Introduction to SAILOR 10.02.16 TRAINING FOR TSO Introduction to SAILOR Ajouter le numéro EDMS

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Table of contents Introduction Useful links To find a safety report and interact with it on « Sailor Light » - Access to safety remarks - Safety remark structure - To change the status and/or add comments - To change the action resolver - The various status of a remark - Remarks sent to the Service Desk (77777) - The various priorities of a remark - Browsing on Sailor Light To find a safety inspection report on EDMS from SAILOR and EDMS directly - General and electrical safety inspection report - Safety inspection report for an equipment Help Practical case TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Introduction HSE/SEE/SI : Safety Engineering and Environment / Safety Inspections Section in charge of Safety inspections at CERN TRAINING FOR TSO - SAILOR

Organisation 2 contractors: Dekra (S129) et APAVE (S128) 10.02.16 Section leader HSE-SEE-SI Cécile PINTO 16 09 93 Deputy: Olivier TISON 16 93 91 Building Inspection Cécile PINTO 16 09 93 (IC) Mathilde RENARD 16 51 03 (VIE) Thibaut GILLES 16 58 69 (VIE) Thomas De Bortoli 16 85 92 (Fellow) Electricity Inspection Olivier Tison 16 93 91 (IC) Jean-Paul Jullien 16 97 31 (LD) Others Inspection Cécile PINTO 16 09 93 (IC) Olivier Tison 16 93 91 (IC) Lifting Inspection Laurent COLLY 16 06 44 (IC) Olivier Tison 16 93 91 (IC) Machine tools Inspection Jean-Paul Jullien 16 97 31 (LD) Laurent COLLY 16 06 44 (IC) Pressure Inspection Pierre-Yves BUISSON 16 57 77 (IC) Didier GONNARD 16 07 23 (LD) Safety valves Inspection Didier GONNARD 16 07 23 (IC) Pierre-Yves BUISSON 16 57 77 (IC) Cécile Olivier Laurent Didier Pierre-Yves Jean-Paul Thomas Thibaut Mathilde 2 contractors: Dekra (S129) et APAVE (S128) TRAINING FOR TSO - SAILOR

Contacts Maps Géographic information HSE Safety inspection reports 10.02.16 Useful links Contacts Maps Géographic information HSE Safety inspection reports SOS database - Safety Officiers Support: http://safety.cern.ch/ GIS Portal: https://gis.cern.ch/gisportal/ Sailor Light: https://service-sailorlight.web.cern.ch/service-sailorlight/?0 EDMS: https://edms.cern.ch/edmsui/#!master/portal/tab?home http://home.web.cern.ch/ HSE website: https://espace.cern.ch/hse-unit/fr/Pages/default.aspx TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety report and interact with it on Sailor Light 10.02.16 To find a safety report and interact with it on Sailor Light General safety report Before September 22nd, 2014: EDMS Since September 22nd, 2014: SAILOR Action interface (TSOs, DSOs, Résolvers) Before September 22nd, 2014: EDMS Since September 22nd, 2014: Sailor Light * Sailor: ( Safety Inspection Loging and contrOl system ) TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety report and interact with it on Sailor Light 10.02.16 To find a safety report and interact with it on Sailor Light Report writing on SAILOR Report Distribution Notification email sending Bonjour, (English version below) Suite à l'inspection de sécurité générale périodique du Building 125 réalisée le 20/10/2014, veuillez trouver ci-dessous le lien vers le rapport d'inspection vous concernant :   https://cern.ch/service-sailorlight/ Si vous avez des questions concernant le rapport, n'hésitez pas à contacter Mathilde Sabine Renard (DGS/SEE - 62709/165103). Cordialement. Hello, Following the periodic general safety inspection of Building 125 carried out on 10/20/2014, please find below the link to the inspection report that concerns you: If you have any questions about the report, do not hesitate to contact Mathilde Sabine Renard (DGS/SEE - 62709/165103). Best regards. Sailor Light: CERN loggings (No further demand necessary to get the access) TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety report and interact with it on Sailor Light 10.02.16 To find a safety report and interact with it on Sailor Light Lien : https://cern.ch/service-sailorlight Lorsque vous vous êtes connectés vous allez être dirigés vers la page d’accueil de Sailor Light. Celle-ci se présente de la manière suivante : - Liste des inspections de sécurité générales vous concernant ( concernent les inspections périodiques, initiales ou à la demande). - La date de création du rapport - La date de réalisation de l’inspection - Le statut de l’inspection (ici en distribuée) Dans cette présentation nous allons prendre comme exemple l’inspection de sécurité du bâtiment 125 dont le TSO est Didier Gonnard. Pour accéder à l’inspection de sécurité, cliquer sur le bouton « inspection » Access to safety inspection report TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety report and interact with it on Sailor Light 10.02.16 To find a safety report and interact with it on Sailor Light Vous êtes alors redirigés vers la page principale de l’inspection du bâtiment 125. Vous pourrez alors observer les informations suivantes: Le n° du bâtiment La date de création du rapport d’inspection La date d’inspection Le type d’inspection : périodique, initiale ou à la demande L’inspecteur en charge de l’inspection La liste de distribution du rapport d’inspection Le statut du rapport d’inspection Sur la droite : -la position du bâtiment (il est possible d’effectuer des zooms) -en dessous les fichiers qui peuvent être joins au rapport d’inspection (par exemple le mémo de l’armoire à pharmacie) Les boutons jaunes correspondent à des boutons d’actions. Pour télécharger le rapport d’inspection en pdf cliquez sur le bouton totalement à droite « rapport d’inspection » Votre navigateur vous invite alors à télécharger le rapport PDF en bas de la page internet Lorsque vous cliquer sur ce document le document PDF va s’ouvrir dans un nouvel onglet de votre navigateur internet. Le rapport PDF se présente de la manière suivante : Une page de garde qui reprend les informations importantes du rapport ( cela correspond au fichier Excel joint au rapport d’inspection dans EDMS ) Liste de diffusion, But de l’inspection, Tableau des domaines de sécurité rencontrés pendant l’inspection Le nombres de remarques / priorité Le corps du rapport avec les remarques de sécurité classées par priorité et les informations à la fin (en vert) . Attention : Le rapport qui se télécharge correspond au rapport avec tous les commentaires et les changements de statut effectués au moment de ce téléchargement . TRAINING FOR TSO - SAILOR

Access to safety remarks TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Access to safety remarks A partir de la page principale de l’inspection, il vous est possible d’accéder directement aux remarques de sécurité de l’inspection sur Sailor Light. Pour cela cliquer sur le bouton « Remarque du bâtiment 125 » . TRAINING FOR TSO - SAILOR

Access to safety remarks TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Access to safety remarks Les remarques concernant l’inspection de sécurité sont classées par ordre de priorité A chaque remarque est associé: - Un numéro Le local concerné Le domaine de sécurité concerné, exemple Sécurité incendie Le responsable d’action aussi appelé «Resolveur»: c’est-à-dire le nom de la ou des personnes responsables de la résolution de la remarque. Le «Follower» : c’est-à-dire le nom de la ou des personnes qui peuvent être intéressées par le suivi d’une remarque . Le délai de résolution de la remarque: Chaque remarque possède un délai de résolution, effectivement en fonction de la priorité donnée à chaque remarque un délai y est associé Priorité 1 rouge : 3 mois Priorité 2 orange : 6 mois Priorité 3 bleue : 12 mois Le statut de la remarque : nous verrons plus tard les différents statuts possibles. Il est possible d’accéder à une remarque en cliquant sur le bouton jaune «ouvrir», Followers: Notified people for information (which could be interested by a remark follow-up) TRAINING FOR TSO - SAILOR

Safety remark structure TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Safety remark structure TRAINING FOR TSO - SAILOR

To change the status and/or add coments TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 To change the status and/or add coments  Pour modifier le statut et /ou ajouter un commentaire sur une remarque de sécurité vous devez cliquer sur le bouton jaune « changer le statut et/ou ajouter un commentaire » Une fenêtre va s’ouvrir vous permettant de changer le statut ainsi que d’ajouter des commentaires. Vous pouvez aussi associer à chaque commentaire un fichier, par exemple lorsqu’une remarque a été résolue, vous pouvez justifier de sa réalisation par l’ajout d’une photo . Lorsque vous enregistrez le changement de statut et/ou l’ajout d’un commentaire un email est envoyé aux personnes concernées par le changement/ajout de resolveur à la remarque. Email Sending TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 To change the resolver Une remarque de sécurité doit être résolue. En tant que TSO il vous est possible de modifier ou ajouter un resolveur sur une remarque si vous souhaitez transférer une remarque à la personne concernée. Lorsque vous changer/ajouter un resolveur à la remarque de sécurité un email est envoyé aux personnes concernées pour les informer du changement. Email Sending TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Status of a remark The TSO validate or not the status modification did by a resolver In progress Done Not Done Done validated Not done validated Not done Resolver Distributed TSO TSO = Resolver Remark: The TSO has to modify the status of a remark sent to service desk (77777) when the ticket is solved TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Status of a remark Resolver = TSO In progress Done validated Distributed Not done validated Inspector TSO TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Status of a remark Resolver ≠ TSO Done validated In progress Done Not validated Distributed Not done validated Not done Not validated Inspector Resolver TSO TRAINING FOR TSO - SAILOR

Remarks sent to service desk (77777) TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Remarks sent to service desk (77777) Inspector Remark creation on SAILOR Registration of 77777 as resolver Civil engineering Standard SAILOR Automatic sending of actions to 77777 when the report is distributed Espace vert Patrimony Locks keys service 77777 Ticket creation TSO registration in the Watch list … TSO Action follow-up Closure of the action on Salor Light TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Priorities of Remark Resolution deadline Priority 1: 3 months Priority 2: 6 months Priority 3 : 1 year 1st reminder email: resolver ………………………………………………….. 1 month before deadline 2nd reminder email : resolver ………………………………………………… deadline 3rd reminder email : resolver + TSO in copy …………………………… + 6 months 4th reminder email : resolver + TSO et DSO in copy ……………….. + 12 months Next reminder emails : every 6 months Remarks «Information» : no deadline / no reminder emails Reminder email for the « In progress » remark and whose still under « Distributed » status If there are several remarks for a resolver, all remarks are sent in the same email TRAINING FOR TSO - SAILOR

Navigation on Sailor Light TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Navigation on Sailor Light You can go back with the SAILOR interactive tab or with the back button of the broswer Attention pour revenir à la page précédente sur Sailor Light il ne faut pas utiliser le bouton retour en arrière du navigateur internet, mais utiliser la barre bleue en haut de la page. Nous sommes ici sur la page de la remarque n°1, si nous voulons revenir sur la page principale de l’inspection du bâtiment 125 il sera nécessaire de cliquer sur « inspection 125». TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety inspection on EDMS from SAILOR and from EDMS directly 10.02.16 To find a safety inspection on EDMS from SAILOR and from EDMS directly A partir de Sailor Light vous pourrez facilement accéder à EDMS. Effectivement lorsque vous vous trouverez sur la page principale de l’inspection vous pouvez utiliser les 2 boutons jaunes en bas de page . Les rapports créés sur Sailor sont automatiquement archivés sur EDMS. Pour le retrouver cliquez sur le bouton «ouvrez ce rapport dans EDMS» Après vous être connectés, EDMS 6 s’ouvre au niveau de la page correspondant au rapport. Le document PDF correspondant au rapport de l’inspection. Le rapport HTML n’ est pas réellement utile, c’est simplement un document créé par EDMS à chaque enregistrement. Attention: Le rapport PDF qui est sur EDMS correspond au rapport enregistré au moment de la distribution par l’inspecteur. Ce rapport ne comprend donc aucun changement de statut et aucun commentaire La version contenant tous les commentaires et changements de statut sera enregistrée dans EDMS lors de la création d’une nouvelle inspection. Pour accéder à l’ensemble des inspections concernant le bâtiment 125, cliquer sur le bouton «voir tous les rapports pour l’emplacement 125 dans EDMS» La page EDMS va s’ouvrir au niveau du bâtiment 125. Pour accéder aux rapports cliquez sur l’onglet « Documents» puis sur «Safety Inspections» Vous accéderez alors à la liste des rapports de sécurité du bâtiments, c’est-à-dire tous les rapports d’inspections de sécurité générales ainsi que ceux des inspections de sécurité électrique. TRAINING FOR TSO - SAILOR

To find a safety inspection on EDMS from SAILOR and from EDMS directly 10.02.16 To find a safety inspection on EDMS from SAILOR and from EDMS directly https://edms-wls.cern.ch/edmsui/#!portal/tab?home TRAINING FOR TSO - SAILOR

General and Electrical safety inspection TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 General and Electrical safety inspection 1 2 https://edms-wls.cern.ch/edmsui/#!portal/tab?safety TRAINING FOR TSO - SAILOR

General and Electrical safety inspection TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 General and Electrical safety inspection TRAINING FOR TSO - SAILOR

Electrical report actions TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Electrical report actions Tableaux récapitulatifs des actions à mener + responsable d’action TRAINING FOR TSO - SAILOR

Safety inspection report for an equipment TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Safety inspection report for an equipment CRXX-00111 Toujours 5 chiffres Toujours CR devant diminutif de l’appareil Pour les machines outils : MFHX54-374 RP Réservoir sous pression LP Lignes sous pressions CH Chariot PO Porte/Portails LV Table élévatrice AS Ascenseurs PSV Soupapes de sécurité PA Palan PR Pont roulant R Palonnier EQ Manille à baillonette ET Pince à taule TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Help For more information on a report, contact the inspector in charge of the inspection If you have some technical questions, contact: Sailor.support@cern.ch Or EDMS.Support@cern.ch TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Practical case Name Building TSO dTSO BERRIG Olav Ejner 9999.0 X FRANS Marten MAUNY Remi 9999.1 MESTVIRISHVILI Alexi NUNI Itzhak 9999.2 PEMBERTON Stephen PLYASKIN Vasily 9999.3 REEVES Kendall Brad ROEDNE Lars Tore 9999.4 SCHLENKER Stefan ZANI Andrea 9999.5 TRAINING FOR TSO - SAILOR

TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 Practical case Actions to be done TSO dTSO 1 Go and connect to « Sailor Light-out » (inactive version for the training) - https://service-sailorlight-out.web.cern.ch/service-sailorlight-out/?0 2 Discover the main page 3 Discover the building presentation page 4 Discover the report and the structure (action button «Inspection report») 5 Discover the remark list (action button : « Remark(s) on building ») 6 Change/Add a resolver Remark 1 Remark 3 7 Add a comment 8 Turn status under « done » 9 Discover the remark historic 10 Close all remarks = close the report Remark 2 Remark 4 11 Report access on EDMS (action button « Open this report in EDMS ») TRAINING FOR TSO - SAILOR

TSO role in inspections: summary TRAINING FOR TSO - SAILOR 10.02.16 TSO role in inspections: summary ACTION INFORMATION COMMENTARIES General Inspection X TSO for action when he is resolver If not, he reminds resolver and follow-ups the action resolution Electrical Inspection Liftying Inspection TSO must check that all equipments is identified and inspections are up to date Pressure Inspection Machine Tools Inspection TRAINING FOR TSO - SAILOR