Nouveau système de courriel à la FMSS David Labelle, STIC 26 janvier 2011

Plan de la rencontre Processus de migration Détails du transfert Période de questions

Processus de migration Début des migrations au retour de la relâche Un département à la fois Exception : Saguenay et Moncton (personnel administratif)

Détails du processus Liste des membres du département envoyé à la secrétaire du département pour validation Courriel envoyé aux membres du département avec un raccourci vers le formulaire de migration Configuration des postes de travail en fonction des dates entrées sur le formulaire. Visite du technicien : mise en route seulement.

Assistance à distance Transfert des fichiers d’archives Boîtes de réception génériques/plusieurs comptes configurés dans Lotus Configuration des téléphones intelligents Partage d’agenda

Formation Des séances de formation sur Outlook seront organisées par le STIC: Début du mois de mars Courant du mois d’avril Formation de base Auto-formation : liens intéressants sur notre site Web (http://www.usherbrooke.ca/stic)

Détails du transfert Ce qui sera transféré automatiquement Courriels et dossiers Entrées d’agenda (réunions, rendez-vous, anniversaires, etc.) Contacts et groupes* Tâches Ce qui peut être transféré manuellement (avec ou sans l’intervention du STIC) Fichiers d’archives Agendas partagés Carnets d’adresses Ce qui ne pourra pas être transféré Signature électronique Règles de messagerie Modèles de courriel

Formulaire « accéléré » Sera disponible sur notre site Web Destiné à ceux qui souhaitent se débrouiller eux-mêmes et qui n’ont aucune configuration personnalisée Demandes traitées une fois par semaine, chaque lundi

Questions & réponses Pourra-t-on continuer à utiliser Lotus Notes après avoir été migré? Lotus Notes ne sera pas automatiquement désinstallé de votre ordinateur; il sera donc toujours accessible pour consultation. Cependant, dès la création de votre boîte Outlook, vous n’y recevrez plus aucun courriel.

Questions & réponses Pourra-t-on toujours accéder à nos courriels via le Web? Oui, il sera toujours possible de prendre vos courriels à distance avec une interface améliorée. Un raccourci pour y accéder est déjà publié sur l’intranet de la Faculté, dans la section « Vos courriels ». Lien direct : https://messagerie.med.usherbrooke.ca

Questions & réponses La taille maximale de ma boîte de courriels sera-t-elle la même? Nous nous baserons sur les nouveaux quotas au campus Ouest. La taille maximale des boîtes courriel pour les employés passera de 800 Mo à 2 Gb. Par contre, des règles seront mises en place afin d’économiser l’espace disque : les éléments supprimés datant de plus de 2 jours seront automatiquement supprimés, tout comme les éléments envoyés datant de plus de 6 mois. Transfert de fichiers : privilégier les lecteurs réseaux partagés ou l’application d’envoi de fichiers de l’Université plutôt que les courriels. Nous vous recommandons de faire un ménage régulier de vos courriels entrants et sortants, et de profiter des possibilités d’archivage de Outlook afin de réduire les risques de corruption ou de perte de données liés à des boîtes trop volumineuses.

Questions & réponses Qu’en est-il des intranets départementaux (Lotus Quickr ou MS Frontpage) ? Les intranets seront graduellement migrés vers Microsoft Sharepoint. Nous contacterons les responsables d’intranets personnellement pour évaluer les besoins et coordonner les transferts le moment venu.

Questions & réponses Qu’arrivera-t-il avec mon calendrier départemental? Les calendriers partagés accessibles en ligne seront migrés progressivement, mais demeureront inchangés dans un premier temps. Les responsables seront contactés individuellement afin de planifier la migration.

Questions & réponses Où puis-je trouver de l’information sur Outlook? Consultez régulièrement notre site Web (http://www.usherbrooke.ca/stic) afin de vous tenir informés des derniers développements concernant la migration, ou pour y retrouver quantité d’information complémentaire.

Besoin d’assistance? L’équipe de support technique du STIC est là pour vous aider. Par téléphone : poste 72500 Par internet : http://support.med.usherbrooke.ca Consultez régulièrement notre site Web: http://www.usherbrooke.ca/stic