Mission au sein de la Croix-Rouge française de Paris Stage du 2 avril au 17 mai 2013 Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale à Paris Mission au sein de la Croix-Rouge française de Paris Emilie BROSSEAU + Catherine VAN + Katia KECHIT + Sébastien GRACIA DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G

Une mission au sein de l’Action Sociale à Paris Organigramme de la Délégation Départementale de Paris

Besoin de Moyens nécessaires Mission confiée Résultats obtenus Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de Etablir un suivi régulier des activités Renforcer les liens avec les unités Réaliser un bilan d’activité R Moyens nécessaires Systèmes d’informations SIORD et EDAS75 Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité Mission confiée Création d’outils de gestion Feuilles de données Rapports d’activité Trame de bilan Résultats obtenus 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports Création d’un logiciel Réalisation d’un nouvel outil Fiche d’activité

Des systèmes d’informations propres à la Croix-Rouge française Descriptif des activités Chiffres importants Organigrammes Dossiers Articles Planning en ligne Diffusion d’informations Annuaire

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Directeurs contactés Onglet de prise de rendez-vous

Suivi des rencontres et des immersions dans les activités La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Suivi des rencontres et des immersions dans les activités Onglet de synthèse des rendez-vous

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Suivi du projet Onglet déterminant le statut des outils Statut des outils : Buts : Informer notre tuteur Faire une mise au point Se répartir les activités Réalisés En cours Annulés

Rappel de la hiérarchie : La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Référents contactés Chaque activité a un unique référent Rappel de la hiérarchie : Délégation Départementale Responsable Départemental de l’Action Sociale Référents d’activités Directeur Local de l’Action Sociale Bénévoles

Feuilles de données et rapports d’activités, deux outils construits Rapport d’activité Feuille de données Rapport d’activité Compte rendu journalier : Bénévoles et RLAS : acteurs concernés Outils attractifs et rapides Données chiffrées Compte rendu annuel : Responsables et référents d’activités : acteurs concernés Pour chaque UL puis pour chaque activité Données chiffrées VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne

Création d’un logiciel de coordination sociale permettant d’automatiser les outils Version en ligne Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires « Gestion des questionnaires », une rubrique réservée à notre projet

Système de codage des données dont le but est d’obtenir des statistiques d’activité Permet de : Créer un identifiant à chaque donnée stockée Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage d’autres formulaires Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin d’obtenir des statistiques d’activité Gestion des « codes données »

Simulation de recherche de données statistiques « Je veux le nombre de bénévoles actifs dans l’activité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 »

Exemple de rapport pour l’activité Apprentissage de la langue en PDF

Mise en place de fiches d’activités : processus pour faciliter la saisie d’informations Fiche activité : Permet un gain de temps Disponible seulement en ligne Effectue des comparaisons Exemple de fiche d’activité à remplir dans la base de données

Les outils réalisés doivent être utilisables sur le long terme Une évolution des outils à l’échelle nationale : Développer des outils attractifs Remplir tous les outils via la base de données Permettre un bilan d’activité complet et précis au niveau de Paris Deux alternatives à notre base de données Validée par la direction de l’Action Sociale et UTILISEE NON UTILISEE

Une mission remplie malgré certains obstacles Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues Les outils de gestion suscitent quelques réserves Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde

Besoin de Moyens nécessaires Mission confiée Résultats obtenus Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de Etablir un suivi régulier des activités Renforcer les liens avec les unités Réaliser un bilan d’activité R Moyens nécessaires Systèmes d’informations SIORD et EDAS75 Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité Mission confiée Création d’outils de gestion Feuilles de données Rapports d’activité Trame de bilan Résultats obtenus 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports Création d’un logiciel Réalisation d’un nouvel outil Fiche d’activité