail reçu par le lecteur dès que le document est disponible sur le rayonnage des réservations en cours (Active Hold Shelf) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Lorsque le document est dans le rayon des réservations (Hold Shelf), le lecteur a deux options, dont le choix dépend du statut du document : --> Emprunt --> Consultation sur place (jusqu’à la date de l’Expiry Date, que l’on peut modifier si besoin

Scan in Item pour un document non catalogué Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Scan in Item pour un document non catalogué

Comment mettre en transit un document non catalogué ? Alma > Fulfillment > Ressource Requests > Scan in Items > Create Item Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Le Quick Cataloging est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Quick cataloging

Gérer de façon approfondie les Hold Shelf (de 3 types) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Gérer de façon approfondie les Hold Shelf (de 3 types)

3 types de Hold Shelf dans Alma Selon la bibliothèque et le contenu de ses collections, chaque entité sera dotée du/des type(s) de Hold Shelf le(s) plus adéquat(s) à son bon fonctionnement : Le Hold Shelf de type Loan : pour les documents provenant de Fulfillment Unit autorisant le prêt uniquement et ne disposant d’aucun document provenant d’une FU Storage ou MalCons, ni d’aucun item No loan (code 15). Exemple: ALPHA-Bureau du prêt. Les documents empruntés ont le statut “Normal” Le Hold Shelf de type Reading Room: pour les documents provenant de FU Storage ou MalCons, ou pour les items No loan (code 15). Ce type de hold shelf est réservé aux salles de lecture (Reading Room). Les documents en consultation sont mis en prêt sur la carte des lecteurs avec le statut “Normal with user”. Exemple: ALPHA – Salle de consultation (pour les documents Storage du MAL) Le Hold Shelf de type mixte: pour les documents provenant de toutes les FU, et où les documents Storage et les items No loan apparaîtront comme non empruntables. Les documents empruntés ont le statut “Normal with user”. Exemple : BST-Sciences Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

3 types de Hold Shelf dans Alma Notez que les bibliothèques disposant à la fois de documents empruntables et consultables sont dotées, selon leur fonctionnement : soit du Hold Shelf mixte (néanmoins déconseillé par ExLibris) soit de 2 Hold Shelf (Hold Shelf type Loan + Hold Shelf type Reading Room) => ce qui exige 2 Circulation Desk distincts. Exemple : BST-Sciences Appliquées et Mathématiques. ATTENTION : le second choix implique de changer de Circulation Desk pour gérer le Hold Shelf approprié à chaque type de document. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Expired Hold shelf pour les Requests expirées Chaque Hold Shelf (de type loan, reading room ou mixte) est accessible dans ALMA via deux points d'accès, correspondants aux deux statuts possibles d'une requête (active ou expirée): Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Expired Hold shelf pour les Requests expirées Active Hold Shelf pour les Requests toujours actives Notez que les documents expirés passent dans le Expired Hold Shelf mais restent aussi visibles dans le Active Hold Shelf

L’active hold shelf et l’expired hold shelf proposent un classement selon 6 critères : Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Call Number = selon la cote de rangement Hold Shelf Expiry Time = selon la date d’expiration de la réservation/commande Hold Shelf Placement Time = selon la date de placement sur le Hold Shelf Requester ID = selon l’identifiant du lecteur Requester Name = selon le nom du lecteur Title = selon le titre du document Booking request Start Time (fonction booking pas encore activée dans Alma)

Hold Shelf de type Loan (pour empruntables uniquement) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Active Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) 1 onglet disponible Onglet Active Hold Shelf Items = documents réservés ou commandés, en attente de retrait par le lecteur (7 jours) 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : Cancel Request Update Expiry Mark as Missing Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Active Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Procédure : Le lecteur souhaite emprunter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur > Manage Patron Services > Loan →L’ouvrage disparaît du Active Hold Shelf Items et apparaît dans les prêts en cours sur la carte du lecteur. Le prêt est qualifié de Normal. A la rentrée du document, faire un retour de prêt ordinaire > Return Items ou > Manage Patron Services > Return Si le document vient d’une autre bibliothèque, un message pop-up nous indiquera où renvoyer le document. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Cas particulier : le lecteur ne souhaite pas emprunter mais consulter le document sur place plusieurs jours > voir procédure pour les consultables sur demande du Active Hold Shelf type mixte

Expired Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Onglet Reshelve Contient les documents réservés dont l’Expiry Date est dépassée Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Procédure : Le lecteur n’est pas venu chercher sa réservation/commande > sur Reshelve est est INDISPENSABLE lors de la remise en rayon. Dans le cas contraire, le document restera indisponible pour les autres lecteurs. Si Reshelve, le lecteur auteur de la Request reçoit automatiquement un mail l’avertissant de l’annulation car le délai de réservation est dépassé.

Exemple de mail reçu par le lecteur lorsque le document qu’il avait réservé a été annulé pour dépassement du délai de mise en Hold Shelf

Si Reshelve. Le document est à nouveau disponible, dans Alma Si Reshelve Le document est à nouveau disponible, dans Alma et dans Primo Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Expired Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Onglet Send to Circulation Desk Onglet Send to Library Contiennent les documents dont la date de mise à disposition sur le Hold Shelf est dépassée et qui devront être retournés dans la bibliothèque propriétaire (transit retour) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Procédure : sur Transit pour remettre le document en transit vers la bibliothèque propriétaire Renvoyer le document par courrier interne, externe ou navette Eviter de cliquer sur Update Expiry et modifier la date d’expiration = retour du document sur l’Active Hold shelf

Expired Hold Shelf Hold Shelf type Loan (pour empruntables uniquement) Onglet Activate Next Permet de traiter les éventuelles demandes suivantes dans la queue des Requests sur un même document. Permet de replacer directement pour le lecteur suivant dans l’active hold shelf. Attention: sur le slip se trouvant déjà dans l’ouvrage, c’est le nom de l’ancien demandeur qui figure toujours. Donc il faut réimprimer un nouveau slip (NB automatique si imprimante paramétrée). Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Hold Shelf de type Reading Room (pour des documents consultables uniquement)

Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Active Hold Shelf 3 onglets disponibles Waiting for pickup = documents, réservés ou commandés, en attente de l’arrivée du lecteur (14 jours) Held By Patron = documents actuellement consultés, placés en prêt sur la carte du lecteur (pour les ouvrages du MAL => prêt de 1 à 3 mois selon le statut du lecteur) On Shelf (Not Final) = documents rentrés par le lecteur et en attente de la prochaine consultation Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : Cancel Request Update Expiry Mark as Missing

onglet Waiting for pickup Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup onglet Held By Patron de l’ à l’ Procédure unique : Le lecteur souhaite consulter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur * > Manage Patron Services > Loan ATTENTION, même si il y a prêt, le document demeure en salle de lecture => le prêt est qualifié de Normal(with user) Dès que le document est mis en prêt, il disparaît de l’onglet Waiting for pickup et apparaît dans l’onglet Held By Patron. Nous savons alors que tel document est en cours de consultation par tel lecteur. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie * Cas particulier pour BST08-Reading Room (outrepassement nécessaire par un CDOM

onglet on Shelf(Not final) Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Active Hold Shelf onglet Held By Patron onglet on Shelf(Not final) de l’ à l’ Le lecteur rentre le document mais souhaite le consulter à nouveau plus tard. Il faut simplement sur Receive From Patron. Le document disparaît de l’onglet Held By Patron et apparaît dans l’onglet On Shelf(Not Final). Le document demeure en prêt sur la carte du lecteur. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

onglet on Shelf(Not final) Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Active Hold Shelf de l’ à l’ onglet on Shelf(Not final) onglet Held By Patron Le lecteur souhaite à nouveau consulter le document. Il faut simplement sur Loan to Patron. Le document disparaît de l’onglet On Shelf(Not Final) et apparaît dans l’onglet Held By Patron. Le document demeure en prêt sur la carte du lecteur. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Active Hold Shelf Si le lecteur a définitivement terminé la consultation du document, il suffit de faire un retour de prêt ordinaire en mode Final. Return Items > Check-in mode Final Le document disparaît du Hold Shelf et des prêts de la carte du lecteur. Un message popup nous indique où retourner le document (transit retour) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Expired Hold Shelf 2 X 4 onglets disponibles qui s’activent en fonction du choix Items Picked up by User Waiting for Pickup Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie - Choix Items : Picked up by User (emprunté par le lecteur) - Choix Items : Waiting for Pickup (en attente du lecteur)

Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Expired Hold Shelf Choix Picked by user = emprunté onglet Reshelve Contient les documents dont la date de retour de prêt est dépassée Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Procédure : Il est IMPERATIF de faire un retour de prêt simple > Return Items. Le document disparaît du Hold Shelf et des prêts en cours de la carte du lecteur. Ne pas utiliser le Reshelve à la place du retour de prêt car le document disparaît de la liste, mais le retour de prêt n’est pas effectué.

onglet Send to Circulation Desk Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Expired Hold Shelf Choix Picked by user = emprunté onglet Send to Circulation Desk onglet Send to Library Contient les documents dont la date de retour de prêt est dépassée et qui doivent être retournés dans la bibliothèque propriétaire (transit retour) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Procédure : Au retour du document, il est IMPERATIF de faire un retour de prêt simple > Return Items. Ensuite, sur Transit pour remettre le document en transit vers la bibliothèque propriétaire. Enfin, renvoyer le document par courrier interne, externe ou navette. refaire la dia le carré de texte en bas flotte Faire le retour de prêt avant le Transit de retour, sinon le document reste en prêt sur la fiche du lecteur.

Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Ajouter une dia pour expliquer l’activate next dans le Expired pour les ouvrages “picked by user”: dire: d’abord effectuer le return item puis activate next et expliquer que ça fonctionne comme dans le hold-shelf de type loan

Choix Waiting for pickup Hold Shelf type Reading Room (pour MalCons et No loan uniquement) Expired Hold Shelf Choix Waiting for pickup = en attente du lecteur Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Fonctionnement identique au Expired Hold Shelf du Hold Shelf de type Loan

Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) 69 69 69

Active Hold Shelf Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) 2 onglets disponibles Waiting for pickup = documents, réservés ou commandés, en attente du lecteur (7 jours) Held By Patron = documents empruntés et emportés par le lecteur On Shelf (Not Final) = pas utile pour le Hold Shelf type mixte Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie 3 actions disponibles pour les Active Hold Shelf : Cancel Request Update Expiry Mark as Missing

onglet Waiting for pickup Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup onglet Held By Patron de l’ à l’ Procédure pour les documents empruntables: Le lecteur souhaite emprunter sa réservation/commande. Il faut simplement mettre l’ouvrage en prêt sur la carte du lecteur > Manage Patron Services > Loan Dès que le document est mis en prêt, il disparaît de l’onglet Waiting for pickup et apparaît dans l’onglet Held By Patron ainsi que dans les prêts en cours sur la carte du lecteur. Le prêt est qualifié de Normal (with user). Pour le retour, faire un simple retour de prêt > Return Items Le document disparaît du Active Hold Shelf et des prêts en cours du lecteur. Ne pas utiliser Received From Patron dans l’onglet Held By Patron Si le document vient d’une autre bibliothèque, un message Popup vous précisera de retourner le document vers sa bibliothèque propriétaire Cas particulier : le lecteur ne souhaite pas emprunter mais consulter un document empruntable sur place plusieurs jours > voir procédure pour les consultables sur demande du Active Hold Shelf type mixte Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

onglet Waiting for pickup Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) Active Hold Shelf onglet Waiting for pickup Procédure pour les consultables sur demande (Storage): Aucune action spécifique dans Alma. Vous donnez le document au lecteur et il vous le rend après consultation. Le document demeure dans l’onglet Waiting for Pickup. Si le lecteur souhaite consulter le document plus de 7 jours, vous pouvez allonger la date du Hold Shelf > Update Expiry Lorsque le lecteur n’a plus besoin du document : Soit vous attendez que les 7 jours soient écoulés et vous traitez le retour dans le Expired Hold Shelf (> Reshelve) Soit vous effacez la Request dans l’onglet Waiting for pickup > Cancel > choisir Cancelled at patron's request > DECOCHER Notify User > Submit Un message vous rappellera de ranger le document dans son rayonnage ou vous précisera dans quelle bibliothèque retourner le document. Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Hold Shelf type mixte (pour tous types de documents) Expired Hold Shelf 2 X 4 onglets disponibles qui s’activent en fonction du choix Items Picked up by User Waiting for Pickup Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Fonctionnement identique au Expired Hold Shelf du Hold Shelf type Reading Room

De la bonne gestion de l’Expired hold shelf Il est important de consulter régulièrement l’Expired hold shelf (suivant le type de Hold Shelf en sélectionnant l’onglet « Waiting for pickup ») afin de : Remettre en rayon (Reshelve) les documents dont la durée de consultation est dépassée ou les documents empruntables non retirés par le lecteur Renvoyer dans la bibliothèque propriétaire (Send to library / Send to circulation desk) les documents empruntables non retirés par le lecteur (transit-retour) activer pour la request suivante dans la queue (Activate to next) Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Le type de Hold Shelf des bibliothèques de l’ULg Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie

Change Item Information - aperçu Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Change Item Information - aperçu

Apporter des modifications à un Item (Change Item Information) Accès : Menu Alma > Fulfillment > Ressource Requests > Scan in Item > choisir l'onglet Change Item Information  Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Le Change item information est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Change Item Information

Déplacer un document Move permanently et Move temporarily Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Déplacer un document Move permanently et Move temporarily

Alma @ ULg – Circulation Desk Operator : request approfondie Le Change item information est expliqué en formation Ressource Management Repository and Inventory: Search and Sets : Change Item Information Le texte ne va pas, il s’agit ici du move