Réaliser par: Seif Ennasar Hazar Groupe: DSI3 2012--------2013   République Tunisienne Ministère de l’’Enseignement Supérieur Institut supérieur des Etudes Technologique de kébili   LeWorKflow Réaliser par: Seif Ennasar Hazar Groupe: DSI3 2012--------2013

PLAN Introduction: Présentation de l’outil Workflow: Historique: Définition: Les types de workflow Cycle de vie d’un workflow Les technologies de WorKflow Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow Les grandes fonctions d’une application workflow  Avantages et inconvénients  Conclusion

Introduction La mondialisation et l’environnement économique actuel impose aux entreprises surtout celles de dimension internationales de réduire au maximum les couts inutiles. Les développement des démarches de réorganisation de processus est une réponse adaptée à la recherche d’optimisation des processus. Elle peut se traduire par l’utilisation d’une solution logicielle appropriée, comme un WorKflow. Cette dernière permet d’être un support à une nouvelle organisation.

Présentation de l’outil WorKflow Historique L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la production assistée par ordinateur a été la première à réclamer une technologie qui permette l’automatisation des procédures de travail, jusqu’alors réalisées à la main. À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologie dite de WorkFlow a connu un essor important en mettant en place un système capable d’automatiser au mieux les flux de travail. Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années 1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à utiliser.

Définition Un Workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, par exemple en transmettant automatiquement des documents entre des personnes. On appelle « WorkFlow » (traduisez littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier. De façon plus pratique le WorkFlow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale.

Les types de WorKflow Dans les applications de Workflow, on distingue classiquement quatre catégories: Le WorKflow de Production : qui correspond à la gestion des processus de base de l’entreprise, appelé Workflow procédural ou Workflow directif. Le WorKflow administratif : qui correspond à tout ce qui est routage de formulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie. Le WorKflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé pour la gestion des procédures non déterminées ou mouvantes le Workflow coopératif :gérant des procédures évoluant assez fréquemment, et liées à un groupe de travail restreint dans l’entreprise

Le cycle de d’un WorKflow Le cycle de vie d’un workflow, est décomposable en plusieurs phases: Le cycle commence avec une analyse initiale des objectifs du projet, l’environnement de la future application de workflow et les structures organisationnelles. Cette phase est suivie par une phase de conception du process, pendant laquelle l’ensemble de la structure de process est construit. Les modèles de workflow finis sont les pré-requis à la phase d’implémentation du process. Pendant cette phase, la solution de workflow est intégrée avec les systèmes d’information environnants. Pendant la phase d’ordonnancement du process, des instances individuelles du modèle de workflow sont créées et coordonnées par le service d’ordonnancement du workflow.

Parallèlement à la phase d’ordonnancement ou d’établissement du process se déroule la phase de contrôle ou surveillance.. Cette phase d’évaluation complète le cycle du workflow.

Les technologies de WorKflow Une application de workflow fait appel à pratiquement toutes les technologies les plus récentes : Réseau pour la circulation des cas, client/serveur Le contrôle global des cas, Bases de données pour la description de l’organisation Maintenance de l’état des cas, Messagerie électronique pour la notification des exceptions.

Les Domaines de l’entreprise intéressés par une application de WorKflow: Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être intéressés par une application WoKkflow dont on peut citer: L’organisation, La collaboration La production La gestion des ressources humaines La gestion de relation client Le WorKflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien définies à savoir: Traitement des demandes de congé ou de mutation des lettres de réclamation des clients préparation du budget annuel préparation des instructions de demande de crédit Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires.

Les Grandes Fonctions d’une Application WorKflow Le Workflow permet à l’administrateur de l’application de gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les droits aux participants, et produire les statistiques d’exploitation. Une représentation complète de l’organisation comprenant : les groupes, les acteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation. Un outil d’analyse et de simulation des procédures avant leur mise en exploitation. Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de tâches à accomplir . Intégrateur au service de l’utilisateur Il rend les informations et documents utiles à chaque tâche accessibles immédiatement par simple sélection des icônes qui les représentent à l’écran.

Les Avantages et les inconvénients de WorKflow Amélioration de la productivité : gains de productivité réalisés par une application de workflow sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elle automatise . Temps de réponse réduit : la réduction du temps de réponse entre la prise en compte de l’événement déclencheur d’un cas et son traitement complet est une des caractéristiques essentielles des applications de workflow. Sécurité accrue : avec une application de workflow, c’est le système qui affecte les tâches aux participants. Maîtrise de la qualité et des coûts : une application de workflow enregistre systématiquement le journal de tous les événements qu’elle contrôle, avec la date et l’heure, la procédure et la tâche concernée et le participant actif. Des outils de traitement de ce journal fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et délais de traitement des tâches et des procédures.

Inconvénients Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ». Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile. Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow nécessite que tous les participants à un projet saisissent leur état d'avancement dans chacune des tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la nécessité. Ils ne le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du tout. Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent rencontrer différents problèmes liés à leur matériel ou à un dysfonctionnement du workflow. Il est donc nécessaire de mettre en place un système d’assistance et de résolution de problèmes. (par exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow à partir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.)

Conclusion Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus modernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaces homme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux les applications existantes pour faire à l’entreprise un bon en avant dans l’exploitation des outils modernes de traitement de l’information au profit d’une meilleure productivité et d’une qualité de service accrue. Ces retours ne se matérialiseront pourtant que si tout l’effort de préparation est correctement orienté pour tenir compte des objectifs de l’entreprise et si la conduite du projet est centrée sur le suivi des progrès et leur recentrage sur les cibles critiques.