Etablissement d ’une Commande

L ’établissement d ’une commande LES CONTRATS DE SERVICE LE DEVIS NOTION D ’EQUIPEMENT LES CONVENTIONS D ’ACHAT EN COMMUN L ’INVENTAIRE

L ’établissement d ’une commande L ’engagement : Acte par lequel un organisme crée ou constate une obligation de laquelle il résultera une charge . Qui a le pouvoir d ’engager ? L ’ordonnateur ou son délégataire Engagement comptable et engagement juridique : l ’engagement comptable (qui permet de « bloquer les crédits ») doit toujours précéder l ’engagement juridique duquel va résulter une dette forme des engagements : Provisionnel, par une commande.

L ’établissement d ’une commande Disponibilité des crédits Existence d’un marché formalisé Prestation répétitive et régulière CONTRÔLES PREALABLES A LA COMMANDE: S ’assurer: crédits notamment cas particulier du gros équipement ( 0697), recrutement des vacataires et selon la nature de la dépense s ’assurer qu ’elle est prévue au support budgétaire ( contrat de recherche, programme, subvention…) marché: Si oui nécessité de commander chez le titulaire du marché Si non faut-il un marché formalisé ou non (évaluation des besoins) prestations répétitives et régulières et si pas marché formalisé : contrat de service

Contrat de service Prestation répétitive et régulière Ex : location, maintenance Demander une proposition de contrat au fournisseur Mention minimum obligatoire : Le montant selon la nature de la prestation La périodicité de la facturation et le terme (échu ou à échoir) La durée L’évolution tarifaire Propositions négociées de contrat avec le fournisseur mentions minimum obligatoires et déroulement de la procédure cf.: note PR n° 110 du 25 avril 2002

Contrat de service Etablissement du contrat par le SF Etablissement de la commande annuelle sur le n° de contrat par le laboratoire Contrat de services et seuil des marchés formalisés Contrats de la nomenclature générale Contrats de service de la nomenclature scientifique

Passation d ’une commande Mentions obligatoires : CNRS + le laboratoire et l’adresse de livraison CDP numéro de marché N° de nomenclature Quantités, prix unitaire, remise, prix total Délai de livraison Signature de la personne habilitée

Procédure Établissement du bon de commande Autorité compétente pour la signature Le Directeur d ’unité ou délégataire de signature dans la limite de la délégation : transfert de la commande pour intégration en GCF et envoi par le laboratoire du bon de commande au fournisseur Le Délégué Régional au delà

Le Devis Toute commande de prestation ou d ’équipement doit s ’appuyer sur un devis original (sauf dans le cas d ’un article catalogué au titre d ’un marché) Le devis doit être validé par le directeur Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé » Les mentions obligatoires : - Le nom et l ’adresse de l ’unité -la désignation de la prestation ou du matériel et ses caractéristiques techniques -le prix public hors taxe, la remise éventuelle hors taxe, la TVA, le montant TTC -le détail des fournitures et le prix publics unitaire hors taxe (ainsi que, pour les prestations hors contrat, le nombre d ’heures et le tarif horaire) -le délai de livraison des fournitures et matériels ou le délai d ’exécution des prestations -le délai et les conditions de garantie des matériels (sauf pour les matériels sur marchés) -le numéro de SIREN Les conditions de vente du fournisseur doivent être jointes au devis (modalités de paiement, etc…)

Notion d’équipement Les dépenses d’équipement constituent des acquisitions d’immobilisation Durée d’utilisation Biens durables Montant unitaire > 800 € H.T. Dépenses imputées sur des comptes de classe 2 Constatation de dépréciation (amortissement) A inscrire à l’inventaire Distinction entre les dépenses d ’équipement et de fonctionnement (correspondant à l’achat de matières consommables et de fournitures ) Pour l ’équipement les critères à retenir : biens durables, montant unitaire supérieur à 800 € HT

Notion d’équipement Gros équipement : Prix unitaire Seuil : double du seuil des marchés soit 180 000 € HT Code budgétaire spécifique : (0697) (demande de transformation de crédit en gros équipement) Code budgétaire spécifique : Le montant de 180 000 € HT s ’apprécie sur la valeur unitaire de l ’équipement pris dans sa globalité et non sur les différents éléments constitutifs de cet équipement ou sur le montant de la participation du CNRS. ( expl. : )

Convention d’achat en commun Financement d’un équipement par un laboratoire sur plusieurs sources de crédit Etablissement d’une convention de partenariat signée par les parties concernées au vu d ’un devis Le CNRS est mandataire Le CNRS n’est pas mandataire La convention est établie par l ’un des partenaires (SF) en fonction des souhaits du laboratoire.

Convention d’achat en commun Le CNRS est mandataire : Envoi de la commande au fournisseur Règlement de la facture en totalité Appel de fond auprès des co-financeurs Inscription à l’inventaire à hauteur du financement pour chacun des organismes La commande est envoyée au fournisseur par le SF. ( celle-ci doit être conforme à la convention et au devis) Dans Xlab, la commande est saisie pour la totalité de l’achat , imprimée en l ’état, et ensuite, le montant de la commande est réduit à la participation du CNRS.( le reste étant saisi sur les autres sources de crédits) Dans Xlab, la facture est saisie sur les crédits CNRS à hauteur du financement CNRS. Le service financier paie la facture en totalité au fournisseur et procède à l’appel de fonds ( émission d’une facture)

Convention d’achat en commun Le CNRS n’est pas mandataire : Engagement d’une commande à hauteur de la participation CNRS Règlement de l’appel de fond du mandataire sur facture au vu de la facture fournisseur mandatée Inscription à l’inventaire à hauteur du financement pour chacun des organismes

Tous les matériels d’ équipement L’inventaire Tous les matériels d’ équipement d’ un montant > 800 € doivent être inventoriés dans l’ unité sous la responsabilité du responsable de l’ unité Celui-ci ne peut s’en dessaisir sans l’ accord préalable de la délégation car les matériels demeurent propriété de l’État C ’est la remise au domaine.

L’inventaire Le laboratoire doit tenir un livre d’inventaire et attribué numéro aux équipements Les éléments à renseigner : Le centre de dépense Le numéro d ’inventaire Le nom du fournisseur La date et le numéro de la facture La nature du matériel La valeur du bien Cet inventaire est répertorié soit sur cahier, sur tableur ou autre logiciel soit via Xlab.

L’inventaire Matériel Acquis  Le numéro d’inventaire suivi de la mention CNRS doit être inscrit sur le matériel  Ce numéro doit être reporté sur les factures transmises à la délégation pour règlement  Les accessoires au matériel de base sont inscrits sous le même numéro que le principal

L’inventaire Matériel construit  Les biens produits par un laboratoire sont comptabilisés pour leur coût de production  Lorsqu’une unité de recherche construit un appareil destiné à rester durablement sous la même forme au laboratoire, les factures des matériels divers et travaux, correspondants doivent être imputés en équipement Expl: prototype expérimental construit au sein du labo . Au fur et à mesure d ’achats de petits matériels ; finalité construction d ’un équipement qui aura une certaine durée de vie et qui aura une certaine valeur.

La délégation doit en être informée L’inventaire La délégation doit en être informée Les factures seront transmises à la délégation au fur et à mesure, avec l’indication d’inventaire et la mention « appareil en construction » L’information à la Délégation doit être à priori pour mise en place d’un suivi particulier des appareils en construction. Un numéro d’opérations provisoire est attribué . L’appareil ne sera inscrit à l’inventaire que lorsqu’il sera réellement terminé.

L’inventaire Biens acquis à titre gratuit Ils sont comptabilisés pour leur valeur vénale, la valeur vénale étant le prix présumé qu ’accepterait de payer un acquéreur éventuel dans l’état où il se trouve  l’estimation est réalisée par le service des domaines Donation de matériel entre laboratoire CNRS: Accord du département scientifique , transfert de matériel entre Délégation avec courrier du donateur à l’appui. Donation extérieure: le bien doit être estimé.

L’inventaire Comptabilisation centralisée GCF : permet la tenue du fichier inventaire au niveau de la délégation ACP : est chargée de la gestion des opérations inscrites au bilan seul l’agent comptable principal a la maîtrise des opérations de sorties d ’inventaire

L’inventaire cession à une autre unité CNRS Type de cession ou disparition cession à une autre unité CNRS cession à une entité non CNRS publique ou privé en cas de vol en cas de perte en cas de destruction Conditions et documents à transmettre à la délégation Accord écrit du département scientifique de l’unité cédante demande auprès des domaines attestation de déclaration de vol au commissariat certificat de perte procès verbal de destruction