Charte de bonnes pratiques de la messagerie électronique DSI Courrier – Novembre 2012

Règles de bonne pratique de la messagerie Pourquoi faut-il apprendre à utiliser la messagerie ? « Le problème du mail, ce n’est pas que l’on en reçoit trop, c’est que l’on nous en envoie trop ! » La messagerie électronique s'est imposé comme l'outil de communication le plus utilisé dans les entreprises, car elle est très facile d'usage et offre de nombreux bénéfices : multiplier les communications indépendamment du nombre de correspondants et de leur disponibilité immédiate assurer la traçabilité et le suivi des échanges gérer la diffusion de l’information, personnelle ou au sein d’un groupe, directe ou indirecte (destinataire en copie) classer, archiver et rechercher les communications réalisées Mal maîtrisée ou utilisée à mauvais escient, la messagerie électronique peut devenir contre-productive au sein des organisations : Provoque la surcharge et l'accumulation d'information Génère le sentiment d'urgence et augmente les interruptions Diminue l'efficacité dans la résolution d'un problème ou dans la prise de décision Réduit la cohésion et la performance du groupe Pour que la messagerie électronique reste un outil de communication performant et efficace, au service de chaque collaborateur et favorisant le travail collectif, La Direction du Courrier met en place une charte de bonnes pratiques de la messagerie 2 Règles de bonne pratique de la messagerie

Règles de bonne pratique de la messagerie Les 7 règles d’usage du « Mail » Soignez la rédaction de vos mails Respecter le formalisme d’une communication écrite Respect des règles de politesse (« Bonjour », « Merci », « Cordialement »…) Titre explicite, message concis et clair, synthèse en préambule des messages longs, résumé du contenu des pièces jointes. Cibler les destinataires de vos mails Destinataires = « Pour action »; En copie = « Pour information » Eviter d’envoyer des mails à trop de destinataires, sauf pour diffusion d’information « Réponse à tous » non systématique; Répondre immédiatement non plus ! Le mail n’est pas toujours le meilleur canal de communication Pour les conversations simples ou urgentes, préférer les échanges directs (téléphone, messagerie instantanée, discussion face à face) N’utilisez pas le mail pour résoudre des problèmes ou des conflits Une réponse à un mail est à proscrire sous le coup de la colère Un temps de réflexion et une discussion directe sont infiniment plus efficaces Relisez le mail avant envoi, en vous mettant à la place du destinataire Evitez les mails « ping-pong » entre 2 interlocuteurs Pas plus de 2 allers-retour à partir du même mail de départ Organiser des plages horaires dans la journée pour consulter les mails A chaque interruption par un mail, vous perdez plusieurs minutes de concentration ! Envoyez vos mails dans les plages habituelles de travail (hors raison de service) Les mails la nuit et le week-end mettent du stress inutile sur les collaborateurs 3 Règles de bonne pratique de la messagerie