Logiciel de gestion des adhérents Manuel utilisateurs

Cliquez sur les rubriques pour y accéder Retour titre GESTION DES ATELIERS ADHÉSIONS FICHE DE CONTACT LISTES DES INSCRIPTIONS AUX ATELIERS LISTES D’ATTENTE ATELIERS LISTE DES ATELIERS PAR FAMILLE/ADHÉRENT STATISTIQUES SAUVEGARDE ET RESTAURATION ANNUELLES

Menu principal (Accueil) Retour rubriques Créer ou modifier un atelier, des horaires, un nombre de places… 1ère partie : Saisie Formulaire d’adhésion - Saisie des adhérents dans la base Contacter la famille d’un adhérent 2ème partie : Consultation Consulter les adhérents par atelier Consulter les listes d’attente par atelier Consulter les inscriptions aux ateliers par adhérent Statistiques, exports vers Excel & publipostage 3ème partie : Statistiques et gestion annuelle Gérer la base de données

MENU GESTION DES ATELIERS Retour rubriques Clic Créer un nouvel atelier ou modifier un atelier existant, des horaires, un nombre de places totales…

MENU GESTION DES ATELIERS Retour rubriques Recherche un atelier à modifier Retour menu principal : ACCUEIL Crée un nouvel atelier Nombre de places : à renseigner Imprime l’atelier en cours Option d’impression à préciser x enregistrement sélectionné Annule la saisie Supprime l’atelier en cours Sauvegarde l’atelier en cours Saisie des horaires et/ou des commentaires

MENU GESTION DES ATELIERS Retour rubriques Informations complémentaires concernant la saisie : 1- Créer un nouvel atelier ou effectuer une recherche de l’atelier à modifier. 2- Définir le nombre de places totales : le logiciel prend en charge le calcul des places disponibles et du nombre d’inscrits lors de l’inscription des adhérents aux ateliers. 3- Mettre les horaires à jour.

Formulaire d’adhésion - MENU ADHÉSIONS Retour rubriques Clic Formulaire d’adhésion - Saisie des adhérents dans la base puis inscription des adhérents aux ateliers

MENU ADHÉSIONS ! Info +! Navigation par tabulation ou souris Retour rubriques Recherche une famille adhérente à modifier Retour menu principal : ACCUEIL Annule l’adhésion en cours ! Info +! Navigation par tabulation ou souris Procède à une nouvelle adhésion Contrôle la validité de l’adresse mél Si coché, la famille est inscrite à la CAF

MENU ADHÉSIONS Retour rubriques L’en-tête reste statique Option disponible sur clic : « Aujourd’hui » (en fin de calendrier) ! Info + L’appui simultané sur les touches ctrl et tabulation permet de sortir de la zone d’inscription des adhérents Nom de l’adhérent, à renseigner même s’il porte le même nom que la famille. La liste déroulante propose par défaut le nom de la famille Identifiant de l’adhérent : Numéro de famille + trois premières lettres du prénom + numérotation : Sa création est automatique et valide l’adhésion. S’il s’agit du dernier adhérent créé, cliquer sur le formulaire validera la saisie. Si l’adhérent est inscrit par son assistante maternelle

Publipostage mél ou courrier. Peut être refusé MENU ADHÉSIONS Retour rubriques Publipostage mél ou courrier. Peut être refusé Zones alimentées automatiquement suivant les renseignements saisis précédemment Zones à cocher

Liste déroulante : OUI/NON MENU ADHÉSIONS Retour rubriques ! Info + ! L’appui simultané sur les touches ctrl et tabulation permet de sortir de la zone de saisie des personnes à contacter Supprime un enregistrement de la liste des personnes à contacter. Seules les informations visibles à l’écran seront imprimées La liste déroulante propose le choix d’un adhérent existant pour rendre la saisie plus rapide. Vous pouvez néanmoins saisir un nouveau nom pour cette zone Zone alimentée automatiquement suivant les renseignements saisis précédemment Liste déroulante : OUI/NON

MENU ADHÉSIONS Retour rubriques Zone alimentée automatiquement suivant les renseignements saisis précédemment Impression - options importantes : 1- imprimer enregistrement sélectionné 2- Recto-verso Ouvre la fenêtre d’inscription aux ateliers Zone de signature Possibilité de valider d’adhésion sans accéder aux ateliers Numéro de reçu à saisir (zone grisée si le mode de paiement n’est pas renseigné) Option disponible sur clic : « Aujourd’hui »  (en fin de calendrier) Mode de règlement : chèque ou espèces Liste déroulante : type d’adhésion

Inscription aux ateliers MENU ADHÉSIONS Retour rubriques Inscription aux ateliers Info +: l’atelier n’est ici disponible qu’en consultation. Si vous désirez modifier un atelier, vous devez vous rendre dans le menu ACCUEIL  GESTION DES ATELIERS Zone de recherche d’un atelier Retour accueil / formulaire d’adhésion ! Important! Met à jour les listes et le formulaire. S’il y a des incohérences ou que vous voyez des zones « supprimé » dans le formulaire d’inscription, vous avez certainement oublié de cliquer sur ce bouton Inscription de l’adhérent à un ou plusieurs ateliers par : 1- Sélection de l’atelier via le menu « Rechercher » puis 2- Sélection de l’adhérent dans la liste des membres de la famille du formulaire en cours Places disponibles : si cette zone passe en dessous de zéro après validation, une fenêtre vous invite à gérer la liste d’attente Liste de tous les adhérents inscrits à l’atelier en cours

MENU ADHÉSIONS Inscription aux ateliers : liste d’attente Retour rubriques Inscription aux ateliers : liste d’attente Si clic « oui », focus sur la liste des inscriptions et la liste d’attente ! Important! Met à jour les listes et le formulaire. S’il y a des incohérences ou que vous voyez des zones « supprimé » dans le formulaire d’inscription, vous avez certainement oublié de cliquer sur ce bouton 1- Sélection puis 2- transfert de la liste des inscriptions de l’atelier en cours vers sa liste d’attente 3 – Si une place se libère, transfert de l’adhérent sélectionné de la liste d’attente vers la liste des inscriptions de l’atelier en cours

MENU FICHE DE CONTACT Retour rubriques Clic Consulter la fiche de la famille d’un adhérent, accéder à ses coordonnées

MENU FICHE DE CONTACT Retour rubriques Zone de recherche par le nom et le prénom de l’adhérent Fiche de l’adhérent Coordonnées de la famille Coordonnées des personnes à contacter si la famille de l’adhérent n’est pas joignable

Consulter les inscriptions à chaque atelier MENU LISTE DES INSCIPTIONS AUX ATELIERS Retour rubriques Clic Consulter les inscriptions à chaque atelier

MENU LISTE DES INSCIPTIONS AUX ATELIERS Retour rubriques Impression de la liste : ! option d’impression importante : x enregistrement sélectionné Zone de recherche par atelier Nom de la famille Prénom de l’adhérent Identifiants de la famille et de l’adhérent

Consulter les listes d’attente par atelier MENU LISTES D’ATTENTE AUX ATELIERS Retour rubriques Clic Consulter les listes d’attente par atelier

MENU LISTES D’ATTENTE AUX ATELIERS Retour rubriques Zone de recherche par atelier Impression de la liste : ! option d’impression importante : x enregistrement sélectionné Nom de l’adhérent Prénom de l’adhérent Identifiants de l’adhérent

Consulter les inscriptions aux ateliers par adhérent MENU LISTE DES ATELIERS PAR FAMILLE/ADHÉRENT Retour rubriques Clic Consulter les inscriptions aux ateliers par adhérent

Retour au menu principal : ACCUEIL MENU LISTE DES ATELIERS PAR FAMILLE/ADHÉRENT Retour rubriques Accède à la liste des ateliers auxquels est inscrit un adhérent sélectionné Liste complète des familles et des ateliers auxquels elles sont inscrites Retour au menu principal : ACCUEIL

Zone de recherche de l’adhérent appartenant à cette famille MENU LISTE DES ATELIERS PAR ADHÉRENT Retour rubriques Zone de recherche de la famille. En cas de saisie au clavier, valider en cliquant sur le bouton Valider Zone de recherche de l’adhérent appartenant à cette famille ! Info + ! Si vous saisissez une recherche sans la valider en cliquant sur le bouton Valider, vous aurez sans doute besoin de rafraîchir la liste de recherche des adhérents en pressant la touche F5 Liste des ateliers auxquels est inscrit l’adhérent sélectionné. Ici, Milou est uniquement inscrit à l’accompagnement à la scolarité du centre social Françoise Dolto

MENU LISTE DES ATELIERS PAR FAMILLE/ADHÉRENT Retour rubriques Liste complète des familles et des ateliers auxquels elles sont inscrites Clic

MENU LISTE DES ATELIERS PAR FAMILLE Retour rubriques Ouvre l’aperçu avant impression. Il peut être nécessaire de cliquer sur la barre des tâches de Windows pour réactiver les fonctionnalités de l’aperçu Liste des ateliers auxquels est inscrit cet adhérent. Milou n’est inscrit qu’à un atelier Identifiant et nom de la famille Identifiant et prénom des adhérents

Statistiques, exports vers Excel & publipostage MENU STATISTIQUES Retour rubriques Clic Statistiques, exports vers Excel & publipostage

MENU STATISTIQUES Retour rubriques Statistiques adhérents par tranche d’âge , par sexe : totaux et pourcentages, moyenne par famille Statistiques CAF : Totaux, pourcentages et liste Statistiques familles: totaux et pourcentages de l’ancienneté, des catégories socio-professionnelles, des minima sociaux et de la publicité Répartition des inscriptions par centre social : totaux, pourcentages et listes Répartition géographique : totaux et pourcentages par quartier, par ville Exportations vers Excel : publipostage et statistiques complémentaires

MENU EXPORTER VERS EXCEL Retour rubriques ! Info + ! L’arborescence doit préalablement avoir été créée. Dans le cas inverse, un message d’erreur s’affichera et votre export ne sera pas réalisé Demande la saisie d’un nom de fichier pour l’export, puis exporte ce fichier vers le répertoire courant\Exports\Courrier Export des informations adhérents pour réaliser des statistiques complémentaires. Demande la saisie d’un nom de fichier pour l’export, puis exporte ce fichier vers le répertoire courant\Exports Demande la saisie d’un nom de fichier pour l’export, puis exporte ce fichier vers le répertoire courant\Exports\Mel Demande la saisie d’un nom de fichier pour l’export, puis exporte ce fichier vers le répertoire courant\Exports

Gérer la base de données MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATION ANNUELLES Retour rubriques Clic Gérer la base de données

MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATION ANNUELLES Retour rubriques ! Info + ! L’arborescence doit préalablement avoir été créée. Dans le cas inverse, un message d’erreur s’affichera et votre sauvegarde ne sera pas réalisée Exporte le fichier de sauvegarde des formulaires (base de données frontale) sous le nom de la base de données_année-mois-jour.accbd dans le répertoire courant\Archives Les zones grisées deviennent disponibles une fois la base de données sauvegardée Exporte le fichier de sauvegarde de la base de données (base de données dorsale) dans le répertoire courant\Archives\BDD, sous le nom de la base de données_année-mois-jour_be.accbd ! Info + ! Pour consulter les bases archivées, il faut lier le fichier des formulaires (dans Archives) à la base de données archivée qui lui correspond (dans Archives\BDD). La procédure détaillée est disponible à la page suivante.

Consultation des bases archivées MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATIONS ANNUELLES Retour rubriques 1- À partir d’Access : Fichier  Ouvrir  afficher tous les fichiers(*.*) Sélectionner le fichier d’archives à consulter dans le « répertoire courant\Archives » 2- Cliquer sur l’onglet Données externes Gestionnaire de tables liées 3- Sélectionner tout et décocher ATELIER, cocher « Toujours demander un nouvel emplacement » 4- Choisissez l’emplacement de la base de données dorsale, c’est-à-dire, celle qui porte le même nom que la base frontale archivée mais finissant par « _be » (dans Archives\BDD) 5- OK 6- Recommencer l’opération avec ATELIER Les formulaires sont maintenant rattachés à la base de données correspondant à la date de leur archivage Onglet Données externes Gestionnaire de tables liées

MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATIONS ANNUELLES Si lors de votre sauvegarde, un message vous est renvoyé «  53 – Fichier introuvable », c’est certainement que : Soit le nom de votre base de données ne correspond pas à celui de votre formulaire, Soit le chemin d’accès ne correspond pas à l’arborescence qui a été prévue. En cas de blocage, contactez les techniciens du SSIT, mais ne réinitialisez pas les listes avant d’avoir pu faire la sauvegarde

Vide les listes d’attente après confirmation auprès de l’utilisateur MENU RESTAURATIONS ANNUELLES Retour rubriques Vide la liste des inscriptions aux ateliers après confirmation auprès de l’utilisateur Les zones de réinitialisation deviennent disponibles après la sauvegarde Vide les listes d’attente après confirmation auprès de l’utilisateur