CONFERENCE-DEBAT BASEE SUR LE LIVRE DU MOIS DE SEPTEMBRE S’organiser pour réussir : la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress

INTRODUCTION «  Il est midi, je dois récupérer les enfants à l’école, mon collègue est absent, il me faut terminer ce rapport avant 18h,je suis débordé ,en clair , j’ai pas le temps » Ces exclamations ,nous les connaissons et nous nous reconnaissons tous en ces propos. Cet état d’esprit montre bien souvent que nous sommes stressés face à nos multiples engagements que nous n’avons pas encore tenus. Alors comment apprendre à devenir le plus efficace et détendu possible ?

Par ailleurs , quelle méthode pratiquer afin de nous amener à identifier avec sureté nos priorités à tout moment et à mieux se mettre en position d’agir immédiatement , Existe t- il un système fiable sur lequel il faut s’appuyer en permanence pour bien choisir ses priorités? Ce système peut il présenter toutes les actions exécutables qui feront progresser vers des objectifs attendus ou réaliser un engagement établi? Alors avec David ALLEN, la 1ere partie de cet ouvrage nous décrira l’ensemble du système Getting Things Done avec ses techniques de base .

Première partie: l’art du GTD Chapitre I: Une pratique nouvelle pour une réalité nouvelle Chapitre II: Maîtriser ses activités en cinq étapes Chapitre III : Planification créative de projets

Chapitre I:Une pratique nouvelle pour une réalité nouvelle 1- Etat des lieux -L’afflux des demandes et l’insuffisance des ressources :le sentiment d’avoir trop à faire , nous stressons en acceptant des responsabilités dépassant nos ressources. -Où s’ arrête le travail ? changement de nos activités professionnelle , pas de frontière. -La technologie ,rapidité du changement de culture -Organisme évoluant car les buts ,produits ,clients, partenaires et actionnaires changent bouleversement des structures , rôles et responsabilités. En clair , le plus gros du stress provient de la façon déplorable dont on gère les engagements (boucles ouvertes)

2-Les conditions de bases pour gérer ses engagements Pour assumer efficacement ses engagements internes, Tout ce qui est considérer comme inachevé doit être déposer dans un système fiable et extérieur à notre esprit : outil de collecte Installer un système organisé de rappel d’action que nous consulterons régulièrement . Clarifier de façon précise quel est notre engagement et décider ce que nous allons faire ou pas.

3-La gestion de l’action Le commencement étant la moitié de toute action , entrainement comme des athlètes alors pour arriver à la productivité sans stress , il faut: Définir clairement le résultat du projet Définir l’action à exécuter

Il y a trois approches: Approche de bas en haut, Approche de la Gestion horizontale , Approche de la Gestion verticale, Même but : libérer notre esprit et nous plonger dans l’action , ce processus améliore toujours notre perspective et nos sensations.

Chapitre II: Maîtriser ses activités en 5 étapes La gestion du flux de travail comporte 5 étapes visant à tenir ses engagements de façon maitrisée et détendue. 1-La collecte (de tout ce qui attire notre attention) Il est important de savoir tout ce que nous allons ramasser, ramasser tout ce qui nécessitera tôt ou tard une action ou une décision, dès lors que nous sommes responsable , avons le désir, le besoin ou l’obligation d’une chose , c’est que cette chose est inachevée. Outil :corbeille , agenda , carnet, appareil numérique ou audio.... Facteur de réussite de la collecte :outil doit faire partie intégrante de notre environnement ,à portée de main ,réduire au mieux le nombre d’outil de collecte , vider les boîtes d’outils , traiter les données(il faut décider de façon précise ce qu’il faut en faire).

2- La clarification Quelle question devons nous nous poser à propos de chaque intrants , c’est cet élément de gestion des intrants qui est la base de notre organisation personnelle.

2-Schema de la clarification Boite de réception Qu’est ce que c’est? POUBELLE 2-Schema de la clarification Un jour Est-ce concretisable? Non projet Oui classer Quelle question devons nous nous poser à propos de chaque intrants , c’est cet élément de gestion des intrants qui est la base de notre organisation personnelle de la clarification Planification de projet Quelle est l’action suivante? Demande t-elle moins de 2mn? NON OUI Différez-la Sous-traitez la Faites-la Action suivante(dès que possible à En attente (collègue) agenda

3- La structuration Prise en compte et la gestion de toutes les actions concrétisables (projet).pour les gérer, il nous faut une liste de projet , de dossiers ou rangements pour les plans et agenda , une liste de rappels d’action à entreprendre , liste d’ élément sous traité. Passez à la planification du projet .on ne fait pas un projet , on exécute des actions qui y sont lié , structurer par thème ,par sujet dans des chemises colorés , fichiers ,carnets ou classeur séparé. catégoriser les prochaines actions: action à exécuter en une heure , en un jour ,en un ou plusieurs jours.

4- La réflexion La gestion de flux de travail se matérialise dans l’ étape de réflexion cohérente. La révision hebdomadaire de tous les projets en cours et de toutes les boucles ouvertes. La révision périodique : l’ élément à voir fréquemment est l’agenda qui nous rappellera le minimum vital(les choses à traiter dans la journée). Permet de : collecter et traiter tous vos élément , de revoir notre système , de mettre à jour notre liste , de parvenir à une situation ordonnée et nette à jour et exhaustive.

5-Le passage à l’action La raison d’ être du processus de gestion du flux de travail est de faciliter la prise de bonnes décisions en permanence . Il existe 3 modèles pour faire des choix d’action. Le modèle à 4 critères :Il existe 4 critères à appliquer dans l’ordre suivant : le contexte-le temps disponible- l’ énergie -la priorité Le triple modèle d’identification du travail quotidien : quand on travail , on fait l’une des trois choses suivantes : un travail prédéfini , le travail qui se présente , la définition d’un travail à faire. Le modèle à 6 niveaux pour réviser notre propre travail.

Chapitre III: la planification créative de projets Pour atteindre en souplesse la sensation de maitrise , il faut 2 moyens essentiels : la définition claire des projets et actions suivantes pour progresser vers l’ achèvement -le rappel confié à un système fiable à voir et revoir régulièrement. Améliorer l’approche verticale : intervient lorsqu’on a besoin de rigueur pour maitriser un projet ou une situation ; pour identifier une solution ou pour être certain que les bonnes étapes ont été déterminées. Le model naturel de planification : l’outil de planification le plus créatif et le plus brillant au monde est le cerveau .la définition de la raison d’ être et des principes-les perspectives générales-brainstorming-la structuration - l’identification des actions suivantes.

CONCLUSION DE LA PREMIÈRE PARTIE Nous n’avons pratiquement pas besoin de compétences nouvelles car : Nous savons prendre des notes, Clarifier des résultats, Classer des éléments par catégories, Faire une révision générale et prendre des décisions intuitives, Focaliser sur un résultat souhaité , il faut se mettre à la tâche avec l’aide d’un coach jusqu’à ce que la méthode Getting Things Done devienne pour nous une seconde nature. C’est tout l’ intérêt de la deuxième partie .

Je vous remercie