Reference Document Document de référence Treasury Board of Canada Secretariat    © Her Majesty the Queen in Right of Canada. This information is released under an Open Government Licence - Canada.  Disclaimer: This resource has been deemed to have business value but is not an official publication of the Government of Canada. It is provided in the original language and format in which it was created.    Document de référence Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada © Sa Majesté la Reine du chef du Canada. Les présents renseignements sont communiqués selon les termes de la Licence du gouvernement ouvert — Canada.  Avis de non-responsabilité: On a jugé que les présents renseignements possèdent une valeur opérationnelle, mais il est possible qu’ils soient inexacts car ils sont périmés. Ils sont fournis dans la langue originale et le format dans lesquels ils ont été créés. Open Government Canada http://open.canada.ca Gouvernement ouvert Canada http://ouvert.canada.ca

Architecture de l’information (AI) du SCT Survol à l’intention des utilisateurs des connaissances Nous vous présenterons la nouvelle structure Rappel : L’information existante reste dans l’ancienne structure La nouvelle information devra être enregistrée dans la nouvelle AI GCDocs 14885097

Objectifs Présenter l’architecture de l’information (AI) du SCT comme la nouvelle norme afin de gérer les ressources de l’information à partir de GCDocs en adressant les points suivants: Les composantes et la structure de l’AI Les avantages associés à l’utilisation de l’AI Le soutien au lancement de la nouvelle AI et le moment du lancement Où trouver l’information Pourquoi est-ce une bonne chose - ce que cela signifie vraiment pour vous? À compter de lundi - vous devrez l'utiliser pour créer de nouveaux documents. Les outils ne sont pas en train de changer - GCDocs restera le même. La façon de fonctionner aujourd’hui sera la même lundi

Quels sont les avantages associés à l’utilisation de l’AI? La décision a été prise d'avoir en une nouvelle architecture à l’échelle de l'entreprise - demande directe de notre comité exécutif: en reflet avec l’architecture d’alignement des programmes (AAP). Aussi connu comme PAA AAP – le mandat du ministère où l'argent est lié pour les activités de dépenses - il doit tenir compte de cette structure. DDPI ou CIOB a mandaté structure de fonction pangouvernementale Répond à la modernisation de BAC de ne plus accepter le papier en 2017 Élimine les cloisonnements et soutient la collaboration au moyen de l’information ouverte. Par défaut l’information est libre-accès à tous et restreinte au besoin. Évite les dédoublement de documents, facilite l’identification du document originaire Améliore la sécurité de l’information. 4. Applique le cycle de vie du document. Parfois c’est autant un risque d’avoir trop d’information surtout s’il n’y a plus aucune valeur. Puisque nous promouvons une structure fonctionnelle pangouvermentale, nous devons boire notre propre champagne. Lundi prochain, vous devrez enregistrer vos nouveaux documents dans la nouvelle AI

Composantes de la nouvelle AI Structure des fichiers Gestion de cycle de vie Structure des dossiers Là où nous rangeons l’information Utilisateurs, groupes fonctionnels et autorisations Qui peut accéder à l’information Metadonnées Comment trouver/récupérer l’information Comment les composantes de l’AI seront gérées Gouvernance Qu’est-ce que l’AI? Comment ils s’assemblent? La structure des dossiers a trait à la gouvernance du SCT, ce pour quoi nous sommes ici. Le partenariat: le groupe de l’Entreprise de la GI établit des normes et des règles. Les représentants de la GI applique et soutiennent ceux-ci. Dans la structure des dossiers, chaque élément a un cycle de vie. Les métadonnées servent à faciliter la récupération de l’information. Qui peut accéder à notre information. Nous avons des métadonnées liées aux éléments. En bref, l’AI sert à déterminer : Où nous rangeons l’information Comment nous trouvons l’information Combien de temps nous conservons l’information Qui peux accéder l’information

Groupe de l’Administration de l’information - Adhésion Représentants de la GI des secteurs Détenir une connaissance fondamentale de la tenue de documents et une connaissance approfondie des activités exercées à l’appui de l’exécution des programmes autorisés Responsable pour: l’observation des normes de la GI d’entreprise, de la promotion de pratiques exemplaires dans leur unité opérationnelle, de l’entretient des ressources en information d’une valeur opérationnelle ou durable, produites dans le cadre des opérations de programme Super-utilisateurs particuliers Sélectionnés par les représentants de la GI des secteurs Approuvés par GI de l’entreprise Acquiert une très bonne connaissance des fonctions et de l’outil GCDocs

Norme concernant l’accès aux documents Non classifié Protégé Classifié Ouvert par défaut Ouvert avec exceptions Accès restreint selon la nécessité de savoir Autorisation de voir et d’ouvrir le document Autorisation de modifier le contenu du document Tout changement entraîne la création d’une nouvelle version Toutes les activités font l’objet d’un audit complet Seul le responsable du document peut le supprimer Personne ne peut modifier les autorisations Autorisations propres aux groupes fonctionnels, p. ex., RH, juridique, relations de travail et audits, déterminées pendant la mise en correspondance Autorisations fondées sur le dossier dans lequel le document est conservé Exception concernant le dossier à accès restreint du BSA – le BSA conserve le contrôle complet La DGIT gérera les exceptions Tous les documents ayant la classification SECRET seront conservés sur le Réseau TBS2 du SCT, lorsque celui-ci sera disponible Toute l’information sera disponible sur la base de la nécessité de savoir On utilisera la même AI que celle du réseau TBS1 Il y aura 550 UTD à l’immeuble Flaherty et 200 à L’Esplanade Laurier Les propriétaires du document ne pourront plus modifier les autorisations Marquage de sécurité sera obligatoire (TITUS) L’accès aux autorisations est maintenant visible pour tous (Gestionnaire des autorisations) Non classifié ex: GI pas nécessaire de restreindre; Un protégé A ou B ex: RH, relations de travail, juridique; Classifié ex: information sécurisée ATTENTION: le propriétaire du document ne pourra plus modifier les autorisations. TITUS deviendra obligatoire d’ici peu. Vous aurez maintenant la possibilité de visualiser les autorisations du dossier Récapitulation : les contrôles d'autorisation sont fondées sur la nécessité de prévenir l'accès non autorisé à des informations protégées

Métadonnées pour l’amélioration de l’indexation les métadonnées de système est générée par le système; (Est-ce que quelqu'un sait ce qui est des métadonnées?) Exemple: Lors de l'enregistrement d'un document, le système génère l'auteur, la date de création, l'application, le surnom. Ce sont tous les critères consultables. Commune est une exigence de l'IMCC (Information Management Common Core) de sorte qu'il ne change pas d'un ministère à l'autre. Métadonnées opérationnelles reflète les besoins d'affaires spécifiques (2) en ce moment. Si vous vous rappelez la diapo contenant les cercles, nous avions examiné la structure du dossier – que cette initiative venait de l'AAP, nous avions regardé les autorisations et de l'héritage et de la gestion, 3e partie est métadonnées. Si vous êtes dans une zone qui a décidé plus de métadonnées doivent être saisies pour permettre la facilité d'extraction ex: présentation et est, si possible, il sera appliqué au niveau du dossier, en particulier pour les séries dossier. Un mot d'avertissement, pour obtenir sa valeur - il doit être obligatoire, car sinon ne peut pas compter sur les résultats de recherche.

L’endroit où classer dans GCDocs Discuter de la structure Créer un document et ajouter les métadonnées Réviser les autorisations DEMO Expliquer les 3 aides de transition - 90 jours de documents de travail, créés et consultés. Expliquer le dossier da la formation IA et du matériel de soutien, les travaux en cours plus de fichiers à venir Expliquer les 4 seaux principales Expliquer le dossier SCT et le dossier héritage. Bibliothèque du SCT, une fois la migration terminée, elle disparaîtra. Vous ne serez plus en mesure d'ajouter des éléments dans le dossier Bibliothèque SCT. Cependant, vous pouvez ouvrir et modifier le document. S'il vous plaît ne pas déplacer les informations de l'ancienne à la nouvelle. Un outil de migration sera fait. Les informations dans ce dossier peut être récupéré. Mais vous ne pouvez plus ajouter d'articles à cette structure. Le dossier contient les fichiers héritage SGDDI, et quand il atteint la durée de conservation ou son cycle de vie, il va disparaître Démo accès restreint CSS - HR / CSS - ASO Création d'un document / Expliquer TITUS / Save au dossier / document Nom (expliquer bilingue / ISO) / catégorie / montrer filtre de contenu / métadonnées Gestionnaire d'autorisation Recherche par catégorie

Soutien continu 140 O'Connor (Tour Est), pièce 3D mercredi– 11h – 12h Représentant de la GI de votre secteur Soutien de la GI et de GCDocs : Téléphone : 613 995-0000, option 4 et option 1 ou par courriel: Services - IM and GCDocs Support / Soutien de la GI et de GCDocs Séances libres 140 O'Connor (Tour Est), pièce 3D mercredi– 11h – 12h 90 Elgin pièce 3193 lundi– vendredi 11h – 12h Vous recevrez un courriel contenant des liens vers des sources d’information sur la nouvelle AI Visite à votre bureau afin d’établir les favoris et ou les raccourcis