Comité de Jumelage de Bois d'Arcy Conseil d'orientation pour l’année 2008 8 novembre 2007 Version 2 : Présentation incluant le compte-rendu. 1

Ordre du jour Propositions activités année 2008 Aspects financiers Activités récurrentes Activités spécifiques 2008 Fête de la Bière Participation des associations arcisiennes Voyage à Mücheln Aspects financiers Fonctionnement récurrent du Comité Réception à Bois d'Arcy pour la fête de la Bière : avril 2008 Voyage à Mücheln : novembre 2008 Rappel : participations financières aux associations Synthèse : besoins de financement pour 2008 NOTA : Les commentaires apportés lors des débats de la réunion du 9 novembre sont affichés en bleu-italique en bas des diapositives concernées.

Activités sur 2008 Activités récurrentes Activités particulières Cours d’allemand : 2 cours pour la saison 2007-2008 Cours « perfectionnement » du lundi : 6 participants Cours « moyen » du jeudi : 7 participants Galette de début d’année : 9 janvier 2008 au Centre Culturel. Projection photos de la réception de septembre Fête de fin des cours : juin 2008. Projection photos du week-end «fête de la Bière ». Forum des associations : septembre 2008 Stand au Marché de Noël de Bois d’Arcy : décembre 2008 Activités particulières Avril 2008 : Fête de la Bière le 19 avril – Visite des allemands au château de Versailles Voyage particulier de l’Orchestre allemand avec visites dans Paris Participation annoncée d’associations arcisiennes 8 au 11 novembre 2008 : voyage à Mücheln Participation d’associations arcisiennes

Participation envisagées des associations Intentions d’associations arcisiennes À la date de fin octobre 2007 Sans engagement de leur part Déplacement Mücheln dépend de subventions obtenues par ailleurs Associations à recontacter pour vérification de leur bonne compréhension du montant de la participation financière individuelle, pour le voyage de novembre.

Aspects financiers : fonctionnement récurrent du Comité Satisfaction de la municipalité pour la continuité de la collaboration avec le Comité de Jumelage de Fontenay pour les cours et les hébergements. Le poste "cours d'allemand" est déficitaire, mais on ne peut pas augmenter la contribution individuelle (130 euros annuels en 2007-2008) pour atteindre l'équilibre. Il faudrait des cours à environ 12 participants pour atteindre l'auto-financement.

Fête de la Bière (19 avril 2008) NB : ce type de manifestation ne permet pas de solliciter une subvention européenne. Salle ? : conserver la salle du gymnase pour le moment. L'examen de la nouvelle salle des fêtes, une fois finie (autour de février), permettra de prendre la décision. Le magicien ou autre animation n'est pas nécessaire : peut être remplacé par un fond musical pendant les pauses de l'orchestre Location vaisselle : garder le poste, même si une démarche est entreprise auprès de la cuisine centrale.

Réception allemands avril 2008 (hors fête de la Bière) Le chiffre de 60 allemands sera à confirmer selon les projets des allemands (2 groupes : musiciens + citoyens).

Voyage Mücheln : Novembre 2008 Avion AR par Leipzig (Air France) Une autre étude est à faire, par exemple via Lufthansa, avec une escale éventuelle (car coût de 250 E par Air France sans doute sous-estimé) Coût plus faible - On peut accepter une escale de 2 heures. A vérifier : la commodité des réservations et des changements de noms dans les derniers jours

Rappel : Participation financière aux associations Règles : 4 cas de figure Cas 1 : Réception organisée à Bois d'Arcy par le CJBA Dépenses association : a priori rien. Si repas pour quelques allemands (inclus dans les 50 prévus par le CJBA), à prendre sur budget nourriture/réception du CJBA (15 E / repas). Si dépenses particulières : budget à produire. Cas 2 : Voyage à Mücheln organisé par le CJBA Participation financière pour chaque participant incluse dans budget CJBA, le reste est à charge du participant ou de l'association sans aide du CJBA. Cas 3 : Réception d'allemands à BA organisée par l'association Repas / visites / spectacles = aide maxi de 60 Euros par allemand pour le WE. Autres dépenses : budget à produire par l'assoc. Plafond = 200 Euros Paiement de la participation selon budget accepté et à réception d'un CR de la réception. Cas 4 : Voyage à Mücheln organisé par l'association Budget à faire par l'Assoc. Aide maxi = 115 E par participant Paiement de la participation selon budget accepté et à réception d'un CR du voyage

Participation 2008 aux associations

Synthèse des besoins de financement Liquidités du CJBA prévues au 31/12/2007 = env. 3500 E Pour une gestion sécurisée du Comité, les liquidités doivent être à minimum 2000 E auto-financement possible de 3500 – 2000 = 1500 E Subvention espérée de Bruxelles pour réception septembre 2007 : 2500 E

Estimation demande de subvention 2008 Si la subvention européenne est obtenue (probabilité 90 %) : Seuil mini de fonctionnement 2000 E Auto-financement 1500 E Subvention européenne 2007 2500 E Estimation subvention municipale 2008 12 000 E Liquidités au 1/1/08 Besoins financement 2008 : 16 000 E Si la subvention européenne n’est pas obtenue : Seuil mini de fonctionnement 2000 E Auto-financement 1500 E Estimation subvention municipale 2008 14 500 E Liquidités au 1/1/08 Besoins financement 2008 : 16 000 E Commentaires de la municipalité : Les prévisions de coûts sont raisonnables pour les activités envisagées La demande de subvention est sensiblement plus élevée qu'en 2007 pour le voyage, mais est acceptable, car l'objectif, en passe d'être atteint, est la participation d'un maximum d'associations arcisiennes et de leurs membres Si, après la demande de subvention sur ces bases, il y a des désistements pour le voyage, le surplus viendra en déduction de la subvention 2009 (augmentation de l'auto-financement du Comité)