Présentation des règles de la Charte régionale Ile-de-France toitototototoot toitototototoot PREFET DE LA REGION ILE DE FRANCE Direction Régionale et Interdépartementale de l'Hébergement et du Logement Présentation des règles de la Charte régionale Ile-de-France   Rencontre Professionnelle AORIF- Le Dossier Unique en Ile-de-France 5 février 2016 1

Calendrier de mise en œuvre du dossier unique – validation du COPIL IDF du 13 novembre 2015 Fin nov 2015 - Accès à la base école du SNE pour les guichets Début déc 2015 - Envoi de la convention / charte 31-03-16 dernier délai pour retour à la DRIHL des conventions signées Début avril 2016 Démarrage IDF de la mise en œuvre du dossier unique 31-05-16 fin de la phase mise en oeuvre Phase de test pour les guichets Élaboration de leurs nouvelles procédures Tolérance à ce que les termes de la charte ne s’appliquent que partiellement : Notamment le délai pour déposer les pièces dans le SNE pourra ne pas être respecté Toutefois les guichets ont l’obligation de contrôler la présence de pièces dans le dossier unique avant de demander des pièces au demandeur et s’engagent à ne demander que les pièces absentes ou non exploitables Les termes de la charte s’appliquent totalement pour tous les guichets

Modalités administratives de mise en œuvre en IDF Signature de la convention par le président ou directeur (selon la personne habilitée au sein de chaque organisme) et retour à la DRIHL avant le 31-03-16 en double exemplaire Un exemplaire signé par l’Etat sera retourné à chaque structure La nouvelle convention cadre se substitue à la première, signée en 2011, ou aux engagements d’adhésion Signer la convention signifie s’engager à fonctionner conformément aux règles édictées dans les chartes qui seront discutées et validées par le COPIL SNE de l’Ile de France. La première charte thématique, celle relative au dossier unique, a été jointe dans l’envoi de la convention.

La charte du dossier unique Le principe de base est la simplification des démarches du demandeur et l’amélioration du service rendu. Le demandeur de logement social n’a à fournir qu’en un seul exemplaire les pièces servant à la qualification ou à l’instruction de sa demande, tant que la pièce en question n’est pas jugée obsolète Par ailleurs il est apparu nécessaire d’établir des règles de fonctionnement communes aux divers services d’enregistrement pour fonctionner de façon la plus homogène possible sur le territoire. Des règles relatives à : la communication auprès des demandeurs les modalités de numérisation et de partage des pièces les modalités de gestion des pièces du dossier unique

La charte du dossier unique – Règles relatives à la communication les agents en charge de l’accueil devront être en capacité d’informer le demandeur sur les points suivants :  ·       Le contexte de la réforme nationale ·        Les règles locales de mise en œuvre du « dossier unique » ·        Les « droits et devoirs » du demandeur Au delà de ces aspects, le services doivent faire en sorte de rendre le demandeur acteur et responsable de sa demande. Ils doivent être en capacité d’informer sur les « circuits » pour obtenir une proposition de logement et les modalités de fonctionnement. Il mettent à disposition les coordonnées du numériseur industriel. Les services d’accueil et d’information des demandeurs créés au sein des EPCI dans le cadre de la mise en place des plans partenariaux de la demande, seront invités à proposer une prestation similaire.

Toute pièce demandée doit être partagée La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Toute pièce demandée doit être partagée Après la réception d’une pièce demandée, le service a un délai réglementaire maximal de 15 jours pour numériser et partager les pièces sur le SNE, et ce quel que soit le mode de fonctionnement choisi : Numérisation en interne et dépôt sur le SNE par l’organisme Numérisation en interne et envoi au numériseur pour dépôt Envoi papier au numériseur qui se charge de toutes les actions

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Enregistrement d’une DLS (ou renouvellement) A cette occasion, outre le cerfa et la pièce d’identité du demandeur, éléments réglementaires, le demandeur peut être invité à produire : - les pièces d’identité de tous les majeurs à reloger - les avis d’imposition n-2 du ménage Ceci afin de s’assurer des réelles possibilités d’accès du ménage au logement social, et le cas échéant à quel type de logement. L’enregistrement ne peut toutefois pas être subordonné à la production de ces documents. Sur les territoires où la cotation est pratiquée le demandeur peut être dirigé vers le site internet du territoire ou vers un guichet du territoire pour connaître les éléments spécifiques à fournir. Rapprochement offre- demande ou présentation en CAL Les services qui demandent au demandeur de produire tout ou partie des pièces prévues à l’arrêté du 23 juillet vérifieront leur présence dans le SNE avant de formuler leur demande. Seules les pièces manquantes et/ou non lisibles, manifestement falsifiées, incohérentes ou obsolètes seront demandées.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Dépôt spontané des pièces par le demandeur - Les pièces : identités des majeurs et avis d’imposition du ménage, sont pris en charge par le service qui reçoit, selon le mode opératoire de son choix - Pour les autres pièces, a minima, le demandeur est orienté vers les outils à disposition pour gérer sa demande de manière autonome

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Mise en ligne – qualification des pièces Le service s’engage à vérifier systématiquement les points suivants avant de partager une pièce : - Appartenance au périmètre défini par l’arrêté ministériel du 24 juillet 2013 (JO du 03/0813) - Lisibilité de la pièce - Non obsolescence / Date de validité de la pièce - Complétude de la pièce (toutes les pages nécessaires) et des informations fournies (tous les champs renseignés) - Absence de doublon avec une pièce déjà présente - Authenticité de la pièce (absence d’indices manifestes de falsification du type : surcharge, gommage, incohérence des données au sein du document ou avec la DLS …) Le numériseur industriel réalise toutes ces opérations s’il est sollicité

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Mise à jour des informations de la DLS dans le SNE Pour les pièces fournies suite à la demande d’un service, le service met à jour la totalité de la DLS dans le SNE. - Pour les pièces fournies hors demande d’un service, le service qui réceptionne les pièces met à jour la DLS dans le SNE, a minima pour les informations afférentes aux pièces d’identité et avis d’imposition.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Abandon d’une DLS par un demandeur En cas d’abandon de sa demande de logement social, le demandeur est invité à renoncer à sa demande de logement en se connectant à sa DLS sur le portail grand public. Si le demandeur n’a pas accès à Internet, le service qui reçoit la demande d’abandon procède à la radiation de la DLS sur le SNE. Le service conserve le courrier d’abandon pendant un an pour palier tout éventuel recours ou demande ultérieure de dé radiation.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Marquage des pièces Non lisibles, ou, hors périmètre réglementaire, ou, obsolètes, ou, «manifestement falsifiées », ou, mal classées Il a été acté, dans un premier temps, à titre expérimental , que le guichet qui constate ces anomalies, autant que faire se peut, marque , et – ou y remédie, mais ne supprime pas les pièces.

Fonctionnement de la charte du dossier unique Elle s’applique dès la mise en place du dossier unique dans la région Elle s’applique à tous les signataires de la convention ou aux destinataires éventuels d’un arrêté préfectoral, et obligatoirement dans son intégralité. Un premier bilan de mise en œuvre sera réalisé après 6 mois de fonctionnement, d’abord au sein du groupe panel d’utilisateurs, puis au sein du COPIL SNE IDF. A cette occasion certaines règles de la charte pourront faire l’objet de modifications.