Excel Formation à l’Espace Public Numérique de la médiathèque de Jacob-Bellecombette

Excel, définition Excel est le tableur graphique de la suite bureautique Microsoft Office. Il faut donc avoir acheté la suite bureautique Office pour pouvoir utiliser ce service de tableur Pour les personnes n’ayant pas acheté la suite Office, des alternatives gratuites existent avec la suite bureautique LibreOffice. Le tableur de LibreOffice s’appelle Calc Un tableur est une feuille de calcul électronique comportant un certain nombre de lignes et de colonnes. Des opérations peuvent être effectuées sur cette feuille de calcul Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Exemple d’un tableau Suivi des dépenses énergie 123,19 € 369,57 € 7,9% Mise à jour le 11/04/2015 2017 Janvier Février Mars Total Pourcentage énergie 123,19 € 369,57 € 7,9% nourritures 884,89 € 629,02 € 762,13 € 2 276,04 € 48,8% téléphone 15,99 € 47,97 € 1,0% transport 83,60 € 89,49 € 120,61 € 293,70 € 6,3% loisirs 160,32 € 125,96 € 250,56 € 536,84 € 11,5% 1 267,99 € 983,65 € 1 272,48 € 3 524,12 € épargne 100,00 € 300,00 € 6,4%   Revenus 1 575,89 € 1 504,56 € 1 586,41 € 4 666,86 € réserve 207,90 € 420,91 € 213,93 € 842,74 € 18,1% Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Tableur graphique Un tableur graphique est un tableur qui permet de représenter sous forme graphique des feuilles de calcul ou des parties de feuilles de calcul. Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Créer un document Excel Créer un document Excel se fait de la même manière qu’avec Word : il suffit de faire un clic droit sur le bureau, puis de positionner sa souris sur « Nouveau », puis choisir « Feuille de calcul Microsoft Excel » On peut également lancer le logiciel Excel à l’aide des raccourcis présents sur le bureau ou dans la barre des tâches, on pourra alors choisir de créer une nouvelle feuille de calcul vierge Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Enregistrer et nommer son document De la même manière que pour un document créé avec un logiciel de traitement de texte, il faut penser à enregistrer son document Pour cela, cliquer sur l’icône de la disquette, ou bien cliquer sur « Fichier », puis « Enregistrer sous » Ensuite, parcourir les dossiers de notre ordinateur pour choisir où l’on va enregistrer notre document. Attention à bien se souvenir de l’endroit où on l’enregistre! Enfin, donner un nom à notre document, et cliquer sur enregistrer Il faudra penser à régulièrement enregistrer son travail à l’aide de l’icône de disquette pour ne pas tout perdre en cas de problème intempestif Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

L’interface de Excel La fenêtre d’Excel ressemble à celle de Word : elle est composée d’un menu ruban, en haut de l’écran, qui se sépare en différents groupes, permettant chacun de modifier certaines options Une barre de formule, présente sous le ruban, permettra de renseigner le contenu de notre feuille de calcul Enfin, la fenêtre centrale affiche le contenu de notre feuille de calcul Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Structure d’une feuille de calcul Une feuille de calcul est un tableau composé de cellules. Chaque cellule est située à l’intersection d’une ligne (distinguée par un numéro) et d’une colonne (distinguée par une lettre) L’adresse de la cellule se compose d’une lettre (celle de la colonne) et d’un chiffre (celui de la ligne) Par exemple : A1 est la cellule tout en haut à gauche de notre feuille vierge Chaque cellule peut contenir des informations (principalement des nombres) sur lesquelles des opérations simples ou complexes sont possibles Lorsqu’on sélectionne plusieurs cellules, on parle de plage de cellules Un classeur peut être composé de plusieurs feuilles, qui s’afficheront en bas de l’écran Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Saisir des données Dans Excel, on va saisir les données à l’intérieur de cellules (ou cases) La cellule active, c’est-à-dire celle qui est sélectionnée, est encadrée d’un liseré vert. Pour changer de cellule active, il suffit de faire un clic gauche sur une autre cellule Lorsqu’on saisit une donnée, 3 étapes sont à respecter : a) sélectionner la cellule concernée par la saisie b) saisir dans cette cellule à l’aide du clavier c) valider la saisie (entrée, tabulation, ou déplacer le pointeur de la souris) Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Modifier le contenu d’une cellule Pour modifier le contenu d’une cellule, il faut tout d’abord la sélectionner à l’aide d’un simple clic gauche Le contenu de la cellule apparaît alors en haut de l’écran dans la barre de formules Positionner le curseur à l’endroit où l’on souhaite effectuer la modification, cliquer et changer la donnée qu’on souhaite Valider la modification en appuyant sur la touche entrée ou en cliquant sur une autre cellule Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Sélectionner plusieurs cellules Si l’on souhaite sélectionner plusieurs cellules en même temps (qu’on appellera alors « plage de cellules » et qu’on notera A1:F12) , 3 solutions s’offrent à nous On peut tout d’abord effectuer un cliquer glisser : cliquer sur la première cellule, puis bouger la souris en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et relâcher à la fin de notre sélection On peut également cliquer une fois sur la première cellule à sélectionner, relâcher la souris, puis maintenir la touche Shift (majuscule) enfoncée et cliquer sur la dernière case de notre sélection Enfin, on peut cliquer sur une cellule, puis maintenir Ctrl enfoncé et cliquer sur d’autres cellules Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Divers outils de sélection Pour sélectionner toute la feuille de calcul (si on veut changer la couleur de toutes nos cellules par exemple), il suffit de cliquer sur la petite flèche située en haut à gauche de notre tableau Pour sélectionner toutes les cellules d’une colonne, il suffit de cliquer sur le titre de celle-ci (par exemple cliquer sur B) De la même manière, on cliquera sur le nom d’une ligne pour sélectionner toutes les cellules de celle-ci (par exemple 3) Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Se déplacer entre les cellules Lorsqu’une cellule est sélectionnée, la touche « Entrée » permet par défaut d’atteindre la cellule située juste en dessous de notre cellule active. La touche tabulation permet elle de se rendre sur la cellule située juste à droite Outre le clic avec la souris, le moyen le plus efficace de naviguer d’une cellule reste d’utiliser les touches directionnelles présentes sur le clavier Ces dernières permettent d’ailleurs également de sélectionner des cellules en maintenant la touche « Shift » (majuscule) appuyée et en se déplaçant avec les flèches Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Exercice pratique L’une des utilisations les plus répandues d’Excel pour un usage personnel est la création d’un tableau pour suivre son budget Reproduire le tableau suivant en saisissant les données   A B C D 1 2017 Janvier Février Mars 2 énergie 123,19 3 téléphone 15,99 4 nourritures 884,89 629,02 762,13 5 transport 83,6 89,49 120,61 6 loisirs 160,32 125,96 250,56 7 Total 8 épargne 100 9 10 Revenu 1575,89 1504,56 1586,41 11 Réserve Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Mettre en forme des cellules L’utilisation d’un tableur n’empêche pas de pouvoir mettre en forme les données qu’on saisit On va ainsi pouvoir mettre en forme les données Pour cela, on va tout d’abord sélectionner les cellules à modifier. On va ensuite pouvoir rapidement changer la mise en forme de nos cellules à l’aide des boutons présents dans le ruban (de la même manière qu’avec Word) On peut également faire un clic droit sur les cellules à modifier, puis choisir le bouton « format de cellule » pour accéder à plus d’options Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Présenter les titres des colonnes (les mois) sur 2 lignes et les centrer dans leur nouvelle cellule Sélectionner la première ligne (1) et insérer une ligne en faisant un clic droit, puis en cliquant sur « insertion » Sélectionner les cellules A1 et A2 puis cliquer sur le bouton « fusionner et centrer » dans le ruban Répéter l’opération pour les plages (B1:B2), (C1:C2) et (D1:D2) Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Modifier l’apparence des titres de colonnes Toujours en sélectionnant les cellules que l’on souhaite modifier, on va ensuite utiliser le groupe d’options « Police » On va par exemple pouvoir changer le titre des colonnes en police Calibri de taille 14 plutôt qu’en Times New Roman 16 Mettre ensuite en gras ces titres comme on le ferait dans un logiciel de traitement de texte Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Ajouter 2 nouvelles colonnes On va ajouter à droite de notre tableau 2 colonnes, « Total » et « Pourcentage » dans les cellules E1 et F1 Plutôt que de devoir répéter le processus de mettre en forme manuellement les cellules, on peut se contenter de recopier la mise en forme qu’on a déjà effectuée Pour cela, sélectionner une cellule sur laquelle on a déjà effectué les modifications, puis cliquer sur l’icône du pinceau en haut à gauche de l’écran « Reproduire la mise en forme » Cliquer alors sur la cellule E1, la mise en forme qu’on a déjà faite sera alors reproduite Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Modifier la largeur d’une colonne ou la hauteur d’une ligne Pour ajuster la largeur des colonnes à leur contenu, il suffit de positionner sa souris au niveau de l’en tête d’une colonne, sur la limite droite, jusqu’à ce que le curseur de la souris se transforme en barre entourée de petites flèches. Il suffit alors de double cliquer pour que la taille de la colonne s’adapte automatiquement à son contenu On peut également effectuer un cliquer glisser sur une des limites de la colonne pour modifier sa taille manuellement Enfin, on peut effectuer un clic droit sur l’en-tête de la colonne et choisir l’option largeur de colonne pour entrer manuellement une largeur Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Encadrer des cellules avec une bordure Dans l’onglet « Police » du ruban, le bouton bordure permet de mettre un cadre autour de certaines cellules Pour cela, sélectionner les cellules à encadrer, puis choisir avec ce bouton bordure un style à appliquer. On peut ainsi décider de la couleur de la bordure, l’épaisseur de trait… On peut par exemple encadrer le titre des colonnes d’une bordure extérieure épaisse, et le contenu du tableau avec des bordures plus fines ou pointillées Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Couleur de remplissage Si l’on souhaite également mettre en avant certaines parties de notre tableau plutôt que d’autres, on peut également donner une couleur de remplissage à certaines cellules Pour cela, sélectionner les cellules à modifier et choisir une couleur de remplissage à l’aide du bouton présent dans le ruban, dans la catégorie « Police » Pour mieux distinguer ses données, on peut ainsi remplir les cellules "épargne" en orange, "revenu" en vert et "totaux«  en gris Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Mettre en forme les nombres Il est possible de mettre en forme les nombres selon ce qu’ils représentent Dans notre cas, on voudra par exemple indiquer qu’il s’agit d’argent. On va donc sélectionner toutes les cellules contenant les nombres qui nous intéressent (plage B3:E12) Dans l’onglet nombre du ruban, on pourra alors choisir le type de nombre qu’on a sélectionné. Dans notre cas, on va ainsi pouvoir choisir « Monétaire » On peut aussi faire un clic droit sur les cellules, puis choisir l’option « format de cellule » et choisir avec l’onglet « Nombre » le type de données sélectionnées Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Effectuer des calculs Excel permet certes de faire des tableaux, mais également de procéder à des calculs Pour saisir une formule manuellement, il faut sélectionner la cellule où s’affichera le résultat, puis insérer obligatoirement le signe = pour signifier à Excel qu’on va saisir un calcul Plutôt que de rentrer manuellement des nombres, on indiquera l’adresse des cellules concernées par le calcul. On utilisera alors les signes d’opérations arithmétique classiques : + - * / etc… Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Calculer le total des dépenses (rubrique par rubrique) Pour calculer les dépenses d’énergie sur trois mois, on va effectuer un calcul dans la colonne « Total ». Pour cela, sélectionner la cellule E3 en cliquant dessus, puis écrire =B3+C3+D3 et appuyer sur « Entrée » Un des intérêts d’Excel est de ne pas avoir à retaper les formules identiques On peut recopier une formule : positionner la souris dans le coin inférieur droit de la cellule E3 jusqu’à obtenir une croix (poignée de recopie) puis en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, faire glisser la souris jusqu’à la cellule E7 Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Divers calculs Calculer maintenant dans la cellule B8 les dépenses totales de Janvier en additionnant les cellules B3 à B7 Recopier cette formule jusqu’en D8 Calcul de la réserve d’argent disponible : dans la cellule B12, on va écrire =B11-B8- B9. Recopier ce calcul jusqu’en D12 Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Calculer un pourcentage On va calculer dans la colonne pourcentage la part que représente chaque catégorie sur notre revenu total. Pour cela, écrire dans la cellule F3 la formule =E3/E11 et la recopier ensuite jusqu’en F9 Une erreur se produit : en effet, notre calcul de pourcentage devrait toujours s’effectuer sur le même nombre (notre revenu total en E11) et Excel a modifié la formule correcte Il faut indiquer à Excel que la formule doit toujours s’effectuer en divisant par le contenu de la cellule E11. Pour cela, il faut utiliser le signe $ et écrire en F3 : =E3/$E$11 Faire cette modification et recopier la formule jusqu’en F9 : le problème a disparu On pourra alors sélectionner les nombres ainsi calculés et modifier leur type en indiquant qu’il s’agit de pourcentages Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Créer des graphiques Sélectionner les données pour lesquelles on souhaite créer le graphique, par exemple de A1 à D7 Aller ensuite sur l’onglet « Insérer », puis cliquer sur Histogramme 2D et choisir le graphique que l’on souhaite On peut également faire des graphiques camembert en sélectionnant par exemple les cellules A3 à B7, puis en se rendant sur l’onglet « Insérer » et en choisissant un graphique circulaire De nombreuses autres options permettent de gérer les graphiques en choisissant des couleurs, en changeant le nom des axes, l’échelle… Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

Quitter son travail Lorsqu’on a fini notre travail, bien penser à l’enregistrer avant de fermer la fenêtre Si on souhaite imprimer son tableau ou son graphique, on pourra le faire via l’onglet « Fichier », puis « Imprimer » Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette

À venir! Prochaines séances : Photo Mardi 25 avril Mercredi 26 avril Vendredi 28 avril Excel à l’EPN de Jacob-Bellecombette