Congrès de la FCSQ – Atelier 8 L’art de communiquer en public Pierre Després, Affaires publiques et communications

L’art de communiquer en public Introduction. En démocratie scolaire, le leadership s’exprime par la communication publique. La participation à la vie communautaire passe aussi par la communication publique. L’art de communiquer en public, c’est en fait maîtriser un ensemble d’outils. En démocratie scolaire, le leadership s’exprime par la communication publique. Les feux de la rampe ne sont dirigés que sur une personne: vous. La communication publique est la communication par excellence parce qu’elle véhicule à la fois un message et une image. Et si ce message est bien ciblé, l’impact dépasse tous les autres types d’intervention. Et servira de pierre d’assise à votre leadership; il en fera aussi la démonstration. La participation à la vie communautaire passe aussi par la communication publique. La commission scolaire est un important corps politique; c’est aussi un joueur majeur sur la scène économique, sociale et culturelle. Sa présence se manifeste aussi par l’expression publique de ses administrateurs et dirigeants. Ce faisant, ils peuvent devenir des leaders d’opinion. La communication publique, c’est en fait une boîte à outils. Deuxième objectif du congrès: donner aux élus des pistes et des outils de travail pour les prochaines élections scolaires. L’art oratoire, ça existe; mais la communication publique, c’est surtout des moyens techniques qu’il faut maîtriser et perfectionner avec l’expérience.

L’art de communiquer en public Une approche pratico-pratique: La communication (le produit) Le communicateur (l’emballage) La prestation (la vente) Une approche pratico-pratique Cet atelier vous propose une approche très concrète, point par point, qui vous mènera de l’élaboration du message à son expression en passant par la mise en condition du véhicule : vous. Communiquer, c’est convaincre; c’est vendre votre idée, c’est vous vendre. Cet atelier est en fait un atelier de marketing: Le produit, c’est votre message, le contenu. Vous en êtes l’emballage ou la mise en marché. La vente a lieu lors de la prestation, lorsque vous prononcez le discours. L’atelier aborde donc l’art de communiquer en trois étapes: La communication (le produit) Le communicateur (l’emballage) La prestation (la vente) avec quelques commentaires sur les débats en comité.

L’art de communiquer en public La communication Le point de départ: votre stratégie ou la leur? Négocier les « conditions »? Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure? Accepter pour ensuite décliner l’invitation, un manque de courtoisie grave. Le point de départ: L’événement déclencheur Votre stratégie ou la leur? Qui a pris l’initiative? La réponse à cette question définit votre marge de manœuvre. Négocier les « conditions »? Très important de préciser qui sera responsable de l’événement; en fait, qui est le metteur en scène? S’assurer que c’est un engagement ferme ou une approche exploratoire. Combien y aura-t-il d’invités? Avez-vous le choix du sujet? Y a-t-il une table d’honneur? Qui sera votre présentateur etc ? Le but de la négociation: vous placer dans un environnement le plus favorable et vous imposer le moins de contraintes possibles. Prenez 24 heures pour y penser, avant de prendre une décision.

L’art de communiquer en public La communication Le point de départ: votre stratégie ou la leur? Négocier les « conditions »? Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure? Accepter pour ensuite décliner l’invitation, un manque de courtoisie grave. Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure? Vérifier votre disponibilité physique et mentale. Convenez d’une date de non retour. Accepter pour ensuite décliner l’invitation, un manque de courtoisie grave À éviter à tout prix car les organisateurs vous le pardonneront difficilement. Offrez alors de trouver vous-même un remplaçant.

L’art de communiquer en public La communication De quoi s’agit-il? Discours officiel Discours politique Allocution à la communauté des affaires etc. Présentation Une brochette d’orateurs! Un débat De quoi s’agit-il? La réponse à cette question déterminera le contenu, la forme, la mise en scène etc. Discours officiel Vous êtes le porte-parole de l’institution; vous êtes alors moins libre du contenu. Évitez le risque d’une communication rédigée en comité. Discours politique La forme aura autant d’importance que le contenu. Vous devez vendre 2 choses: vos valeurs et vous-même. L’art oratoire, les effets de toge(!) seront appréciés. Allocution à la communauté des affaires etc. Importance d’adopter le ton et le style qui convient à l’auditoire.

L’art de communiquer en public La communication De quoi s’agit-il? (suite) Discours officiel Discours politique Allocution à la communauté des affaires etc. Présentation Une brochette d’orateurs! Un débat De quoi s’agit-il ? (suite) Présentation Communication dont le contenu sera plus technique, destiné à un groupe plus restreint S’appuie souvent sur des aides visuels. Une brochette d’orateurs! Effet domino des allocutions les unes sur les autres. Un débat Communication ou spectacle.

L’art de communiquer en public La communication Le message clé: La pierre angulaire: dire quelque chose. Que veulent-ils entendre? On parle à quelqu’un avant de dire quelque chose. Le message clé: La pierre angulaire: dire quelque chose De voulez-vous que le public se souvienne le lendemain? Quelle pourrait être la manchette du bulletin de nouvelles? Dire vs parler, c’est comme voir et regarder: des mots ou un message. Que veulent-ils entendre? Votre auditoire sera-il plus ou moins receptif à tel ou tel message. On parle à quelqu’un avant de dire quelque chose. Quelles sont les valeurs que partagent votre auditoire. Vous adressez-vous à des parents, à des entrepreneurs, à des gens provenant de plusieurs régions.

L’art de communiquer en public La communication La recherche Bien saisir l’environnement Le point de départ: votre hôte Les médias, les leaders d’opinion Internet La recherche Une démarche très importante puisqu’elle vous permettra de bien préciser votre message, de bien définir votre auditoire, d’identifier les enjeux , les écueils, les cordes sensibles. Bien saisir l’environnement C’est ce qui vous permettra de coller à la réalité des gens qui vous écoutent. Le point de départ: votre hôte Puisqu’il connaît votre auditoire, il devrait être en mesure de vous donner la couleur locale et l’heure juste. Les médias, les leaders d’opinion Consultez un journaliste, quelques leaders d’opinions sur ce que vous devriez dire. Lisez les journaux et les discours de ceux et celles qui ont déjà parlé sur la même tribune Internet Une source d’information intarissable mais soyez pointu dans votre recherche.

L’art de communiquer en public La communication La rédaction Un texte, des notes ou improviser? Le synopsis, réponse au syndrome de la page blanche. Les deux points d’ancrage: l’introduction et la conclusion Dis court! La simplicité est une vertu cardinale Utiliser les mots et les figures de style comme les pièces d’un jeu de Lego La rédaction La rédaction est un labeur qui témoigne de l’importance que vous donnez à votre intervention. Un texte, des notes ou improviser? Une décision qui doit tenir compte de plusieurs facteurs dont votre niveau de confort, la nature de l’événement, l’importance de votre communication et la diffusion du discours après sa livraison. Un texte bien appris est la meilleure formule: durée prévue, contenu bien arrêté, pas de surprise. Les notes ou l’improvisation montre que vous êtes un professionnel ou confirme le contraire; vous aimez prendre des risques; vous voulez laisser libre cours à vos émotions. Le synopsis, réponse au syndrome de la page blanche. Pour vaincre la page blanche, commencez par mettre sur papier tout ce qui vous vient à l’esprit. Organiser ensuite vos idées en suivant la logique qu’elles imposent. Produisez ensuite un plan de travail ou un synopsis. Travaillez ensuite le plan en ajoutant, en retranchant etc jusqu’à la première ébauche.

L’art de communiquer en public La communication La rédaction (suite) Un texte, des notes ou improviser? Le synopsis, réponse au syndrome de la page blanche. Les deux points d’ancrage: l’introduction et la conclusion Dis court! La simplicité est une vertu cardinale Utiliser les mots et les figures de style comme les pièces d’un jeu de Lego La rédaction (suite) Les deux points d’ancrage: l’introduction et la conclusion Les meilleurs discours ne devraient avoir qu’une introduction et une conclusion . . . L’introduction lance l’idée centrale, retient l’attention, provoque tandis que la conclusion confirme que vous aviez raison d’avancer cette idée; le reste n’est que la démontration du bien fondé de votre point de vue. Dis court! La simplicité est une vertu cardinale Un mauvais jeu de mots pour exprimer une règle fondamentale qui vous forcera à vous limiter à l’essentiel et à ne pas trop importuner vos auditeurs. Utiliser les mots et les figures de style comme les pièces d’un jeu de Lego La stylistique, ce sont les effets de toge de la langue; pas assez, votre texte est plat et trop, vous devenez ridicule; Pensez aux épices dans la cuisine; Les mots qui se suivent, ce sont les briques Lego; les effets de style, ce sont des fenêtres, des portes qui font appel à l’imaginaire de vos auditeurs

L’art de communiquer en public La communication La rédaction Les effets spéciaux Oui si nécessaire mais pas nécessairement Éviter l’effet béquille L’humour Le sourire mais pas le fou rire Le ridicule tue aussi les orateurs Les effets spéciaux Oui, si nécessaire mais pas nécessairement Présentations Powerpoint, diapositives, video. Ajoutent beaucoup de travail, coûtent cher, apportent un élément d’insécurité. Loi de Murphy: ce qui peut mal aller, ira mal. Éviter l’effet béquille. Ce n’est pas parce qu’une technologie est disponible qu’il faut l’utiler. La technologie peut distraire. L’humour Le sourire mais pas le fou rire. Vous n’êtes à Juste pour rire. Assurez-vous que votre remarque est vraiment drôle. Le ridicule tue aussi les orateurs. L’humour peut être la porte ouverte à une gaffe qui, elle, passera à l’histoire.

L’art de communiquer en public Le communicateur Lire ou apprendre par cœur? Chassez le naturel, il revient au galop Être soi-même mais parler pour convaincre Respirer de temps à autre . . . ! La gestuelle et votre look Votre gestuelle est le « papier d’emballage » de votre discours Votre look ne doit pas distraire; c’est ce que vous dites qui compte. Le trac En faire votre allié Lire ou apprendre par cœur? Idéalement, il faut se libérer du papier. On facilite ainsi le contact avec l’auditoire. Chassez le naturel, il revient au galop Être soi-même mais parler pour convaincre. Identifier les lignes les plus importantes en vous exprimant avec conviction. C’est quand on pense exagérer dans le ton qu’on franchit la rampe. Mais comme avec l’humour, à manier avec prudence. Respirer de temps à autre . . . ! Une bonne respiration, c’est comme la ponctuation; ça donne du rythme. Respirer en abaissant le diaphragme.

L’art de communiquer en public Le communicateur Lire ou apprendre par cœur? Chassez le naturel, il revient au galop Être soi-même mais parler pour convaincre Respirer de temps à autre . . . ! La gestuelle et votre look Votre gestuelle est le « papier d’emballage » de votre discours Votre look ne doit pas distraire; c’est ce que vous dites qui compte. Le trac En faire votre allié La gestuelle et votre look Votre gestuelle est le « papier d’emballage » de votre discours. Votre «body language» peut en dire aussi long que votre discours. Maîtriser l’effet balancier des bras; appuyer les passages importants d’un geste de la main. Rechercher une certaine économie des gestes. Votre look ne doit pas distraire; c’est ce que vous dites qui compte. Une certaine modestie dans la tenue vestimentaire. C’est le discours dont on doit se rappeler, pas votre nouvelle cravate. Le trac En faire votre allié Le trac maîtrisé, c’est de l’énergie canalisée. Ce qui est anormale, ce n’est de ne pas avoir le trac. Il se contrôle par des exercices de détente et de respiration.

L’art de communiquer en public Le communicateur Cent fois sur le métier . . . La cause n.1 de l’échec est le manque de préparation. Lire lentement le texte à haute voix plusieurs fois, chronomètre en main. Le discours est fait pour les oreilles pas pour les yeux: il faut du rythme, du souffle; même un silence est un mot. D’abord le miroir, ensuite la famille et ensuite un collègue de travail « honnête ». Cent fois sur le métier . . . La cause n.1 de l’échec est le manque de préparation. Une vérité de La Palisse! Plus on a de l’expérience, plus on se prépare. Lire lentement le texte à haute voix plusieurs fois, chronomètre en main. Cette lecture à haute voix mettra en évidence les liaisons dangereuses, les phrases trop longues et les autres défauts d’une rédaction bâclée. Étape obligée si on utilise des notes. Une respiration mesurée vous obligera à ralentir votre rythme. Un métronome !

L’art de communiquer en public Le communicateur Cent fois sur le métier . . . La cause n.1 de l’échec est le manque de préparation. Lire lentement le texte à haute voix plusieurs fois, chronomètre en main. Le discours est fait pour les oreilles pas pour les yeux: il faut du rythme, du souffle; même un silence est un mot. D’abord le miroir, ensuite la famille et ensuite un collègue de travail « honnête ». Le discours est fait pour les oreilles pas pour les yeux: il faut du rythme, du souffle; même un silence est un mot. Après quelques essais, vous trouverez facilement les phrases, les mots qui se prêteront davantage à des effets « spéciaux », Et les silences qui retiendront l’attention. D’abord le miroir, ensuite la famille et ensuite un collègue de travail « honnête ». Quelques temps avant le jour X, faites deux ou trois démonstrations. Une prise video peut être très révélatrice.

L’art de communiquer en public La prestation Quelques temps avant Que dira le présentateur à votre sujet? Quel est le scénario retenu? Si nécessaire, prévoir des questions/réponses. Êtes-vous familier avec les lieux? La veille Dernière répétion Attention à votre voix et à votre santé Quelques temps avant Que dira le présentateur à votre sujet? S’assurer qu’il y en aura un, qu’il est bien le présentateur qu’il vous faut et qu’il saura bien vous présenter et présenter le sujet. Quel est le scénario retenu? Y a-t-il d’autres événements ou présentations avant ou après À quel moment allez-vous parler? La décision vous appartient-elle? Y aura-t-il des VIP dans la salle que vous devriez saluer publiquement? Des journalistes? Si nécessaire, prévoir des questions et réponses. Si votre sujet ou votre allocution prête à débat, convenez avant l’allocution des réponses que vous donnerez aux questions les plus litigieuses, en particulier si vous agissez comme porte-parole.

L’art de communiquer en public La prestation Quelques temps avant Que dira le présentateur à votre sujet? Quel est le scénario retenu? Si nécessaire, prévoir des questions/réponses. Êtes-vous familier avec les lieux? La veille Dernière répétion Attention à votre voix et à votre santé Quelques temps avant (suite) Êtes-vous familier avec les lieux? Si vous ne connaissez pas le site de l’événement, allez-y la veille, familiarisez-vous avec la salle; Quelle est la route la plus sûr pour vous y rendre? En résumé, éliminez les incertitudes qui pourraient augmenter votre stress le jour de la prestation. La veille Dernière répétion Et ne touchez plus à votre texte. « Le mieux est l’ennemi du bien. » Attention à votre voix et à votre santé

L’art de communiquer en public La prestation Le jour même: transformer le stress en énergie Comment maîtriser le trac Et allez-y, les dès sont jetés. Si vous vous trouvez en terrain hostile Période de questions Entrevues médias Diffusion de l’allocution Post mortem Le jour même: transformer le stress en énergie Pour maîtriser le trac Rester occupé jusqu’au grand moment pour éviter l’accumulation de stress. Se dépenser physiquement. Porter des vêtements confortables. Respirer à fond pendant que le présentateur parle. Verre d’eau, pastilles etc. Et allez-y, les dès sont jetés. Conditionnnent mental: c’est le temps de passer à l’attaque. Si vous vous trouvez en terrain hostile: manifestants etc. Misez sur la sympathie naturelle de l’auditoire à votre endroit. Faites tout pour ne pas croiser le fer.

L’art de communiquer en public La prestation Le jour même: transformer le stress en énergie Comment maîtriser le trac Et allez-y, les dès sont jetés. Si vous vous trouvez en terrain hostile Période de questions Entrevues médias Diffusion de l’allocution Post mortem Période de questions S’il s’agit d’une allocution, permettre des questions est une stratégie risquée: Peut rallonger indûment votre prestation. Une réponse manquée peut avoir un effet désastreux. Si vous permettez une période de questions, assurez-vous que quelqu’un en posera au moins une. S’il s’agit d’une présentation à un groupe plus restreint, une période de questions va de soi. Entrevues médias Donnez l’entrevue dès que possible (radio-télévision), avant que le journaliste n’obtienne des commentaires de personnes dans l’auditoire; ou Offrez la possibilité d’une entrevue en profondeur après l’événement (journaux). Selon les circonstances, il peut être opportun de concevoir un plan de communication média. Les organisateurs de l’événement peuvent y contribuer.

L’art de communiquer en public La prestation Le jour même: transformer le stress en énergie Comment maîtriser le trac Et allez-y, les dès sont jetés. Si vous vous trouvez en terrain hostile Période de questions Entrevues médias Diffusion de l’allocution Post mortem Diffusion de l’allocution Envoyez des copies de l’allocution aux leaders d’opinion de la communauté et aux médias. En laisser des exemplaires aux organisateurs de l’événement. Post mortem Obtenez une évaluation objective et détaillée de votre performance.

La communication en situation de conflit – un petit guide Savoir écouter et comprendre. Résumer l’intervention avant d’y répondre. Parler clairement, simplement et calmement. Garder un bon contact visuel. Adopter une stratégie souple Savoir écouter et comprendre. Écouter objectivement au lieu d’entendre ce qu’on veut entendre. Attendre que tout le monde ait parlé avant d’intervenir. Résumer l’intervention avant d’y répondre. S’assurer qu’on répond à ce qui est vraiment important Se limiter aux points essentiels Parler clairement, simplement et calmement. Tout faire pour contrôler les émotions Penser à ceux qui ne sont pas autour de la table: public dans la salle, diffusion par la télévision communautaire etc.

La communication en situation de conflit – un petit guide Savoir écouter et comprendre. Résumer l’intervention avant d’y répondre. Parler clairement, simplement et calmement. Garder un bon contact visuel. Adopter une stratégie souple Garder un bon contact visuel. Avec tous ceux que vous voulez convaincre Cherchez des appuis du regard Adopter une stratégie souple Qui s’ajustera selon les débats Tirer partie de l’aménagement des lieux, changer de place Rechercher le consensus Profitez des pauses café Remettre à plus tard ce qui fait encore obstacle

L’art de communiquer en public Ressources disponibles Avant tout, Internet Beaucoup de matériel didactique Cabinets de relations publiques, rédacteurs professionnels, formation sur mesure disponible. Quelques livres en librairie, de préférence québécois ou américain

L’art de communiquer en public Conclusion Les grands règles Commencer par le message Bien connaître son public Rédiger, réviser et encore réviser Être bref, percutant, remuant Tout en étant soi-même Plusieurs avant-premières Transformer le trac en énergie