eBir th © Fedict All rights reserved Notification électronique des naissances Journée détudes eHealth 08 Octobre 2009

© Fedict All rights reserved | p. 2 Agenda Objectifs du meeting Projet eBirth Objectifs du projet Historique du projet Situation actuelle Solution future Comment intégrer eBirth Valeurs ajoutées Gestion des accès Services de base de la plate-forme eHealth Communication & Change Management Planning de mise en production Organisation de la communication Roll Out de lapplication eBirth Informations et coordonnées de contacts Questions & réponses

© Fedict All rights reserved | p. 3 Objectifs du meeting Présentation du projet eBirth pour les hôpitaux Valeurs ajoutées de lapplication eBirth Présentation des systèmes daccès pour les utilisateurs Processus de communication & de change management pour le projet eBirth

© Fedict All rights reserved | p. 4 Le projet eBirth Objectifs du projet eBirth a été développée en vue de simplifier, doptimiser et dharmoniser les procédures liées à une naissance entre les prestataires de soins de santé (au sein ou en dehors des hôpitaux), les communes et les autres acteurs au niveau des Communautés ou des administrations fédérales. Tout en respectant les rôles de chaque acteur respectant larchitecture de chaque secteur (rôles et responsabilités) respectant la base légale existante –Art. 56 C.C.; Art. 361 et 363 du Code Pénal; AR du 14 juin 1999 –Commission de la vie privée (accord reçu le 17 juin 2009) –Comité Sectoriel de la Santé (en cours)

© Fedict All rights reserved | p. 5 Le projet eBirth Historique du projet Le fruit dune collaboration active entre les acteurs de terrains et les représentants des administrations impliquées Etapes suivies : Analyse de la situation actuelle –Interview et workshops par groupes dacteurs Conclusions validées par tous les acteurs Proposition future sur base des inputs reçus Organisation dun proof of concept (mai 2007) afin de finaliser la solution future à implémenter –Acteurs impliqués »Hôpital CHC Rocourt (Liège) / ZNA Jan Palfijn Antwerpen (Merksem) »Etats civil des communes de Liège et de Merksem

© Fedict All rights reserved | p. 6 Le projet eBirth Situation actuelle

© Fedict All rights reserved | p. 7 Le projet eBirth Solution future Parent(s) Déclaration Sage-femme indep eBirth Medical eBirth City Encryption Codage Données médicales Données identification Données socio-éco Données échangées

Le projet eBirth Situation future eBirth Medical Utilisateurs Application pour les prestataires de soins (indépendants ou via hôpital) Utilisation deHealth pour identification formelle des utilisateurs finaux Fonctionnalité Compléter et envoyer une notification de naissance Compléter et envoyer le questionnaire de statistiques médicales eBirth City Utilisateurs Application pour les agents de lEtat Civil Fonctionnalité Recevoir de nouvelles notifications de naissance Valider et/ou adapter une notification de naissance Remplir le questionnaire de statistiques socioéconomiques Envoyer une notification validée et le questionnaire de statistiques socioéconomiques

© Fedict All rights reserved | p. 9 Formulaire médical Formulaire socio- économique Données didentification N° didentification unique Numéro de partus de laccouchement Numéro de lacte de naissance Données didentification N° didentification unique Numéro partus et numéro identification codé Numéro dacte de naissance et identification codé

© Fedict All rights reserved | p. 10 Le projet eBirth Comment intégrer eBirth ? La solution eBirth pour les prestataires de soins (eBirth Medical) sera offerte via 2 canaux Application Web –Accès via un navigateur internet à un site web sécurisé. –Lutilisateur final utilise une application centrale qui nest pas reliée au software utilisé localement par lhôpital. –Utilisation des services encryption et codage deHealth. Web services –Intégration directe de lapplication centrale eBirth et du software utilisé par lhôpital. –Standardisation des web services via les messages KMEHR. –Lutilisateur final utilise le propre software local dans lequel a été prévue la fonctionnalité denvoyer directement les messages KMEHR vers eBirth. –Utilisation des services encryption et codage deHealth.

© Fedict All rights reserved | p. 11 Le projet eBirth Valeurs ajoutées Limitation des formalités administratives Remplissage dun seul formulaire électronique qui regroupe plusieurs formulaires sur papier Amélioration de la qualité des données Possibilité de lecture et dencodage automatique des données de la carte didentité électronique ; aide à lencodage (au moyen de listes déroulantes et de champs daide) Simplification et sécurisation de lenvoi des données Réception plus rapide des données, suppression de la gestion des formulaires sur papier Intégration dans la plate-forme eHealth Pré-remplissage des données didentification du prestataire de soins et, le cas échéant, de lhôpital au sein duquel sest déroulée la naissance

© Fedict All rights reserved | p. 12 Le projet eBirth Gestion des accès (1/4) Application Web Pour les prestataires de soins : eHealth Pour les services des Etats Civils des communes : Flandre Bruxelles Wallonie Web Services Accès au Web services : Via un certificat dauthentification (spécifique pour chaque hôpital) Procédure de demande traitée par Fedict Accès actuels aux applications des hôpitaux restent identiques. © Fedict All rights reserved | p. 12

© Fedict All rights reserved | p. 13 UTILISATEURS Afin de garantir laccès de chacun à lapplication web eBirth, le système Identity & Access Management de eHealth est utilisé. Plateforme eHealth Cadastre des professions de Santé Fichier des prestataires de soins (Inami) Le projet eBirth Gestion des accès (Application web) (2/4) Fichier des institutions de soins (CIC)

© Fedict All rights reserved | p. 14 Profil et droits définis dans lapplication eBirth Le projet eBirth Gestion des accès (Application web) (3/4) Tâches Profil AdministratifProfil médicalAdministrateur Compléter/modifier les données didentification des parents Compléter/modifier les données didentification du nouveau né ** Compléter les statistiques médicales ** Envoyer dossier de naissance (notification et formulaire statistique médical) * Adapter les données générales Supprimer un dossier de naissance * Uniquement si le profil médical à préalablement posé sa signature électronique * * Uniquement si les droits dadministrateurs sont accordés à un profil médical

© Fedict All rights reserved | p. 15 Le projet eBirth Services de base de la plate-forme eHealth Lapplication eBirth est uniquement disponible via la plateforme eHealth pour les prestataires de soins Les services de bases utilisés sont Portail eHealth – Accès à toute la documentation eBirth Gestion intégrée des utilisateurs et des accès – Accès pour lapplication web via le portail eHealth – Garantie que seules les personnes autorisées ont accès (consultation du cadastre des professions de Santé, du fichier de prestataires de soins (INAMI) et du fichier des institutions de soins (CIC)) Cryptage end-to-end – Garantir léchange sécurisé de données Codage –Codage lors de lenvoi des données vers les partenaires statistiques

© Fedict All rights reserved | p. 16 Communication & Change Management Planning de mise en production (1/2) Public concerné par le projet : Contrainte à respecter : Il est indispensable que les services de lEtat Civil de la Commune de naissance dispose de la solution eBirth Commune avant quun prestataire de soins ne puisse envoyer électroniquement une notification de naissance via eBirth Medical => Coordination nécessaire entre Maternités et Communes !!! © Fedict All rights reserved | p. 16 Avec maternité Sans maternité Nombre dhôpitaux : Nombre de Communes : Nombre de sages-femmes indépendantes + maisons de naissance: Quelques centaines

© Fedict All rights reserved | p. 17 Communication & Change Management Planning de mise en production (2/2) DecJanFebMarAprNovAugSepOctMarFebJan 2010 AprMayJunJul Roll Out Pilote Mise en production– 2nd Phase Mise en production– 1 st Phase Planning modulable Feedback 2011 Application eBirth pour les hôpitaux et les communes avec maternité (Web Application & Web Services) Communes sans maternité Sages femmes indépendantes Hôpitaux sans maternité

© Fedict All rights reserved | p. 18 Communication & Change Management Organisation de la Communication (1/2) Communication prévue par groupe cible Collaboration étroite avec le plate-forme eHealth – Utilisation des canaux de communication de eHealth (hubs) Des réunions sont planifiées avec Les communes –Les fournisseurs de logiciels (16/07/2009) –Réunions dinformations Communes septembre – octobre 2009) Le secteur médical –16 septembre 2009 (G19) –08 octobre 2009 (Journée détudes)

© Fedict All rights reserved | p. 19 Communication & Change Management Organisation de la Communication (2/2) Documentations Fiche de présentation Brochure dinformation Guide dutilisateur de lapplication web eBirth Liste de contrôle pour hôpitaux Cook Book pour lintégration des Web Services FAQ (liste de question les plus fréquemment posées) Toutes ces documentations sont disponibles sur le site deHealth Formation On Line + séance de formation spécifique à planifier si nécessaire (à la demande) Support et accompagnement assuré par eHealth et Fedict lors de la mise en production deBirth

© Fedict All rights reserved | p. 20 Communication & Change Management Roll Out Roll Out progressif à partir de mars 2010 Remplir et renvoyer le formulaire de planification de Roll Out (les coordonnées de contact, période souhaitée de roll out,…) eHealth - Fedict vous recontacteront pour fixer une date définitive de roll out

© Fedict All rights reserved | p. 21 Communication & Change Management Roll Out : étapes suivantes Web application Définir un gestionnaire de sécurité Définir les rôles des utilisateurs Communication des nouvelles dispositions (training, méthode de travail,…) Disposer de la documentation nécessaire (guides dutilisateur, brochures information,…) Web Services Disposer de la documentation nécessaire (cookbook web services, brochures dinformations,…) Prendre contact avec le Contact Center eHealth pour aspects techniques Disposer du Certificat dauthentification Communication des nouvelles dispositions (training, méthode de travail,…) Décider de la solution à adopter

© Fedict All rights reserved | p. 22 Informations & coordonnées de contact Toutes les informations relatives à la solution eBirth et à lutilisation de eBirth se trouvent sur le site web deHealth ( tareas/ebirth/home/ebirth/about.html). tareas/ebirth/home/ebirth/about.html Point de contact pour toute question Centre de contact eHealth 02/ formulaire de contact sur le site eHealthformulaire de contact

© Fedict All rights reserved | p. 23 Q & A