Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007 Avant de commencer : Pour participer à ce cours, les participants savoir démarrer les flux de travail Approbation et Recueillir les commentaires, et comprendre leur fonctionnement, ou avoir suivi les présentations de formation Microsoft Office Online intitulées « Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir » et « Flux de travail II : Recueillir des commentaires pour un fichier ». [Notes à l’attention de l’instructeur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la dernière diapositive. Lisez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet de notes de certaines diapositives. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash, exécutables sous PowerPoint 2000 et toute version ultérieure. Toutefois, Pour enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, sélectionnez un format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot) (les types de fichiers disponibles se trouvent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : Si vous enregistrez le modèle dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Par ailleurs , étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut générer un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne concerne pas cette présentation, sauf si vous avez ajouté des informations dans les propriétés du fichier Flash lui-même. Cliquez sur OK dans le message.] Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Contenu de la formation Vue d’ensemble : Intégrer un utilisateur externe Leçon : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise La leçon se termine par quelques questions visant à tester votre compréhension du contenu de la formation. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Vue d’ensemble : Intégrer un utilisateur externe Votre organisation utilise-t-elle des flux de travail sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Savez-vous qu’il est possible d’inclure dans un flux de travail des personnes externes à votre entreprise ? Ce cours vous explique comment procéder. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Objectifs du cours Apprendre à inclure dans un flux de travail des utilisateurs externes à l’entreprise. Assurer la liaison avec un participant externe. Représentation de l’affichage d’un participant externe et procédures d’exécution des tâches. Apprendre à effectuer une tâche en tant que liaison. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Leçon 1 Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Un site SharePoint est généralement utilisé au sein d’une entreprise, et seuls les membres de l’entreprise peuvent y accéder. Supposons que vous souhaitiez démarrer un flux de travail sur un fichier, et que l’un de vos réviseurs ne travaille pas dans votre entreprise ? Ce cours vous explique comment procéder lorsque le réviseur n’a pas accès au site SharePoint . Les flux de travail internes sont très utiles aux employés d’une entreprise : ils leur permettent de partager des fichiers, d’exécuter un flux de travail et bien d’autres tâches. Les fonctionnalités diffèrent légèrement pour les utilisateurs externes. La suite de ce cours vous explique ces différences. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Configuration requise Avant d’expliquer cette fonctionnalité en détail, il est important de savoir que l’intégration d’une personne externe au flux de travail nécessite une configuration particulière. La configuration doit être effectuée par l’administrateur du serveur, notamment l’application Web, pour permettre l’envoi de copies de documents aux utilisateurs externes. Cette opération peut être effectuée à l’aide des pages Administration centrale. Cette opération ne doit être effectuée qu’une seule fois. Vous trouverez les instructions spécifiques à la fin de ce cours, dans le lien Aide-mémoire. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Voici un exemple Analysons en détail comment impliquer un utilisateur externe. Élisabeth Andersen est responsable du marketing chez Contoso. Elle a écrit un document sur la stratégie marketing. Avant de mettre en œuvre sa stratégie, elle souhaite la faire approuvée par deux personnes de sa société : Amy et Bernard. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Voici un exemple Analysons en détail comment impliquer un utilisateur externe. Élisabeth souhaite également la faire approuver par Cathy qui travaille chez Fabrikam, Inc. Comment Élisabeth peut-elle impliquer Cathy dans ce flux de travail ? Lisez les pages suivantes pour en savoir plus. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Ajouter un utilisateur externe à l’entreprise Pour inclure Cathy au flux de travail, Élisabeth doit tout simplement ajouter son adresse électronique à la liste des réviseurs, puis démarrer le flux de travail. Que se passe-t-il alors ? Découvrez-le dans les pages suivantes. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

À propos de l’envoi des messages Lorsque le flux de travail démarre, un message électronique est envoyé à Amy, Bernard et Cathy. Les messages d’Amy et de Bernard contiennent un lien vers le fichier stocké dans la bibliothèque de documents. Celui de Cathy contient le fichier à réviser en pièce jointe. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Message reçu par un participant externe Observez le message reçu par Cathy, qui est un intervenant externe. Voici en pièce jointe le fichier qu’elle doit vérifier. Elle peut l’ouvrir à partir d’ici. Remarquez que la ligne De indique le nom de la personne qui a démarré le flux de travail : Élisabeth. Ce message a été envoyé automatiquement à partir du site SharePoint. Élisabeth ne l’a pas envoyé, même si son nom apparaît en tant qu’expéditeur. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Message reçu par un participant externe Observez le message reçu par Cathy, qui est un intervenant externe. Une fois la révision terminée, Cathy peut cliquer sur le bouton Répondre dans son programme de messagerie, et indiquer à Élisabeth si elle approuve ou non le document. Élisabeth peut alors terminer la tâche pour le compte de Cathy. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Élisabeth reçoit également un message… Élisabeth, en tant qu’initiatrice du flux de travail, reçoit également un message électronique du site. Ce message lui rappelle qu’elle doit achever la tâche pour le compte de l’intervenant externe (Cathy). Ceci définit Élisabeth comme agent de liaison de Cathy pour la durée du flux de travail. Pour savoir comment Élisabeth termine la tâche pour le compte de Cathy, lisez la page suivante. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Détails du fonctionnement Analysons le processus en détail. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Exécutez l’animation pour voir le déroulement du processus. [Note pour l’instructeur : pour exécuter l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Élisabeth va démarrer le flux de travail Approbation pour le document Stratégie marketing illustré dans l’animation. Une fois le document approuvé par Cathy, Élisabeth peut achever la tâche à sa place. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Détails du fonctionnement Voici le processus en résumé. Élisabeth démarre le flux de travail Approbation pour le document Stratégie marketing, et entre les adresses électroniques d’Amy, de Bernard et de Cathy, comme l’illustre l’écran ci-dessus. Après qu’ Amy et Bernard ont reçu un message consécutif et approuvé le fichier, Cathy reçoit un message électronique avec le document en pièce jointe. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Détails du fonctionnement Voici le processus en résumé. Élisabeth reçoit un autre message qui lui explique la procédure de liaison avec Cathy. Lorsque Cathy approuve le document, Élisabeth reçoit la réponse et l’approuve pour son compte. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Page État du flux de travail Observez la page État du flux de travail. Il est important de savoir si (et quand) un intervenant externe a été inclus dans votre flux de travail. Supposons, par exemple, qu’un doute subsiste quant à l’approbation du fichier par Cathy. Cette page vous permet de connaître la réponse. L’historique indique qu’une tâche a été créée pour Élisabeth pour le compte de Cathy. Il est possible de suivre son avancement par Élisabeth si nécessaire. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Autres flux de travail Utilisez de préférence le flux de travail Approbation lorsque vous faites appel à un intervenant externe, car l’approbation ou le rejet s’effectuent facilement. Vous pouvez également impliquer un intervenant externe dans les flux de travail Recueillir les commentaires et Collecte des signatures. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Autres flux de travail Une personne externe vous envoie une copie distincte du fichier, et cette copie peut contenir des modifications ou une signature numérique. Comment insérer cette copie du fichier dans la bibliothèque sans écraser la version existante ? Les diapositives suivantes vous expliquent comment procéder. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail Recueillir les commentaires Utilisez-vous un document Word dans le flux de travail Recueillir les commentaires? Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Notes pour l’instructeur : pour exécuter l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] La meilleure manière d’intégrer dans la bibliothèque les modifications d’un intervenant externe est de fusionner les deux fichiers. L’animation décrit ce processus. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail Recueillir les commentaires Utilisez-vous un document Word dans le flux de travail Recueillir les commentaires ? La meilleure manière d’intégrer dans la bibliothèque les modifications d’un intervenant externe est de fusionner les deux fichiers. Dans cet exemple, Élisabeth a envoyé à Cathy une copie du document dans un courrier électronique. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail Recueillir les commentaires Utilisez-vous un document Word dans le flux de travail Recueillir les commentaires ?  Lorsqu’Élisabeth reçoit de Cathy le document révisé par courrier électronique, elle peut intégrer les modifications dans le document d’origine en cliquant dans Word sur l’onglet Révision, puis sur Comparer et sur Combiner, comme illustré ci-dessus. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez ces deux diapositives si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Recueillir les commentaires (suite) Si vous utilisez un fichier Microsoft Office® Excel® ou Microsoft Office® PowerPoint® dans le flux de travail Recueillir les commentaires, le processus diffère légèrement. Il n’existe aucune méthode rapide pour fusionner le fichier d’un intervenant externe avec le fichier de la bibliothèque. Ainsi, lorsque vous démarrez le flux de travail et tapez le message d’instructions, demandez à votre intervenant externe d’envoyer ses commentaires dans un courrier électronique à votre attention. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Recueillir les commentaires (suite) Si vous utilisez un fichier Microsoft Office® Excel® ou Microsoft Office® PowerPoint® dans le flux de travail Recueillir les commentaires, le processus diffère légèrement. Vous pouvez ainsi, en tant qu’agent de liaison, lire les commentaires et intégrer les modifications éventuelles dans le fichier de la bibliothèque manuellement. Conseil : en général, lorsque vous faites intervenir des participants externes, il est recommandé de configurer votre bibliothèque afin qu’elle prenne en charge le contrôle de version, au cas où vous devriez faire référence à une ancienne version du fichier. Pour plus d’informations, voir le lien Aide-mémoire, fourni à la fin de ce cours. Cette solution n’est certes pas idéale, mais il n’en existe aucune autre. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Collecte des signatures À quoi sert le flux de travail Collecte des signatures ? Si le fichier doit être signé par une personne externe à l’entreprise, vous pouvez inclure cette personne dans le flux de travail Collecte des signatures. Elle peut alors renvoyer une copie du fichier accompagnée de sa signature. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Collecte des signatures À quoi sert le flux de travail Collecte des signatures ? Toutefois, vous ne pouvez pas fusionner cette signature avec les autres dans la bibliothèque de documents, car ceci invaliderait les signatures existantes. La meilleure solution consiste à télécharger la version de source externe dans un dossier distinct appelé Fichiers externes. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Test - Question 1 Que devez faire avant d’impliquer un utilisateur externe dans un flux de travail ? (Choisissez une réponse.) L’administrateur du serveur doit configurer le serveur. Vous devez demander l’autorisation d’extraction à partir de la bibliothèque. Vous devez tout d’abord envoyer une copie du fichier à l’intervenant externe par courrier électronique. Vous devez vous assurer que cette personne peut accéder au site SharePoint. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Test - Réponse à la question 1 L’administrateur du serveur doit configurer le serveur. Pour plus d’informations, voir le lien Aide-mémoire, fourni à la fin de ce cours. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Test - Question 2 À quoi ressemble la tâche d’une personne externe qui est impliquée dans un flux de travail ? (Choisissez une réponse.) Elle ressemble aux autres tâches que vous recevez en travaillant au sein de l’entreprise. Elle comporte une pièce jointe. Elle ressemble aux autres tâches que vous recevez en travaillant au sein de l’entreprise, mais la ligne de l’expéditeur indique qu’elle provient du système SharePoint. Elle comporte une pièce jointe, sans objet ni message. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Test - Réponse à la question 2 Elle comporte une pièce jointe. La tâche comporte une pièce jointe que le réviseur doit vérifier. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Test - Question 3 Lorsqu’une personne externe est incluse dans un flux de travail, dans quelle situation se trouve-t-elle ? (Choisissez une réponse.) Elle reçoit un message électronique. Elle reçoit un message électronique, ainsi que la personne dont le nom figure dans la zone Proxy. Elle reçoit un message électronique, ainsi que l’initiateur du flux de travail. Seul l’initiateur du flux de travail reçoit un message électronique. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Test - Réponse à la question 3 Elle reçoit un message électronique, ainsi que l’initiateur du flux de travail. La personne qui démarre le flux de travail reçoit automatiquement une tâche. Lorsque l’intervenant externe renvoie sa réponse, l’initiateur peut alors achever la tâche à sa place. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise Aide-mémoire Pour afficher un résumé des tâches abordées dans ce cours, voir l’Aide-mémoire. Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise

UTILISATION DE CE MODÈLE Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® fournit des conseils sur la manière d’inclure un utilisateur externe à un flux de travail Microsoft Office SharePoint 2007. Conçu pour être présenté à un groupe, vous pouvez le personnaliser à votre guise. Le contenu de ce modèle est adapté de la formation Microsoft Office Online « Flux de travail IV : Inclure un utilisateur externe à l’entreprise. » Caractéristiques du modèle Diapositive du titre : la toute première diapositive comprend un texte d’espace réservé à la place duquel vous devez taper le nom de votre société. Vous pouvez également supprimer toute la zone de texte si vous ne souhaitez pas ce texte. Animations : des effets d’animations personnalisées sont appliqués tout au long de la présentation. Il s’agit des effets Insertion furtive, Étirer, Dissolution interne et Damier. Tous les effets sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à Microsoft PowerPoint 2000. Pour modifier les effets des animations, dans le menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l’animation, puis utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Adobe Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez inscrire un contrôle Microsoft ActiveX, appelé objet Shockwave Flash, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Adobe Flash à partir du site Web Adobe. Avertissement sur l’enregistrement des animations Flash : les animations Flash sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à PowerPoint 2000. Toutefois, pour enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, sélectionnez un format de fichier PowerPoint antérieur, tel que Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier.) Si vous enregistrez le modèle dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Transitions des diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée tout au long du diaporama. Si vous souhaitez une autre transition, dans le menu Diaporama, cliquez sur Transition, puis utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers la formation en ligne : le modèle contient un lien vers la version en ligne de cette formation, ce qui vous permet d’accéder à l’Aide-mémoire publié pour cette formation. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page qui comprend le titre de la formation. Vous pouvez modifier ou supprimer les pieds de page à l’aide de la boîte de dialogue En-tête et pied de page (accessible à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Reportez-vous au volet des notes ou à la page complète des notes (menu ou onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.