Le Millo Repos MC par

Introduction Le Millo Repos MC, le tout dernier né de la famille de logiciels de Millogiciel inc., permet de faire le suivi et la vérification des heures de conduite des chauffeurs (logbook) selon les lois canadiennes et américaines en vigueur. De plus, il permet d’effectuer l'impression des rapports sur les infractions et les manquements, et de créer des rapports récapitulatifs aidant à la vérification des heures de conduite.

Menu Principal Voici les options du menu principal. L’onglet « Fichier » est utilisé soit pour changer les paramètres d’impression, soit pour quitter le programme. Quant à lui, l’onglet « ? » peut être simplement un lien rapide pour communiquer avec nous, ou un moyen de changer de numéro de licence suite à l’ajout d’un numériseur ou d’un nouveau groupe de chauffeurs. D’une autre part, les quatre options médianes seront développées plus en profondeur tout au long de la présentation.

L’onglet « Paramètres » Voici les options de l’onglet « Paramètres », ainsi que leur utilité.

L’onglet « Paramètres » (suite) La fiche compagnie La fenêtre « Compagnies » permet d'entrer les coordonnées de votre entreprise.

Il n'est pas possible de les modifier. L’onglet « Paramètres » (suite) Les codes infractions Le tableau des codes d'infractions permet de consulter en tout temps les codes d'infractions utilisés par le système conformément aux lois canadiennes et américaines en vigueur. Il n'est pas possible de les modifier.

L’onglet « Paramètres » (suite) Les codes événements Le tableau des codes événements permet d'entrer le paramétrage relatif aux codes événements utilisés par le Millo Repos MC.

Lettres Choisissez le type de lettre que vous désirez créer. L’onglet « Paramètres » (suite) Lettres Choisissez le type de lettre que vous désirez créer. Voici l’exemple d’un texte d’avertissement.

L’onglet « Paramètres » (suite) Préférences Voici l’écran servant à paramétrer selon vos besoins les options relatives aux utilisateurs, à la numérisation, à l’audition, aux manquements et aux lettres.

L’onglet « Équipements » Voici les options de l’onglet « Équipements », ainsi que leur utilité .

L’onglet « Équipements » (suite) Fiche équipement Comme vous pouvez le constater sur l’exemple suivant, toutes les informations concernant vos équipements peuvent être entrées sur cette fiche.

L’onglet « Équipements » (suite) Liste Remplissez les champs suivants avec les caractéristiques des équipements recherchés. Le système ouvrira une fenêtre permettant de visualiser la liste, et de la faire imprimer. Il est également possible de transformer cette liste en divers formats de documents (ex.: Word, PDF, etc.).

L’onglet « Chauffeurs » Voici les options de l’onglet « Chauffeurs », ainsi que leur utilité .

L’onglet « Chauffeurs » (suite) Fiche Chauffeur Comme vous pouvez le constater sur l’exemple suivant, toutes les informations concernant vos chauffeurs peuvent être entrées sur cette fiche.

L’onglet « Chauffeurs » (suite) Liste Remplissez les champs suivants avec les caractéristiques des chauffeurs recherchés. Le système ouvrira une fenêtre permettant de visualiser la liste, et de la faire imprimer. Il est également possible de transformer cette liste en divers formats de documents (ex.: Word, PDF, etc.).

L’onglet « Heures de conduites » Le menu « Heures de conduite » donne accès à différentes options de saisie et plusieurs rapports de vérification et sommaires.

La saisie de fiches journalières L’onglet « Heures de conduites » La saisie de fiches journalières La saisie est utilisée pour entrer des fiches journalières dans le système. Elle peut être faite à la main, ce qui ne nécessite pas de numériseur, mais simplement quelques clics de souris. Sinon, grâce à la numérisation, la fiche journalière du chauffeur sera automatiquement entrée dans le système. De plus, il est toujours possible de visualiser les fiches déjà entrées, et ce, à n’importe quel moment.

Voici un exemple de fiche journalière une fois l’entrée terminée. L’onglet « Heures de conduites » (suite) Voici un exemple de fiche journalière une fois l’entrée terminée.

La saisie d’événements L’onglet « Heures de conduites » (suite) La saisie d’événements Cette option a été créée dans le but de saisir plus rapidement les événements. L’avantage de cette option est de pouvoir entrer un nouvel événement, ou un événement oublié, sans passer directement par la saisie.

Liste des fiches et liste des fiches journalières manquantes L’onglet « Heures de conduites » (suite) Liste des fiches et liste des fiches journalières manquantes L’option liste permet tout simplement d’afficher à l’écran, puis éventuellement d’imprimer, une liste de fiches journalières. De son côté, l’option liste des fiches journalières manquantes, comme son nom l’indique, sert à voir rapidement quelle fiche a été omise ou entrée à une date erronée. Les fenêtres de ces deux options sont très semblables, il suffit de sélectionner la fourchette de dates désirée et la liste s’affichera.

L’onglet « Heures de conduites » (suite) Numériser La fonction « Numériser » permet d’enregistrer les fiches journalières dans Le Millo Repos MC, évitant ainsi de tracer les fiches à l'aide de la souris. Les fiches ainsi saisies sont ensuite accessibles dans le module « Audition » pour une vérification rapide, si le numériseur ne les a pas totalement reconnues. Certains manquements, tels que la distance parcourue manquante ou la signature du chauffeur manquante, sont détectés automatiquement à la numérisation. Note : Cette option n’est disponible qu’à l’achat d’un numériseur

L’onglet « Heures de conduites » (suite) L’audition La fonction « Audition » présente les fiches journalières numérisées dans l'ordre de leur numérisation et offre plusieurs fonctions permettant une révision rapide des fiches entrées avant leur enregistrement final. L'utilisateur peut faire afficher les fiches numérisées pour un chauffeur en particulier, un état spécifique (fiche en attente, fiche existante ou tous), entre deux dates de fiches journalières ou par date de numérisation. Par défaut le système affiche toutes les fiches à auditer (voir l’exemple à droite). Note : Cette option n’est disponible qu’à l’achat d’un numériseur

Historique des numérisations L’onglet « Heures de conduites » (suite) Historique des numérisations Toutes les fiches numérisées sont conciliées dans l'historique des numérisations. Cet historique peut être consulté ou imprimé. La requête peut se faire par chauffeur, par lot et par dates des fiches journalières. Sont affichés le numéro d'enregistrement, la date de numérisation, le numéro de lot, l'usager, le numéro de chauffeur et la date de la fiche journalière. Note : Cette option n’est disponible qu’à l’achat d’un numériseur

L’onglet « Heures de conduites », Vérification L’option vérification se subdivise elle-même en quatre autres choix. Il y a vérification, vérification avec impression, récapitulatifs avec heures des fiches journalières et récapitulatifs avec heures, infractions et manquements. Grâce à la vérification, le système analyse, quart d'heure par quart d'heure, la conformité de la fiche journalière par rapport aux lois canadiennes et américaines en vigueur, en tenant compte des événements entrés, s'il y a lieu. Ce rapport peut être lancé pour un mois entier ou pour une autre période de temps précise, en choisissant l'option Période. De son côté, le rapport « Vérification avec impression » fait la même vérification que le rapport précédent et imprime en plus l'image des fiches journalières du mois ou de la période vérifiée pour les chauffeurs sélectionnés. Ce rapport peut être imprimé pour tous les chauffeurs ou seulement pour les chauffeurs ayant des infractions et peut être trié par numéro ou nom de chauffeur.

Les rapports récapitulatifs L’onglet « Heures de conduites », Vérification (suite) Les rapports récapitulatifs Le rapport « Récapitulatif avec heures des fiches journalières » effectue également une vérification des fiches journalières avant l'impression du rapport. Il présente pour chaque jour sélectionné le total des heures travaillées (en statut conduite et service) et le nombre d'heures disponibles, selon le système de vérification indiqué sur la fiche du chauffeur, en voici un exemple :

L’onglet « Heures de conduites », Vérification (suite) Le rapport « Récapitulatif avec heures avec infractions et manquements » effectue également une vérification des fiches journalières avant l'impression du rapport. En se rapportant à l’exemple, la colonne « A » montre le nombre d'heures travaillées durant les 7 derniers jours. La colonne « col. A » indique le nombre d'heures de conduite restant en déduisant des 70 heures le nombre d'heures travaillées de la colonne « A ». La colonne C indique le nombre d'heures de travail au cours des 14 derniers jours. Les autres colonnes indiquent les infractions, les manquements et les remarques inscrites sur les fiches journalières.

L’onglet « Heures de conduites » (suite) L’option Rapports Cette dernière option de l’onglet « Heures de conduites » sert à consulter ou imprimer plusieurs documents utiles. En effet, cette option se divise en 3 autres catégories, soit Lettres, Heures disponibles pour le lendemain ainsi que Sommaires. L’option Lettres permet d’imprimer sous forme de lettre prête à remettre au chauffeur, un rapport présentant un texte d'avertissement (préalablement écrit). Celle-ci contient la description de ses infractions et manquements et le sommaire de ses heures de service pour un mois. La deuxième option sert à imprimer une liste des heures disponibles pour le lendemain en tenant compte du système de vérification inscrit sur la fiche du chauffeur. Pour un chauffeur travaillant sur un cycle de 120 heures en 14 jours, le rapport affiche le nombre d'heures travaillées depuis les 13 derniers jours et le nombre d'heures restantes pour le lendemain en déduisant le nombre d'heures travaillées depuis les 13 derniers jours des 120 heures allouées. Tant qu’à lui, le rapport sommaire des heures des fiches journalières affiche par chauffeur, pour chaque journée sélectionnée, la distance parcourue, le nombre d'heures par activité (repos, couchette, conduite et service), le temps passé aux États-Unis et la vitesse moyenne. De plus, il y a quatre types de rapports sommaires pouvant être imprimés : Heures des fiches journalières, Heures entre deux dates, infractions ainsi que manquements. Comme leurs noms l’indiquent, ces rapports sommaires permettent d’afficher à l’écran, ou d’imprimer, un lot d’information tant sur le nombre d’heures de conduite des chauffeurs que sur les infractions et manquements effectués par les chauffeurs.

Fin