Synthèse des difficultés rencontrées et des bonnes pratiques Réunion 2016 des experts actifs dans les programmes de coopération de la CEPEJ Synthèse des difficultés rencontrées et des bonnes pratiques

Avant ou durant le démarrage du programme Difficultés Bonnes pratiques Constitution des équipes d’experts Trouver les interlocuteurs clés (Ministère, tribunaux) = compétents, motivés et si possible permanents. Motivation des tribunaux pilotes Connaissance et sélection des outils CEPEJ (Eval, Qual, SATURN, médiation, exécution) Acteurs internationaux multiples: USAid, OSCE, Banque mondiale, UE, etc. qui parfois essaient d’imposer leurs indicateurs Secrétariat CEPEJ impliqué dans la négociation des programmes (pour bien cibler les champs d’intervention et avoir un temps de mise en oeuvre du programme réaliste) et partage des questions clés avec les experts Assurer une implication des autorités sur le plan formel. Bien expliquer quel est l’engagement demandé et explorer avec les autorités centrales des mécanismes d’incitation pour les tribunaux (tout en rappelant à celles-ci que les outils CEPEJ contribuent à une optimisation du fonctionnement des tribunaux) Adapter la logique d’intervention en fonction de l’appartenance de l’Etat au CdE ou non Inclusion de la phase de démarrage dans le projet (durée, coût) Traduction des outils de la CEPEJ Assurer coordination avec les donateurs NB: Certaines difficultés et bonnes pratiques peuvent concerner plusieurs phases des projets

Durant la phase d’analyse Difficultés Bonnes pratiques Données statistiques pas disponibles Interlocuteurs réticents voire résistants à l’innovation Difficulté de mesurer la qualité (résistance, check-list très longue, questionnaire enquête de satisfaction à adapter à chaque pays etc.) Nombre élevés de tribunaux (éloignés) Interprétation et traduction correcte de la terminologie Démarrer avec des personnes motivées (ministère, juges, parquets, greffiers, avocats, huissiers, etc.) et embarquer les autres Réaffirmer que les experts CEPEJ ne sont pas là pour inspecter/contrôler Modèles (de tableaux, de rapports, etc. ) utiles Séances d’information Discussion franche/directe avec chaque tribunal de la mise en oeuvre réelle des instruments CEPEJ Un tribunal référent représentatif par type de juridiction Créer une task force de représentants des tribunaux Présence du Secrétariat sur place très importante (également pour la mise en oeuvre)

Durant la phase de mise en oeuvre des projets Difficultés Bonnes pratiques Poids de la hiérarchie Lenteur Aucune mise en oeuvre autonome au sein des tribunaux ou parquets Collision avec des projets internes (ex:migration vers une nouvelle plateforme informatique) Changement d’interlocuteurs : locaux ou experts CEPEJ Projets effectués hors contrôle CEPEJ (ex : enquêtes de satisfaction)  fiabilité des résultats Absence de coordination entre tribunaux (enquêtes de satisfaction) Minimum un expert praticien (tribunal, parquet, huissier, etc.) et avec une connaissance/expérience d’application des outils CEPEJ (y c excel). Langue de travail adaptée Si possible, binômes experts : 1 international et 1 national avec connaissances des spécificités locales Inclure un temps pour coordination et échange entre les experts Intégration des outils CEPEJ dans les outils informatiques Visites d’études ou participation aux réunions CEPEJ pour les bonnes personnes Soutien des projets par la hiérarchie (gouvernement, ministère, pouvoir judiciaire, président de trib. etc.) Commencer par un nombre réduit de tribunaux (modèles pour les autres) Prévoir des exercices pratiques pendant les formations

Durant la phase de suivi et de bilan du projet Difficultés Bonnes pratiques Réunions régulières de suivi des recommandations ou des projets (1 par mission) Rapports par instance (1ère, appel, cour suprême) ou rapports de synthèse; pas pour chaque tribunal Réunions de bilan, y c. éventuellement démarrage de la généralisation des bonnes pratiques adaptées au pays Formation des formateurs (praticiens, personnes ayant déjà travaillé étroitement avec les équipes CEPEJ dans les tribunaux) en vue d’une meilleure durabilité, avec la possibilité de recompenser les formateurs avec une certification CEPEJ (également pour les enquêtes de satisfaction où il faut avoir des personnes capables d’assurer le traitement des données qui ont été collectées). Absence de retour : Mise en oeuvre de projets effectuée de façon totalement autonome