Portail Mesurage et facturation Saisie des états d’avancement (EATS) par les bénéficiaires Exercice 2016-2017

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Accès aux états d’avancement Sélectionnez la catégorie « État d’avancement ».

Accès aux états d’avancement Inscrire votre identifiant. Ne pas mettre les zéros qui débutent ce numéro (ex: pour le numéro 000123, il faut inscrire 123). Choisissez la catégorie «État d’avancement» Inscrire le mot de passe. Cliquez Note : Un seul identifiant et mot de passe est accordé pour chaque bénéficiaire. Dans le cas où plusieurs utilisateurs saisissent des EATS pour un bénéficiaire donné, il utiliseront donc le même identifiant et mot de passe. De plus, un mot de passe est octroyé pour chacune des catégories (États d’avancement, titulaire, etc)

Rechercher ou ajouter un état d’avancement Cliquez sur « Gérer les EATS » pour rechercher ou ajouter un état d’avancement. Note : Pour compléter ou consulter un EATS – il est nécessaire d’installer Java. Au besoin, cliquez sur l’aide.

Rechercher ou ajouter un état d’avancement L’outil de recherche apparaît. Il est possible d’y chercher un état d’avancement saisie antérieurement à l’aide d’un ou de plusieurs critères de recherche Pour ajouter un état d’avancement (EATS) cliquer sur «Ajouter un ÉATS»

Compléter un état d’avancement Remplissez les champs généraux obligatoires pour le paiement S’il y a lieu, cliquez sur les flèches pour avoir accès aux listes déroulantes Numéro d’entreprise du Québec (ex: 9876543210) Une fois complété, cliquez « Ajouter » pour compléter des demandes de paiement pour chacun des secteurs d’intervention

Informations à compléter par secteur d’intervention Pour chacun des secteurs d’intervention il est nécessaire de remplir les éléments des onglets : Travaux sylvicoles Quantité/Taux Exécutants/Répartition 1. 2. 3.

Onglet - Travaux sylvicoles Pour l’onglet «Travaux sylvicoles», remplir les champs libres pour le secteur d’intervention concerné

Onglet - Travaux sylvicoles Par exemple : Trait. sylv. PRAN. : Sélectionnez le traitement autorisé à la dernière version de la PRAN pour le secteur d’intervention concerné Trait. sylvicoles* : Nom du traitement de l’année courante. L’équivalence se fait automatiquement mais il est toujours possible de le modifier au besoin Code RATF : Se référer au tableau des codes RATF 2016-2017 pour inscrire le code correspondant aux travaux effectués

Onglet - Travaux sylvicoles Sous-programme : Sélectionnez parmi la liste des sous-programmes  REG : travaux réalisés dans le cadre d’une entente de récolte ou d’un PRAU BMM : travaux réalisés dans le cadre d’un contrat de vente du BMMB MRC : Sélectionnez le numéro de la MRC dans laquelle les travaux ont été réalisés Commentaire : Notez, s’il y a lieu, des éléments pertinents concernant le traitement et/ou le secteur d’intervention

Onglet – Quantité/Taux Compléter la colonne «Demandé» Dans cet écran, il est toujours nécessaire d’utiliser la virgule (,) plutôt que le point. Les superficies demandées sont en hectares (champ Qte brute)

Onglet – Quantité/Taux Inscrivez les taux obtenus dans le bas de l’annexe au rapport (http://www.mffp.gouv.qc.ca/forets/entreprises/entreprises-ratf.jsp) « Autres taux » permet la saisie du taux total associé à l’aide supplémentaire à l’aménagement des forêts feuillues et mixtes, s’il y a lieu Extrait des EATS Extrait de l’annexe au rapport 300,00 57,33 17 199,00 Ne pas compléter Important : En 2016-2017 seul le taux à payer doit être introduit dans les EATS. Ce taux sera payé à 100% dans le système.

Onglet – Quantité/Taux Note : Si vous devez corriger à la baisse une demande antérieure, inscrivez une quantité négative avec les mêmes taux, ceci produit une facture dans les comptes. Par la suite, vous pourrez compléter une demande complète avec les informations corrigées -

Joindre l’annexe au rapport N’oubliez pas de joindre au minimum de l’annexe au rapport dans la section «Ajouter le rapport d’exécution». Cela permet de justifier les taux que vous avez indiqué dans le portail.

Joindre l’annexe au rapport Cliquez « Naviguer » et sélectionnez le document PDF à l’endroit où il a été enregistré sur votre poste Cliquez « Ouvrir », puis « Joindre » Cliquez finalement sur « Terminer »

Onglet – Exécutant/Répartition Dans cet onglet, sélectionnez le ou les exécutants qui ont réalisés les travaux. S’il s’agit du bénéficiaire, utilisez le numéro «5141» Puis «Conserver» votre demande. Note : Les demandes d’ajout d’exécutants devraient être transmises au responsable régionale qui les transmettra au pilote de l’application

Retour à l’écran principal et ajout de SI, s’il y a lieu De retour à l’écran principal, il est possible d’ajouter une demande supplémentaire pour un autre secteur d’intervention en cliquant sur «Ajouter»

Déclaration de la personne désignée Avant de terminer, complétez la déclaration en appuyant sur «Déclaration de la personne désignée»

Conserver un état d’avancement Finalement, «Conserver» votre état d’avancement (qui contient un ou plusieurs secteurs d’intervention)

Impression et signature Une copie de l’état d’avancement doit être signée par un ing.f. ainsi que le représentant du bénéficiaire Cette copie doit être transmise à l’unité de gestion afin qu’elle la conserve dans ses dossiers. Pour y arriver, utilisez l’outil de recherche pour accéder à votre état d’avancement

Impression et signature Sélectionnez l’état d’avancement concerné puis, appuyez sur «Imprimer». L’état d’avancement ouvrira en format PDF Signer le document et le transmettre au responsable régional Portez une attention particulière afin de vous assurer que la version transmise est la même que celle présente dans le système.

Impression et signature Signature requise Ces informations doivent correspondre Signature requise

Traitement par le ministère L’EATS peut maintenant être analysé par le MFFP À partir du moment où l’état d’avancement a été transmis, cela prend environ 6 semaines avant que le bénéficiaire soit payé. Il vous est possible de consulter vos EATS en tout temps en utilisant l’outil de recherche. Voici la signification des différents statut que votre EATS parcourra : Saisie (S) : L’EATS a été saisie par le bénéficiaire Effectif (E) : L’EATS est en cours d’analyse à l’unité de gestion Recommandé (R) : L’EATS a été recommandé par l’unité de gestion Vérifié (V) : L’EATS a été vérifié et approuvé par le directeur régional Transmis pour paiement (M) : L’EATS a été transmis pour paiement aux ressources financières du ministère

Questions Pour toutes questions relatives à cet outil, contactez la personne ressource de la région concernée. Au besoin, cette personne se réfèrera au pilote de l’application.