Présentation du projet SAGESS Mai 2016

Ordre du jour 1. Introduction et contexte Le projet SAGESS Ce que l’on vise Les bénéfices 2. Groupes visés par le changement 3. Calendrier de déploiement du projet 4. Changements et nouveautés – premier déploiement 5. Accompagnement dans le changement Plan de communication Structure de soutien Stratégies de formation 6 Nous joindre Activités de formation

Solution Adaptée pour la GEstion des Stages en Santé Le projet SAGESS , c’est : L’ implantation d’un système informatique MedSIS et de 15 « modules » permettant la gestion des stages Un projet en plusieurs phases, sur 2 ans Une diminution progressive du nombre de systèmes pour la gestion des stages

Ce que l’on vise Objectifs Principes directeurs Amélioration de l’efficacité et de la productivité Réduire la complexité associé au nombre de systèmes de gestion Centraliser les informations et simplifier leur circulation Offrir une solution adaptée aux besoins réels Répondre à l’évolution des programmes d’étude Utiliser une solution commerciale qui a fait ses preuves dans d’autres universités Minimiser les personnalisations (développement ) Optimisation et uniformisation des processus Respect de la portée du projet Implication des parties prenantes et accompagnement dans le changement Ahmad

Les grands bénéfices du projet Centralisation des informations sur une plate-forme technologique conviviale et performante Consultation efficace et accessible en temps réel des données liées à la gestion des stages (favorisant une meilleure prise de décision) Accès à des rapports en ligne (ex: évaluation de l’enseignement) Processus optimisé, uniformisé et informatisé (à moyen terme) Efficacité et diminution des coûts Plus besoin d’imprimer Diminution de la double-saisie et du risque d’erreurs Traçabilité des données qualité et la disponibilité en temps réel de données et d’indicateurs qui sont nécessaires pour s’assurer que nos programmes de formation soient à la hauteur des exigences de qualité auxquelles la population est en droit de s’attendre à l’égard des professionnels de la santé de demain. Ces améliorations de gestion auront comme bénéfices : 1. D’assurer de meilleures prises de décisions en ayant accès à des données fiables et consolidées en temps réel 2. D’augmenter la productivité par une revue des processus et par le choix d’outils adaptés aux besoins réels 3. De centraliser des informations et de simplifier leur circulation 4. D’uniformiser des pratiques 5. De répondre à l’évolution des programmes de formation 6. De contrôler nos coûts administratifs malgré une hausse de la demande (impact net de diminution des coûts) 7. De réduire le nombre de systèmes de gestion 8

2. Groupes visés

Groupes visés par le changement ❶ Programmes UdeM ❷ Étudiants et Résidents Externat Résidence Ergothérapie ❸ Milieux de stages Physiothérapie Orthophonie Directions de l’enseignement et UMF + de 7000 personnes visées Audiologie Superviseurs Nutrition 6

3. Calendrier de déploiement

Prog. nutrition en janvier 2017 Déploiement selon les modules 2016 2017 Juillet Août Septembre Octobre Janvier Sciences de la Santé Prog. nutrition en janvier 2017 Résidence Externat 4- Capacité Résidence Gérer l’offre de stages des milieux en permettant aux milieux de saisir leur capacité d’accueil pour un stage donné par période de stage. 1- Données sur les milieux, les superviseurs et les étudiants Fiche sur l’étudiant (détail de l'inscription à un programme d’étude, par session, par année, par période donnée). Fiche sur les superviseurs et détails des milieux 2- Grilles de stages Assignation manuelle des stagiaires à leurs stages (le milieu, les dates, stage, spécialité + type d'activité) Disponibilité des détails aux stagiaires et aux milieux concernés. Grilles de stages Résidence SS à partir d’avril 3- Évaluation Évaluation du stagiaire/résident, de l’enseignement et de l’enseignant. Accès aux rapports d’évaluation de l’enseignement et des enseignants. Ahmad Quand tu parles des BD – explique ce que ça contient. Viendra remplacer le portail en évaluation Légende écriture 7 lecture

Déploiement selon les modules 2016 2017 Avril Mai Juin - Juillet Août Janvier 7 -Recommandations (Résidence) 5- Capacité SS Gérer l’offre de stages des milieux en permettant aux milieux de saisir leur capacité d’accueil pour un stage donné par période de stage 6- Stages à options Externat Demandes de stages à option par le biais d’un catalogue d’offre de stages faites par l’étudiants 8- Immunisation Dossier santé et immunisations 14- Horaire longitudinal Externat Demandes de stages à option par le biais d’un catalogue d’offre de stages faites par l’étudiant 15- Assignation automatique Résidence Générer automatiquement l’assignation des stagiaires en tenant compte des critères d’offre de stages, de préférences des stagiaires et du curriculum des programmes 9- Alertes Ensemble d’alertes (ex: document manquant) 10- Requis Permet de définir et assurer le suivi des documents administratifs 11- Professionnalisme Mesure le professionnalisme Ahmad Quand tu parles des BD – explique ce que ça contient. 12 – Incidents 13 – Journal de bord Documente l’atteinte des objectifs d’apprentissage 7

Premier déploiement Résidence Orthophonie Ergothérapie Nutrition 1- Données sur les milieux, les superviseurs et les étudiants 2- Grilles de stages 3- Évaluation Résidence Juillet Orthophonie Septembre Ergothérapie Octobre Nutrition Janvier Externat Août Audiologie Septembre Physiothérapie Novembre

4. Changements et nouveautés – premier déploiement Orthophonie – Audiologie – Physiothérapie - Nutrition Médecine - Ergothérapie Remplacement du portail en évaluation Intégration d’un progiciel intégré Un accès rapide : À partir d’une tablette et d’un téléphone intelligent À partir d’un lien personnalisé octroyé par courriel, sans avoir à fournir de code d’accès et de mot de passe Une fonction d’évaluateur multiple Des courriels de rappel à compléter les évaluations automatisés Des alertes pour suivre les étudiants en difficultés On travaille à simplifier l’identification de la personne responsable de l’évalutation.

5. La gestion du changement

Plan de communication Une stratégie et des moyens diversifiés PROGRAMMES DE MÉDECINE DIRECTEURS DE DÉPARTEMENTS DIRECTEURS DE PROGRAMMES RESPONSABLES UNIVERSITAIRES RESPONSABLES DE STAGES SUPERVISEURS SCIENCES DE LA SANTÉ ÉTUDIANTS / SUPERVISEURS DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT UMF EXTERNES ET RÉSIDENTS Fév. - mars Avril Mai Juin Août Sept Déc Une stratégie et des moyens diversifiés Site Web Sites Web des programmes Présentation et Webinaire Rencontres ciblées Semaine campus Journée de formation des superviseurs Courriel ciblés Page Facebook Documents d’accueil de stages

Stratégies de formation Publics cibles Moyens Bureau d’évaluation Superutilisateurs Dans les milieux et dans les programmes Personnel de soutien à l’enseignement Gestion académique et administrative Superviseurs, Étudiants et résidents Accompagnement personnalisé Formation en salle ou accompagnement personnalisé Classe virtuelle (milieux éloignés) Formation en salle Dans les milieux et à l’UdeM Démonstration Capsule d’autoformation en ligne Guide d’utilisateurs pour tous

+ Soutien des utilisateurs Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Programmes de médecine ↓ Superutilisateurs dans les milieux En soutien à la direction de l’enseignement et UMF, aux étudiants / résidents et aux superviseurs. Bureau d’évaluation de la Faculté de médecine + Responsable support technique et service client – équipe de projet Programmes en sciences de la santé ↓ Superutilisateurs dans les programmes En soutien à ses collègues, aux étudiants et aux superviseurs

Pour toutes questions ou commentaires, Nos coordonnées Pour toutes questions ou commentaires, écrivez- nous à : projet-sagess@umontreal.ca