Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Présentation au Comité de direction (CODIR) de la Faculté de médecine, 2014-11-19 Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Guy Gagnon Division de la gestion de documents et des archives (DGDA)

Sommaire de la présentation Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine État de la situation de la gestion documentaire à la Faculté de médecine Solutions existantes Plan d’action proposé Questions Guy Gagnon 2

État de la situation Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Manque d’espace sur les serveurs de fichiers de la Faculté, dont le serveur prunier sur lequel sont conservés les documents de la direction Accumulation de documents, structurés ou non : documents anciens, dossiers aux noms d’employés ayant quitté la Faculté, doublons, nombreuses versions de mêmes documents, etc. Dispersion des documents sur les disques durs des membres du personnel (sans sauvegarde des données) ainsi que dans l’infonuagique ou Cloud (exemple : Dropbox) Guy Gagnon 3

État de la situation (suite) Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Enjeux au niveau de la sécurité des données, en particulier les renseignements personnels et confidentiels Repérage de l’information parfois difficile Gestion des droits d’accès complexe Besoin d’assurer la continuité des opérations en l’absence d’un membre du personnel (vacances, maladie, départ, etc.) Guy Gagnon 4

Solutions existantes Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Outils mis à la disposition des unités pour la gestion de leurs documents actifs : Le Système officiel de classification des documents (SOC) Le Calendrier de conservation des documents Le logiciel de gestion intégrée de documents (GID) SyGED Taïk Bourhis 5

Solutions existantes (suite) Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Accompagnement et soutien de la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) pour la mise en place de ces outils Programme de formation en gestion documentaire offert par la DGDA en collaboration avec la Direction des ressources humaines Taïk Bourhis 6

Solutions existantes (suite) Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Taïk Bourhis www.hippocampe.umontreal.ca 7

Plan d’action proposé Plan d’action : gestion documentaire à la Faculté de médecine Un plan d’action en 3 étapes est proposé pour répondre au besoin le plus urgent, soit celui de libérer de l’espace sur les serveurs de fichiers de la Faculté La désignation de personnes-ressources (1-2) dans chacun des secteurs de la Faculté sera requise La mise en place d’une structure de classification ne fait pas l’objet du présent plan d’action proposé et pourra éventuellement être réalisée dans le cadre du projet 1142 « Service de répertoires individuels et de partage de fichiers » de la DGTIC, auquel la DGDA est associée Guy Gagnon 8

Plan d’action proposé (suite) gestion documentaire à la Faculté de médecine Étape 1 Libérer de l’espace sur le serveur de fichiers prunier Élaboration de lignes directrices pour l’élagage des documents numériques qui tiendront compte du rythme que sera en mesure d’assumer la Faculté sans nuire à ses opérations courantes Formation sur le Calendrier de conservation des documents de l’UdeM Élimination de documents sur le serveur par les membres de la Faculté : documents anciens, documents volumineux, doublons, etc. Identification des séries documentaires à archiver Taïk Bourhis 9

Plan d’action proposé (suite) gestion documentaire à la Faculté de médecine Étape 2 Transfert de documents dans SyGED (exemples : dossiers-séances, plans de cours et évaluation des étudiants, dossiers de programmes, dossiers d’accréditation et d’agrément, etc.) Formation sur le logiciel SyGED (contributeurs et usagers en consultation seulement) Mise en place de SyGED pour les séries documentaires ciblées Taïk Bourhis 10

Plan d’action proposé (suite) gestion documentaire à la Faculté de médecine Étape 3 Mettre en place de bonnes pratiques en matière de gestion des documents numériques Formation « Mieux gérer ses documents numériques et ses courriels » Taïk Bourhis 11

Plan d’action proposé (suite) gestion documentaire à la Faculté de médecine Plusieurs facteurs auront un impact sur le temps requis pour la mise en application du plan d’action Disponibilité du personnel de la Faculté Nombre de personnes par secteur Quantité, nature et complexité des documents numériques Taïk Bourhis 12

Plan d’action proposé (suite) gestion documentaire à la Faculté de médecine Échéancier proposé Projet-pilote au Secrétariat de la Faculté : décembre 2014 – janvier 2015 Mise en application du plan d’action (8 autres secteurs de la direction de la Faculté) : février – septembre 2015 Guy Gagnon 13

Personnes-ressources Non utilisateurs de SyGED Étapes Personnes-ressources (1 ou 2 par secteur) Contributeurs SyGED Consultation SyGED Non utilisateurs de SyGED 1.    Formation sur le Calendrier de conservation des documents de l'UdeM 1h30 --- 2.    Analyse du serveur prunier avec la DGDA  et élimination de documents communs pour tous les membres du personnel du secteur 1 jour 3.    Accompagnement des membres du personnel du secteur pour le tri des documents sur le serveur prunier (élimination et archivage), en collaboration avec la DGDA   4.    Tri des documents sur le serveur prunier (élimination et archivage) Quelques heures à 3 jours 5.    Formation SyGED 1h00 30 minutes 6.    Transfert de séries documentaires ciblées dans SyGED (exemples : dossiers- séances, plan de cours, etc.) Quelques heures à 2 jours 7.    Formation « Mieux gérer ses documents et ses courriels » 0.5 jour Total (par personne) : 4 à 6 jours 2 à 6 jours 1 à 4 jours Guy Gagnon

Questions Plan d’action : 15 gestion documentaire à la Faculté de médecine 15