Mise en place d’un système de S&E

Objectifs A la fin de cette session vous êtes en mesure de Décrire le rôle du S&E dans l’amélioration de l’impact Décrire le contenu principal d’un cadre conceptuel d’un système de S&E Expliquer les différences entre le système SE, cadre conceptuel du SE, plan opérationnel, et la matrice de SE Situer la participation des acteurs dans le système de S&E

Gestion orienteée vers l’impact Orienter la stratégie du projet Elaborer et mettre en oeuvre le système de suivi-évaluation Impact Créer les conditiond de la réflexion critique Assurer une mise en oeuvre efficace

SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact supporte Gestion & apprentissage conduit à Performance

Cycle de projet - de programme Politiques GOV ou bailleur Organisation Mission Priorités bénéficiaires Cycle de gestion Projet Programme Organisation Entité - Analyse situationnelle Planification stratégique Stratégie/ Cadre SE Evaluation finale Agir Planifier Participation Suivre Exécution Financement et contracts d’exécution Suivi et Evaluation Evaluer Mobilisation resources planification opérationnelle Plan de SE Matrice SE

Niveaux d’élaboration des systèmes de SE Cadre conceptuel du système de SE À partir du rapport de préévaluation Plan opérationnel du système de SE Manuel de mise en oeuvre du projet (cahier de charge) Manuel des opérations

Contenu principal d’un cadre conceptuel d’un système de SE (tableau 4 Définition de l’objectif de S&E et de son champ d’action Identification des questions de performance, des besoins en information et des indicateurs pertinents Organisation de la collecte et du traitement de l’information Organisation de l’analyse et de l’animation de la réflexion critique Organisation de la communication et établissement des rapports Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires

Contenu indicatif d’un plan opérationnel de S&E Tableau 4.4 Guide FIDA Objectif et champ d’action du SE Approche Cadre logique révisé Système d’information Plan de travail du S&E Mise en place des moyens et compétences S&E Budget S&E Annexes

Plan de travail du S&E Faites le calendrier des événéments importants Organisez le S&E (systèmes, procédures et outils) Identifiez actions, emploi de temps et responsabilités Qui fait quoi et quand ? Elaborez le budget de S&E

Plan de travail de S&E (exemple) Preparation évaluation mi-parcours Elaboration plan S&E avec acteurs Évaluation mi-parcours Phase 2 preparation année 1 année 2 année 3 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 Formation en S&E MARP niveau village Bilan annuel et atelier de planification Preparation bilan annuel (performance et enseignements tirés) réunions Bilan annuel et atelier de planification Soumission rapport

Exercice sous-groupes Etude de cas ; plans de S&E Tableau 4.1 et 4.4 Guide FIDA Étudiez les tableaux 4.1 et 4.4 du guide de FIDA Donnez des suggestions d’amélioration du cadre conceptuel de S&E dans la phase de démarrage

Exercice individuel Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE Formulez des suggestions d’amélioration

Contenu de la matrice de S&E Questions de performance Besoins d’informations indicateurs Information de référence Exigences, nature et responsabilités Collecte données méthodes, fréquences et responsabilités Formulaires, planification, formation, gestion des données, compétences, ressources et responsabilités Analyse, rapports, restitution, adaptation, responsabilités

Question Comment mobiliser la participation des acteurs dans le S&E ? Quels facteurs à prendre en considération avant de mobiliser la participation dans le S&E ? Quels facteurs influencent la participation des acteurs dans le S&E ?

Tâches principales du SE participation

Considérations avant de mobiliser la participation dans le SE Mobilisez la participation des acteurs sur base de leur propre motivation au lieu d’une “participation imposée” Soutenez des systèmes de S&E déja opérationnels et liez-les Negociez et tombez d’accord sur le degrée de participation de chaque acteur (dépend de l’objectif du système de SE) Assurez les intervenants de l’utilité de leur participation Conciliez le S&E participatifs avec le S&E non-participatifs

Facteurs d’influence de la participation Bénéfices escomptés (par rapport au coûts) Pertinence du S&E vis-à-vis les priorités des acteurs Flexibilité du processsus de S&E à gérer la diversité en besoins d’information de chaque acteur Rapidité et pertinence du feedback des résultats de SE Capacité d’agir et d’appliquer les recommandations de SE Compétences et leadership des acteurs et volonté de partager le pouvoir L’histoire politique locale  marge de manoeuvre des acteurs à initier des actions Capacité des acteurs à faire face aux besoins (de survie) à court terme vis-à-vis des besoins en informations à long terme Fournitures pour faire le S&E (cahiers, formations)

31/03/2017 Fin de la session © Wageningen UR

Objectif et champ d’action du système Pourquoi mettre en place un système de SE, pour nous, pour nos partenaires, pour acteurs à la base et d’autres? Champ d’action Budget de projet disponible Degré de participation souhaitable et faisable Degré de détails des données qunatitatives et qualitatives Type d’étude de référence souhaitable et faisable Capacités actuelles des autres intervenants

2. Questions de performance, besoins en information et indicateurs Qu’est-ce que nous voulons suivre et évaluer? Questionnements à chaque niveau de la hiérarchie du projet Besoins en information évoluent avec le temps Ce qui ne marche pas souvent: Utiliser les indicateurs du cadre logique (pas mésurable, trop complexe)

3. Organisation de la collecte et du traitement de l’information Comment organisons-nous la collecte des informations ? Quelle méthode Qui collecte Qui compile Qui analyse Quand

4. Organisation de l’analyse et animation de la réflexion critique Comment utiliser les informations pour améliorer la performance, l’impact ? Modalités de réflexion Réunions, ateliers, évaluations externes Discussions informelles entre acteurs (lors des missions de supervision)

5. Organisation de la communication et établissement des rapports Qui est informé sur quoi et comment? Quel intervenant veut obtenir quelles informations, pourquoi et comment? Qui doit faire quoi et quand?

6. Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires Qu’est-ce qu’il faut pour s’assurer que le système de S&E est opérationnel? Ressources financières Ressources humaines Mesures d’incitation Structures organisationnelles Systèmes d’information

Exercice individuel Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE Formulez des suggestions d’amélioration

SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact supporte Gestion & apprentissage conduit à Performance

Définition : système de S&E (et d’apprentissage) Ensemble des processus de planification, de collecte et de synthèse de l’information, de réflexion et de présentation de rapports + indiquant les moyens et compétences nécessaires pour  apporter une contribution utile à la prise de décision et à la capitalisation dans le cadre d’un projet – programme – organisation.

Système de S&E et d’apprentissage Questions de performance besoins d’infos & indicateurs Stratégie Collecte d’informations Mise en oeuvre Décisions Comprendre & motiver Synthèse des infos Compte rendu externe Analyse & réflexion Incitations en faveur du SE Capacités humaines SE Organisation structures et responsabilités Système de gestion de l’information Ressources Financières SE

Exercice sous-groupes (3) Arrangez les cartes de façon à mettre en place un système de S&E et d’apprentissage opérationnel et performant

Tâches de S&E durant le cycle de projet Conception projet Démarrage projet Mise en oeuvre projet et SE Cadre logique IOV & MdV et cadre conceptuel de SE Elaboration plan opérationnel de SE Collecte et analyse des données pour préparer la prise de décisions Communication des résultats S&E & prise de décisions

Thank you for your interest 31/03/2017 Thank you for your interest