Conférence web ARS Support dauto-formation utilisateur

© 2010 Agence Régionale de Santé 2 Evolution attendue des conférences téléphoniques et de la visioconférence, Internet permet aujourdhui lémergence dun nouveau type doutil : les systèmes de conférence web. Ils permettent de tenir des réunions virtuelles durant lesquelles les différents participants, par lintermédiaire de leur poste de travail, peuvent mêler voix et données : présentation de document, partage dapplication, tableau blanc,... Il suffit de disposer dun ordinateur sous Windows et dun accès internet pour participer. Ouvrez votre Internet Explorer et rendez-vous à ladresse : A quoi ça sert ?

© 2010 Agence Régionale de Santé 3 Le menu « Paramètres » ouvre une fenêtre qui permet de configurer son poste (bouton « Paramètres du Conference Client Click To Meet ») puis de se connecter à une conférence virtuelle qui permet de vérifier que tout fonctionne convenablement (« Vérifier ma configuration »). Pour rejoindre une conférence, cliquez sur la conférence désirée dans la liste. Si la conférence à rejoindre est « Cachée », elle napparaît pas dans la liste. Il suffit alors de saisir le numéro de cette conférence qui a dû vous être transmis dans la case « Identifiant » puis de cliquer sur « Accès ! ». Réglage et vérification Liste des conférences Accès direct Espace personnel Page daccueil du serveur de conférence

© 2010 Agence Régionale de Santé 4 Attention à prévoir une durée très supérieure (de 1 ou 2 heures) à ce que vous avez prévu, car une fois le temps échu, la conférence est détruite automatiquement par le serveur, même si elle nest pas terminée. Si vous créez une conférence cachée, noubliez pas de transmettre son numéro aux participants sinon il ne pourront pas vous rejoindre. Et si vous créez une conférence protégée par un mot de passe, transmettez le à tous les participants. Créer une conférence

© 2010 Agence Régionale de Santé zones distinctes 1. le menu principal 2. les boutons daction (réglage du volume, choix des outils) 3. la liste des participants 4. la messagerie instantanée intégrée à la conférence 5. la zone daffichage des différents outils Créer une conférence

© 2010 Agence Régionale de Santé 6 Il faut distinguer 3 types dutilisateur le créateur de la conférence : à tout moment il peut reprendre le contrôle (devenir lanimateur, détruire la conférence, …) lanimateur de la conférence (celui qui est sur le podium) : celui qui a le droit de réaliser une présentation. Cest celui qui a un petit podium devant son nom. Il est possible de passer la main en cliquant sur « Réclamer le podium » ou sur « Rendre le podium ». lutilisateur normal qui assiste à la conférence. Il peut demander à devenir le présentateur en utilisant « Réclamer le podium ». Il ny a pas de présentateur par défaut au début dune conférence. Un des utilisateurs doit prendre la main en demandant le podium qui lui sera alors attribué. Modérer une conférence

© 2010 Agence Régionale de Santé 7 Accessibles par le menu « Podium » ou par le bouton « Action ». la présentation de documents : les documents présentés sont téléchargés sur le serveur puis sont accessibles à tous les participants en lecture seulement. le partage dapplication : dans ce cas, les utilisateurs voient lapplication telle quelle est en train de sexécuter sur le poste de celui qui partage. Exemple : si il sagit de Word, tous les participants voient en temps réel les modifications apportées au document en train dêtre manipulé dans Word. parcourir le web : permet douvrir une URL et de naviguer. Tous les participants naviguent de façon synchronisée sur les mêmes pages. le tableau blanc linstantané dapplication Pour pouvoir ajouter un document, lancer le tableau blanc ou partager une application, il faut impérativement être le présentateur et donc obtenir la main. Les différents outils

© 2010 Agence Régionale de Santé 8 Actions possibles : faire défiler le document. Tous les utilisateurs voient la même chose au même moment. mettre des éléments en évidence grâce aux outils accessibles au dessus. Pour cela faire apparaître la palette. Les documents présentés sont téléchargés sur le serveur dans leur format de base et aussi en version HTML afin dêtre visibles par tous, indépendamment des logiciels disponibles sur les postes des participants. Pour ajouter un document, « Cliquer sur sélectionner un document… » puis « Autre… ». On peut alors choisir entre un document qui se trouve sur son ordinateur, ou un document de son espace personnel. Il est possible de stocker des documents de façon permanente sur le serveur afin de pouvoir les réutiliser instantanément (supports de formation, présentation, …). Pour cela il faut disposer dun compte utilisateur. Présentation des documents

© 2010 Agence Régionale de Santé 9 Attention : pour que les utilisateurs voient les applications partagées, elles doivent être visibles sur lécran du « propriétaire ». Les participants à la réunion peuvent demander la main (menu Contrôle, Demander le contrôle). Si le propriétaire accepte, lautre utilisateur peut intervenir directement et à distance sur lapplication et donc sur les données quelle traite. A tout moment, le propriétaire de lapplication peut reprendre la main par un simple clic de souris. Pour partager une application, il faut non seulement être lanimateur mais aussi et surtout lancer préalablement lapplication à partager (Positionnez les fenêtres des applications à partager en haut à gauche de votre écran). Cliquez sur « Action » puis « Application ». Dans la fenêtre qui souvre (cela peut prendre un peu de temps), sélectionner (1) la ou les applications à partager (2). Si vous envisager de laisser un utilisateur avoir la main sur lapplication concernée, cliquez sur « Autoriser le contrôle » (3) Partager une application

© 2010 Agence Régionale de Santé 10 Tous les utilisateurs peuvent agir en même temps (pas besoin davoir la main). Fonctions : insertion de texte et de formes utilisation d'un pointeur en forme de main pour attirer l'attention, sur-ligneur couper et coller zoom suppression (gomme), effacer la page. Lanimateur a la possibilité de créer un ou plusieurs tableaux blancs dans lesquels lui et les autres participants à la réunion pourront interagir en écrivant et en dessinant. Le tableau blanc

© 2010 Agence Régionale de Santé 11 Et voilà… Des questions, des doutes, besoin dinformations ? Pour aller plus loin, reportez-vous au Manuel Utilisateur ou alors au Manuel de Configuration. Vous pouvez également vous adresser au référent web de votre région qui pourra sans doute vous répondre, ou qui se chargera de vous mettre en contact avec le support. Bonnes conférences Lanimateur a la possibilité denvoyer des copies décran dune application en cours de fonctionnement sur son ordinateur à tous les autres participants. Il lui suffit pour cela de sassurer que lapplication désirée est lancée, puis de cliquer sur « Instantané dapplication ». Une fenêtre souvre et il suffit de choisir lapplication dont envoyer une copie décran. Linstantané dapplication