ATELIERS BAAN IV PRESENTATION 13/10/2004

AGENDA 1 – Evolution de Baan 2 – Migration sur C4 3- Objectif des Ateliers 4- Participants 5- Structure 6 – Programme/ Calendrier ATELIERS BAAN IV Octobre 2004 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

1.1 – Evolution de Baan Triton : De 1995 à 1999 D’abord Triton 2 puis 3.1 Baan : Installation de la version c3 en 1999 Rachat par – situation figée Nouvelles perspectives avec Actuellement: BaanIV c4 BaanV Futur : Baan VI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

1.2 – Baan au CERN 70 utilisateurs enregistrés 54000 articles standard 177742 lignes de demandes traitées en 2003 Dont 136144 lignes venant de EDH 24621 lignes de commande ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

1-3 – FONCTIONS BAAN ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

2- Migration sur C4 Pourquoi c4? Planning migration: Version stable, consolidée et comprenant toutes les améliorations Support assuré pour de nombreuses années Compatible avec la nouvelle interface Web Migration sur c5 non envisagée (peu de profit pour le Cern) Trop tôt pour envisager c6 en plein rôdage Planning migration: attente nouvelle machine (disponibilité 6 semaines = fin octobre) Installation BaanIV c4 (début novembre) portage customisations, tests (novembre, décembre, janvier) Mise en place du serveur Web + architecture (février 2005) Mise en production (printemps 2005) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

2.1 – DE TRITON A BAAN4 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

2.2 – C4 + Webtop 3.0 ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004 Like the Worktop the Webtop has an ‘outlook’ like shortcutbar and a navigation tree. A big difference between Webtop and Worktop is that the Baan Sessions are started embedded in the Webtop. In the Worktop Baan Sessions are started in new windows. ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004 1

3 : Objectifs des ateliers Echange de vue par thème sur l’utilisation actuelle du produit Rappel utile de la fonctionnalité Problèmes constatés Améliorations souhaitées Automatisations à envisager Passage en revue des customisations Définir celles à conserver ou non D’où facilitation du portage Participation de tous à la migration Bénéficier de l’expérience de chaque utilisateur Définir en commun une évolution du produit la plus conforme aux attentes et la plus efficace possible ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

4 : Participants Qui doit venir? Qui intervient? Chaque utilisateur concerné Equipe de support IT/AIS Personnes extérieures le cas échéant Qui intervient? Toute personne ayant une contribution à apporter ou des questions à soulever sur certains aspects fonctionnels Un dialogue et non un cours Chacun doit apporter son point de vue, son expérience Effort collectif pour améliorer le produit en saisissant l’opportunité de la migration prévue ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

5 : Structure Structure de base des modules: 1 - Présentation générale du thème 2 - Description de la fonctionnalité 3 - Principales transactions 4 - Liste des customisations 5 - Problèmes constatés 6 - Améliorations souhaitées 7 - Automatisations à envisager ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Programme ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 1- Gestion du stock Ce module comprend les domaines suivants: Définition d’un magasin Gestion des articles par magasin Définition des emplacements Définition des emplacements par article Transactions de stock Gestion des inventaires ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 2 – Gestion des articles Ce module comprend les domaines suivants: Création d’un article (+ paramètres de gestion et textes) Articles de remplacement Fournisseurs alternatifs Unités et facteurs de conversion Données additionnelles article Associations articles/magasins Vie d’un article Création Publication dans le catalogue Epuisement, déclassement ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 3 – Gestion des ventes Ce module comprend les domaines suivants: Partie 1: Types d’ordres de vente, étapes par types Vie de l’ordre de vente dans Baan Feedback envoyé aux utilisateurs Livraisons directes Devis de vente Gestion des reliquats Facturation des ventes Retour des utilisateurs Partie 2: Désenlogement (inclus processus DPA) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 4 – Gestion des achats Ce module comprend les domaines suivants: Partie 1: Processus de réapprovisionnement Appels d’offres Contrats d’achat Ordres d’achat (types + étapes d’ordre, vie d’un ordre) Relances Partie 2: Réceptions Gestion des lots ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 5 – Magasins spécifiques Ce module traite les magasins suivants: SSM – Self service Meyrin CH – Computer Hardware LT – Labo Telecom STO – Pool Electronique Transactions de stock 133 – Stockage ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 6 – Processus EDI Ce module traite les points suivants: Principe de fonctionnement Paramètres spécifiques articles Magasin EDI Processus (désenlogement, transmission au fournisseur, gestion des reliquats, positions non satisfaites, confirmation des pickings, réapprovisionnement, réception des commandes, facturation) Spécificités par fournisseur Aspects techniques Futur d’EDI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 7 – Interfaces avec Baan Ce module traite les interfaces suivantes: LIMS (prévision de la demande) CATALOGUE EDH (demandes de matériel) CFU (contrats magasin) QUALIAC (commandes, fournisseurs) ORIAC (interface avec comptabilité) FOUNDATIONS (données de base) ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 8 – ASPECTS FINANCIERS Ce module comprend les domaines suivants: Calcul des prix de revient et de vente des articles Marges à l’entrée et à la sortie Retour de matériel (utilisateurs ou ordres d’achat) Transactions de stock Livraisons directes Revalorisation du stock, magasins non valorisés Impacts financiers EDI ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.1 : Module 9 - Futur Ce module comprend les domaines suivants: Utilisation d’équipement bar-code RFID (traçabilité du matériel via chips radio-fréquence) XML versus EDI Remplacement de Office integration – passerelles PC-BAAN Etc.. ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004

6.2 : Calendrier 13/10 – 13h30 - 14h00 -Présentation générale - Gestion du stock 20/10 – 13h30 Gestion des articles 27/10 – 13h30 - 15h30 - Gestion des ventes - Désenlogement 03/11 – 13h30 Gestion des achats Réceptions - Lots 10/11 – 13h30 Magasins spécifiques 17/11 – 13h30 EDI business 24/11 – 13h30 Interfaces avec Baan 01/12 – 13h30 Aspects financiers 08/12 – 13h30 Autres points ATELIERS BAANIV - PRESENTATION 13/10/2004