Logiciel de gestion des adhérents Manuel SSIT

INTRODUCTION Informations sur l’organisation de la base de données de gestion des adhérents des centres sociaux

Introduction La base de données a été fractionnée en deux éléments : la base de données contenant les formulaires, les requêtes et le code (ou base de données frontale) qui peut être enregistrée n’importe où, la base de données contenant les tables où sont stockées les informations (ou base de données dorsale), qui doit être enregistrée dans le répertoire BDD situé au même niveau que le fichier contenant les formulaires.

Prérequis Dans Windows

Prérequis, dossiers et fichiers nécessaires Le poste doit être pourvu d’Access 2010. Le fichier mscomct2.ocx est à copier dans system32. Il se trouve dans S:\Pole ressources\Services generaux\Ssit\Projets\projets 2016\Logiciel Gestion des adhérents\Utils Créer ou copier l’arborescence comme suit

Création de l’ arborescence Créer ou copier les dossiers suivants à la racine de la base de données frontale : BDD : pour la sauvegarde des données (base de données dorsale). Archives : pour la sauvegarde annuelle. Dans Archives, créer un dossier BDD pour la sauvegarde des données de la base la base archivée. Exports : pour les exports vers Excel. Dans ce dossier, créer un répertoire Mel et un répertoire Courrier. Png : dans lequel cocheVerte32.png et croixRouge32.png doivent être copiés. Ces images ont été directement intégrées à Access, mais il vaut mieux les copier au cas où l’option soit désactivée par inadvertance. Il est nécessaire de respecter la casse pour le nom des répertoires.

Création de l’ arborescence en screenshots Dans le répertoire racine de la base frontale, créer les dossiers Base de données frontale Dans Archives, créer BDD Dans Exports, créer Courrier et Mel

Nomenclature Dans le dossier BDD doit se trouver la base de données dorsale contenant les tables de la base de données frontale. Elle porte le « nom de la base de données _be » La base de données dorsale porte le nom de la base de données frontale _be et est enregistrée dans BDD.

Prérequis Dans Access

Activer les références dans l’IDE d’Access Activer les références permet l’utilisation de certains contrôles Ouvrir l’IDE

Activer les références dans l’IDE d’Access Menu Outils Références…

Activer les références dans l’IDE d’Access Les références suivantes doivent être cochées

Désactiver les messages de sécurité d’Access Il est nécessaire de désactiver les sécurités d’Access pour éviter d’activer le contenu à chaque ouverture de la base de données de recevoir des messages d’erreur à l’export vers Excel de recevoir des messages d’erreur à l’archivage annuel de la base de données. Désactiver Sandbox Exécuter Regedit (Démarrer/Exécuter/Regedit) Dans : HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Microsoft/Office/14.0/Access Connectivity Engine/Engines Cliquez deux fois sur SandBoxMode. Données de la valeur : Ecrivez 0. Lancez Access 2010 Fichier  Options A gauche, cliquer sur « Centre de gestion de la confidentialité » A droite, cliquer sur le bouton "Paramètres du centre de gestion de la confidentialité"

Désactiver les messages de sécurité d’Access A gauche, cliquer sur "Emplacements approuvés" A droite, cliquer sur "Ajouter un nouvel emplacement". Choisir les dossiers concernant la base de données A Gauche, cliquer sur "Compléments" Enlever les deux coches : "Exiger la signature..." et "Désactiver tous les compléments" Paramètres des Macros : "Activer toutes les macros..." A gauche, cliquez sur "Options de confidentialité" A droite, enlever la coche : "Vérifier que les documents Microsoft Office..."

SUPPORT La sauvegarde annuelle

SUPPORT Il est possible que vous soyez contactés lors de la sauvegarde annuelle, si le nom de la base de gestion des adhérents et celui de sa base de données ne sont pas conséquents: - la base de donnée dorsale doit porter le même nom que la base de donnée frontale suivi de _be. Si ce point n’est pas respecté, ou si l’arborescence est modifiée, le message suivant sera renvoyé : «  53 – Fichier introuvable » lors de la sauvegarde annuelle. Vous serez peut-être contactés si les utilisateurs souhaitent consulter les archives et n’y parviennent pas malgré les indications suivantes. Les voici pour vous aiguiller

MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATION ANNUELLES Retour rubriques ! Info + ! L’arborescence doit préalablement avoir été créée. Dans le cas inverse, un message d’erreur s’affichera et votre sauvegarde ne sera pas réalisée Exporte le fichier de sauvegarde des formulaires (base de données frontale) sous le nom de la base de données_année-mois-jour.accbd dans le répertoire courant\Archives Les zones grisées deviennent disponibles une fois la base de données sauvegardée Exporte le fichier de sauvegarde de la base de données (base de données dorsale) dans le répertoire courant\Archives\BDD, sous le nom de la base de données_année-mois-jour_be.accbd ! Info + ! Pour consulter les bases archivées, il faut lier le fichier des formulaires (dans Archives) à la base de données archivée qui lui correspond (dans Archives\BDD). La procédure détaillée est disponible à la page suivante.

Consultation des bases archivées MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATIONS ANNUELLES Retour rubriques 1- À partir d’Access : Fichier  Ouvrir  afficher tous les fichiers(*.*) Sélectionner le fichier d’archives à consulter dans le « répertoire courant\Archives » 2- Cliquer sur l’onglet Données externes Gestionnaire de tables liées 3- Sélectionner tout et décocher ATELIER, cocher « Toujours demander un nouvel emplacement » 4- Choisissez l’emplacement de la base de données dorsale, c’est-à-dire, celle qui porte le même nom que la base frontale archivée mais finissant par « _be » (dans Archives\BDD) 5- OK 6- Recommencer l’opération avec ATELIER Les formulaires sont maintenant rattachés à la base de données correspondant à la date de leur archivage Onglet Données externes Gestionnaire de tables liées

MENU SAUVEGARDE ET RESTAURATIONS ANNUELLES Si lors de votre sauvegarde, un message vous est renvoyé «  53 – Fichier introuvable », c’est certainement que : Soit le nom de votre base de données ne correspond pas à celui de votre formulaire, Soit le chemin d’accès ne correspond pas à l’arborescence qui a été prévue. En cas de blocage, contactez les techniciens du SSIT, mais ne réinitialisez pas les listes avant d’avoir pu faire la sauvegarde

Vide les listes d’attente après confirmation auprès de l’utilisateur MENU RESTAURATIONS ANNUELLES Retour rubriques Vide la liste des inscriptions aux ateliers après confirmation auprès de l’utilisateur Les zones de réinitialisation deviennent disponibles après la sauvegarde Vide les listes d’attente après confirmation auprès de l’utilisateur