Apporter des modifications à un exemplaire à partir des Services aux usagers (rôle d’opérateur de bureau de prêt) (Change item information from Fulfillment ) Version du 28 septembre 2016

MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire MODIFICATION TEMPORAIRE D’UN exemplaire Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) L’option Modifier les informations de l’exemplaire (Change Item Information), accessible via la commande Scanner les exemplaires (Scan in Item) du menu Services aux usagers (Fulfillment) permet d’apporter des modifications à un exemplaire (item). Vous pouvez donc : modifier un exemplaire de manière temporaire (en lui attribuant notamment une localisation et/ou une cote temporaires) ; supprimer les informations temporaires en restaurant les informations permanentes (comme la cote et la localisation permanentes présentes dans la notice HOL, ou l’éventuelle exception de circulation (item policy) ; modifier un exemplaire de manière permanente. Les modifications de cote et de localisation sont automatiquement reportées dans la notice HOL. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) Accès : Menu Alma > Services aux usagers (Fulfillment) > Demandes de ressource (Ressource Requests) > Scanner les exemplaires (Scan in Item)  Choisir l'onglet Modifier les informations de l’exemplaire (Change Item Information)  Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) Préciser dans le type de changement (ChangeType) si le changement souhaité est temporaire ou permanent, ou encore si on souhaite annuler des modifications temporaires et restaurer la situation antérieure. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Attention, la zone Changer le type est placé par défaut sur Temporaire (Temporary). Ne pas oublier de le modifier si les modifications souhaitées doivent être permanentes ou si, au contraire, on souhaite annuler des modifications temporaires.

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) Attention : Que vous effectuiez une modification temporaire ou permanente, cette fonctionnalité localise automatiquement l’exemplaire dans la bibliothèque qui correspond au bureau de prêt (circulation desk) associé à votre rôle d’opérateur de bureau de prêt (circulation desk operator). Il est donc bien important de vous assurer que l’exemplaire que vous vous apprêtez à modifier appartient bien à la bibliothèque qui vous concerne. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Si vous disposez de rôles de services aux usagers (fulfillment) pour plusieurs bibliothèques, n’oubliez pas de contrôler que vous êtes bien localisé dans le bon bureau de prêt!

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) Usages et conséquences de la modification temporaire La modification temporaire permet de gérer la localisation temporaire d’un document au sein de la bibliothèque. Par exemple : les nouveaux livres rangés sur des présentoirs, les derniers fascicules de périodiques reçus présentés dans des casiers, les documents qui sont réunis dans un rayonnage spécifique pour la durée d’un cours, d’un séminaire, etc. La modification temporaire d’un exemplaire ajoute des informations dans des zones de l’exemplaire dédiées aux informations temporaires. Ces zones « recouvrent » en quelque sorte les informations permanentes mais ne les remplacent ou ne les modifient pas. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) Usages et conséquences de la modification permanente La modification permanente permet de modifier la localisation, la cote et l’exception de circulation (item policy) d’un document de manière définitive. Une nouvelle notice HOL est automatiquement créée, avec les informations nouvelles de localisation et de cote : soit pour un exemplaire qui est le seul exemplaire attaché à cette notice HOL, soit en détachant automatiquement l’exemplaire de la notice HOL existante et en le rattachant à la nouvelle notice HOL générée automatiquement dans le cas où plusieurs exemplaires sont attachés à la notice HOL originelle. Toutes les autres zones présentes dans la notice HOL de départ sont donc perdues. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

La modification permanente doit être utilisée avec précaution ! Avant de procéder à une modification permanente, il faut impérativement vérifier l’arborescence formée par la notice BIB, la ou les notice(s) HOL et le ou les exemplaire(s) afin de n’effectuer que des modifications cohérentes. Il ne faut effectuer de modification permanente que sur les exemplaires de la bibliothèque qui est associée à vos rôles de services aux usagers (fulfillment). Si vous procédez à une modification permanente sur un exemplaire qui n’appartient pas à votre bibliothèque, celui-ci sera automatiquement localisé dans votre bibliothèque de manière définitive (sans possibilité de restaurer les informations précédentes de manière automatique). Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Si vous souhaitez modifier de manière permanente la cote et/ou la localisation d’une monographie en plusieurs volumes ou d’un périodique, il ne faut pas utiliser cette fonctionnalité-ci mais effectuer les modifications directement dans la notice HOL. C’est plus rapide et vous modifierez avec certitude l’ensemble des exemplaires. Il faut vérifier avant tout changement que la notice HOL ne contient pas d’autre informations que des informations de localisation en 852 $b $c $j. Toute autre zone ou tout autre sous-champ du 852 est supprimé après l’opération de modification permanente.

MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire MODIFICATION TEMPORAIRE D’UN exemplaire Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

Modification permanente : sur Permanent Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Différents critères sont modifiables : statut d’exception (Item Policy) cote de rangement (call Number) liste de lecture pour des cours (Reading List) localisation (Location) à choisir dans le menu déroulant (qui propose toutes les localisations de la bibliothèque propriétaire). Voir la remarque à la dia suivante type de cote (call number type) Voir la remarque à la dia suivante. Accession Number : ne pas utiliser nouveau code-barres (new barcode)

Attention : La localisation (location) qui est sélectionnée par défaut dès l’ouverture du formulaire n’est pas la localisation pré-existante (et donc pas celle qui est indiquée dans le HOL) mais la 1ère localisation de la liste déroulante associée à votre bibliothèque. Vous pouvez bien entendu sélectionner la localisation de votre choix dans la liste déroulante. Même si vous ne comptiez pas modifier la localisation, avant de valider la modification, vous devez impérativement re-sélectionner la localisation adéquate ! Vous ne devez pas compléter le champ «  type de cote (call number type) ». Par défaut, celui-ci se verra attribuer la valeur « numéro topographique (shelving control number)». La présence de cette valeur précise (et non d’une autre) est indispensable pour que la mise à jour de la notice HOL s’effectue correctement. C’est la présence de cette valeur qui permettra le codage automatique du 1er indicateur du 852 (valeur: 4 = Numéro topographique) et qui placera la cote dans le sous-champ adéquat (852$j), comme c’est le cas pour toutes nos données d’exemplaire. Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

Rappel : 3 exceptions de circulation dans Alma La zone Exception de circulation (item policy) ne doit être complétée que si vous souhaitez introduire une exception par rapport au statut de prêt des documents définis au niveau de la localisation. A côté des 5 règles de circulation de documents dans le Réseau (Extended, Regular, Short Loan, Storage et Limited) existent 3 exceptions possibles (à trouver dans Item Policy = statut d’exception) : non consultable/No Loan No Request : utilisé p.e. pour des mémoires de fin d’études contenant des informations confidentielles s’adresser au service/ Loan No request non empruntable/No Loan : utilisé p.e. pour des ouvrages du MAL abîmés contenus dans une localisation qui autorise le prêt pour la majorité des documents   Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Au début de la mise en production, tous les statuts d'exemplaire issus d'Aleph apparaissaient dans le menu déroulant Item Policy. Ce n'est plus le cas, restent uniquement les 3 exceptions.

Compléter les champs à modifier En pratique : Compléter les champs à modifier Scanner le code-barre du document concerné (Scan item barcode) Ou introduire le code-barre manuellement et sur OK pour appliquer les modifications Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Le document modifié apparaît sous la rubrique Scanned in Items

Les informations sont automatiquement modifiées dans le Repository. La notice HOL est modifiée en ce qui concerne la localisation, le type de cote, la cote (et, éventuellement, la bibliothèque) Les autres modifications ne concernent que l’item. Avant : Après: Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire POSSIBILITÉS ET LIMITES DE L’OPTION MODIFIER LES INFORMATIONS DE L’EXEMPLAIRE (CHANGE ITEM INFORMATION) MODIFICATION PERMANENTE D’UN exemplaire MODIFICATION TEMPORAIRE D’UN exemplaire Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

Modification temporaire : sur Temporary Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Différents critères sont modifiables : Location = localisation à choisir dans le menu déroulant (qui proposent toutes les localisations de la bibliothèque propriétaire) Call Number Type : à compléter en sélectionnant la valeur « Shelving control number » Reading List = liste de lecture pour des cours (voir FF3) Due Back = date de fin de la modification temporaire Item Policy = statut d’exception (attention ne fonctionne pas) Call Number = cote de rangement New Barcode = nouveau code-barres (ne fonctionne que dans le cas de la modification permanente)

Les localisations temporaires Les localisations temporaires doivent être choisies dans la liste générale des localisations associées à la bibliothèque. Les conditions de circulation qui sont liées aux localisations provisoires prennent le pas sur les conditions de circulation liées aux localisations permanentes. La date de retour La date de retour (due back date) permet de déterminer une date au-delà de laquelle il est prévu que le document quitte sa localisation temporaire pour retourner à son emplacement permanent. À la date d’échéance, Alma génère automatiquement (via le service Restore requests) une demande (request) de remise en place (restore) de l’exemplaire. ! Alma n’efface pas automatiquement la localisation temporaire à la date d’échéance Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

Compléter les champs à modifier En pratique: Compléter les champs à modifier Scanner le code-barre du document concerné (Scan item barcode) Ou introduire le code-barre manuellement et sur OK pour appliquer les modifications Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Le document modifié apparaît sous la rubrique Scanned in Items

Les informations temporaires sont automatiquement ajoutées aux informations de localisation permanente, et identifiées comme informations temporaires: Avant : Après: Ajouts de rubriques : Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

la notice HOL est inchangée Au niveau des données: la notice HOL est inchangée les informations temporaires se retrouvent dans le détail de l’exemplaire (physical item editor) Informations permanentes Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Informations temporaires

Supprimer la modification temporaire et revenir aux informations d’origine > sur Restore (Restaurer) Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Scanner le code-barres du document concerné (Scan item barcode) sur OK pour appliquer les modifications Le document « restauré » apparaît sous la rubrique Scanned in Items et il retrouve automatiquement ses informations d’origine.

Si vous avez utilisé la fonctionnalité De retour le (Due Back Date) A la date requise, vous trouverez le document dans votre liste de tâches Le document s’affiche dans la liste des ressources à traiter : Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Identifie l’action à réaliser : RESTAURER (RESTORE) Correspond à la Due Back Date

Change Item Information Sélectionner le Change Type Restore SOLUTION 1 Change Item Information Sélectionner le Change Type Restore L’exemplaire n’est plus en localisation temporaire mais l’info est conservée (et indexée) Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Lorsque vous recherchez des documents en localisation temporaire via la recherche Physical items, vous devez sélectionner en plus l’index In Temporary location

Change Item Information SOLUTION 2 En cliquant sur le lien du code-barres, aller dans l’éditeur d’exemplaire physique (Physical item editor) Supprimer les informations de localisation temporaire directement dans les données de l’exemplaire Alma@ULg - Resource management - Change Item Information Change Item Information Sélectionner le Change Type Restore pour clôturer le processus de Request Ou Dans les données de l’exemplaire, sélectionner «non» dans «L'exemplaire est dans une localisation temporaire (Item is in temporary location)» L’ordre des opérations n’a pas d’importance

Pourquoi les informations de localisation temporaire sont-elles conservées? Alma permet de conserver ces informations en mode ‘non actif’ dans le détail de l’exemplaire pour faciliter la gestion de la fonctionnalité Courses and Reading Lists. Cependant, ce fonctionnement ne fait pas l’unanimité et des demandes de modification du comportement du système ont été faites auprès d’ExLibris => CONSEIL : SUPPRIMEZ L’INFORMATION TEMPORAIRE MANUELLEMENT (solution 2) Alma@ULg - Resource management - Change Item Information

Quelques remarques pour conclure Cette fonctionnalité de modification d’inventaire n’est pas accessible aux rôles spécifiques à l’inventaire (Opérateur d’inventaire physique - Physical inventory operator) mais à des rôles associés aux services aux utilisateurs (Opérateur du bureau de prêt – Circulation desk operator) Mais attention aux modifications trop rapides! Qui peuvent faire perdre des informations de la notice de fonds! (informations de don, de reliure, de provenance… notamment) L’usage de cette fonctionnalité doit être envisagé avec précaution (bibliothèque où est localisé l’opérateur dans le système // bibliothèque de localisation de l’exemplaire) (monographies en plusieurs volumes) Dans d’autres cas, il peut s’agir d’un réel gain de temps (fonction ‘restore’ pour les localisations temporaires si toutefois le fait de conserver l’information en mode désactivé (En localisation temporaire // In temporary location = No) n’est pas gênant (cas des fascicules de périodiques dont l’année courante est sur présentoir par exemple) Alma@ULg - Resource management - Cshange Item Information