La bascule vers le nouvel SI GBCP compatible Sources Guide produit par l’AIFE dernière version juin 2016 GUIDE UTILISATEUR COCKTAIL dernière version 2.4 du 23/09/2016 Dispositif transitoire pour les organismes qui ne seront pas en mesure de mettre en œuvre le modèle de gestion GBCP dans leur système d’information au 1er janvier 2016 AIFE - Version du 25 mars 2016 AC CM 04 10 2016

Sommaire Introduction (diapos 3 à 8) 1° Bascule des données de comptabilité budgétaire : recensement à opérer Présentation (diapos 9 à 12) Dépenses (diapos 13 à 30) Identification Traitement Focus Kiwi (diapos 29 à 30) Recettes (diapos 31 à 35) Opérations pluri annuelles (diapos 36 à 41) Focus sur COCOLIGHT (diapos 36 à 39 ) Focus sur SAPICS (diapos 40 à 41) 2° Bascule des données de comptabilité générale (diapos 42 à 59 ) Reprise des données de comptabilité générale Les écritures d’inventaire : rappel Les schémas d’écritures 3 ° Bascule des référentiels (diapos 60 à 65): en grande partie automatisée Rappel du calendrier de fin de gestion (diapo 66)

Préambule La non livraison au 01/01/2016 du système d’information GBCP compatible nous a conduit à mettre en place un suivi entièrement manuel des crédits budgétaires , tant en prévision qu’en exécution . Les états relatifs au compte financier seront donc produits hors outil à partir des maquettes de tableaux transmises par le MSER : arrêté du 18-12-2015 - J.O. du 31-12-2015 MENESR - DAF B2 AC CM 04 10 2016

Cet exercice devra être réalisé dans les délais habituels : Mission de validation des opérations de clôture menée par les commissaires aux comptes du 23/01/2017 au 27/01/2017 Centralisation des fichiers définitifs 2016 à l’infocentre : 31/01 Vote du compte financier : avant le 28/02 conformément à l’article 212 du décret GBCP repris par l’article R 719 102 du Code de l’Education Nationale Dans le même temps , nous devrons mener à bien , notre migration vers le nouveau système d’information afin de démarrer la gestion 2017 au plus tôt: bascule des objets de gestion, des écritures comptables et bien sûr des référentiels. Cette migration, comme on le verra dans ce qui suit , sera manuelle , semi- automatisée ou automatisée suivant les domaines concernés, et les développements de COCKTAIL. AC CM 04 10 2016

Du fait de l’autonomisation des comptabilités générale et budgétaire introduite par le GBCP , les travaux de fin d’exercice visant à assurer le respect des principes d’annualité et d’indépendance des exercices revêtent cette année un caractère spécifique qu’il convient de préciser : En comptabilité budgétaire, les AE,CP et RECETTES ENCAISSEES, sont soumis au principe d’annualité : les crédits votés au titre de l’exercice N ne peuvent être consommés que jusqu’au 31/12/N calendaire En comptabilité générale, le respect du principe d’indépendance des exercices est basé sur la notion de droits constatés et notamment sur le rattachement des charges et des produits à l’exercice: ces écritures peuvent être passées au-delà du 31/12/N calendaire AC CM 04 10 2016

Définition des objets de gestion à basculer Les travaux devront être réalisés dans l’ordre de priorité suivant qui permettra simultanément de mener à bien les opérations de bascule vers le nouvel SI : S’agissant de la chaîne de la dépense : Mise à jour de la comptabilité budgétaire Définition des objets de gestion à basculer AC CM 04 10 2016

S’agissant de la chaîne de la recette : Mise à jour de la comptabilité budgétaire Rappelons que la qualité des écritures d’inventaire saisies résulte d’une collaboration entre les différents acteurs du processus recette, ordonnateurs et comptables pendant les différentes étapes des travaux de fin d’exercice et d’une mise à jour des dossiers au fil de l’exercice AC CM 04 10 2016

Contrats, marchés, dispositifs d’interventions,… : non repris : repris : nouveaux Cadre de la bascule 2017 5 2016 2017 Cadre actuel Cadre GBCP Référentiels RGCP Référentiels GBCP Autorisations d’engagement Crédits de paiement Budget Crédits Non repris B A S C U L E Dépenses engagées avant le 31/12/2016 et non dénouées: Contrats, marchés, dispositifs d’interventions,… Engagements juridiques (EJ) repris pour le reste à payer Services faits avant le 31/12/2016 (charges à payer 2016) Services faits sur EJ repris Dépense Non repris Mandats non payés au 31/12/2016 Demandes de paiement Opérations pluriannuelles (investissements, contrats de recherche, projets,…) Opérations pluriannuelles Titres non soldés et produits à recevoir 2016 Titres repris pour le reste à recouvrer Recette Encaissements non rattachés à un titre 2 1 7 Encaissements non rapprochés (titres à émettre) Plans de facturation clients Plans de facturation clients Comptabilité générale en droits constatés (Balance de sortie…) Comptabilité générale en droits constatés (Balance d’entrée sur le nouveau Plan de comptes…) Comptabilité auxiliaire Tiers / immobilisation / stock Comptabilités Comptabilité auxiliaire (sur les nouveaux référentiels) Recettes fléchées ou opérations pour compte de tiers tiers Non repris Retraitement des ressources affectées

1ère partie : La bascule des données issues de la comptabilité budgétaire AC CM 04 10 2016

La reprise des données Au sein de chaque organisme, il convient d’identifier et d’utiliser tous les supports disponibles pour le recensement des données à reprendre : dépenses , recettes , opérations pluri annuelles. Le système d’information budgétaire et comptable Les applications métier ou spécialisées (fichiers EXCEL …) Les dossiers papiers ( ex contrats pluri annuel non recensés dans les outils) En dépense et en recette, la reprise doit être réalisée individuellement pour chaque dossier en cours pour la part non soldée.

Recommandations de l’AIFE Les objets de gestion doivent être tenus à jour tout au long de l’exercice. Ceci permet de limiter la charge de travail en fin d’exercice, où il devient critique d’apurer les objets de gestion incomplets ou erronés et de mener à leur terme les processus L’apurement des objets de gestion consiste : soit à supprimer les objets de gestion non validés qui n’ont plus lieu d’être ; soit à compléter et/ou corriger les objets de gestion afin qu’ils poursuivent le processus (de la dépense, de la recette, etc.). Par exemple : modifier le montant d’un EJ marquer les EJ d’informations nécessaires à la bascule : EJ provisionnel/Référence de contrat/AE # CP … Finaliser les process : émettre les titres pour lesquels une facture est en attente AC CM 04 10 2016

Recommandations de l’AIFE Limiter le volume des données à reprendre en dénouant fin 2016 tous les flux de dépenses et de recettes qui peuvent l’être. Dépenses : Il est recommandé de procéder à toutes les liquidations correspondant à des commandes qui ont donné lieu à une livraison et la réception de la facture avant le 31/12/2016 : 21/12/2016 compte tenu de la période de fermeture tous les mandats émis et pris en charge en 2016 devront être payés avant le 31/12/2016 : 21/12/2016 compte tenu de la fermeture Les services faits (SF) constatés jusqu’au 31/12/2016 qui ne peuvent pas faire l’objet d’un paiement selon la procédure normale (par exemple facture non parvenue), feront l’objet d’une écriture de charges à payer (débit 6 ou 2 / crédit 408) via une écriture de comptabilité générale (OD: pour opération diverse) Recettes : Procéder au rapprochement au fil de l’eau avant le 31/12/2016 des encaissements constatés avec les titres de recettes émis et émettre tous les titres qui ne l’ont pas encore été.

1° La bascule des opérations de dépenses AC CM 04 10 2016

La bascule des opérations de dépenses comporte deux volets : - la bascule des engagements juridiques la bascule des services faits Elle fera intervenir les acteurs suivants : Responsables de CRB Service Facturier Direction des Affaires Financières au travers notamment du pôle achat AC CM 04 10 2016

Le traitement des engagements juridiques (EJ) Il s’agit de reprendre chaque EJ pour le montant correspondant au reste à payer au 31/12/2016 : AC CM 04 10 2016

Exemple: Un marché conclu en 2016 pour 100 k€ ayant donné lieu en 2016 à une livraison de 60 k€ et à un paiement de 60 k€ Un EJ de 40 k€ (= 100 k€ Marché – 60 k€ Paiement) est repris dans le SI GBCP sans impact budgétaire en AE en 2017. AC CM 04 10 2016

Une analyse systématique des EJ non soldés 1er axe d’analyse Identifier la catégorie dont relève l’opération de dépense considérée; celle ci constituant un élément important pour déterminer les besoins en AE et CP en 2017 ultérieurs, en fonction des règles de budgétisation associées. Dépenses dans le cadre de la commande publique : sur marchés publics /sur contrats/sur simples bons de commande Dépenses hors commande publique : baux , dépenses d’intervention… AC CM 04 10 2016

Forfaitaire OU contrat à prix Dépenses dans le cadre de la commande publique AE=CP OU # CP ? Règle de consommation des AE ? Marché pluriannuel Forfaitaire OU contrat à prix fixe AE ≠ CP Consommation des AE pour le montant ferme à la validation de l’EJ Marché à bons de commande Seuls les BC constituent des EJ consommant des AE - Bons de commande Chaque BC constitue un EJ qui peut être dénoué sur l’exercice (AE = CP) dans la majorité des cas ou sur l’exercice suivant (AE ≠ CP) AE = CP AE ≠ CP Marché à tranches AE ≠ CP Seules les tranches affermies constituent des engagements fermes qui consomment les AE A défaut d’un suivi dans l’outil, les engagements pluriannuels doivent faire l’objet d’un suivi spécifique hors outil. Ce suivi facilitera en fin d’exercice le recensement des restes à payer et permettra de préparer la bascule 2016-2017.

6 (Y compris sur marché à BDC) AC CM 04 10 2016

ex: contrat de location Autres dépenses ex: contrat de location des copieurs AC CM 04 10 2016

Ex : subvention , bourse, gratification… AC CM 04 10 2016

2ème axe d’analyse Identifier le processus dont relève l’opération de dépense considérée . processus standard : toutes les étapes sont matérialisées dans le système d’information (SI) : EJ/SF/DP/PAIEMENT variante : certaines étapes ne sont pas matérialisées dans le SI - Le SF est concomitant à l’EJ : subvention sans condition - Le SF est concomitant à la DP : baux avec préavis - dépense sans EJ préalable : fluides - paiement avant ordonnancement : prélèvement *Les responsables de CRB veilleront notamment à bien identifier et à marquer dans CARAMBOLE , si ce n’est pas déjà fait , les dépenses sans engagement préalable AC CM 04 10 2016

Synthèse des opérations à reprendre en comptabilité budgétaire exemples Bon de commande ordinaire sur devis Subvention accordée sans condition Baux avec préavis Fluides – frais de mission Prélèvements INTERDIT * Les écritures de comptabilité générale de rattachement des charges seront présentées ultérieurement AC CM 04 10 2016

Synthèse des travaux à mener sur les EJ Il s’agit de recenser tous les engagements pluriannuels (marchés, BDC, interventions…) à l’origine de dépenses qui ne sont pas totalement dénouées au 31/12/2016 et pourront donner lieu à service fait ou paiement ultérieur . La reprise des opérations de dépense devra être réalisée en suivant l’ordre du processus. Il s’agit donc de reprendre les EJ puis les SF (pas de reprise des DP). La reprise des EJ, devra être réalisée de manière à démarrer la gestion en mode GBCP dès le 01/01/2017. Tous les EJ doivent être repris avant le début de l’exercice 2017 ; il ne peut y avoir de reprise en cours d’année 2017. Les EJ notifiés en 2016 ou antérieurement ne donnent lieu à aucun budget d’AE en 2017 ; ils sont repris sous la forme d’EJ « BASCULE » validés pour la quote part non payée* au 31/12/2016 (reste à payer) et ne consomment pas d’AE. Les paiements réalisés sur ces EJ après le 01/01/2017 devront être couverts par des CP ouverts au titre du budget 2017 puis, le cas échéant, au titre des années suivantes. AC CM 04 10 2016

Le traitement des services faits La reprise consiste à rattacher des services faits certifiés avant le 31/12/2016 aux EJ repris correspondants Deux méthodes sont envisageables : 1)Si le nouvel SI GBCP le permet : reprise automatisée d’un SF certifié en date du 31/12/2016 sur l’EJ correspondant sans impact en comptabilité générale 2017 2)A défaut , saisie manuelle d’un nouveau service fait dans le nouvel outil en 2017 afin de procéder à la saisie de la DP, générant par la même les écritures de valorisation du SF en comptabilité générale: débit 6/crédit 408*, comme s’il s’agissait d’un SF 2017. C’est cette méthode techniquement moins compliquée, mais plus coûteuse en temps pour les établissements , qui a été choisie par COCKTAIL : elle nécessite une contrepassation des écritures comptabilisées en 2016 sur 2017 : débit 408/crédit 6. A défaut la charge serait comptabilisée 2 fois au compte de résultat. AC CM 04 10 2016

Récapitulatif : ce qu’il faut faire dans COCKTAIL- CARAMBOLE ET SAPICS Chaque CRB, sous le pilotage du Service Facturier, doit procéder à une analyse régulière de ses commandes : Au fil de l’eau, mettre en cohérence le montant des commandes avec les liquidations pour celles pour lesquelles aucune facture n’est plus attendue Recenser parmi les commandes les vrais EJ , des dépenses sans engagement préalable pour lesquelles , il s’agit d’un bon de commande provisionnel : marquer ces dépenses pour qu’elles soient aisément repérables et puissent être ajustées au montant des factures avant la sortie . Recenser les services faits pour lesquels aucune facture n’est reçue à ce jour : avertir le référent du SFACT pour relance du fournisseur Recenser dans les engagements non totalement dénoués au 31/12 ceux qui feront l'objet d'un dénouement sur les exercices suivants (marquage AE#CP des BDC) Recenser au 01/01/2017 les commandes ayant donné lieu à service fait au 31/12/2016 pour lesquelles la facture n’a pu être traitée avant cette date : charges à payer Aux fins de disposer dans CARAMBOLE de l’exhaustivité des services faits 2016 à reprendre , le service facturier procèdera à la pré liquidation des factures dans l’outil et les gestionnaires certifieront le service fait pour le correct montant : la chaîne de la dépense s’arrêtera à ce stade : il n’y aura pas de dossier de liquidation , mais un traitement exclusif en comptabilité générale; le SFACT se chargera de la reprise dans le nouvel outil (convention ordonnateur/comptable) AC CM 04 10 2016

La liste des bons non soldés La saisie des pré-liquidations et des services faits dans CARAMBOLE permettra d’assurer la traçabilité de ces opérations et de justifier les écritures de reprise vis-à-vis de la Cour des comptes et de toute autorité de contrôle. A l’issue de ces traitements, le service facturier utilisera deux documents de SITUATION DEPENSES qu’il retraitera manuellement: La liste des bons non soldés La liste des dépenses avec service fait , en attente de liquidation avec identification des codes « marché »; pour l’instant ceux-ci ne ressortent pas : un SOS JEFYCO a été lancé à la DSI de UB – à défaut un croisement de fichier devra être fait Pour la reprise des EJ, une analyse sera faite au regard des dépenses pointant sur un marché présent dans SAPICS . Marchés à bons de commande : pas de traitement différencié : l’AE étant consommée lors de l’émission de chaque commande (s’assurer qu’il est prévu des EJ de reprise sur les marchés à BDC) Marché ferme : l’EJ « ATTRIBUTION » de reprise devra être en cohérence avec SAPICS =montant du reste à payer de chaque marché et non montant de la commande émise en 2016 (cf diapos relatives aux opérations pluriannuelles) AC CM 04 10 2016

Reprise des EJ bascule ayant donné lieu à service fait au 31/12 : La liste des dépenses avec service fait certifié, extraite de SITUATION, est complétée d’une colonne faisant apparaître le cas échéant , l’UB de reprise , la ligne budgétaire de reprise en accord avec le nouvel organigramme budgétaire. Elle fait l’objet d’un tableau croisé permettant un tri : par UB par imputation comptable Elle est soumise à la signature de la Présidente avant passation d’écritures globales en comptabilité générale : DEBIT 6/CREDIT 4081 Elle est le support des reprises manuelles d’EJ bascule avec SF dans GFC DEPENSES Reprise des EJ bascule n’ayant pas donné lieu à service fait : La liste des bons non soldés, extraite de SITUATION devra faire l’objet de plusieurs retraitements manuels après repérage et suppression des lignes de dépenses pour lesquelles un service fait a été certifié : Rajout d’une colonne pour les dépenses sur marchés fermes permettant de saisir le montant des restes à payer en cohérence avec SAPICS Rajout d’une colonne pour les dépenses sur contrats permettant de saisir le montant des restes à payer en cohérence avec les dossiers papier Elle est soumise à la signature de la Présidente avant reprise manuelle dans GFC Elle est le support des reprises manuelles d’EJ bascule (à voir convention ORDO/COMPTABLE).

KIWI Rappel : les missions sont des dépenses sans EJ préalable Cocktail propose de ne reprendre dans GFC mission 2017 que les seules missions de KIWI à l’état « VALIDE » avec ou sans frais ayant une date de début sur 2016 et une date de fin sur 2017 Seules les informations définissant la mission :Entête, trajets, repas et nuitées, transports, indemnités à l'étranger, billets, avances , seront basculées. Il appartiendra aux établissements de renseigner les imputations budgétaires et comptables et de déclencher l'ordre de mission sur 2017 permettant la réservation automatique d'AE sur 2017. Si une avance payée en 2016 a été reprise, elle sera déduite du montant à payer en 2017. Ces missions seront traitées comme des missions courantes S’agissant des missions terminées en 2016 et non payées, COCKTAIL ne prévoit pas de les traiter en 2017 dans l’applicatif GFC MISSION mais dans GFC DEPENSE sous la forme de Demandes de Paiement directes : dépenses sans engagement préalable justifiées par l’état de frais validés dans KIWI. Rappelons que ce type de DP déclenche lors de sa validation , consommation d'AE 2017 et lors du paiement consommation de CP 2017. AC CM 04 10 2016

Demande d’évolution déposée par UBM sous GEODE : Demande de traitement similaire des charges à payer sur mission qu’elles relèvent exclusivement de 2016 ou soient à cheval sur les deux exercices : En 2016 , en comptabilité générale, rattachement à l’exercice des missions à hauteur du montant dû au 31/12 , qu’elles soient ou non terminées : l’écriture Débit 6/ crédit 408 est comptabilisée par demande de comptabilisation ; elle est justifiée par la liste des missions non soldées retraitée et complétée des données budgétaires de reprise. Sur 2017 : récupération de toutes les missions KIWI non soldées à l’état VALIDE dans GFC MISSIONS et traitement comme des missions courantes En comptabilité générale : écriture d'extourne Débit 408/Crédit 6 par demande de comptabilisation pour atténuer la charge 2017. Dans tous les cas , il est nécessaire de limiter le stock de missions non traitées au 31/12 et d’en régulariser le maximum au 21/12 . AC CM 04 10 2016

2° La bascule des opérations de recettes AC CM 04 10 2016

Reprise des recettes Le modèle de gestion GBCP n’introduisant pas de changement majeur dans le domaine des recettes, les informations devraient être facilement extraites du SI actuel pour préparer la reprise. Aucune reconstitution en mode GBCP n’est nécessaire puisqu’il n’y a pas de nouvel objet de gestion à appréhender. Les impacts en comptabilité générale sont similaires . Seul l’impact budgétaire est modifié. Il s’agit : de reprendre chaque titre pour le montant du reste à recouvrer au 31/12/2016 : montant du titre de recette diminué du total des montants encaissés. de compléter manuellement chaque titre restant à recouvrer au 31/12/2016, des nouveaux référentiels budgétaires , puisque les impacts budgétaires sont modifiés. Ex: Un titre de recette émis en 2014 pour 30 k€ ayant donné lieu à un encaissement de 5 k€ en 2014 et un deuxième encaissement de 7 k€ en 2016. Un titre de recette de 18 k€ (= 30 k€ – (5k€+7k€)) est repris dans le SI GBCP . AC CM 04 10 2016

Conséquences Ce chantier fait intervenir prioritairement: La cellule comptable de l’AC La cellule recettes de l’AC Le CSP recettes (DAF) Les ordonnateurs en charge de la gestion des recettes Il doit nous conduire à : ajuster l’état des restes à recouvrer mensuellement apurer autant que possible les comptes d’imputation provisoire de recettes et à émettre les titres correspondants à solder avant la reprise tous les titres qui doivent l’être. Rappelons que dans la logique GBCP , les recettes au comptant (perçues avant émission d’un titre de recette) non rapprochées d’un titre sur 2016, seront dénouées en 2017. Le titre est créé en gestion courante après le 01/01/2017 et générera des impacts budgétaires sur l’exercice 2017 AC CM 04 10 2016

o extraction Cocktail des restes à recouvrer (c.f. SITUATION) Techniquement, les titres non soldés au 31/12/2016 seront donc repris avec les recettes Pie associées et les relances Maracuja associées, dans GFC RECETTES et dans GFC COMPTA Cette reprise sera semi automatique pour les titres « ordinaires » et collectifs présentant un reste à recouvrer ; les titres d’avance et émis en mode expert étant exclus: o extraction Cocktail des restes à recouvrer (c.f. SITUATION) contrôle de cohérence par l’agence comptable validation par l’agent comptable o complément du fichier extraction par l'établissement : référentiel budgétaire notamment (AGENT COMPTABLE/DAF) o insertion automatique du fichier modifié via une procédure fournie par Cocktail Il sera possible d’intégrer plusieurs fois le fichier en cas de besoin . La reprise des restes à recouvrer implique une reprise cohérente en balance d'entrée des écritures correspondantes sur comptes client 411* , 44*, 4631 de manière à pouvoir rapprocher ces écritures des écritures d’encaissement en 2017 AC CM 04 10 2016

Cette reprise nécessite de faire des correspondances entre les données du SI RGCP antérieures à 2016 et les données du SI GBCP 2017: Code nature code nature GBCP :fléché/globalisé/financeurs AC CM 04 10 2016

3° La bascule des opérations pluriannuelles AC CM 04 10 2016

Reprise des opérations pluriannuelles L’objectif est de reconstituer, hors SI GBCP sous EXCEL, la situation en mode GBCP des opérations pluriannuelles en cours au 31/12/2016 (opérations d’investissement, contrats de recherche…). Il s’agit de reconstituer pour chaque opération : Le montant des AE consommés Le montant des CP consommés Le montant du reste à payer Le montant des recettes encaissées Le montant des sommes restant à encaisser L’AIFE précise qu’il n’est pas utile de reprendre les historiques , et que seul le montant reconstitué restant à engager , à payer ou à encaisser peut être repris dans le nouvel SI. Ce n’est pas l’option choisie par COCKTAIL et les utilisateurs pour la bascule COCOLIGHT et SAPICS : reprise des données antérieurs dans GFC. AC CM 04 10 2016

Ce qui est prévu dans COCKTAIL: COCOLIGHT Les contrats/conventions dont la date de fin est postérieure à 2016 (date fin > 2016) seront repris dans le nouveau SI. Les contrats/conventions dont la date de fin est antérieure à 2017 (date fin < 2017) seront repris si des recettes associées sont encore à encaisser Chaque établissement doit donc recenser les contrats/conventions qu'il souhaite reprendre dans le nouveau SI et opérer un marquage en base de données Si une reprise automatique Cocktail de cette sélection est prévue , seule une partie des données pourra l’être automatiquement à partir du SI actuel : onglets 'Généralités', 'Détail partenariat', 'Financements', 'Evènements' et 'Documents‘, montant total de chaque opération. Compte tenu du nouveau format de la prévision budgétaire en GBCP, les informations des onglets 'Budget' et 'Dépenses et recettes' ne seront pas reprises. Chaque établissement doit donc préparer la reconstitution des consommations en dépenses passées, au format GBCP (en AE et CP), aux fins de préparer un fichier EXCEL qui sera injecté par une reprise automatique Cocktail . Aucun historique ne sera repris en recette de façon automatisée lors de la préparation du BI 2017,sauf développement spécifique réalisé par la DSI de l’UB. AC CM 04 10 2016

Les opérations doivent être reprises avant la préparation du budget initial pour pouvoir intégrer leurs prévisions budgétaires 2017 automatiquement. L'exécution n'étant pas terminée, la constitution des historiques de consommation en AE et CP ne peut porter que sur une estimation: exécuté 31/12/2015+prévisions 2016 Il est donc prévu : Une deuxième reprise des historiques en fin d'exécution. Les écritures budgétaires reprises dans la première étape seront mises à jour. A cette occasion , l’historique des recettes encaissées pourra être injecté. Les contrats/convention repris garderont leur numéro du type 'CONV aaaa xxxx' ; les nouvelles opérations créées depuis le nouveau module GFC Opérations seront numérotées 'OPE aaaa xxxx'. Le fichier d’import est un fichier csv contenant les informations suivantes séparées par des virgules: 2016 (= Exercice à la fin duquel on importe les historiques); Code convention Cocolight; Entité budgétaire 2016 / Code de niveau 1 'étab' ; Code de niveau 2 UB; Code de niveau 3 CR ; Code de niveau 4 Sous CR Entité budgétaire 2017 / Code de niveau 1 'etab' ; Code de niveau 2 UB; Code de niveau 3 CR; Code de niveau 4 sous CR Code destination dépense 2017 Code nature de dépenses : 'FCT', 'INV' ou 'PRS' 'AE' ou 'CP' suivant la nature du montant à importer Montant avec point comme séparateur décimal Montant des recettes encaissées (non implémenté à ce jour)

Ce qui est prévu dans COCKTAIL: SAPICS Seront repris tous les marchés applicables en 2017. Certains marchés avec une date de fin sur 2016 devront être repris s’il reste des paiements à opérer. Au 01/01, l'application gfc Marchés ne possèdera pas la fonctionnalité de création automatique d'un engagement juridique pour chaque attribution de marché : L'EJ devra être saisi manuellement par les utilisateurs, pour le montant de l’attribution dans le module gfc Dépenses. Rappelons que pour les marchés à bons de commande : les EJ seront créés lors des différentes commandes, dans gfc Dépenses. Dans gfc Marchés, un onglet 'Exécution RGCP' présentera les informations provenant de Sapics pour l'exécution jusqu'à 2016. Un autre onglet présentera l’'Exécution GBCP' avec les informations suivantes : Total des DP liées aux attributions de lot Total des CP consommés liés aux attributions du lot

Ces EJ seront saisis manuellement dans GFC DEPENSES : en EJ BASCULE Cocktail fournira une procédure de reprise semi automatique des marchés identifiés par l'établissement concernant les données suivantes : marché, lots, attributions, utilisateurs, exercice , lien code achat , catalogues, liens lot utilisateurs, liens lot entité budgétaires (si elles existent dans GFC ADMIN). L’établissement aura donc a sa charge la mise à jour manuelle des nouvelles informations 'à reprendre en GBCP‘. Ces données pourront être injectés dans le nouvel SI par import de fichier Excel préparé par l'établissement ou bien saisi par l'établissement. (import non implémenté à ce jour) Comme nous l’avons vu précédemment dans la partie Dépenses, les marchés repris et possédant un reste à payer fin 2016 devront faire l'objet d'EJ pour ce montant restant à payer, de manière à permettre ultérieurement la consommation de CP. Ces EJ seront saisis manuellement dans GFC DEPENSES : en EJ BASCULE AC CM 04 10 2016

2ème partie: La bascule des données de Comptabilité générale AC CM 04 10 2016

1°Reprise des données de comptabilité générale AC CM 04 10 2016

Reprise des données de comptabilité générale Point de vigilance : Un nouveau plan comptable , une nouvelle instruction comptable , une nécessité de cohérence avec les objets de gestion repris dans le SI AC CM 04 10 2016

Le plan comptable 2016 de Maracuja doit être mis à jour manuellement par les établissements pour renseigner l'information 'Compte de BE' de chaque compte. Cette information sera utilisée pour le traitement de reprise des écritures en balance d'entrée. Le plan de compte 2017 livré par COCKTAIL dans sa version de base commune sera complété par les établissements . Il sera injecté par une procédure automatisée dans GFC COMPTA , mais devra être personnalisé manuellement par les établissements (subdivisions) La reprise en balance d'entrée des comptes de classe 5 (comptes de trésorerie) se fera manuellement par les établissements en début d'année. La reprise en balance d'entrée des comptes de classe 1 à 4 doit se faire en une seule fois après le vote ou la validation du compte financier (février 2017). Un traitement de génération automatique de ces écritures 2017 de balance d'entrée pourra être développé par Cocktail. Une reprise automatisée des référentiels est proposée: codes de gestion , modes de paiement, de recouvrement, divers paramétrages

2°Les opérations d’inventaire : Rappel AC CM 04 10 2016

Opération diverse Opération diverse Dossier de liquidation AC CM 04 10 2016

RESTITUTIONS BUDGETAIRES ET COMPTABLES TRANSITOIRES AU FORMAT GBCP – version juin 2016 Afin de neutraliser l'impact budgétaire des mandats et titres de recettes pour ordre en période transitoire et dans le cadre de la bascule de 2016 à 2017, il est donc recommandé de recourir à la technique suivante : comptabilisation des charges et immobilisations à payer, des produits à recevoir, des charges constatées d'avance et des produits constatés d'avance de 2016 sur 2017 par opération diverse fin 2016 (le dénouement de ces opérations se fait dans le cadre de la bascule à l'outil GBCP, cf. "Principes de bascules") ; comptabilisation des amortissements, dépréciations, provisions, reprises sur amortissement, dépréciation, provisions, variations de stocks, et virement au compte de production immobilisée de 2016 par opération diverse fin 2016. Il est rappelé que toutes ces opérations doivent être tracées dans le système d'information et doivent toujours faire l'objet d'un ordre de l'ordonnateur. AC CM 04 10 2016

Les opérations d’inventaire liées au processus de la dépense Elles ont un impact uniquement comptable et ont pour finalité de respecter l’indépendance des exercices comptables. Elles n’ont pas d’impact budgétaire. Les travaux de recensement et d’apurement réalisés sur les objets de gestion utilisés dans le processus de la dépense (c.f. 1ère partie sur la bascule des données de comptabilité budgétaire- volet Dépenses) doivent permettre d’identifier les écritures d’inventaire à saisir en début d’exercice N+1 au titre de l’exercice comptable N. Ces travaux nécessitent une collaboration entre les différents acteurs qu’ils soient ordonnateurs ou comptables. AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des charges et immobilisations à payer Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur : OD en comptabilité générale PJ : liste « retraitée » des dépenses avec service fait certifié, extraite de SITUATION + liste des missions KIWI + tableau relatifs aux passifs sociaux: : signature par la Présidence 2016 Fonctionnement : débit 6*/crédit 4081 Investissement : débit 21* ou 23*/crédit 4084 (consigne UBM : pas de CAP sur les immobilisations pour faciliter le suivi de l’inventaire) Masse salariale : débit 63* ou 64 */ crédit 4282, 4286,4382,4386,4486 sur la base du recensement des passifs sociaux 2017 Contrepassation des écritures : débit 4081/crédit 6… AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des charges constatées d'avance Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur : OD en comptabilité générale PJ : tableau de suivi EXCEL tenu par le SFACT 2016 : Débit 486*/crédit 6* 2017 : Contrepassation des écritures Débit 6/crédit486 AC CM 04 10 2016

Les opérations d’inventaire liées au processus de la recette Elles ont un impact uniquement comptable et ont pour finalité de respecter l’indépendance des exercices comptables. Ces opérations n’ont pas d’impact budgétaire. Les opérations d’apurement et de recensement réalisés sur les titres (c.f. 1ère partie sur la bascule des données de comptabilité budgétaire- volet recettes) ont permis d’identifier les écritures d’inventaire à saisir en début d’exercice N+1 au titre de l’exercice comptable N. Les écritures d’inventaire liées aux recettes correspondent aux opérations suivantes : produits à recevoir ; produits constatés d’avance ; dépréciations de créances.

Comptabilisation des produits à recevoir Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur :OD en comptabilité générale PJ : tableau EXCEL visé par l’ordonnateur 2016 : Clients :Débit 4181/crédit 7* Subventions : Débit 448*/crédit7*/crédit 1* 2017 : Contrepassation des écritures Débit7/crédit 4181… AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des produits constatés d'avance Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur: OD en comptabilité générale PJ : tableau EXCEL issu de SITUATION visé par l’ordonnateur 2016 : Débit 7*/crédit 487 2017 : Contrepassation des écritures Débit 487/crédit 7* AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des dépréciations et reprises sur dépréciations Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur: OD en comptabilité générale PJ : tableau EXCEL dressé par l’ordonnateur ou le comptable (s’agissant des créances douteuses) Enregistrement de la dépréciation Débit 68*/crédit 29*, 39*,49* Enregistrement de la reprise de provision Débit 29*,39*,49*/Crédit 78 AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des amortissements et reprise sur amortissements Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur: OD en comptabilité générale Pj : extraction de COROSSOL Dotation aux amortissements Débit 68*/crédit 28* Reprise sur amortissements Débit 28*/crédit 78 AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des provisions et reprises sur provisions Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur :OD en comptabilité générale PJ : Tableau EXCEL dressé par l’ordonnateur Constitution de la provision Débit 68*/crédit 15* Reprise de la provision Débit 15*/crédit 78 AC CM 04 10 2016

Comptabilisation des variations de stocks Objet de gestion : demande de comptabilisation émise par l’ordonnateur: OD en comptabilité générale PJ : état des stocks dressé par l’ordonnateur , validé par l’agent comptable Exemple concernant un inventaire intermittent des stocks de produits avec recensement et évaluation en fin d’année Les variations des comptes de stocks de « produits » 35 sont constatées via les comptes 713x « En cours d'exercice, l’organisme procède à des achats et à des ventes sur les comptes de charges et produits correspondants En fin d’exercice l ‘organisme comptabilise la variation des stocks en 2 temps : Annulation du stock initial : Débit 7135 « Variation des stocks de produits » /Crédit 35 « Stocks de produits » Constatation du stock final : Débit 35 « Stocks de produits »/ Crédit 7135 « Variation des stocks de produits AC CM 04 10 2016

3ème partie : la bascule des référentiels AC CM 04 10 2016

Les référentiels concernés sont de 3 ordres les référentiels budgétaires : natures, destinations, opérations, organisation, origines. les référentiels comptables : le plan de comptes unique des organismes défini par la DGFiP devra être intégré pour être utilisé lors la reprise de la comptabilité générale et des éléments liés aux comptabilités auxiliaires (référentiels des tiers, des immobilisations et des stocks). les référentiels métiers complémentaires: tiers, immobilisations, natures d’achat, articles… AC CM 04 10 2016

Les données à injecter dans GFC -1 - REFERENTIEL DES TIERS, FOURNISSEURS ,CLIENTS PERSONNEL Automatiquement à disposition des nouveaux modules GBCP comme des anciens : travaux en cours de « nettoyage » / par AC et DSI/ droits dans GRHUM EXERCICE L'exercice 2017 est créé lors de l'installation du SI GBCP : dans le statut 'En préparation'. L'exercice 2016 est créé également, dans le statut 'Restreint'. UTILISATEURS Les utilisateurs définis dans JefyAdmin seront migrés par des scripts Cocktail dans le nouveau schéma GFC et la nouvelle application GFC Admin qu’ils aient ou non une date de fin : mise à jour nécessaire DROITS SUR LES APPLICATIONS Les droits Jefyadmin repris dans GFC Admin sont migrés , les autres sont à ressaisir DROITS SUR L’ORGANIGRAMME Les droits sont repris automatiquement et sont annualisés AC CM 04 10 2016

Les données à injecter dans GFC -2- Sur la base d’un fichier EXCEL : les établissements personnalisent le plan comptable applicable et subdivisent les rubriques manuellement Les prorata doivent être ressaisis sur toutes les lignes budgétaires L’organigramme est repris renseigné des noms des signataires par lignes : à mettre à jour : ACTIVE/SAISIE BUDGET/LIMITATIVITE AE/PRORATA TVA FCT/INV/PRS Ci dessous AC CM 04 10 2016

Les données à injecter dans GFC -3- Cf Ci après personnali sation possible Cf Ci après Non implémenté Dérivation comptable de la responsabilité des Ets Non repris 22 09 Immobilisations Une étude doit être menée par Cocktail pour déterminer la solution de reprise de Corossol compte tenu notamment du changement de nomenclature :  Remplacer les comptes d'immos sur les inventaires  Garder l'historique des anciens comptes et permettre l'association aux nouveaux A ce jour : aucune solution proposée pour la gestion de l’inventaire au 01/01/2017 Livraison différée 31/07/17

Destinations dépenses et origines des recettes AC CM 04 10 2016

Lien natures/origines/comptes AC CM 04 10 2016

Rappel du calendrier de fin de gestion 2016 Le calendrier est à votre disposition sur l’ENTP : http://entp.u-bordeaux-montaigne.fr/fr/finances/operations-de-fin-d-exercice.html Il a été adopté par le CA le 27/05/2016 et immédiatement transmis via JEFYCOLIST Date à retenir : le 23/11/2016 : fin des engagements dans Carambole S’assurer au préalable que le service pourra être fait avant le 21/12/2016- à défaut les bons seront marqués pour la bascule Important : L’AIFE déconseille l’ouverture de l’exercice 2017 tant que les opérations de bascule ne sont pas terminées. Il est dans l’intérêt de tous d’en limiter le volume aux fins de réduire le temps de traitement. AC CM 04 10 2016

Merci de votre attention AC CM 04 10 2016