Développement des compétences des Encadrants Maîtriser la FGTi

SOMMAIRE CAP : définition et cadencement Zoom sur la FGTi Le CREF Le TGA La flexibilité Les surnombres et les inaptes Les besoins spécifiques La dette sociale Le suivi du CAP COMETE

Le CAP : définition et cadencement Le CAP est la traduction annuelle : du contrat de plan de la feuille de route à 3 ans du plan d’affaires de l’année N+1 Il traduit à la fois la stratégie et les ambitions de l’entreprise

Le CAP : définition et cadencement De Mai à Juillet : la feuille de route Les établissements définissent pour les année N+1 à N+3 : Leur potentiel de productivité organisationnelle; Leurs ambitions en terme de charges de fonctionnement et de chiffre d’affaires; Les investissements à prévoir. De Juillet à Septembre : élaboration du CAP Définition des besoins / ressources Novembre/Décembre : arbitrages Retour du CAP arbitré par le Siège puis la DOTC; Notification du CAP aux établissements. Décembre/Janvier : Mensualisation

2 - Zoom sur la FGTi

FGTi : les grands équilibres Besoins en FGTI = Ressources en FGTI Besoins Organisationnnels FTP Organisation de la production FGTI FTV Financement Surreffectifs médicaux inutilisés Gestion RH

FGTi: décomposition Besoins En FGTI CADOR (PTR, PTNR) Besoins de Flexibilité Besoins de Remplacement Théorique Besoin net de remplacement Besoins spécifiques Financement Surreffectifs médicaux inutilisés

2.1 – FGTi : le CREF

FGTi : le CREF LE CADRE D’ORGANISATION (CADOR): Définition Correspond au nombre de Positions de Travail (PT) permettant d’écouler une activité. L’activité est mesurée par les organisateurs du courrier. Le CADOR est proposé par le DE et son CODIR à la DOTC 1 PT = 35heures/semaine = 1 Chaise

FGTi : le CREF CADOR = PTNR + PTR LE CADRE D’ORGANISATION (CADOR) : PTNR/PTR PTNR = Position de Travail Non Remplaçable PTR = Position de Travail Remplaçable Seul l’absentéisme sur les PTR est pris en compte dans le calcul des moyens de remplacement CADOR = PTNR + PTR

FGTi : le CREF DU CADOR AU CREF : la notion de Moyens Le dimensionnent du CADOR est réalisé sur la base d’une présence permanente de l’agent (304 jours/304); Mais un agent peut être absent : Congés annuels, formation, arrêt maladie, congés maternité… Pour couvrir ces absences, il faut définir le besoin en moyens de remplacements : les MRP ou les volants Le niveau des volants est à rapproché du taux prévisionnel d’absence de l’établissement

FGTi : exemple sur le CREF Exemple 1 : Chiffrer les besoins d’un établissement Un établissement a un TMJ (trafic moyen journalier) de 12000 lettres. Dans cet établissement 5h50 par jour sont nécessaires pour distribuer 1000 lettres. On rappelle que la durée hebdomadaire de travail est de 35h et que le courrier est distribué 6j/7. Quel est le CADOR distribution de l’établissement sur la base d’une DJT de 5h50 mn? De 6h40 mn? Exemple 2 : Chiffrer les impacts d’une nouvelle organisation Une nouvelle Organisation est préparée, trois scénarii sont proposés: Une DHT de 40h00 avec 10 QL du lundi au samedi et 1 QL de renfort du jeudi au samedi. Une DHT de 36h30mn avec 12 QL dont 2 QL sécables (FE) les lundi et mardi (le temps de préparation d’une QL est de 1h35 par jour assurée pour les sécables par le FQ) Une DHT de 36h00 10 QL du lundi au samedi, 1 QL de renfort (FE) du mercredi au samedi, 1 QL adaptée à 35h00 et un renfort de 4h20mn par mois. Calculer le CADOR dans les trois Scénarii. Quel scénario est le moins cher ?

! FGTi : le CREF CREF = Effectif Structurel de l’Etablissement le CREF doit être le reflet de la réalité de l’activité de l’entité Les MRP doivent être dimensionnés au plus juste : des MRP surdimensionnés se traduiront par du chômage technique (payés non utilisés sur activité budgétée) malgré une planification étalée des absences, des MRP sous-dimensionnés impliqueront un besoin fort en FTV avec des problématiques de doublure, de formation… La décision de comblement est liée au dimensionnement du CREF et de son évolution prévisible !

FGTi : CREF et productivité Zoom sur les conséquences d’un décalage de productivité : Un Ets avait prévu de supprimer 3 PTR au 1er Juillet. Pour diverses raisons, le projet a pris du retard et la réorganisation intervient le 3ème lundi de septembre donc avec effet plein au 1er octobre; Conséquences FGT : 0,75 EAA à réassurer (Calcul : 3/12*3 – 1,5 = - 0,75) Un Ets avait prévu de supprimer 3 PTR au 1er Juillet. Pour diverses raisons, le projet a pris de l’avance et la réorganisation intervient le 3ème lundi de Février donc avec effet plein au 1er Mars. Conséquences FGT : 1,0 EAA économisé (Calcul : 3/12*9 – 1,5 = + 1)

2.2 – FGTi : le TGA

FGTi : le taux global d’absence Anticipation de l’absentéisme pour permettre le dimensionnement de la FTV Le TGA se calcul uniquement sur les PT susceptibles d’être remplacées (les PTR et les VR) Le TGA comprend : Les CA, RC et CET, Les ATM, ALM, ATA et les congés maternité, La formation (y compris DIF), Les ASA (familiales, Syndicales,…)

PTRxTGA+PTRxTGAxTGA+MRPxTGAxTGA FGTi : le taux global d’absence Exemple : Le CREF de l’établissement est composé de la manière suivante :PTNR (5), PTR (100) et VR (10) Absentéisme = 60,8 jours par agent (soit un TGA de 20% pour une année à 304 JO) Quel est le besoin de remplacement lié à ce TGA? Formule : PTRxTGA+PTRxTGAxTGA+MRPxTGAxTGA 100x20%+100x20%²+10x20%²=24,4 EAA Conséquence : l’établissement devra faire appel à de la FTV (CDD ou Intérim) à hauteur de 14,4EAA.

2.3 – FGTi : la flexibilité

FGTi : la flexibilité (ou taux de couverture) Des jours faibles peuvent être programmés et intégrés dans le CAP de l’Ets en dehors de ceux déjà prévu dans l’organisation. Selon l’exemple précédent, un taux de couverture des PT à 99% c’est : 378 jours de secabilité Soit une économie de -1,24 EAA

2.4 – FGTi : Surnombres et Inaptes

FGTi : surnombres et inaptes Surnombre organisationnel Il s’agit d’un agent sans PT inscrite au CADOR Pour inciter les Ets à les réduire, aucun financement Inaptitude Il s’agit d’un agent ne pouvant pas accomplir en partiellement ou en totalité une position de travail Pour inciter les Ets à les résorber, le financement n’est que de 8%.

2.4 – FGTi : les besoins spécifiques

FGTi : les besoins spécifiques Les besoins spécifiques sont des moyens supplémentaires demandés pour faire face à des situations non prévus dans l’organisation de l’ETS: La distribution des élections, Des pics d’activité sur les colis, Des jours supplémentaires de doublures en cas d’importante évolution d’organisation,… C’est aussi d’autres éléments comme : Les rappels et avenants La prévoyance : décalage dû à la subrogation entre le paiement de l’agent par La Poste et le remboursement de la CPAM

FGTi : en synthèse 6 leviers pour piloter la FGTi Dimensionner l’organisation : le CADOR Optimiser le TGA en développant le présentéisme Accroître la flexibilité Maîtriser l’utilisation des surnombres et des agents à aptitudes réduites Optimiser les besoins spécifiques en adaptant les ressources aux besoins en prenant en considération les risques (juridiques, sociaux et financiers) Réduire la dette sociale

3 – La dette sociale

FGTi : la dette sociale Les jours de CA, les heures de RC ou les jours stockés dans un CET sont valorisés en euros et inscrit au bilan de l’entreprise traduisant ainsi une dette La recherche d’un juste équilibre entre l’absentéisme et la dette sociale : Ne pas donner des CA aux agents traduira à la fois une amélioration de l’absentéisme mais une dégradation de la dette sociale. Accorder trop de jours traduira une baisse de la dette sociale mais une dégradation du TGA.

4 – Le suivi du CAP

Le suivi du CAP Tous les jours dans le ONE PAGE Toutes les semaines via l’agrégation des fichiers COMETE Tous les mois lors de la bilatérale entre le DE et le DGC Tous les quadrimestres entre le DE et la DOTC lors des Points de Gestion Intermédiaires (PGI) Le pilotage du CAP est permanent, partagé par la ligne managériale et tout écart par rapport au résultat attendu donne lieu l’élaboration d’un plan d’action.

5 – COMETE

COMETE Présentation de l’utilisation du fichier COMETE par : DANIEL JOUBERT Contrôleur de Gestion DOTC Loire Vallée du Rhône

Annexes: correction des exercices

FGTi Correction exemple 1  Corrigé : Chiffrer les besoins d’un établissement 1 PT en distribution = 35 heures par semaine sur 6 jours 35 / 6 = 5,83 heures = 5 heures et 50 mn (0,83*60) Remarque: dans les cas soumis, aucune heure travaillée n’est considérée comme une heure de nuit. DJT de 5,83h (35h hebdo) : 1 QL = 1 PTR 1 000 lettres / jour 5h50mn = 5,83 h = 1 PTR 6 000 lettres / semaine 35h = 1 PTR 12 000 lettres / jour 12 PTR 6 heures 40 minutes = 6,67 heures (6 + 40/60) 6,67 heures * 6 = 40 heures / semaine (40 / 35 =1,14 PTR = 1 + 0,14 « PT de cycle ») DJT de 6,67h : 1 QL = 1,14 PTR 12 000 lettres jour 12 PTR 1 QL 1 143 lettres / jour (1 000 * 6,67 / 5,83) 12 000 lettres 10,5 QL (12 000 / 1143) 12 PTR = 10,5 + 1,5 « cycle » 32

FGTi Correction exemple 2  Corrigé : Chiffrer les impacts d’une nouvelle organisation DHT 40 heures = DJT de 6,67 heures (40 / 6) 10 QL du lundi au samedi = 10 * 40/6 * 6 = 400 heures / semaine 1 QL du jeudi au samedi = 1 * 40/6 * 3 = 20 heures / semaine Total scénario 1 = 420 heures = 12 PT (420/35) DHT 36 heures 30 mn = 36,50 heures (36 + (30 / 60)) = DJT de 6,08 heures ( 36,5 / 6) = 6 heures 5 mn 10 QL du lundi au samedi = 10 * 36,5/6 * 6 = 365 heures / semaine 2 QL du mercredi au samedi = 2 * 36,5/6 * 4 = 48,67 heures / semaine Préparation 1 QL: 1 heure 35 mn par jour = 1,58 heures Préparation 2 QL lundi et mardi = 2 * 1,58 *2 = 6,33 heures / semaine Total scénario 2 = 365 + 48,67 + 6,33 = 420 heures = 12 PT (420/35) DHT 36 heures = DJT de 6 heures 10 QL du lundi au samedi = 10 * 36/6 * 6 = 360 heures / semaine 1 QL renfort du mercredi au samedi = 1 * 36/6 * 4 = 24 heures / semaine 1 QL adaptée = 35 heures / semaine Renfort mensuel 4 heures 20 mn = 4,33h Coût du Renfort en moyenne hebdo = 4,33 * 12 / 52 = 1 heure / semaine Total scénario 3 = 360 + 24 + 35 + 1 = 420 heures = 12 PT (420/35) Pour les 3 scénarii le CADOR est de 12 PT, les facteurs étant de classe I et les FE et FQ de classe II, le premier scénario est le moins cher. 33

Lexique ALM : Arrêt Longue Maladie ATA : Arrêt de Travail pour Accident ATM : Arrêt de Travail pour Maladie CADOR : Cadre D’Organisation CAP : Contrat d’Actions et de Progrès CREF : Cadre de référence EAA : Equivalent Agent Année EAM : Equivalent Agent Mois EAP : Equivalent Agent Période FGTi : Force Globale de Travail y compris Intérim FTP : Force d e Travail Permanente (= fonctionnaires + salariés en CDI) FTV : Force de Travail Variable (= CDD + Intérim + HS) PTNR : Position de Travail Non Remplaçable PTR : Position de Travail Remplaçable TGA : Taux Global d’Absence