Atelier de Discussion No 2 Assistants Gouverneurs Francophones Mindelo - mardi 08 avril 2014 11h 15- 12h15 Modérateur PDG Théodore DIOP Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Atelier de discussions no 2 : Thème: Travailler avec les clubs Plan de leadership de club Aider les clubs à être performants La visite officielle Utilisation de Mon Rotary Elaboration du SAR Les obligations des clubs vis-à-vis du RI et du District en matière de rapports et de finances Communiquer avec les clubs - Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Le Plan de Leadership de Club L’objectif du plan de leadership de club est de fournir une structure administrative visant à améliorer le bon fonctionnement du club. Il permet à chaque club de développer sa propre personnalité tout en soutenant les objectifs et idéaux du Rotary. Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Les avantages du PLC Une continuité et un consensus dans les actions, la prise de décision et la formulation d’objectifs. Un groupe de dirigeants bien formés au sein du club. Une participation accrue des membres du club. Une planification stratégique pour guider le travail du club.

Mise en place du plan [1/3] Pour mettre en place le PLC, les dirigeants( anciens, en fonction, et entrants) du club doivent: Etablir des objectifs à longs terme (3 à 5 ans) pour chacun des éléments d’un club efficace Utiliser les objectifs du club - document de planification pour fixer les objectifs à long terme du club Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de s’impliquer dans la planification et de les tenir au courant Maintenir une bonne communication entre les membres du club, ses dirigeants, et les dirigeants du district Séminaire de formation de l’Equipe du District 9101

Mise en place du plan [2/3] 5 Assurer la continuité en introduisant le concept de planification de la succession pour assurer le développement des futurs dirigeants Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de ses dirigeants Favoriser la camaraderie au sein du club Favoriser la participation active de chacun dans la vie du club Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 Mise place du plan [3/3] 9 Développer un plan formation des dirigeants visant à: Assurer la participation des dirigeants aux réunions du district Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres Organiser des séances de formation continue Développer l’aptitude à diriger chez les membres Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

PLC les commissions de club Le PLC recommande la mise en place de 5 commissions permanentes chargées de mener à bien les objectifs annuels du club Effectif: élaborer une stratégie de recrutement et de fidélisation Relations publiques: informer le public sur le Rotary et faire connaître les activités et actions du club Administration du club: veille au bon fonctionnement du club Actions: planifie et monte des actions humanitaires ,éducatives, et professionnelles, répondant aux besoins de la région Fondation Rotary: soutient financier à la Fondation Rotary et participation active à ses programmes Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Aider les clubs à être performants Visites de club de l’AG Participation aux réunions du District Adoption et mise à jour du PLC Formation permanente des membres La planification Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 La visite officielle Faire savoir aux membres du club que le rôle du gouverneur est de les aider Discuter de questions Rotariennes importantes Prêter une attention particulière aux clubs nouvellement créés, en difficulté, ou à faible effectif Motiver les Rotariens Reconnaître personnellement les actions de club bien menées et les contributions des Rotariens Demander un rapport annuel sur les relations publiques du club Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Travailler avec les clubs Utilisation de Mon Rotary Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Travailler avec les clubs Utilisation de Mon Rotary www.rotary.org Trouvez ce dont vous avez besoin sur le nouveau site web du Rotary qui a été entièrement reconstruit. Accès Membres tel que nous le connaissons a été remplacé par différentes options dans « Administration des clubs et Districts »disponible sous « Gestion » dans Mon Rotary Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

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seminaire de formation des présidents et secrétaires élus district 9100

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Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 Elaboration du SAR (1/4) Rapport semestriel sur l’effectif du club et payement des cotisations. 2 envoies du RI 1er juillet et 1er janvier Deux possibilités de le remplir, sur papiers : il comprend La feuille de calcul et le rapport semestriel, la facture semestrielle, le formulaire de déclaration d’un nouveau membre l’effectif du club Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 Elaboration du SAR (2/4) Rapport semestriel sur l’effectif du club et payement des cotisations. en ligne ++++ Informations à renseigner Changements: Adresse, e-mail ou catégorie(actif ou honneur) Langues parlées et/ou Ecrites: A l’aide des codes fournies avec ce rapport Radiations: rayer les noms des membres radiés avant le 1er juillet ou le 1er janvier en indiquant la date et les motifs de la radiation tels que maladie, décès, déménagement, raisons personnelles, etc Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 Elaboration du SAR (3/4) Membres qui ayant adhéré avant le 1er juillet ou le 1er janvier, n’apparaissent pas sur la liste: Pour les membres ayant déjà été déclarés, entourez « OUI ». Chaque membre doit s’abonner au journal Le Rotarien Remplir la feuille de calcul et le rapport semestriel Faire une copie de la feuille de calcul/rapport semestriel et de la liste d’effectif pour vos dossiers Envoyer une copie du rapport au Gouverneur Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 Elaboration du SAR (4/4) Envoyer les informations et votre payement au service financier de votre bureau régional à Zurich Le rapport semestriel dûment rempli, y compris le nom et le numéro du club La liste de l’effectif mise à jour Le formulaire de déclaration d’un nouveau membre dûment rempli ( un par nouveau membre) Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Travailler avec les clubs Les obligations des clubs vis-à-vis du RI et du District en matière de rapports et de finances Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Obligations de rapports du Secrétaire Nom du rapport District RI Fondation Échéances Rapport semestriel (SAR) X 1er juillet et 1er Janvier Rapport mensuel d’assiduité Dans les 15 jours suivants la dernière réunion du mois Changement dans l’effectif du club Immédiatement Mise à jour des données du club Inscription nouveau membre Ajustement des effectifs 31 mai et 30 novembre Formulaire Official Directory 31 décembre Utilisation des fonds de la fondation Apres le rapport final Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Obligations de rapports du Trésorier Nom du rapport Montant Echéance RI District Paiement taxe per capita 27 $ US par membre et par semestre 1er Juillet et 1er Janvier X Nouveau membre au prorata 1/12è de 54 $ US x prorata Taxe pour le conseil de législation 1$ US par an par membre 1er Juillet Participation ACD 30 $ US par membre 30 Décembre Taxe per capita du district 28 $ par membre 30 Juillet NB: -Abonnement au Rotarien: 30 euros/ membre -Inscription à l’annuaire francophone (nouveau membre) : 5 euros Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101 SUR MON ROTARY SECRETAIRE: s’inscrire avant la fin du mois de juin 2014 au portail Mon Rotary sur le site www.rotary.org TRESORIER : s’inscrire avant la fin du mois de juin 2014 au portail Mon Rotary sur le site www.rotary.org Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

OFICIAL DIRECTORY (L’ANNUAIRE INTERNATIONAL) Encourager les Présidents et Secrétaires à utiliser la section « Administration des clubs et Districts »dans Mon Rotary pour communiquer les dirigeants 2015-2016. Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

Communiquer avec les Clubs Communication et efficacité vont de pair, et il est donc essentiel que les dirigeants de club et de district travaillent ensemble et comprennent leurs rôles et responsabilités respectives en matière de communication dans le district et avec les clubs: Site web du district e-rotary.org Bulletin mensuel du Gouverneur Courriels et Téléphone Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101

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