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Séance dinformation sur les rapports financiers 2 Ordre du jour Séance dinformation sur les rapports financiers qFinalisation de la contribution de la FCI qInformation générale sur les rapports financiers qAccéder et modifier le rapport qComment compléter un rapport qRapports finaux – Exigences additionnelles qImpression et soumission du rapport qAutres sujets (dossiers à conserver et vérification des contributions) qExemples de rapports financiers pour un projet en cours et un projet complété qPériode de questions

Séance dinformation sur les rapports financiers 3 Finalisation de la contribution de la FCI qDocuments à fournir à la FCI: 4Liste détaillée 4Résumé des contributions confirmées 4Confirmation des conditions de la subvention qEntente de financement 4Confirme le montant maximum de la contribution de la FCI, le total des dépenses admissibles selon la Liste détaillée et la part approuvée de la FCI des dépenses admissibles 4Calendrier des déboursés 4Signature du Président ou personne désignée et de lAdministrateur des comptes est requise

Séance dinformation sur les rapports financiers 4 Information générale qExigences pour la soumission de rapports : 4Le 15 juin de chaque année pour la période précédente allant du 1 er avril au 31 mars (résultats cumulatifs) 4On doit soumettre un rapport si on a reçu des fonds en date du 31 mars 4On doit soumettre un rapport chaque année jusquà la fin du projet 4On doit soumettre un rapport final et une demande de dernier versement dans les six mois suivant la fin du projet

Séance dinformation sur les rapports financiers 5 Information générale qInformation que lon doit inclure dans le rapport : 4Dépenses réelles et projections sur les mouvements de trésorerie (pour les projets en cours) 4Contributions et coûts admissibles prévus au titre de lentente de financement 4Contributions et coûts admissibles révisés à la date du rapport 4Explication des écarts importants entre les prévisions originales du projet et le plan actuel ou prévu 4Sources de financement (réelles et prévues)

Séance dinformation sur les rapports financiers 6 Information générale qLa FCI utilise les rapports financiers pour déterminer: 4Si le projet se déroule comme prévu 4Si les mouvements de trésorerie prévus pour les versements futurs des projets pluriannuels sont adéquats 4Si la contribution de la FCI ne dépassera pas la part des coûts admissibles que la FCI a accepté de défrayer 4La part des fonds retenus qui sera payée chaque année 4Si létablissement dispose de ressources financières suffisantes lorsque cette exigence fait partie de lentente de financement 4Pour les rapports finaux, que le projet a été complété et que les fonds de contrepartie ont été reçus et dépensés 4Pour les rapports finaux, le montant du dernier versement

Séance dinformation sur les rapports financiers 7 Accéder et modifier le rapport qAccès au rapport : 4Le modèle est sur le site Web de la FCI ( 4Voir la section sur les formulaires et le téléchargement du site Web 4Il faut un mot de passe pour avoir accès au rapport

Séance dinformation sur les rapports financiers 8 Accéder et modifier le rapport qAccès au rapport : 4Inscrire le numéro du projet pour avoir accès à lécran «Rapports financiers du projet»

Séance dinformation sur les rapports financiers 9 Accéder et modifier le rapport

Séance dinformation sur les rapports financiers 10 qComment modifier le rapport : 4Une série décrans facilitent lentrée des données originales Accéder et modifier le rapport

Séance dinformation sur les rapports financiers 11 Comment compléter un rapport Aperçu du projet

Séance dinformation sur les rapports financiers 12 Comment compléter un rapport Contributions totales des partenaires admissibles (lignes 5 à12)

Séance dinformation sur les rapports financiers 13 Comment compléter un rapport Coûts admissibles – réels ou prévus (lignes 13 à 23)

Séance dinformation sur les rapports financiers 14 Comment compléter un rapport qCoût admissibles totaux (Pièce jointe) : 4Compléter cette section seulement pour les rapports finaux 4Fournir une liste détaillée des coûts présentés aux lignes 13 à 22 4Dresser cette liste séparément en se servant de Word, WordPerfect, Excel, Lotus ou dun fichier PDF, et lannexer au rapport financier 4Exemple décran

Séance dinformation sur les rapports financiers 15 Comment compléter un rapport

Séance dinformation sur les rapports financiers 16 Comment compléter un rapport 4Le format de cette liste devrait être le même que celui de la Liste détaillée ayant servi à finaliser lentente de financement et on devrait mentionner la ligne pertinente du rapport financier Exemple

Séance dinformation sur les rapports financiers 17 Comment compléter un rapport Contributions réelles ou prévues (lignes 1 à 4)

Séance dinformation sur les rapports financiers 18 Comment compléter un rapport Liste des contributions en nature

Séance dinformation sur les rapports financiers 19 Comment compléter un rapport Détails des contributions des partenaires admissibles

Séance dinformation sur les rapports financiers 20 Comment compléter un rapport Ressources financières pour lexploitation

Séance dinformation sur les rapports financiers 21 Comment compléter un rapport qÉcarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu : 4Il faut fournir une explication des écarts importants(le plus élevé de 10% de la contribution de la FCI ou $) : entre les contributions prévues dans l entente de financement et les contributions réelles et prévues; entre les dépenses prévues dans l entente de financement et les dépenses réelles et prévues; en ce qui concerne le temps nécessaire pour la mise au point, lacquisition ou linstallation de linfrastructure; en ce qui concerne lutilisation réelle ou prévue de linfrastructure si cette dernière sert à la fois à de la recherche et à dautres fins; entre les coûts dexploitation réels et prévus, et le financement disponible pour défrayer les coûts dexploitation

Séance dinformation sur les rapports financiers 22 Comment compléter un rapport qÉcarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu : 4Il faut expliquer comment les problèmes découverts ont été ou seront corrigés 4La FCI se sert de cette information pour : déterminer si le calendrier des versements est adéquat déterminer si la part de financement de la FCI pour le projet (%) est appropriée déterminer si on a pris les bonnes mesures pour corriger les problèmes identifiés 4On doit fournir suffisamment de détails à la FCI pour quelle puisse procéder à ce type dévaluation

Séance dinformation sur les rapports financiers 23 Comment compléter un rapport Demande du dernier versement

Séance dinformation sur les rapports financiers 24 Rapports finaux – Exigences additionnelles qRapports finaux – Exigences additionnelles 4Compléter les sections intitulées «Contributions des partenaires admissibles», «Coûts admissibles totaux (Pièce jointe)» et «Demande du dernier versement» du rapport financier 4Soumettre en plus du rapport en ligne une copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales 4Le rapport doit être signé par l'administrateur des comptes de l'établissement et le recteur ou président de l établissement ou par la personne désignée 4Les derniers montants retenus ne seront versés que sur réception de la copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales

Séance dinformation sur les rapports financiers 25 Impression et soumission du rapport qImpression et soumission du rapport : 4Vous pouvez imprimer une copie du rapport en cliquant sur licône « Imprimer » de lécran « Rapports financiers du projet » (Exemple décran à la page 9) 4Nous vous recommandons den imprimer une copie sur papier et den vérifier lexactitude avant de le soumettre 4Le manuel dinstructions comprend un modèle de vérification pour vous aider à vérifier lexactitude de votre rapport 4L'administrateur des comptes de votre établissement devrait soumettre votre rapport électroniquement à la FCI

Séance dinformation sur les rapports financiers 26 Impression et soumission du rapport qImpression et soumission du rapport : 4Deux niveaux de sécurité : Entrée des données Soumission (par l'administrateur des comptes) Mots de passe requis 4Représentant financier de votre établissement : Informer la FCI du nom du représentant financier de votre établissement si ce nest pas l'administrateur des comptes de votre établissement

Séance dinformation sur les rapports financiers 27 Améliorations à venir et contacts FCI q Améliorations à venir: 4 Liste des projets pour lesquels il faut soumettre un rapport au 15 juin 4 Calendrier des déboursés Par projet Pour chaque date 4 Commentaires suivant la revue par la FCI des projets soumis 4 Questions et commentaires sont toujours les bienvenues qPour toute question ou commentaire au sujet des rapports financiers, veuillez vous adresser à : Christine CharbonneauManon Harvey Gestionnaire, financesVice-présidente, finances et gestion Tél. : (613) Tél.: (613)

Séance dinformation sur les rapports financiers 28 Dossiers à conserver qLétablissement doit conserver des dossiers financiers et des comptes sur les revenus des projets pour chaque contribution de la FCI qCes dossiers doivent identifier les diverses sources de financement admissible et les coûts admissibles qVous devez conserver une piste de vérification en ce qui concerne tous les coûts admissibles (y compris les contributions en nature) qVous devez conserver toute la documentation à lappui pendant au moins 5 ans après lachèvement du projet qVous ne devez fournir la documentation à la FCI que sur demande

Séance dinformation sur les rapports financiers 29 Vérification externe des contributions qLa FCI procède à une vérification externe de toutes les contributions dont les coûts admissibles dépassent 10 millions de $ qLa FCI se réserve le droit dexaminer tout projet et den faire une vérification qOn procédera à lexamen dun échantillonnage représentatif des rapports chaque année qLes établissements seront informés quand lun de leurs projets fera lobjet dun examen

Séance dinformation sur les rapports financiers 30 Vérification externe des contributions qDiscussions et procédés de vérification effectués par les vérificateurs: 4Processus utilisé pour comptabiliser les fonds reçus et présence de contrôles 4Description du procédé comptable des achats 4Méthode dévaluation pour les contributions en nature 4Revue des documents de support pour les dépenses 4Revue du processus utilisé pour compléter les rapports financiers FCI 4Visite guidée des lieux et observation des équipements liés au projet

Séance dinformation sur les rapports financiers 31 Vérification externe des contributions qInformations et documents devant être préparés avant le début de la vérification: 4Liste des personnes à rencontrer durant la vérification (Finance, Recherche, etc.) 4Factures supportant les achats et documents de support pour les contributions en nature 4Documents de soumission pour l achat d équipement ou pour la construction 4Sommaire des coûts admissibles encourus et des contributions reçues pour le projet

Séance dinformation sur les rapports financiers 32 Période de questions